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Regelintegrationen für Produktivität und Kommunikation

In diesem Artikel

Regeln und Integrationen arbeiten zusammen, um Routineaufgaben zu automatisieren und Workflows über die bevorzugten Tools Ihres Teams hinweg einzurichten. In diesem Artikel finden Sie die besten Regeln und Integrationen für mehr Produktivität in Ihrem Unternehmen.

Unter So erstellen Sie eine Regel finden Sie Tipps für den Einstieg in die Verwendung von Regeln.

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Gmail

Nutzen Sie Regeln, um eine E-Mail von Ihrem Google Mail-Konto an den von Ihnen ausgewählten Empfänger zu senden, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, die Sie im Voraus festgelegt haben. Sie können zwischen zahlreichen Auslösern wählen, z. B. wenn eine Aufgabe nicht mehr blockiert ist oder ein Fälligkeitsdatum näherrückt. Sie können auch Regeln festlegen, die automatisch eine E-Mail mit einer benutzerdefinierten Nachricht versenden.

rule-integrations-gmail

So konfigurieren Sie die Integration von Regeln

  1. Klicken Sie oben rechts in Ihrem Projekt auf Anpassen und wählen Sie Regel hinzufügen aus der Liste aus.
  2. Wählen Sie unter Regel hinzufügen einen Auslöser, zum Beispiel Genehmigungen abgeschlossen.
  3. Wählen Sie unter dem Tab Aktionen die Option E-Mail senden aus.
  4. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers in das Feld An ein.
  5. Geben Sie eine E-Mail-Adresse in das Feld Antwort an ein ein.
  6. Geben Sie den Betreff der E-Mail in das Betreff -Feld ein.
  7. Den Inhalt der Nachricht können Sie im Feld Text eingeben.

In diesem Beispiel wird die Regel ausgelöst, wenn die Aufgabe genehmigt wird und daraufhin die Aktion ausgeführt wird: Eine E-Mail wird von Ihrer E-Mail-Adresse versandt und Sie werden automatisch als Bcc-Empfänger hinzugefügt. Der Link zur Aufgabe ist ebenfalls in der E-Mail enthalten.

Diese Aktion E-Mail senden unterstützt auch die Verwendung von Variablen. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Verwendung von Variablen mit der Gmail-Regelintegration von Asana.

Google Kalender

Mit Regeln in Asana können Teams sich von der manuellen Planung von Meetings verabschieden und automatisch ein Meeting mit Projektbeteiligten planen, wenn eine Aufgabe eine bestimmte Phase erreicht. Teams können diese Regel verwenden, um ein Ereignis im Teamkalender zu erstellen, wenn eine Aufgabe in den Abschnitt „Geplant“ verschoben wird. Teams können sie außerdem für Szenarien mit wiederkehrenden Aufgaben nutzen: Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe namens „Meeting-Tagesordnung senden“ verwenden, können sie festlegen, dass eine Einladung versendet wird, sobald die Aufgabe als erledigt markiert wird.

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So konfigurieren Sie die Integration von Regeln

  1. Navigieren Sie zu dem Asana-Projekt, in dem Sie Regeln für eine App-Integration anlegen möchten.
  2. Klicken Sie oben rechts auf Anpassen, navigieren Sie zu Regeln und wählen Sie Regel hinzufügen.
  3. Wählen Sie in der linken Spalte Google Kalender aus.
  4. Wählen Sie entweder eine voreingestellte Regel aus oder klicken Sie auf Benutzerdefinierte Regel erstellen.
  5. Geben Sie der Regel einen Namen und wählen Sie einen Auslöser und eine Aktion, um zu beginnen.
  6. Klicken Sie auf Mit Google Kalender verknüpfen, um sich zu authentifizieren.
  7. Melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto an und klicken Sie auf Erlauben.
  8. Füllen Sie die Felder für das Ereignis im Google Kalender aus
  9. Bei Bedarf können Sie weitere Beteiligte als Gäste zu dem Ereignis einladen.

Outlook-Kalender

Mit Regeln in Asana können Teams sich von der manuellen Planung von Meetings verabschieden und automatisch ein Meeting mit Projektbeteiligten planen, wenn eine Aufgabe eine bestimmte Phase erreicht. Teams können diese Regel verwenden, um ein Ereignis im Teamkalender zu erstellen, wenn eine Aufgabe in den Abschnitt „Geplant“ verschoben wird. Teams können sie außerdem für Szenarien mit wiederkehrenden Aufgaben nutzen: Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe namens „Meeting-Tagesordnung senden“ verwenden, können sie festlegen, dass eine Einladung versendet wird, sobald die Aufgabe als erledigt markiert wird.

