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Automazioni

In questo articolo

Chi può usare questa funzionalità?
StarterAdvancedEnterpriseEnterprise+PremiumBusinessEnterprise legacy

Visita la pagina dei prezzi per maggiori informazioni.

Le automazioni dei portfolio sono disponibili per i livelli Asana Advanced, Enterprise ed Enterprise+.

Le automazioni permettono di ottimizzare la gestione delle attività di routine e creare flussi di lavoro con facilità. Affinché un'automazione funzioni, sono necessari un trigger che attiva l'automazione e un'azione automatica. Per esempio, un'automazione può essere quella di assegnare automaticamente un'attività (azione) quando è impostata una data di scadenza (trigger).

Esplora le automazioni gratuitamente. Inizia una prova gratuita di Asana oggi stesso.

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Creazione di un'automazione

Le automazioni sono disponibili sia nei progetti che nei portfolio. Puoi impostare le automazioni all'interno di progetti e portfolio, consentendoti di automatizzare le azioni chiave e garantire una gestione agevole di più progetti.

Quando crei un'automazione, puoi scegliere tra quelle predefinite nella galleria delle automazioni o crearne una personalizzata. Le automazioni predefinite nella raccolta sono state progettate per gestire scenari comuni di flussi di lavoro. Le automazioni personalizzate ti consentono di creare automazioni su misura per i tuoi processi specifici.

Come creare un'automazione dalla raccolta:

  1. Vai a Personalizza nell'angolo in alto a destra del tuo progetto.
  2. Clicca su Automazioni
  3. Clicca su +Aggiungi
  4. Seleziona un'automazione dalla raccolta o creane una nuova da zero
Nota iconNota

Ogni automazione su Asana ha un proprio URL univoco a cui è possibile accedere direttamente dal browser. Questi URL vengono generati automaticamente quando vengono create le automazioni e rimangono invariati per tutta la durata dell'automazione.

Generatore di automazioni personalizzate

Il generatore di automazioni personalizzate è disponibile per i piani Asana Starter, Advanced, Enterprise ed Enterprise+, e piani legacy Business ed Enterprise legacy. 

 

Per creare un'automazione personalizzata:

  1. Puoi inserire le istruzioni per AI Studio, selezionare Parti da zero o selezionare un'automazione in evidenza.
  2. Clicca sull'icona dell'ingranaggio nell'angolo in alto a destra per gestire le impostazioni aggiuntive.
  3. Clicca su Automazione senza titolo per aggiungere un nome alla tua automazione.
  4. Scegli i trigger e le azioni e aggiungi le condizioni, se necessario.
  5. Clicca su Pubblica.
Nota iconNota

Le automazioni verranno applicate solo al primo livello di sottoattività (vale a dire che non verranno applicate alle sotto-sottoattività, alle sotto-sotto-sottoattività e così via).

Modificare un'automazione

Modifica le tue automazioni in qualsiasi momento tornando al progetto e selezionando quella che desideri aggiornare.

Per modificare un'automazione:

  1. Clicca sul menu Personalizza
  2. Clicca su Automazioni 
  3. Clicca sull'icona con i tre puntini accanto all'automazione che desideri modificare.
  4. Clicca su Modifica
Nota iconNota

Tutte le modifiche che apporti alle tue automazioni verranno applicate solo in futuro. Le modifiche non si applicheranno retroattivamente.

Le automazioni che comportano trigger o azioni esterni, come l'invio di email o messaggi diretti (ad esempio tramite Outlook, Salesforce o Slack), possono essere modificate solo dal creatore dell'automazione, perché i trigger/le azioni esterni vengono autenticati utilizzando le credenziali dell'account del creatore dell'automazione.

Sospensione di un'automazione in corso

Puoi mettere in pausa un'automazione in qualsiasi momento. Clicca sull'interruttore Attiva nell'angolo in alto a destra per mettere in pausa l'automazione. 

Eliminazione di un'automazione

Puoi eliminare un'automazione in qualsiasi momento cliccando sull'automazione in questione dal menu di personalizzazione, cliccando sull'icona con i tre puntini e poi cliccando sul pulsante Elimina.

Impostazioni dell'automazione

Per accedere alle impostazioni delle automazioni, clicca sull'icona dell'ingranaggio in alto a destra nel generatore di automazioni.

A seconda del tipo di automazione, le impostazioni dell'automazione conterranno 3 delle seguenti schede: Generale, Autorizzazioni, AI Studio, AI Teammate.

Nelle impostazioni Generali, puoi gestire il nome dell'automazione. Puoi anche scegliere se l'automazione può essere attivata da altre automazioni e se deve essere eseguita sulle sottoattività.

Trasferimento della responsabilità di un'automazione

Se il titolare originale di un'automazione perde l'accesso al progetto o lascia l'organizzazione, i membri del team con autorizzazioni di modifica possono richiedere il ruolo di titolare dell'automazione. Asana invierà una notifica agli editor del progetto quando le automazioni rimangono senza titolare, semplificando l'identificazione di quelle che richiedono attenzione.

