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- Como configurar categorias de fila e campos personalizados
- Personalizar a resposta da IA e a orientação de encaminhamento
- Personalização das automatizações de filas no Asana Service Management
- Configuração de acordos de nível de serviço e cronogramas de trabalho
- Usar o recebimento de e-mails para criar tíquetes na Asana Service Management
- Configure uma base de conhecimentos no Asana Service Management
Entendendo o controle de acesso, as memórias, as integrações e as aprovações para os Assistentes de IA e o Dash
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Manter a segurança e a privacidade é tão importante quanto o trabalho em si, e os assistentes de IA e o Dash foram desenvolvidos para seguir exatamente as mesmas regras que os seus colegas. Eles operam dentro dos limites das suas permissões existentes, garantindo que só vejam, pesquisem ou resumam as tarefas e os projetos para os quais tenham sido explicitamente convidados. Ao espelharem os níveis de acesso padrão da Asana e usarem memórias que respeitam a privacidade da sua equipe, eles ajudam a aumentar a sua produtividade sem nunca ultrapassar os limites de proteção de dados da sua organização.
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Controle de acesso para os assistentes de IA
Quando são criados pela primeira vez, os assistentes de IA podem ver tarefas e projetos públicos no domínio, assim como os novos usuários. Os assistentes de IA devem ser explicitamente adicionados como membros ou colaboradores em objetos privados do Work Graph (por exemplo, tarefas, projetos, equipes) para poderem visualizá-los e pesquisá-los.
Os assistentes de IA respeitam os níveis de acesso padrão da Asana:
Nível de acesso | O que o colega de equipe pode fazer |
|---|---|
Editor | Criar, editar e concluir tarefas; publicar comentários; atualizar campos personalizados; gerenciar subtarefas |
Comentador | Publicar comentários em tarefas; não pode criar ou editar tarefas |
Visualizador | Apenas ler as informações das tarefas; não pode comentar nem editar |
Nota
Se um assistente de IA for adicionado a uma equipe, ele herdará os níveis de acesso da equipe.
Um Assistente de IA não pode elevar as próprias permissões.
Quando você atribui uma tarefa ou faz uma pergunta a um assistente de IA, ele só responderá usando informações de tarefas, projetos e outros objetos aos quais tanto você quanto o assistente de IA tenham acesso. Os assistentes de IA não podem revelar informações que você, como usuário “solicitante”, ainda não tenha permissão para visualizar.
Por exemplo, se você pedir ao seu assistente de IA para responder a perguntas sobre um determinado projeto da Asana, ele só poderá acessar e responder a você sobre esse projeto se ambos tiverem acesso a ele e/ou às suas tarefas. Em outras palavras, tanto você quanto o seu Assistente de IA precisam ser membros autorizados do projeto ou colaboradores da tarefa.
Lembre-se de que os comentários do Assistente de IA ficam visíveis para todas as pessoas com acesso àquela tarefa. Antes de fazer uma solicitação, reflita se o público-alvo nesse contexto é adequado para o conteúdo que você está pedindo.
Informações sobre o controle de acesso
- Por padrão, os assistentes de IA veem os dados públicos da Asana, como qualquer novo usuário no seu domínio (por exemplo, tarefas em projetos públicos; projetos em equipes públicas).
- As solicitações que envolvem ou acessam informações de ferramentas de terceiros, como o Google Drive, usam os tokens de acesso do usuário que as acionou.
- Ao criar ou editar um assistente de IA, os membros autorizados podem enviar recursos principais (por exemplo, manuais, políticas, instruções) para consulta e acesso contínuos pelo assistente de IA.
Na prática, isso significa que um assistente de IA não pode ser usado para buscar informações às quais você ainda não tenha acesso. Ele só pode trabalhar com as mesmas tarefas, projetos, equipes e arquivos de terceiros que você e o Assistente de IA podem ver.
Se quiser que um Assistente de IA ajude em um projeto ou equipe privados, certifique-se de que ele tenha sido adicionado como membro ou colaborador, assim como você faria ao adicionar um novo colega de equipe.
Memórias
Para continuarem sendo úteis ao longo do tempo, os assistentes de IA podem se lembrar de detalhes importantes sobre o trabalho que realizaram. Esta seção explica como essas memórias funcionam e como elas respeitam os mesmos controles de acesso das suas tarefas e projetos.
Após uma interação, um assistente de IA pode armazenar uma memória para consulta futura. As memórias são criadas mais comumente durante a execução de tarefas, mas também podem ser criadas quando um assistente de IA lê recursos importantes, como documentos. Pense nas memórias como notas privadas que só podem ser visualizadas por usuários que podem ver o objeto associado e acionar o Assistente de IA.
