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- Solução de problemas no AI Studio
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- Introdução ao Asana AI Studio
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- VAT (imposto sobre valor agregado) da
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Entenda o controle de acesso, as memórias, as integrações e as aprovações para os assistentes de IA
Manter a segurança e a privacidade é tão importante quanto o trabalho em si, e os assistentes de IA foram projetados para seguir exatamente as mesmas regras que os seus colegas. Eles operam dentro dos limites das suas permissões existentes, garantindo que só vejam, pesquisem ou resumam as tarefas e projetos para os quais foram explicitamente convidados. Ao espelhar os níveis de acesso padrão da Asana e usar memórias que respeitam a privacidade da sua equipe, esses assistentes de IA ajudam a aumentar a sua produtividade sem nunca ultrapassar as barreiras de proteção de dados da sua organização.
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Controle de acesso para os colegas de equipe de IA
Quando criados pela primeira vez, os assistentes de IA podem ver tarefas e projetos públicos no domínio, assim como os novos usuários. Os assistentes de IA devem ser explicitamente adicionados como membros ou colaboradores em objetos privados do Work Graph (por exemplo, tarefas, projetos, equipes) para vê-los e buscá-los.
Os assistentes de IA respeitam os níveis de acesso padrão da Asana:
Nível de acesso | O que o colega de equipe pode fazer |
|---|---|
Editor | Criar, editar e concluir tarefas; publicar comentários; atualizar campos personalizados; gerenciar subtarefas |
Comentador | Publicar comentários em tarefas; não pode criar ou editar tarefas |
Visualizador | Ler apenas as informações da tarefa; não pode comentar nem editar |
Nota
Se um assistente de IA for adicionado a uma equipe, ele herdará os níveis de acesso da equipe.
Um assistente de IA não pode elevar as suas próprias permissões.
Quando você atribui uma tarefa ou faz uma pergunta a um assistente de IA, ele só responderá usando informações de tarefas, projetos e outros objetos que você e o assistente de IA possam acessar. Os assistentes de IA não podem revelar informações que você, como o usuário “acionador”, ainda não tem permissão para visualizar.
Por exemplo, se você pedir ao seu assistente de IA para responder a perguntas sobre um determinado projeto da Asana, ele só poderá acessar e responder a você sobre esse projeto se ambos tiverem acesso a esse projeto e/ou às suas tarefas. Em outras palavras, tanto você como o seu Assistente de IA precisam ser membros autorizados do projeto ou colaboradores da tarefa.
Lembre-se de que os comentários do Assistente de IA são visíveis para todas as pessoas com acesso a essa tarefa. Antes de acionar uma solicitação, reflita se o público nesse contexto é adequado para o conteúdo que você está solicitando.
Detalhes sobre o controle de acesso
- Por padrão, os assistentes de IA veem dados públicos da Asana, como qualquer novo usuário no seu domínio (por exemplo, tarefas em projetos públicos; projetos em equipes públicas).
- As solicitações que envolvem ou acessam informações de ferramentas de terceiros, como o Google Drive, usam os tokens de acesso do usuário que aciona a solicitação.
- Ao criar ou editar um Assistente de IA, os membros autorizados podem carregar recursos principais (por exemplo, manuais, políticas, instruções) para referência e acesso contínuos do Assistente de IA.
Na prática, isso significa que um assistente de IA não pode ser usado para buscar informações às quais você ainda não tem acesso. Ele só pode trabalhar com as mesmas tarefas, projetos, equipes e arquivos de terceiros que você e o Assistente de IA podem ver.
Se quiser que um assistente de IA ajude em um projeto ou equipe privada, certifique-se de que ele tenha sido adicionado como membro ou colaborador, da mesma forma que você adicionaria um novo colega.
Memórias
Para continuarem úteis ao longo do tempo, os assistentes de IA podem se lembrar de detalhes importantes sobre o trabalho que realizaram. Esta seção explica como essas memórias funcionam e como elas respeitam os mesmos controles de acesso que as suas tarefas e projetos.
Após uma interação, um assistente de IA pode armazenar uma memória para consulta futura. As memórias são mais comumente criadas durante a execução de tarefas, mas também podem ser criadas quando um assistente de IA lê recursos importantes, como documentos. Pense nas memórias como notas privadas que só podem ser visualizadas por usuários que podem ver o objeto associado e acionar o assistente de IA.
Detalhes sobre as memórias
- As memórias são armazenadas nas tarefas como lembranças de um determinado momento ou resumos de interações relacionadas à tarefa.
- Um usuário que perder o acesso a uma tarefa também perderá o acesso às suas memórias.
- Quando um assistente de IA é removido de um projeto ou tarefa, ele esquece as memórias relacionadas.
- As memórias podem ser vistas por membros autorizados do assistente de IA na página de perfil do assistente de IA.
- Uma memória só é visível para usuários que já têm permissão para visualizar a tarefa de origem. Por exemplo, se um colega de equipe criar uma memória a partir de uma tarefa privada, um colega que não puder ver essa tarefa não poderá ver a memória, mesmo que tenha acesso total ao colega de equipe.
Simplificando, as memórias ajudam um Assistente de IA a manter a consistência com as suas preferências e decisões passadas, mas nunca ampliam o acesso. Somente as pessoas que já podem ver a tarefa subjacente e trabalhar com o assistente de IA podem ver as memórias dele.
Com o tempo, isso permite que as equipes criem um contexto compartilhado com um assistente de IA para que ele possa retomar o trabalho de onde parou e evitar repetir as mesmas perguntas, respeitando as permissões existentes.
