Les portefeuilles fournissent un aperçu de la progression de vos projets au sein du portefeuille, ce qui vous permet de partager des mises à jour en temps opportun avec votre équipe grâce aux mises à jour de statut et de créer des tableaux de bord à l’aide de données en temps réel.
Cet article explique comment tirer parti des mises à jour de statut et des tableaux de bord dans les portefeuilles pour visualiser les données et communiquer efficacement les indicateurs.
La section sur la progression du portefeuille vous fournit un aperçu détaillé du statut de tout portefeuille sur lequel vous travaillez. Les rapports d’avancement permettent de créer facilement des mises à jour de statut complètes et de partager votre travail avec les principales parties prenantes.
Onglet Progression du portefeuille
Lorsque vous cliquez sur l’onglet Progression de votre portefeuille, vous obtenez un instantané du statut de la progression du portefeuille sur lequel vous travaillez.
Depuis l’onglet Progression, vous pouvez :
Vérifier si le portefeuille est dans les délais, à risque, en retard, en attente, terminé ou abandonné
Afficher le nombre de projets dans les délais, à risque ou en retard, ou encore afficher le nombre total de projets
Mettre à jour le statut de votre portefeuille
Afficher ou modifier le propriétaire, la plage de dates ou la description du portefeuille
Afficher ou modifier les objectifsassociés au portefeuille
Consulter la mise à jour de statut la plus récente
Créer une mise à jour de statut de portefeuille
Vous pouvez modifier le statut de votre portefeuille à tout moment. Le modèle avec une structure sous forme de blocs vous offre un espace où préciser quelles sont les tâches en cours sur Asana. Vous pouvez également décrire plus en détails le statut des tâches.
Pour créer une nouvelle mise à jour de statut, cliquez sur Définir le statut à côté du nom du portefeuille ou accédez à l’onglet Progression et cliquez sur Mettre à jour le statut.
Depuis la fenêtre de mise à jour de statut, vous pouvez :
Ajouter un titre
Compléter les détails de votre mise à jour de statut, y compris la progression, le propriétaire du portefeuille et les dates
Faites glisser les éléments clés dans les sections correspondantes pour élaborer votre mise à jour
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton bleu Publier.
Note
Avant de publier une mise à jour de statut, vous devez définir le statut de votre portefeuille et indiquer s’il est dans les délais, à risque, en retard ou en attente. Vous devez également insérer au moins un bloc de texte.
Ajout d’éléments clés à votre mise à jour de statut
Pour élaborer votre mise à jour, vous pouvez glisser-déposer des éléments clés, tels que les projets dans les délais ou à risque. Vous obtenez ainsi un aperçu visuel des indicateurs de réussite de votre équipe, mais également des obstacles potentiels.
Une fois vos éléments clés ajoutés et la mise à jour de statut publiée, Asana conserve la structure et l’organisation de la section pour vos futures mises à jour.
Note
Pour réorganiser les sections Ce que nous avons accompli, Ce qui est bloqué et Étapes à suivre, il vous suffit de les glisser-déposer.
Ajouter des graphiques à une mise à jour de statut
Ajoutez des graphiques à vos mises à jour de statut pour obtenir un aperçu visuel du travail accompli par votre équipe. Pour ce faire, il vous suffit de glisser-déposer des graphiques sur votre mise à jour de statut.
Contrôle des accès
Vous pouvez ajouter des collaborateurs à une mise à jour de statut si ces derniers n’ont pas accès au projet concerné. Le cas échéant, les collaborateurs en question peuvent visualiser tout le contenu de la mise à jour. Toutefois, si ces derniers cliquent sur un élément clé ou tout autre élément du projet pour lequel ils ne disposent pas des droits d’accès, l’accès leur sera refusé.
Note
Les mises à jour de statut d’un portefeuille public sont entièrement visibles dans l’onglet Progression, même si les utilisateurs n’ont pas accès à tous les projets du portefeuille.
Tableaux de bord de portefeuille
Cliquez sur l’onglet Tableau de bord de votre portefeuille pour afficher des graphiques et bénéficier d’une vue d’ensemble sur la progression de votre équipe.
Par défaut, les tableaux de bord de portefeuille incluent des graphiques prédéfinis pour vous aider à démarrer du bon pied, mais vous pouvez les supprimer, en ajouter d’autres ou les personnaliser selon vos besoins. Les graphiques se remplissent automatiquement lorsque vous accédez pour la première fois à l’onglet Tableau de bord et se mettent à jour automatiquement à chaque fois que vous accédez à l’onglet ou que vous actualisez la page. Ainsi, vous bénéficiez en permanence des toutes dernières informations.