Per richiedere il ruolo di titolare di un'automazione orfana, vai all'automazione nell'elenco delle automazioni del tuo progetto e, nel menu Autorizzazioni, clicca su Diventa titolare. Una volta assunta la responsabilità, potrai modificare l'automazione e ricevere notifiche su eventuali problemi.

Automazioni basate sulle sezioni

Nei piani a pagamento, l'icona a forma di fulmine nelle sezioni indica che un'automazione viene applicata a quella specifica sezione. Queste sono visibili nelle viste elenco e bacheca.

Cliccando sull'icona del fulmine di una determinata sezione, si aprirà il menu delle automazioni, che ti consente di aggiungerne di nuove o modificare quelle esistenti.

Per modificare un'automazione, passa il cursore sull'automazione e clicca sull'icona a forma di matita.

Combinazioni di trigger e azioni multiple

Puoi anche usare combinazioni di trigger e/o logica condizionale e azioni multiple per automatizzare le attività di routine.

Puoi usare l'azione eseguita da un'automazione per attivarne un'altra.

Il numero massimo di automazioni per progetto è fissato a 50, indipendentemente dalle dimensioni o dal livello del piano.

Automazioni personalizzate

Trigger

  • Puoi aggiungere fino a 20 trigger per automazione personalizzata.
  • Puoi selezionare il trigger più di una volta.
  • Non puoi scegliere i trigger La data di scadenza si sta avvicinando o L'attività è scaduta per le sottoattività. Per utilizzare uno di questi trigger, devi modificare l'automazione in modo che venga Applicata alle attività.

Azioni multiple

  • Quando si attivano uno o più trigger, puoi selezionare fino a 20 azioni da eseguire.
  • Non puoi aggiungere la stessa azione più di una volta

Trigger basati su colonne o sezioni

I trigger basati su colonne o sezioni si applicano ai progetti con vista bacheca o ai progetti con sezioni a scomparsa.

Automazioni dei campi personalizzati

Le automazioni dei campi personalizzati sono disponibili per tutti i progetti con campi personalizzati. Sono supportati anche i campi personalizzati relativi alle persone.

Nota iconNota

Per sbloccare queste automazioni, devi prima aggiungere un campo personalizzato al tuo progetto.

Automazioni nelle aggregazioni

Con le aggregazioni, puoi applicare più automazioni contemporaneamente. Questo ti consente di standardizzare i processi su larga scala e di apportare aggiornamenti retroattivi ai progetti già in corso.

Aggiornamenti sulle automazioni non configurate correttamente

Se un'automazione non viene configurata correttamente (esempio: “Contrassegnata come completata” > Sposta nella colonna “Fatto”, e qualcuno cancella la colonna), invieremo un'email al titolare dell'automazione per informarlo dell'errore.

  • Ti invieremo un'email la prima volta che un'automazione non può essere attivata a causa di un'errata configurazione. Ti invieremo un'altra email solo quando sarà stata corretta ed eseguita con successo almeno una volta prima di essere configurata di nuovo in modo errato.

  • Tutti gli utenti con accesso in sola lettura all'automazione in questione possono visualizzarne lo stato corretto.

  • Una volta che avrai modificato l'automazione configurandola correttamente e salvato gli aggiornamenti, questi avvisi spariranno.

Prezzi

Le automazioni sono disponibili in tutti i piani a pagamento di Asana. Il generatore di automazioni personalizzate è disponibile per i piani Asana Starter, Advanced, Enterprise ed Enterprise+, e piani legacy Business ed Enterprise legacy.

Per i clienti del piano precedente Premium, è disponibile un sottoinsieme di automazioni:

  • Sposta nella colonna/sezione > Contrassegna completata
  • Contrassegna come completata > Sposta nella colonna/sezione
  • Campo personalizzato modificato > Sposta nella colonna/sezione
  • Sposta nella colonna/sezione > Imposta campo personalizzato
  • Campo personalizzato modificato > Contrassegna come completata
  • Contrassegna come completata > Imposta campo personalizzato

Domande frequenti

Come funzionano le automazioni su Asana?

Le automazioni automatizzano le attività di routine combinando un trigger (come l'impostazione di una data di scadenza) con un'azione (come l'assegnazione automatica dell'attività a qualcuno), consentendoti di ottimizzare i flussi di lavoro senza interventi manuali.

Posso modificare un'automazione dopo averla creata?

Sì, puoi modificare qualsiasi automazione cliccando sul menu Personalizza, selezionando l'automazione nella sezione Modifica e cliccando su Modifica, anche se le modifiche si applicano solo alle attività future e non retroattivamente.

Cosa succede quando un'automazione non è configurata correttamente?

Asana invia un'email al titolare dell'automazione la prima volta che un'automazione configurata in modo errato non viene attivata (ad esempio, quando viene eliminata una colonna a cui si fa riferimento), e tutti gli utenti con accesso in sola lettura possono visualizzare lo stato dell'automazione fino a quando non viene corretta.

Quante automazioni posso aggiungere a un singolo progetto?

Puoi aggiungere fino a 50 automazioni per progetto, indipendentemente dal numero di posti o dal livello del tuo piano, e puoi aggiungere fino a 20 trigger e 20 azioni per automazione personalizzata.

Note iconNota

Questo articolo è stato tradotto dall’IA.

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