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ルール

この記事の内容

Asana Starter、Advanced、Enterprise、Enterprise+ プラン、および旧プランの Premium、Business、旧 Enterprise でご利用いただけます 。

ポートフォリオルールは、Asana Advanced、Enterprise、およびEnterprise+プランで利用できます。

詳細は料金ページをご確認ください。

ルールを使うことで、ルーチンタスクを合理化し、ワークフローを簡単に構築できます。ルールを機能させるには、ルールを作動させるトリガーと自動的に実行されるアクションが必要です。たとえば、期日が設定されたとき (トリガー) にタスクを自動的に割り当てる (アクション) ルールを作成できます。

ルールを無料でお試しください。今すぐ無料の Asana トライアルを始めましょう。

関連記事:

Asana のルール機能を使ってプロセスをパワーアップさせましょう。Asana でワークフローを自動化する方法をウェビナーでご紹介しています。

ルールの作成

ルールは、プロジェクトとポートフォリオの両方で利用できます。 プロジェクトやポートフォリオ内でルールを設定することで、重要なアクションを自動化し、複数のプロジェクトをスムーズに管理できます。

ルールを作成する際は、ルールギャラリーに用意されている既成のルールから選択する方法と、カスタムルールを作成する方法の 2 種類があります。ギャラリーの構築済みルールは、一般的なワークフローのシナリオに対応するように設計されています。カスタムルールを使用すると、独自のプロセスに合わせたルールを作成できます。

ギャラリーからルールを作成するには、次のことを行います。

  1. プロジェクトの右上にある「カスタマイズ」をクリックします。
  2. 「ルール」をクリックします。
  3. 「+ 追加」をクリックします。
  4. ギャラリーからルールを選択します。
  5. 指定されたパラメーターを入力します。
  6. 「ルールを公開」をクリックします。
ノート iconノート

Asana での各ルールには、ブラウザーから直接アクセスできる専用 URL があります。これらの URL は、ルールの作成時に自動的に生成され、ルールが存在する限り一貫して使用されます。

カスタムルールビルダー

カスタムルールビルダーは、Asana Starter、Advanced、Enterprise、Enterprise+ プラン、および旧プランの Business および旧 Enterprise でご利用いただけます。   

カスタムルールを作成するには、次のことを行います。

  1. プロジェクトの右上にある「カスタマイズ」をクリックします。
  2. 「セクションを追加」で「ルール」をクリックします。
  3. 「カスタムルールを作成」を選択します。
  4. ドロップダウンメニューから「タスクで実行」または「タスクとサブタスクで実行」を選択します。
  5. ルール名を選択します。
  6. 必要に応じて、トリガーとアクションを選択し、条件を追加します。
  7. 「ルールを公開」をクリックします。
ノート iconノート

ルールは最初の階層のサブタスクでのみ実行されます。つまり、ルールはサブタスクのサブタスク、またその下というように深すぎる階層などでは実行されません。

ルールの編集

プロジェクトに戻り、更新するルールを選択すれば、いつでもルールを編集できます。

ルールを編集するには、次のことを行います。

  1. 「カスタマイズ」メニューをクリックします。
  2. 「編集」セクションで、「ルール」をクリックします。
  3. 編集するルールの横にある三点リーダーアイコンをクリックします。
  4. 「編集」をクリックします
ノート iconノート

ルールへの編集は、今後の状態にのみ適用されます。編集内容が遡及的に適用されることはありません。

外部トリガーまたは外部アクション (メールやダイレクトメッセージの送信など、たとえば Outlook、Salesforce、Slack 経由) を含むルールは、ルール作成者のみが編集できます。これは、外部トリガー / 外部アクションがルール作成者のアカウント認証情報を使用して認証されるためです。

ルールの停止

サイドバーのルールをクリックし、「有効」をクリックすると、いつでもルールを停止できます。ルールを再度有効にする場合は、同じ手順に従い、[一時停止中]をクリックします。

ルールの削除

サイドバーのルールをクリックし、「ルールを削除」ボタンをクリックすると、いつでもルールを削除できます。

ルール設定

ルール設定にアクセスするには、ルールビルダーの右上にある歯車アイコンをクリックします。

Rule settings button

ルール設定には、「一般設定」と「権限設定」の 2 つのタブがあります。

Settings 1

「一般設定」では、ルールの名前を管理できます。また、このルールが他のルールによってトリガーされることを許可するかどうか、およびこのルールをサブタスクで実行するかどうかも選択できます。

Settings 2

「権限設定」では、ルールのオーナーを確認し、ルールの編集可能ユーザーの権限を選択できます。

ルールのオーナーシップの移行

ルールの元のオーナーがプロジェクトへのアクセス権を失った場合、または組織を離れた場合、編集権限を持つチームメンバーはルールのオーナーシップを取得できます。ルールが所有者不在の状態になった場合、Asana はプロジェクトの編集可能ユーザーに通知するため、どのルールに対処が必要かを簡単に把握できます。