Integrações
Além de ler o seu espaço de trabalho na Asana, os assistentes de IA podem se conectar a ferramentas externas para ampliar as suas capacidades.
No momento, todas as integrações de assistentes de IA atuam em seu nome. Quando você aciona um assistente de IA, ele usa a sua própria conta conectada para essa ferramenta, e as ações dele aparecem como se você as tivesse realizado. Um assistente de IA só pode ver e fazer o que você já pode ver e fazer nessa ferramenta, portanto, ele nunca pode acessar conteúdo ou realizar ações para as quais você não tem permissão.
Autorizar uma integração para um colega de equipe concede acesso a essa integração a todos os seus colegas de equipe.
Google Drive
Os assistentes de IA podem ler, pesquisar, editar e criar conteúdo no Google Drive, incluindo:
- Google Docs: ler documentos existentes; criar novos documentos; editar documentos com alterações de conteúdo
- Planilhas Google: ler dados de planilhas; criar novas planilhas; editar valores de células
- Apresentações Google: ler o conteúdo dos slides
Gmail
Os assistentes de IA podem ler, procurar, enviar e organizar e-mails no Gmail, incluindo:
- Ler e procurar: procurar nas suas mensagens e conversas usando a sintaxe de busca do Gmail, abrir uma conversa completa, resumir a sua caixa de entrada não lida e visualizar ou baixar anexos.
- Rascunho e envio: redigir um novo e-mail, salvar um rascunho, responder, responder a todos ou encaminhar uma mensagem.
- Organizar: aplicar ou remover etiquetas, arquivar mensagens, marcá-las como lidas ou não lidas e mover mensagens para a lixeira.
Google Agenda
Os assistentes de IA podem visualizar o seu calendário e gerir eventos no Google Agenda, incluindo:
- Visualizar calendários e eventos: listar os seus calendários, listar eventos em um intervalo de datas, abrir os detalhes de um único evento e sugerir horários de reunião com base na disponibilidade dos participantes.
- Gerenciar eventos: criar eventos (incluindo eventos com um link do Google Meet), atualizar detalhes do evento, como horário e participantes, excluir eventos e responder a convites (aceitar, provisório ou recusar) em seu nome.
Outlook (E-mail e calendário)
Os assistentes de IA podem trabalhar com o E-mail do Outlook e o Calendário do Outlook.
- Ler e procurar: procurar nas suas mensagens, abrir uma mensagem específica e listar itens enviados recentemente.
- Criar rascunho e enviar: enviar um e-mail, criar ou enviar um rascunho, responder ou responder a todos.
- Organizar: defina a categoria e a importância de uma mensagem e mova uma mensagem para Itens excluídos (recuperável).
Calendário
- Visualização: liste eventos, visualize ocorrências de eventos em um intervalo de datas, abra um único evento, verifique a disponibilidade de livre/ocupado e encontre horários para reuniões.
- Gerenciar eventos: criar eventos (incluindo reuniões online do Teams), atualizar eventos, cancelar eventos (o que notifica os participantes), excluir eventos que você organizou e que não têm participantes e aceitar ou recusar convites.
Slack
Os assistentes de IA podem pesquisar, ler e publicar no Slack, incluindo:
- Pesquisar: pesquisar mensagens e arquivos em canais públicos, encontrar canais por nome ou descrição e encontrar pessoas no seu espaço de trabalho.
- Ler: ler mensagens em um canal ou tópico específico ao qual você tem acesso (incluindo canais privados e mensagens diretas às quais você pertence), ler o perfil de um usuário e ler uma tela.
- Publicar e criar: enviar uma mensagem, salvar um rascunho, agendar uma mensagem para mais tarde e criar ou atualizar um canvas.
Microsoft Office 365 (beta)
Ler, editar e criar novos documentos para arquivos docx, pptx e xlsx do SharePoint/OneDrive.
Para usar o SharePoint/OneDrive com um assistente de IA, o colega de equipe usa as credenciais dos usuários colaboradores da tarefa. O usuário colaborador deve ter acesso aos arquivos relevantes.
Acesso à Web
Os assistentes de IA podem ler páginas públicas da Internet quando recebem um URL. Isso é útil para:
- Pesquisar tópicos ou concorrentes
- Ler documentação pública
- Extrair informações de fontes de dados públicas
Aprovações do assistente de IA
Sempre requer aprovação
- Remover colaboradores da tarefa — qualquer remoção é sempre controlada
- Remover membros do projeto - qualquer remoção é sempre controlada
Requer aprovação com base em condições
| Ação | Aprovação ignorada quando... | Aprovação necessária quando... |
| Atribuir tarefa | O responsável é null ou já tem acesso à tarefa | O responsável obteria um novo acesso de leitura à tarefa |
| Criar tarefas com responsáveis | Todos os responsáveis já têm acesso à tarefa | Qualquer responsável obteria novo acesso |
| Excluir a tarefa | O próprio colega de equipe criou a tarefa | Excluindo uma tarefa criada por outra pessoa |
| Adicionar tarefa ao projeto | Atualmente ignorado por completo (recursos beta temporários ##TemporarilyAllowAiTeammateMultihomingWithoutApproval) | Seria necessário se a tarefa não fosse pública para o domínio |
| Adicionar colaboradores à tarefa | Todas as pessoas adicionadas já têm visibilidade da tarefa | Qualquer pessoa adicionada obteria visibilidade da nova tarefa |
| Adicionar membros ao projeto | O projeto é público para o domínio | O projeto é privado |
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