Outlook Calendar event connected to Asana task.png

So konfigurieren Sie die Integration von Regeln

  1. Navigieren Sie zu dem Asana-Projekt, in dem Sie Regeln für eine App-Integration anlegen möchten.
  2. Klicken Sie oben rechts auf Anpassen, navigieren Sie zu Regeln und wählen Sie Regel hinzufügen.
  3. Wählen Sie in der linken Spalte Outlook-Kalender aus
  4. Wählen Sie entweder eine voreingestellte Regel aus oder klicken Sie auf Benutzerdefinierte Regel erstellen.
  5. Geben Sie der Regel einen Namen und wählen Sie einen Auslöser und eine Aktion, um zu beginnen.
  6. Klicken Sie auf Mit Outlook-Kalender verknüpfen, um sich zu authentifizieren.
  7. Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto* an und klicken Sie auf Erlauben.
  8. Füllen Sie die Felder für das Ereignis im Microsoft-Kalender aus
  9. Bei Bedarf können Sie Verantwortliche und Beteiligte als Gäste zu dem Ereignis einladen, Anhänge zu Aufgaben hinzufügen oder automatisch einen Link zum Team-Meeting erstellen.

* Wenn Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto anmelden, bitten wir Sie, die entsprechende Outlook-Kalenderberechtigung zu erteilen. Wenn Sie diese Einwilligung nicht selbst erteilen dürfen, wenden Sie sich bitte an Ihren Microsoft-Administrator und bitten Sie ihn, der Berechtigung Calendars.ReadWrite in Microsoft Entra (früher Microsoft Azure) zuzustimmen.

Outlook E-Mail

Nutzen Sie Regeln, um eine E-Mail von Ihrem Outlook-Konto an den von Ihnen ausgewählten Empfänger zu senden, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, die Sie im Voraus festgelegt haben. Sie können zwischen zahlreichen Auslösern wählen, z. B. wenn eine Aufgabe nicht mehr blockiert ist oder ein Fälligkeitsdatum näherrückt. Sie können auch Regeln festlegen, die automatisch eine E-Mail mit einer benutzerdefinierten Nachricht versenden.

How to create an Outlook Email rule.png

So konfigurieren Sie die Integration von Regeln

  1. Klicken Sie oben rechts in Ihrem Projekt auf Anpassen und wählen Sie Regel hinzufügen aus der Liste aus.
  2. Wählen Sie unter Regel hinzufügen einen Auslöser, zum Beispiel Genehmigungen abgeschlossen.
  3. Wählen Sie unter dem Tab Aktionen die Option E-Mail senden aus.
  4. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers in das Feld An ein.
  5. Geben Sie eine E-Mail-Adresse in das Feld Antwort an ein.
  6. Geben Sie den Betreff der E-Mail in das Betreff -Feld ein.
  7. Den Inhalt der Nachricht können Sie im Feld Text eingeben.

In diesem Beispiel wird die Regel ausgelöst, wenn die Aufgabe genehmigt wird und daraufhin die Aktion ausgeführt wird: Eine E-Mail wird von Ihrer E-Mail-Adresse versandt und Sie werden automatisch als Bcc-Empfänger hinzugefügt. Der Link zur Aufgabe ist ebenfalls in der E-Mail enthalten.

Diese Aktion E-Mail senden unterstützt auch die Verwendung von Variablen. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Verwendung von Variablen mit der Gmail-Regelintegration von Asana.

Hinweis iconHinweis

Wenn Sie den Versand einer E-Mail an Benutzer ohne Asana-Lizenz automatisieren möchten, können Sie ein benutzerdefiniertes Textfeld erstellen, in das Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger eingeben können. Wenn Sie die Regelaktion einrichten, können Sie dieses benutzerdefinierte Textfeld als E-Mail-Empfänger auswählen.

Microsoft Teams

Mit der Integration von Microsoft Teams und Asana können Sie benutzerdefinierte Benachrichtigungen mithilfe der Asana-Regelfunktion erstellen, z. B. das Senden einer benutzerdefinierten Nachricht an einen Kanal oder einen Chat, wenn eine Aufgabe erstellt, aktualisiert oder kommentiert wird.

Teams + Asana send message via rules

  • Mit der Regelaktion Kanalnachricht senden können Sie das Senden benutzerdefinierter Benachrichtigungen an bestimmte Microsoft Teams-Kanäle basierend auf bestimmten Auslösern in Asana automatisieren. Diese Funktion ermöglicht die gemeinsame Sichtbarkeit von Teamstatus und -updates ohne manuelle Workarounds.
  • Mit der Regelaktion Direktnachricht senden können Sie basierend auf bestimmten Auslösern in Asana automatisch benutzerdefinierte Nachrichten an Einzelpersonen oder Gruppen in Microsoft Teams senden. Diese Funktion überbrückt die Kommunikationslücke zwischen Asana und Microsoft Teams und hilft Teams, über wichtige Updates auf dem Laufenden zu bleiben, ohne ihre primäre Kommunikationsplattform verlassen zu müssen.
Hinweis iconHinweis

Erfahren Sie, wie Sie diese Regeltypen erstellen und sehen Sie hier Beispiel-Workflows.

