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Entenda o controle de acesso, as memórias e as aprovações para os assistentes de IA

Garantir a segurança e a privacidade é tão importante quanto o trabalho em si, e os assistentes de IA foram desenvolvidos para seguir exatamente as mesmas regras que os seus colegas. Eles atuam dentro dos limites das suas permissões existentes, garantindo que só vejam, pesquisem ou resumam as tarefas e os projetos para os quais foram explicitamente convidados. Ao replicar os níveis de acesso padrão da Asana e usar memórias que respeitam as configurações de privacidade da sua equipe, esses assistentes de IA ajudam a aumentar a sua produtividade sem jamais ultrapassar os limites de proteção de dados da sua organização.

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Controle de acesso para colegas de equipe de IA

Quando criados pela primeira vez, os assistentes de IA podem ver tarefas e projetos públicos no domínio, da mesma forma que novos usuários. Os assistentes de IA precisam ser explicitamente adicionados como membros ou colaboradores em objetos privados do Work Graph (por exemplo, tarefas, projetos, equipes) para poder vê-los e buscá-los. 

Os colegas de equipe de IA respeitam os níveis de acesso padrão da Asana:

Nível de acesso

O que o colega de equipe pode fazer

Editor

Criar, editar e concluir tarefas; publicar comentários; atualizar campos personalizados; gerenciar subtarefas

Comentador

Publicar comentários em tarefas; não pode criar ou editar tarefas

Visualizador

Pode apenas ler as informações das tarefas; não pode comentar nem editar.

 

Nota iconNota

Se um assistente de IA for adicionado a uma equipe, ele herdará os níveis de acesso da equipe.

Um assistente de IA não pode aumentar suas próprias permissões.

Quando você atribui uma tarefa ou faz uma pergunta a um assistente de IA, ele só responde usando informações de tarefas, projetos e outros objetos que tanto você quanto o assistente de IA podem acessar. Os assistentes de IA não podem revelar informações que você, como o usuário que “acionou” a IA, ainda não tenha permissão para visualizar.

Por exemplo, se você pedir ao seu assistente de IA que responda a perguntas sobre um determinado projeto da Asana, ele só poderá acessar esse projeto e responder a você sobre ele se ambos tiverem acesso a esse projeto e/ou às suas tarefas. Em outras palavras, tanto você quanto o seu assistente de IA precisam ser membros do projeto ou colaboradores da tarefa. 

Nota iconNota

Lembre-se de que os comentários dos assistentes de IA ficam visíveis para todas as pessoas que tenham acesso àquela tarefa. Antes de acionar uma solicitação, reflita se, naquele contexto, o público é adequado para o conteúdo que você está solicitando.

Detalhes sobre o controle de acesso

  • Por padrão, os assistentes de IA veem dados públicos da Asana, assim como qualquer novo usuário no seu domínio (por exemplo, tarefas em projetos públicos; projetos em equipes públicas).
  • As solicitações que envolvem ou acessam informações de ferramentas de terceiros, como o Google Drive, usam os tokens de acesso do usuário que aciona a solicitação.
  • Ao criar ou editar um assistente de IA, os membros autorizados podem carregar recursos principais (por exemplo, manuais, políticas, instruções) para que o assistente de IA possa consultá-los e acessá-los continuamente.

Na prática, isso significa que um assistente de IA não pode ser usado para buscar informações às quais você ainda não tem acesso. Ele só pode trabalhar com as mesmas tarefas, projetos, equipes e arquivos de terceiros que você e o Assistente de IA podem ver.

Se você quiser que um assistente de IA ajude em um projeto ou equipe privados, certifique-se de que ele tenha sido adicionado como membro ou colaborador, da mesma forma que você adicionaria um novo colega.

Memórias

Para continuarem sendo úteis ao longo do tempo, os assistentes de IA podem se lembrar de detalhes importantes sobre o trabalho que realizaram. Esta seção explica como essas memórias funcionam e como elas respeitam os mesmos controles de acesso que as suas tarefas e os seus projetos.

Após uma interação, um assistente de IA pode armazenar uma memória para consulta futura. As memórias são criadas mais frequentemente durante a execução de tarefas, mas também podem ser criadas quando um assistente de IA lê recursos importantes, como documentos. Pense nas memórias como anotações privadas que só podem ser visualizadas por usuários que tenham acesso ao objeto associado e possam acionar o assistente de IA.

