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Regole

In questo articolo

Disponibile per i livelli Asana Starter, Advanced, Enterprise ed Enterprise+, e per i piani legacy Premium, Business ed Enterprise legacy.

Le regole dei portfolio sono disponibili per i livelli Asana Advanced, Enterprise ed Enterprise+.

Visita la pagina dei prezzi per maggiori informazioni.

Le regole permettono di ottimizzare la gestione delle attività di routine e creare flussi di lavoro con facilità. Affinché una regola funzioni, sono necessari un trigger che attiva la regola e un'azione automatica. Per esempio, una regola può essere quella di assegnare automaticamente un'attività (azione) quando è impostata una data di scadenza (trigger).

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Creare una regola

Le regole sono disponibili sia nei progetti che nei portfolio. Puoi impostare regole all'interno di progetti e portfolio, in modo da automatizzare le azioni chiave e garantire una gestione fluida di più progetti.

Quando crei una regola, puoi scegliere tra le regole predefinite presenti nella raccolta di regole o crearne una personalizzata. Le regole predefinite presenti nella galleria sono state create per rispondere a scenari di flusso di lavoro comuni. Le regole personalizzate ti consentono di creare regole su misura per i tuoi processi specifici.

Come creare una regola a partire dalla raccolta:

  1. Vai a Personalizza nell'angolo in alto a destra del tuo progetto.
  2. Clicca su Regole
  3. Clicca su +Aggiungi
  4. Seleziona una regola dalla raccolta.
  5. Compila il parametro specificato.
  6. Clicca su Pubblica regola
Nota iconNota

Su Asana, ogni regola ha il proprio URL univoco, a cui è possibile accedere direttamente dal browser. Questi URL vengono generati automaticamente al momento della creazione delle regole e rimangono invariati per tutto il ciclo di vita della regola.

Generatore di regole personalizzate

Il generatore di regole personalizzate è disponibile per i livelli Asana Starter, Advanced, Enterprise ed Enterprise+, e piani legacy Business ed Enterprise legacy. 

Come creare una regola personalizzata:

  1. Vai a Personalizza nell'angolo in alto a destra del tuo progetto.
  2. Nella Sezione Aggiungi, clicca su Regole.
  3. Seleziona Crea regola personalizzata
  4. Dal menu a discesa seleziona Applicata alle attività o Applicata alle attività e sottoattività.
  5. Scegli un nome per la tua regola.
  6. Scegli i trigger e le azioni e, se necessario, aggiungi le condizioni.
  7. Clicca su Pubblica regola.
Nota iconNota

Le regole verranno applicate solo al primo livello di sottoattività (vale a dire che non verranno applicate alle sotto-sottoattività, alle sotto-sotto-sottoattività e così via).

Modificare una regola

Modifica le tue regole in qualsiasi momento tornando al progetto e selezionando quella che desideri aggiornare.

Per modificare una regola:

  1. Clicca sul menu Personalizza.
  2. Nella Sezione Modifica, clicca su Regole
  3. Clicca sull'Icona con i tre puntini accanto alla regola che desideri modificare.
  4. Clicca su Modifica
Nota iconNota

Eventuali modifiche apportate alle regole verranno applicate solo in futuro. Le modifiche non si applicheranno retroattivamente.

Le regole che prevedono trigger esterni o azioni esterne, come l'invio di email o messaggi diretti (ad esempio, tramite Outlook, Salesforce o Slack), possono essere modificate solo dal creatore della regola, poiché i trigger/le azioni esterni/e vengono autenticati/e utilizzando le credenziali dell'account del creatore della regola.

Mettere in pausa una regola

Puoi mettere in pausa una regola in qualsiasi momento cliccando sulla regola nella barra laterale e poi su Attiva. Se desideri riattivare la regola, segui gli stessi passaggi, ma clicca su In pausa.

Eliminare una regola

Puoi eliminare una regola in qualsiasi momento cliccando prima sulla regola nella barra laterale e poi sul pulsante Elimina regola.

Impostazioni regole

Per accedere alle impostazioni delle regole, clicca sull'Icona a forma di ingranaggio in alto a destra nel generatore di regole.

Rule settings button

Le impostazioni delle regole contengono due schede: “Impostazioni generali” e “Impostazioni delle autorizzazioni”.

Settings 1

Nella scheda Impostazioni generali, puoi gestire il nome della regola. Puoi anche scegliere se la regola può essere attivata da altre regole e se deve essere applicata alle sottoattività.

Settings 2

Nella scheda Impostazioni delle autorizzazioni, puoi visualizzare il titolare della regola e selezionare le autorizzazioni per l'editor della regola.

Trasferire la responsabilità di una regola

Se il titolare originale di una regola perde l'accesso al progetto o lascia l'organizzazione, i membri del team con autorizzazioni di modifica possono richiedere il ruolo di titolare della regola. Asana invierà una notifica agli editor del progetto quando le regole diventano orfane, consentendo di identificare facilmente quali regole richiedono attenzione.

Per richiedere la responsabilità di una regola orfana, vai alla regola nell'elenco delle regole del tuo progetto e, nel menu Autorizzazioni, clicca su Diventa titolare. Dopo aver assunto la responsabilità, potrai modificare la regola e ricevere notifiche su eventuali problemi.

