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Defina campos personalizados privados.

Neste artigo

Disponível nos planos Enterprise e Enterprise+, bem como no plano Legacy Enterprise Legacy Enterprise.

Vincule a visibilidade do campo personalizado na Asana à visibilidade do projeto ou portfólio onde o campo é usado. Por padrão, se alguém tiver acesso a um projeto, poderá visualizar todos os campos personalizados e seus valores.

Adicione uma camada extra de controle com os campos personalizados privados, permitindo que os usuários mantenham campos específicos e seus valores privados. Quando um campo personalizado é marcado como privado, apenas membros explicitamente nomeados podem visualizá-lo ou editá-lo – em todos os projetos, portfólios ou tarefas onde ele aparece.

Torne a Asana uma ferramenta poderosa para gerir fluxos de trabalho confidenciais, oferecendo controle detalhado sobre quem pode acessar dados de campos personalizados.

Principais benefícios

Proteja dados confidenciais restringindo o acesso a indivíduos específicos. Garanta que as configurações de privacidade sejam aplicadas de forma consistente em todos os fluxos de trabalho. Edite o acesso aos campos personalizados locais.

Siga estes passos para ajustar a visibilidade de um campo personalizado em um projeto específico – finalmente.

Clique na seta do menu suspenso ao lado do campo personalizado no seu projeto Asana. Selecione Editar campo e clique no botão Configurações de acesso ao campo no canto superior direito da janela pop-up. Em Acesso ao campo, clique na seta do menu suspenso para escolher:
  1. Membros do projeto: torne o campo visível para todos no projeto.
  2. Campo privado: restrinja o acesso apenas aos membros nomeados.
Confirme a sua escolha clicando em Tornar privado. Para reverter, selecione Membros do projeto para restaurar a visibilidade de todos os membros do projeto. Edite o acesso a campos personalizados globais.

Altere a visibilidade de um campo personalizado global em toda a organização – Clique na seta do menu suspenso ao lado do campo personalizado global. Selecione Editar campo e clique no botão Configurações de acesso ao campo no canto superior direito. Em Acesso ao campo, clique na seta do menu suspenso para escolher:

  1. Todos na sua organização: torne o campo visível para todos.
  2. Campo privado: restrinja o acesso apenas aos membros nomeados.
Confirme a sua escolha clicando em Tornar privado. Para restaurar o acesso de toda a organização, selecione o nome da sua organização no menu suspenso.

Adicione observações sobre campos personalizados privados

  • Mantenha a visibilidade padrão inalterada: os campos personalizados mantêm a visibilidade atual, a menos que sejam modificados.
  • Opções de restrição de visibilidade:
    • Não permita a visibilidade de convidados: Não permita que convidados visualizem campos privados. Use campos privados: apenas membros nomeados podem acessar esses campos.
    • Configurações consistentes: aplique as configurações de privacidade do campo universalmente; os campos não podem ter visibilidade diferente para projetos ou portfólios específicos.
    • Administradores de campo: qualquer administrador pode definir ou modificar a privacidade do campo. Se a organização for a administradora, qualquer membro pode fazer alterações.

      Use campos personalizados privados em regras

      Disponível nos planos Enterprise e Enterprise+ da Asana.

      Use campos personalizados privados em regras e coleções para automatizar facilmente os fluxos de trabalho que envolvem dados confidenciais, sem expandir a visibilidade do campo além das pessoas certas.

      Como funciona – finalmente.

      • Se você tiver permissão, veja o campo privado e seus valores, geralmente com um indicador “Privado”, ao adicioná-lo ou gerenciá-lo em uma regra ou coleção.
      • Se você não tiver permissão, o campo aparecerá como um chip “Campo privado” ou ficará completamente oculto, garantindo a privacidade dos dados.
      • Funcionalidade das regras: as regras que fazem referência a campos privados ainda serão executadas. Para valores dinâmicos (por exemplo, uma regra que adiciona o valor de um campo privado a um comentário), veja avisos para evitar a exposição acidental. Se o seu acesso a um campo privado mudar, a regra poderá exibir um token em vez do valor real. Comporte-se como um pacote.
        • Criação: ao converter um projeto em uma coleção, apenas os campos privados aos quais você tem acesso serão incluídos.
        • Instalação: as coleções que contêm campos privados serão instaladas por completo, mas esses campos permanecerão invisíveis para os usuários sem permissão. Quaisquer regras dentro da coleção que usem esses campos privados ainda funcionarão corretamente. Duplicação ou Modelos: ao duplicar projetos ou usar modelos com coleções, a estrutura dos campos privados é copiada, mas seus valores só são copiados se o usuário tiver as permissões apropriadas.

        Ressalvas importantes

        • Lide com campos privados: Quando alguém tem acesso a um campo privado, fornecemos pistas visuais sutis para indicar que está trabalhando com informações confidenciais. Isso ajuda a orientar o uso responsável sem atrapalhar. – Em alguns casos, os usuários que não têm acesso a um campo privado podem ver um espaço reservado (como “Campo privado”) em regras ou coleções. Mantenha a estrutura do fluxo de trabalho sem revelar detalhes confidenciais. Edite o comportamento da coleção: os administradores da coleção precisam ter acesso a um campo privado para removê-lo de uma coleção. Se não tiverem acesso, o campo permanecerá na configuração da coleção até que alguém com acesso o atualize. A presença do campo ainda será visível, mas seus valores permanecerão ocultos. Acesso à edição de regras: se o seu acesso a um campo privado mudar – por exemplo, se ele se tornar privado para um grupo mais limitado – você pode não conseguir mais editar a parte de uma regra que usa esse campo. O restante da regra permanece editável, e você pode recuperar o acesso total removendo o campo ou sendo adicionado novamente à sua lista de acesso. Observe sobre os valores dinâmicos: embora sejam exibidos avisos ao usar campos privados em valores dinâmicos, é possível que alguém com acesso ao campo configure intencionalmente uma Automatização que exiba o valor em um local mais visível, como um título de tarefa ou comentário. Tenha isso em mente ao projetar fluxos de trabalho que envolvam informações confidenciais.

          Consulte as perguntas frequentes

          Quais tipos de campos personalizados não são suportados?

          Atualmente, os campos personalizados privados não são compatíveis com:

          • Use campos de monitoramento de tempo, campos de ID, campos gerenciados por aplicativo, campos gerados pela Asana (por exemplo, prioridade, campos de modelo) e campos integrados (por exemplo, responsável, data de conclusão)

          Verifique se todos os recursos da Asana são compatíveis com campos privados.

          Não, os campos privados ainda não podem ser usados em:

          • Crie formulários

          Crie e gerencie regras com campos privados.

          • Somente usuários com acesso ao campo privado e que podem editar o projeto podem –
            • Adicione campos privados a uma regra
            • Edite ou remova campos privados dentro de uma regra
            • Visualize a configuração do campo na regra
            Usuários sem acesso ao campo privado:
            • Ainda podem ver a regra (se tiverem acesso ao projeto)
            • Não verão o nome ou o valor do campo privado na configuração da regra
            • Ainda podem desencadear a regra por meio da atividade normal das tarefas

          O que acontece se alguém perder o acesso a um campo privado?

          Se um usuário perder o acesso a um campo privado –

          • Veja a regra se tiver acesso ao projeto
          • Não veja nem modifique a parte da regra que faz referência ao campo privado
          • A regra continuará a ser executada como esperado
          • Os usuários com acesso ao campo privado podem continuar a gerenciá-lo

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Este artigo foi traduzido por IA.

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