Depuis l’onglet tableau de bord, vous pouvez voir :
Des cartes de tri des tâches (terminées, non terminées, en retard, total)
Quatre graphiques personnalisables
Les tableaux de bord de portefeuille sont préfiltrés pour inclure uniquement les données du portefeuille concerné, y compris les tâches et les données des portefeuilles imbriqués.
Note
Les tableaux de bord de portefeuille affichent les données en fonction des autorisations accordées au lecteur. Les lecteurs qui n’ont pas accès à toutes les données des portefeuilles peuvent voir un ensemble de données incomplet sur les tableaux de bord. En savoir plus sur les paramètres de confidentialité du portefeuille.
Graphiques prédéfinis
Tâches par projet - non terminées - Diagramme à barres
Affichez les tâches par projet pour identifier les freins éventuels et les gains d’efficacité au sein de l’équipe. Vous pouvez également modifier les champs personnalisés grâce au menu déroulant pour évaluer la progression des différentes tâches.
Projets par statut de projet - tous - Graphique en anneau
Obtenez un aperçu rapide de vos projets par statut, chaque tranche représentant les projets ayant un même statut. Ainsi, vous pouvez voir si vos projets non terminés constituent une part importante ou non du gâteau.
Tâches par responsable - à venir - Graphique en bâtons de sucette
Examinez la répartition du travail au sein de votre équipe. Sachez en un coup d’œil qui a excellé et qui est potentiellement surchargé.
Projets par propriétaire - Graphique en bâtons de sucette
Obtenez une vue d’ensemble du nombre de projets attribués à chacun des membres de votre équipe pour gagner en visibilité sur leur charge de travail et leur disponibilité.
Note
Consultez notre article sur les rapports pour en savoir plus sur les différents types de graphiques que vous pouvez utiliser.
Graphiques de portefeuilles
Vous pouvez créer des graphiques en fonction des métadonnées de portefeuilles dans le cadre de rapports Asana. Vous pouvez donc créer des rapports sur les portefeuilles, ainsi que sur les tâches et les projets.
Créer un graphique de portefeuilles
Pour créer un graphique de portefeuilles, accédez à l’onglet Tableau de bord et cliquez sur + Ajouter un graphique.
Cumuls de champs personnalisés
Les cumuls de portefeuille migrent vers les champs personnalisés de formule. Auparavant, les cumuls de portefeuilles vous permettaient d’ajouter des champs personnalisés en lecture seule à vos portefeuilles. Vous pouvez désormais créer des agrégations de données sur mesure au sein des portefeuilles, car cette migration combine la puissance des cumuls de portefeuilles avec la flexibilité des champs personnalisés de formule.
Les cumuls affichent la somme des données numériques des champs personnalisés ou des champs de suivi du temps présents dans les projets du portefeuille. Vous pouvez ainsi suivre les données sous-jacentes de vos projets, sans sortir du portefeuille.
Comment ajouter un cumul à un portefeuille
Cliquez sur l’icône **+ Ajouter un champ** pour ajouter un nouveau champ à votre portefeuille.
Sélectionnez Cumul dans le menu déroulant.
Sous Formule, cliquez dans les crochets à côté de Cumul et commencez à saisir le nom du champ numérique que vous souhaitez utiliser.
Donnez un titre au champ et cliquez sur Créer un champ.
Note
Le titre du champ doit être différent du nom du champ dans les projets. Dans l’exemple ci-dessus, le champ qui a été ajouté aux projets est intitulé « effort », donc le titre du champ de portefeuille ici est « cumul d’effort ».
Questions fréquentes
Que sont les cumuls ? Les cumuls sont extraits des champs personnalisés numériques présents dans les projets du portefeuille.
Cet exemple montre les champs personnalisés numériques Durée effective et Durée estimée, mais sachez que tout champ personnalisé numérique peut devenir un cumul au sein d’un portefeuille.
Mes cumuls de portefeuille existants seront-ils affectés ? Les cumuls de portefeuille existants ne seront pas affectés et seront convertis en champs personnalisés de formule sans effort supplémentaire. Les valeurs devraient rester les mêmes.
Puis-je quand même utiliser l’ancienne méthode de cumul de portefeuille ? Non. À partir de maintenant, tous les cumuls au niveau du projet ou du portefeuille devront tirer parti des champs personnalisés de formule.
Puis-je utiliser le même champ personnalisé de formule global pour les cumuls dans les projets et les portefeuilles ? Oui. Les champs personnalisés globaux utilisés pour les cumuls peuvent être partagés entre les projets et les portefeuilles, de la même manière que les autres champs personnalisés globaux.
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