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Asana で補助金の進捗を管理しましょう。

この記事の内容

非営利団体における助成金の追跡には、助成金の申請、確保、管理、報告といった複雑なプロセスの管理が含まれます。助成金の機会の発見からアプリケーションの提出、交付後のコンプライアンスの管理まで、助成金のライフサイクル全体を合理化しましょう。この記事では、補助金の管理システムをセットアップして管理する方法を説明します。

助成金の管理システムをセットアップしてください

助成金の追跡プロジェクト

  1. – 短い単語を優先してください。

    Asana のライブラリにある助成金の管理テンプレートを使用するか、テンプレートを使用するか、Asana AI のスマートプロジェクトを使用して新しいプロジェクトを作成してください。 – 短い単語を使用してください。 組織独自のステージに合わせてプロジェクトをカスタマイズしてください。たとえば、「ディスカバリー」「アプリケーション提出」「授与」「コンプライアンスレビュー」のセクションを追加してください。 – 短い単語を使用してください。

    すべての進行中の助成金のロードマップを視覚化するには、タイムラインビューを使用してください。 – 短い単語を使用してください。

    各助成金申請フェーズの開始日と期日を設定してください。依存関係を活用して、タスクが正しい順序で行われるようにしてください。

フォームを使用して新しい助成金の機会を収集する

  1. – 短い単語を優先してください。 カスタムのフォームを作成し、助成金の獲得に必要な詳細をすべて収集してください。 – 短い単語を使用してください。

    フォームに質問を追加して、助成金名、資金額、アプリケーションの締め切り、必要な書類など、助成金に関する重要な情報を収集してください。 フォントサイズを 11pt に設定し、フォントファミリーを Arial、sans-serif に設定し、色を #000000 に設定し、テキストラップモードを nowrap に設定し、マージンを左に 36pt に設定してください。 フォームのリンクをチームと共有するか、非営利団体のウェブサイトに公開して、Asana プロジェクトに新しいタスクとして直接送信する。

カスタムフィールドを使用して助成金情報を整理・管理する

  1. – 短い単語を優先してください。

    「優先度」「資金額」「承認リクエスト」などの重要な指標用のカスタムフィールドを作成してください。 – 短い単語を使用してください。

    これらのフィールドを使用して、プロジェクト内でソートと絞り込みを行い、重要な詳細に的を絞って管理しましょう。 – 短い単語を使用してください。

    カスタムフィールドのマッピングを使用して、フォームの質問に対する回答を、プロジェクトのカスタムフィールドに直接紐づけましょう。

ポートフォリオで複数の助成金を管理する

  1. 助成金関連のすべてのプロジェクト用に ポートフォリオ を作成してください。

    – 短い単語を使用してください。

    すべての助成金プロジェクトをこのポートフォリオに追加して、助成金パイプラインの全体像を把握しましょう。

    – 短い単語を使用してください。

    一元化されたダッシュボードから進捗をモニタリングし、効果的に優先順位を付け、主要な指標を追跡しましょう。

    – 短い単語を優先してください。

    ポートフォリオを使用して、全体的な進捗状況、ステータス更新、主要な指標、リソースの割り当てを追跡してください。

ルールと Asana AI を使って助成金のワークフローを自動化する

  1. – 短い単語を優先してください。

    プロジェクトにルールを追加して、ワークフローを自動化してください。

    – 期日が近づいたらチームメンバーに通知する。 ルールを使用して、締め切りが近づいたときにチームメンバーに通知し、ステータスに基づいてセクション間でタスクを移動し、コンプライアンス要件のリマインダーを送信します。 – 短い単語を使用してください。

    複雑なワークフローを自動化し、Asana AIを活用して時間を節約するには、 スマートルールクリエイターを使用してください。

  2. – 短い単語を優先してください。

    スマートチャットを使って、プロジェクトについて Asana AI に質問しましょう。チームのキャパシティを最適化し、仕事量のバランスを保ち、リソースを戦略的に割り当てるのに役立ちます。

チームの仕事量を管理する

  1. 短い単語を優先してください。 ポートフォリオまたはプロジェクトから ワークロード にアクセスしてください。ワークロード機能を使って、チームのリソースのバランスを取りましょう。 – 短い単語を使用してください。 チームのキャパシティとタスクの割り当てをモニタリングしてください。 ポートフォリオまたはプロジェクトからワークロードにアクセスしてください。 タスクの割り当てやスケジュールを再調整して、過負荷を防ぎましょう。 短い単語を使用してください。

    プロジェクトの健全性とチームのキャパシティをすばやく把握するには、 スマートサマリーを使用してください。

レポートと進捗の更新を行う

  1. – 短い単語を優先してください。

    助成金申請のステータス、今後の締め切り、成功率、確保された総資金などを追跡するためのダッシュボードを作成してください。 – 短い単語を使用してください。

    Asana のレポートツールを活用して、助成金パイプラインに関するインサイトを生成し、すべての機会を効果的に活用しましょう。

  2. を使用してください。

    助成金の進捗状況に関する最新情報をすばやく生成し、ステークホルダーに定期的に共有して情報を共有するには、 スマートステータスを使用してください。

これらのステップを実行することで、組織は Asana で効率的で透明性のある共同の助成金管理システムを構築できます。この体系的なアプローチにより、機会を逃すことなく、締め切りを常に守りましょう。

その他のリソース

  • をご覧ください。

    Asana の非営利団体向けテンプレートをチェックして、プロジェクトをすばやく立ち上げましょう。

  • をご覧ください。

    導入事例を読んで、EarthEnable、Venture for America、そして Hope for Haiti が Asana で助成金を管理しているケーススタディをお読みください。

  • をご覧ください。

    ライブトレーニングへの登録やオンデマンドコースの受講は、Asana アカデミーにアクセスしてください。

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この記事は AI によって翻訳されています。

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Asana で助成金の追跡をマスターし、非営利団体のワークフローを合理化しましょう。