Detalhes sobre as memórias

  • As memórias são armazenadas em tarefas como lembranças de um determinado momento ou como resumos de interações relacionadas à tarefa.
  • Um usuário que perder o acesso a uma tarefa também perderá o acesso às memórias associadas a ela.
  • Quando um assistente de IA é removido de um projeto ou de uma tarefa, ele esquece as memórias relacionadas.
  • As memórias podem ser vistas por membros autorizados do assistente de IA na página de perfil do assistente de IA.
  • Somente os usuários que já têm permissão para visualizar a tarefa de origem podem ver uma memória. Por exemplo, se um colega de equipe criar uma memória a partir de uma tarefa privada, um colega que não possa ver essa tarefa não poderá ver a memória, mesmo que tenha acesso total ao colega de equipe.

Resumindo, as memórias ajudam um assistente de IA a manter a consistência com as suas preferências e decisões anteriores, mas nunca ampliam o acesso. Somente pessoas que já podem ver a tarefa principal e trabalhar com o assistente de IA podem ver as memórias dele.

Ao longo do tempo, isso permite que as equipes criem um contexto compartilhado com um assistente de IA para que ele possa retomar o trabalho de onde parou e evitar repetir as mesmas perguntas, respeitando as permissões existentes.

Integrações

Além de ler o seu espaço de trabalho na Asana, os assistentes de IA podem se conectar a ferramentas externas para ampliar as suas capacidades.

Nota iconNota

Ao autorizar uma integração para um colega de equipe, todos os seus colegas de equipe também recebem acesso a essa integração.

Google Drive

Os assistentes de IA podem ler, buscar, editar e criar conteúdo no Google Drive, incluindo:

  • Google Docs: ler documentos existentes; criar novos documentos; editar documentos com alterações de conteúdo
  • Planilhas Google: ler dados de planilhas; criar novas planilhas; editar valores de células
  • Apresentações Google: ler conteúdo de apresentações

As ações do assistente de IA são realizadas de acordo com as permissões do usuário que aciona o desencadeador, e essas ações aparecerão como se tivessem sido realizadas pelo usuário. Portanto, o acesso do assistente de IA é limitado pelas permissões do usuário; por exemplo, ele não pode acessar um Google Doc em uma tarefa se o usuário não tiver acesso a ele. Ele não compartilhará as credenciais de outros colaboradores da tarefa.

Microsoft Office 365 (beta)

  • Ler, editar e criar novos documentos para arquivos docx, pptx e xlsx do SharePoint/OneDrive.

Para usar o SharePoint/OneDrive com um assistente de IA, o colega de equipe usa as credenciais dos usuários colaboradores da tarefa. O usuário colaborador deve ter acesso aos arquivos relevantes.

Acesso à Web

Os colegas de equipe de IA podem ler páginas públicas da Internet quando recebem um URL. Isso é útil para:

  • Pesquisar tópicos ou concorrentes
  • Ler documentação pública
  • Extrair informações de fontes de dados públicas

Aprovações de assistentes de IA

Sempre requer aprovação

  • Remover colaboradores da tarefa — qualquer remoção é sempre controlada por uma regra
  • Remover membros do projeto – qualquer remoção é sempre controlada por uma regra

Requer aprovações com base em condições

AçãoAprovação ignorada quando...Aprovação necessária quando...
Atribuir tarefasO responsável é null ou já tem acesso à tarefaO responsável receberia um novo acesso de leitura à tarefa.
Criar tarefas com responsáveisTodos os responsáveis já têm acesso às tarefasQualquer responsável receberia novo acesso
Excluir a tarefaO próprio colega de equipe criou a tarefaExcluindo uma tarefa criada por outra pessoa
Adicionar tarefa ao projetoAtualmente ignorado por completo (recursos beta temporários ##TemporarilyAllowAiTeammateMultihomingWithoutApproval)Seria necessário se a tarefa não fosse pública para o domínio
Adicionar colaboradores à tarefaTodas as pessoas adicionadas já têm visibilidade da tarefaQualquer pessoa adicionada obteria visibilidade da nova tarefa
Adicionar membros ao projetoO projeto é público para o domínioO projeto é privado

 

Note iconNota

Este artigo foi traduzido por IA.

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Controle de acesso dos assistentes de IA: permissões, privacidade e memórias | Centro de ajuda da Asana