オーナーのいないルールのオーナーシップを取得するには、プロジェクトのルールリスト内の該当するルールに移動し、「権限」メニューで「オーナーになる」をクリックします。オーナーシップを取得すると、そのルールを編集できるようになり、問題に関する通知も受け取れるようになります。

セクションベースのルール

有料プランでは、セクション内の雷のアイコンは、その特定のセクションにルールが適用されていることを表します。これらはリストビューとボードビューで表示されます。

ルールがトリガーされると、アイコンが動きます。稲妻アイコンをクリックすると、そのセクションのルールメニューが開き、新しいルールを追加したり、既存のルールを編集したりできます。

ルールを編集するには、ルールにカーソルを合わせたときに表示される鉛筆アイコンをクリックします。

Rules in sections.png

トリガーの組み合わせと複数のアクション

また、トリガーの組み合わせ、条件付きロジック、複数のアクションのいずれかまたはすべてを使って、ルーチンタスクを自動化できます。

1 つのルールによって実行されるアクションを使用して、別のルールをトリガーすることができます。

プロジェクトあたりの最大ルール数は、プランのサイズまたはティアに関係なく 50 件に設定されています。

カスタムルール

複数のトリガー

  • 1 つのカスタムルールに最大で20 個のトリガーを追加できます。
  • トリガーは複数回選択できます。
  • サブタスクに対し、「期日の接近」や「タスクの期限超過」トリガーを選択することはできません。これらのトリガーを使用するには、ルールを「タスクで実行」に変更する必要があります。

複数のアクション

  • 1 つ以上のトリガーが発生する場合の結果として起こるアクションを最大で 20 個選択できます。
  • 同じアクションは 1 回しか追加できません。

列またはセクションに基づいたトリガー

列またはセクションに基づいたトリガーは、ボードビューのプロジェクト、または折り畳み可能なセクションが設定されたプロジェクト向けです。

カスタムフィールドルール

カスタムフィールドルールはカスタムフィールドのあるすべてのプロジェクトに適用できます。これにはメンバーカスタムフィールドも含まれます。

ノート iconノート

これらのルールを使用するには、最初にプロジェクトにカスタムフィールドを追加する必要があります。

バンドル内のルール

バンドルを使うと、複数のルールを一度に適用できます。これにより、大規模なプロセスを統一し、すでに進行中のプロジェクトに対して遡及的に更新を適用できるようになります。

構成が正しくないルールに関する更新

ルールの構成が正しくなくなった場合 (例:「タスクの完了」>「『完了』列に移動」というルールで誰かが「完了」列を削除した場合)、ルールのオーナーに修正を求める通知メールが送信されます。

  • トリガーされたルールの構成に問題があり実行できない場合、Asana は最初にそれをメールで通知します。問題が修正されてから 1 回以上正常に実行されたあと、再び構成に問題が発生するまで、メールが再び送信されることはありません。

  • ルールの読み取り権限を持つすべてのユーザーは、そのルールの正しいステータスを確認できます。

  • 構成を修正してルールを更新して更新を保存すると、このような警告は消えます。

料金設定

ルールは、Asana のすべての有料プランでご利用になれます。カスタムルールビルダーは、Asana Starter、Advanced、Enterprise、Enterprise+ プラン、および旧プランの Business および旧 Enterprise でご利用いただけます。

従来の Premium プランのお客様は以下のとおりルールのサブセットを利用できます：

  • セクションへの移動 > 完了にする
  • タスクの完了 > 列/セクションに移動
  • カスタムフィールドの変更 > 列 / セクションに移動
  • 列/セクションへの移動 > カスタムフィールドを設定
  • カスタムフィールドの変更 > 完了にする
  • タスクの完了 > カスタムフィールドを設定

よくある質問

Asana でのルールの仕組みは？

ルールは、トリガー (期日が設定されたときなど) とアクション (タスクを誰かに自動的に割り当てるなど) を組み合わせることでルーチンタスクを自動化し、手作業なしでワークフローを合理化できるようにします。

ルールを作成した後に編集することはできますか？

はい。カスタマイズメニューをクリックし、「編集」セクションで該当するルールを選択して「編集」をクリックすると、どのルールでも編集できます。ただし、変更は将来のタスクにのみ適用され、遡及的に適用されることはありません。

ルールの設定が誤っている場合はどうなりますか？

構成に間違いがあるルールが実行できない場合 (参照されている列が削除された場合など)、Asana は最初にルールオーナーにメールで通知します。ルールの読み取り権限を持つすべてのユーザーは、問題が修正されるまでそのルールのステータスを確認できます。

1 つのプロジェクトに追加できるルールの数:

プランのサイズやティアに関係なく、1 つのプロジェクトに最大で 50 個のルールを追加できます。また、1 つのカスタムルールに最大で 20 個のトリガーと 20 個のアクションを追加できます。

Note iconノート

この記事は AI によって翻訳されています。

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