Notion

Mit der Integration zwischen Notion + Asana können Teams die Arbeit optimieren, indem sie automatisch Notion-Seiten in Asana erstellen und Notion-Seiten zu Asana-Aufgaben hinzufügen. Statt Notion-Seiten manuell zu erstellen und diese in relevanten Asana-Aufgaben zu verlinken, können Sie mithilfe von Automatisierungen eine Notion-Seite erstellen, wenn bestimmte Aktionen in Asana stattfinden, z. B. wenn eine Aufgabe in einen Abschnitt verschoben wird.

Teams, die zum Beispiel Forschungsinterviews mithilfe von Asana-Aufgaben durchführen, können automatisch eine Notion-Seite erstellen lassen, mit der Notizen erfasst werden können, sobald die Aufgabe in den Abschnitt „Interview geplant“ verschoben wird. Sie können auch bestehende Notion-Seiten mit Asana-Aufgaben verlinken, damit Beteiligte auf den entsprechenden Kontext der Seite zugreifen können, wodurch die Zusammenarbeit über Apps hinweg optimiert wird. Die Integration von Notion und Asana ermöglicht es Ihnen auch, den Status von Asana-Projekten und -Aufgaben als Link-Vorschau in Notion anzuzeigen.

notion

So konfigurieren Sie die Integration von Regeln

  1. Navigieren Sie zu dem Asana-Projekt, in dem Sie Regeln für eine App-Integration anlegen möchten.
  2. Klicken Sie oben rechts auf Anpassen, navigieren Sie zu Regeln und wählen Sie Regel hinzufügen.
  3. Wählen Sie in der linken Spalte Notion aus
  4. Sie können eine voreingestellte Regel auswählen oder klicken Sie auf Benutzerdefinierte Regel erstellen
  5. Geben Sie der Regel einen Namen und wählen Sie einen Auslöser und eine Aktion, um zu beginnen.
  6. Klicken Sie zur Authentifizierung auf Mit Notion verknüpfen und befolgen Sie die weiteren Schritte.
  7. Klicken Sie auf Seiten auswählen, um Asana den Zugriff zu ermöglichen
  8. Wählen Sie die Seiten aus, auf die Asana zugreifen können soll, und klicken Sie auf Zugriff erlauben.
  9. Fügen Sie die URL der übergeordneten Seite oder Datenbank ein
  10. Klicken Sie auf Regel erstellen
Hinweis iconHinweis

Um die URL der Seite hinzuzufügen, stellen Sie sicher, dass die Seite mit Asana verbunden ist. Um eine Verbindung herzustellen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol oben rechts auf der Seite, wählen Sie Verbindungen aus und überprüfen Sie, ob die Notion für Asana -Verbindung aktiv ist.

Notion

So fügen Sie einer Asana-Aufgabe eine vorhandene Notion-Seite als Widget hinzu:

  1. Loggen Sie sich in Asana ein und suchen Sie das Projekt, in das Sie das Notion-Widget integrieren möchten
  2. Klicken Sie dazu oben rechts auf Anpassen.
  3. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Apps und wählen Sie dann +App hinzufügen.
  4. Notion-Widget auswählen
  5. Navigieren Sie zu einer Asana-Aufgabe
  6. Verknüpfen Sie eine vorhandene Notion-Seite mit einer Aufgabe, indem Sie auf die Schaltfläche Notion-Seite hinzufügen unter dem Notion -Feld oben im Aufgabenfenster klicken
  7. Fügen Sie die URL für die von Ihnen gewünschte Notion-Seite ein
  8. Die angehängten Notion-Details werden als Widget im Aufgabenfenster angezeigt, einschließlich des Eigentümers, der Kommentare und des letzten Änderungsdatums

Hinweis: Diese Integration ist bereits in Asana integriert, aber Sie müssen zunächst ein Konto bei Notion einrichten.

Das Notion-Widget ist ohne kostenpflichtiges Asana-Abonnement verfügbar.

Hinweis iconHinweis

Wenn eine Regel eine Notion-Seite aus einer Asana-Aufgabe erstellt, wird nur der Aufgabentitel synchronisiert. Die Aufgabenbeschreibung wird nicht synchronisiert.

 

Hinweis iconHinweis

Regeln, die externe Aktionen wie das Senden von E-Mails oder Direktnachrichten (z. B. über Outlook, Salesforce oder Slack) beinhalten, können nur vom Ersteller der Regel bearbeitet werden. Diese Einschränkung gilt auch dann, wenn die Einstellung „Nur Sie können diese Regel bearbeiten“ deaktiviert ist, da die externen Aktionen mit den Anmeldedaten des Erstellers der Regel authentifiziert werden.

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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