Detalhes sobre as memórias
- As memórias são armazenadas nas tarefas como recordações de um momento específico ou resumos das interações relacionadas à tarefa.
- Um usuário que perder o acesso a uma tarefa também perderá o acesso às memórias dela.
- Quando um assistente de IA é removido de um projeto ou tarefa, ele esquece as memórias relacionadas.
- As memórias podem ser visualizadas pelos membros autorizados do Assistente de IA na página de perfil do Assistente de IA.
- Uma memória só fica visível para os usuários que já têm permissão para visualizar a tarefa de origem. Por exemplo, se um colega de equipe criar uma memória a partir de uma tarefa privada, um colega que não possa ver essa tarefa não poderá ver a memória, mesmo que tenha acesso total ao colega de equipe.
Em resumo, as memórias ajudam um Assistente de IA a manter a consistência com as suas preferências e decisões passadas, mas nunca ampliam o acesso. Apenas as pessoas que já podem ver a tarefa subjacente e trabalhar com o Assistente de IA podem ver as suas memórias.
Com o tempo, isso permite que as equipes desenvolvam um contexto compartilhado com um assistente de IA, para que ele possa retomar o trabalho de onde parou e evitar repetir as mesmas perguntas, sem deixar de respeitar as permissões existentes.
Integrações
Além de ler o seu espaço de trabalho na Asana, os Assistentes de IA e o Asana Dash podem se conectar a ferramentas externas para ampliar as suas funcionalidades.
No momento, todas as integrações dos Assistentes de IA e do Asana Dash atuam em seu nome. Quando você aciona um Assistente de IA ou o Asana Dash, eles usam a sua própria conta conectada à ferramenta em questão, e as ações deles aparecem como se tivessem sido realizadas por você. Um assistente de IA ou o Asana Dash só podem ver e fazer o que você já pode ver e fazer naquela ferramenta, portanto, nunca poderão acessar conteúdos ou realizar ações para as quais você não tenha permissão.
Autorizar uma integração para um colega de equipe concede acesso a essa integração a todos os seus colegas de equipe.
Google Drive
Os assistentes de IA e o Asana Dash podem ler, pesquisar, editar e criar conteúdo no Google Drive, incluindo:
- Google Docs: ler documentos existentes; criar novos documentos; editar documentos com alterações de conteúdo
- Planilhas Google: ler dados de planilhas; criar novas planilhas; editar valores de células
- Apresentações Google: ler o conteúdo dos slides
Gmail
Assistentes de IA O Asana Dash pode ler, pesquisar, enviar e organizar e-mails no Gmail, incluindo:
- Ler e procurar: procure nas suas mensagens e conversas usando a sintaxe de busca do Gmail, abra uma conversa completa, obtenha um resumo da sua caixa de entrada com mensagens não lidas e veja ou baixe anexos.
- Rascunho e envio: redija um novo e-mail, salve um rascunho, responda, responda a todos ou encaminhe uma mensagem.
- Organizar: aplicar ou remover etiquetas, arquivar mensagens, marcá-las como lidas ou não lidas e enviar mensagens para a lixeira.
O uso e a transferência das informações recebidas das APIs Google pela Asana cumprem a Política de dados de usuário dos serviços de API do Google, incluindo os requisitos de Uso limitado.
Google Agenda
Os assistentes de IA do Asana Dash podem visualizar o seu calendário e gerir eventos no Google Agenda, incluindo:
- Visualizar calendários e eventos: listar os seus calendários, listar eventos em um intervalo de datas, abrir os detalhes de um único evento e sugerir horários de reunião com base na disponibilidade dos participantes.
- Gerenciar eventos: criar eventos (inclusive eventos com um link do Google Meet), atualizar detalhes do evento, como horário e participantes, excluir eventos e responder a convites (aceitar, marcar como provisório ou recusar) em seu nome.
Outlook (e-mail e calendário)
Os assistentes de IA e o Asana Dash podem trabalhar tanto com o Outlook Mail quanto com o Calendário do Outlook.
- Ler e pesquisar: pesquise nas suas mensagens, abra uma mensagem específica e liste os itens enviados recentemente.
- Rascunho e envio: envie um e-mail, crie ou envie um rascunho, responda ou responda a todos.
- Organizar: defina a categoria e a importância de uma mensagem e mova-a para Itens excluídos (recuperáveis).
Calendário
- Visualização: listar eventos, visualizar ocorrências de eventos em um intervalo de datas, abrir um único evento, verificar a disponibilidade (disponível/ocupado) e encontrar horários de reunião.
- Gerenciar eventos: criar eventos (incluindo reuniões online do Teams), atualizar eventos, cancelar eventos (o que notifica os participantes), excluir eventos que você organizou e que não têm participantes e aceitar ou recusar convites.