Regole basate sulle sezioni

Nei piani a pagamento, l'Icona a forma di fulmine presente nelle Sezioni indica che una regola viene applicata a quella Sezione specifica. Queste regole sono visibili nella vista elenco e nella vista bacheca.

Quando la regola si attiva, l'Icona si animerà. Cliccando sull'icona a forma di fulmine di una determinata Sezione, si aprirà il menu delle regole, che ti consente di aggiungerne di nuove o modificare quelle esistenti.

Per modificare una regola, passa il cursore sulla regola e clicca sull'Icona a forma di matita.

Rules in sections.png

Combinazioni di trigger e azioni multiple

Puoi anche usare combinazioni di trigger e/o logica condizionale e azioni multiple per automatizzare le attività di routine.

Puoi usare l'azione eseguita da una regola per attivarne un'altra.

Il numero massimo di regole per progetto è fissato a 50, indipendentemente dalle dimensioni o dal livello del piano.

Regole personalizzate

Trigger

  • Puoi aggiungere fino a 20 trigger per regola personalizzata.
  • Puoi selezionare il trigger più di una volta.
  • Non puoi selezionare i trigger “La data di scadenza si sta avvicinando” o “L'attività è scaduta” per le sottoattività. Per utilizzare uno di questi trigger, devi modificare la regola in modo che venga eseguita per le attività.

Azioni multiple

  • Quando si attivano uno o più trigger, puoi selezionare fino a 20 azioni da eseguire.
  • Non puoi aggiungere la stessa azione più di una volta.

Trigger basati su colonne o Sezioni

I trigger basati su colonne o Sezioni si applicano ai progetti con vista bacheca o ai progetti con sezioni a scomparsa.

Regole dei campi personalizzati

Le regole dei campi personalizzati sono disponibili per tutti i progetti con campi personalizzati. Sono supportati anche i campi personalizzati relativi alle persone.

Nota iconNota

Per sbloccare queste regole, devi prima aggiungere un campo personalizzato al tuo progetto.

Regole nelle aggregazioni

Con le aggregazioni, puoi applicare più regole contemporaneamente. Questo ti consente di standardizzare i processi su larga scala e di apportare aggiornamenti retroattivi ai progetti già in corso.

Aggiornamenti sulle regole non configurate correttamente

Se una regola non viene configurata correttamente (esempio: "Contrassegnata come completata" > Sposta nella colonna "Fatto", e qualcuno cancella la colonna), invieremo un'email al titolare della regola per informarlo dell'errore.

  • Ti invieremo un'email la prima volta che una regola non può essere attivata a causa di un'errata configurazione. Ti invieremo un'altra email solo quando sarà stata corretta ed eseguita con successo almeno una volta prima di essere configurata di nuovo in modo errato.

  • Tutti gli utenti con accesso in sola lettura alla regola in questione possono visualizzarne lo stato corretto.

  • Una volta che avrai modificato la regola configurandola correttamente e salvato gli aggiornamenti, questi avvisi spariranno.

Prezzi

Le regole sono disponibili su tutti i piani a pagamento di Asana. Il generatore di regole personalizzate è disponibile per i livelli Asana Starter, Advanced, Enterprise ed Enterprise+, e piani legacy Business ed Enterprise legacy.

Per gli utenti del livello legacy Premium, è disponibile un sottoinsieme di regole:

  • Sposta nella colonna/Sezione > Contrassegna completata
  • Contrassegna come completata > Sposta nella colonna/Sezione
  • Campo personalizzato modificato > Sposta nella colonna/Sezione
  • Sposta nella colonna/Sezione > Imposta campo personalizzato
  • Campo personalizzato modificato > Contrassegna come completata
  • Contrassegna come completata > Imposta campo personalizzato

Domande frequenti

Come funzionano le regole su Asana?

Le regole automatizzano le attività di routine combinando un trigger (ad esempio, l'impostazione di una data di scadenza) con un'azione (ad esempio, l'assegnazione automatica dell'attività a qualcuno), consentendoti di ottimizzare i flussi di lavoro senza interventi manuali.

Posso modificare una regola dopo averla creata?

Sì, puoi modificare qualsiasi regola cliccando sul menu Personalizza, selezionando la regola nella Sezione Modifica e cliccando su Modifica, ma le modifiche si applicano solo alle attività future e non in modo retroattivo.

Cosa succede quando una regola viene configurata in modo errato?

Asana invia un'email al titolare della regola la prima volta che una regola configurata in modo errato non viene attivata (ad esempio, quando viene eliminata una colonna di riferimento), e tutti gli utenti con accesso in sola lettura possono visualizzarne lo stato fino a quando non viene corretta.

Quante regole posso aggiungere a un singolo progetto?

Puoi aggiungere fino a 50 regole per progetto, indipendentemente dal numero di posti o dal livello del tuo piano, e puoi aggiungere fino a 20 trigger e 20 azioni per regola personalizzata.

 

Note iconNota

Questo articolo è stato tradotto dall’IA.

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