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- ディビジョンのセキュリティと請求
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ルールは、Asana Starter、Advanced、Enterprise、Enterprise+ プラン、および旧プランの Premium、Business、Enterprise プランでご利用いただけます。
詳しくは料金ページをご覧ください。
ルールを使用すれば、ルーチンタスクを効率化して、ワークフローを簡単に構築できます。この記事では、さまざまなルールのトリガーについて詳しく説明します。ルールのアクションについては、ヘルプセンターのこちらの記事をご覧ください。
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トリガーとは
Asana のルールにおける「トリガー」とは、あらかじめ設定されたルールを動作させ、自動化されたアクションを実行するきっかけとなるイベントのことです。ルールを機能させるには、主にトリガーとアクションという 2 つの要素が必要です。トリガーが発動すると、設定しておいたアクションが自動的に実行されます。
トリガー
これはルールを開始するイベントです。トリガーの例としては、次のようなものがあります。
- タスクが完了になったとき
- 期日が設定されたとき
- プロジェクトにタスクが追加されたとき
アクション
トリガーイベントが発生すると、自動的に実行されるものがアクションです。アクションの例としては、次のようなものがあります。
- タスクを特定のメンバーに割り当てる
- タスクを別のセクションに移動する
- サブタスクを作成する
例を見てみましょう。
期日が設定されたとき (トリガー) に、誰かにタスクを自動的に割り当てる (アクション) というルールを作成できます。
- トリガー: 期日が設定されたとき
- アクション: ...にタスクを割り当てる
トリガーを選択する
ルールのトリガーを選択するには、次の手順に従います。
- プロジェクトを開き、右上の「カスタマイズ」ボタンをクリックします。
- 「追加」セクションから「ルール」を選択します。
- 「カスタムルールを作成」を選択します。
- 「+ タイミング…」カードをクリックし、右側のオプションからトリガーを選択します。
トリガーの例
日付ベースの例
トリガー: タスクの期限超過時
タスクの期限超過時トリガーは、カスタムルールを作成するときに選択できます。いくつかのプリセットから選ぶか、カスタムをクリックして追加オプションを使うこともできます。
カスタムオプションを使用すると、タスクの期限が超過してから何分、何時間、何日、または何週間後にルールをトリガーするかを指定できます。
トリガーの設定で「日」または「週」を選んだ場合、指定した時間は無視され、期日だけを基準に発動します。ただし「分」または「時間」を選んだ場合は、締め切り時間が考慮されます。
その他の注意事項
- このトリガーは、「タスクが期限超過になった瞬間」に発動します。単に「期限超過の状態である」という理由では発動しません。
- そのためこのトリガーは、プロジェクト内の既存タスクのうち、ルールの作成時に、ルールの条件にマッチするものすべてに対して遡及して発動することはありません。ルール作成後に発生した期限超過イベントに対してのみ発動します。
- これらのトリガーは、未完了タスクに対してのみ発生します。
- 日単位・週単位で設定されたルールは、深夜 0 時ちょうどに実行されるのではなく、00:00〜01:00 までの間に実行されます。
タスクベースの例
トリガー: タスクの移動
「タスクの移動」トリガーは、次の状況でルールを実行します。
- ルールが設定されているプロジェクト内で、特定のセクションにタスクが移動されたとき。
- ルールが設定されているプロジェクトに、新しいタスクが追加されたとき。
カスタムフィールドの変更の例
トリガー: カスタムフィールドの変更
カスタムフィールドの変更を基準にしたカスタムルールを作成できます。このトリガーは、選択したカスタムフィールドの変更をモニタリングし、その値が変更されたときにルールを実行します。
ノート
ノート: このような場合は、連動条件を使用すると便利です。連動条件とは、特定の状況で「トリガー」と「条件」を組み合わせて使える仕組みです。組み合わせることで、より直感的なルールを作成できます。また、必要な設定手順を減らすことで、特定の種類のルール作成プロセスを簡素化できます。連動条件について詳しくは、こちらをご覧ください。