Slack
Os assistentes de IA do Asana Dash podem pesquisar, ler e publicar no Slack, incluindo:
- Buscar: buscar mensagens e arquivos em canais públicos, encontrar canais por nome ou descrição e encontrar pessoas no seu espaço de trabalho.
- Ler: ler mensagens em um canal ou tópico específico ao qual você tem acesso (incluindo canais privados e mensagens diretas dos quais você participa), ler o perfil de um usuário e ler uma tela.
- Publicar e criar: enviar uma mensagem, salvar um rascunho, agendar uma mensagem para mais tarde e criar ou atualizar um canvas.
Microsoft Teams
Assistentes de IA O Asana Dash pode buscar e enviar mensagens no Microsoft Teams, incluindo:
- Buscar e navegar: listar as equipes das quais você participa e os canais de uma equipe, buscar mensagens nas equipes e nos canais aos quais você tem acesso e encontrar pessoas na sua organização pelo nome de exibição exato.
- Enviar: publique uma mensagem em um canal ou envie uma mensagem direta a uma pessoa (um novo chat a dois é criado se ainda não existir). As mensagens podem ser de texto simples ou formatado e podem incluir @menções a pessoas.
HubSpot
Os assistentes de IA e o Asana Dash podem ler e criar conteúdo no seu HubSpot CRM por meio do servidor MCP do HubSpot, incluindo:
- Registros de CRM: ler contatos, empresas, negócios, tíquetes, produtos, itens de linha, cotações, faturas, pedidos, assinaturas e listas; criar e atualizar contatos, empresas, negócios, tíquetes, produtos e itens de linha.
- Atividades: leia e registre chamadas, e-mails, reuniões, anotações e tarefas vinculadas aos seus registros de CRM.
- Marketing e conteúdo: ler campanhas, páginas de entrada, páginas do site, publicações de blog e eventos de marketing.
Os usuários serão solicitados a selecionar as permissões ao autorizarem a integração. O Assistente de IA só pode usar o acesso que lhe for concedido e apenas dentro das próprias permissões do HubSpot desse usuário.
Canva
Os assistentes de IA e o Asana Dash podem criar, encontrar e exportar designs por meio do servidor MCP do Canva, incluindo:
- Criar e editar: gerar novos designs a partir de um prompt (documentos, apresentações, publicações para redes sociais, vídeos e muito mais), editar designs existentes e preencher automaticamente modelos da marca.
- Encontrar e organizar: buscar designs por título, conteúdo ou metadados, navegar por pastas e visualizar detalhes dos designs.
- Exportar e comentar: exporte designs como PDFs, imagens ou vídeos e adicione comentários a um design.
Alguns recursos (como o preenchimento automático de modelos) dependem do plano do Canva do usuário e da ativação do Conector de IA pelo administrador.
Microsoft Office 365 (beta)
Leia, edite e crie novos documentos para arquivos docx, pptx e xlsx do SharePoint/OneDrive.
Para usar o SharePoint/OneDrive com um assistente de IA, o assistente usa as credenciais dos usuários colaboradores da tarefa. O usuário colaborador deve ter acesso aos arquivos relevantes.
Acesso à Web
Os assistentes de IA e o Asana Dash podem ler páginas públicas da Internet quando recebem um URL. Isso é útil para:
- Pesquisar tópicos ou concorrentes
- Ler documentação pública
- Extrair informações de fontes de dados públicas
Aprovações do Assistente de IA
Sempre requer aprovação
- Remover colaboradores da tarefa — qualquer remoção está sempre sujeita a aprovação
- Remover membros do projeto — qualquer remoção está sempre sujeita a aprovação
Requer aprovação com base em condições
| Ação | A aprovação é ignorada quando... | Aprovação necessária quando... |
| Atribuir tarefa | O responsável não foi definido ou já tem acesso à tarefa | O responsável pela tarefa obteria um novo acesso de leitura a ela |
| Criar tarefas com responsáveis | Todos os responsáveis já têm acesso à tarefa | Qualquer responsável obteria um novo acesso |
| Excluir a tarefa | O próprio colega de equipe criou a tarefa | Excluindo uma tarefa criada por outra pessoa |
| Adicionar tarefa ao projeto | Atualmente totalmente ignorado (recurso beta temporário ##TemporarilyAllowAiTeammateMultihomingWithoutApproval) | Seria necessário se a tarefa não fosse pública para o domínio |
| Adicionar colaboradores à tarefa | Todas as pessoas adicionadas já têm visibilidade da tarefa | Qualquer pessoa adicionada obteria visibilidade da nova tarefa |
| Adicionar membros ao projeto | O projeto é público para o domínio | O projeto é privado |
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