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Intégrez Salesforce à Asana.

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Si vous recherchez l’application Asana dans Salesforce AppExchange, découvrez-en plus sur le plan de dépréciation dans cette FAQ. À l’avenir, utilisez l’application Salesforce dans l’intégration Asana.

Intégrez Salesforce à Asana pour étendre les composants de base de nos règles à Salesforce, afin d’automatiser les processus entre Salesforce et Asana et de synchroniser les dernières données sur Asana.

Utilisez les règles Asana pour automatiser les tâches de routine. Une règle se compose d’un déclencheur et d’une action, respectivement un événement qui active la règle et une action exécutée par la règle. Par exemple, un déclencheur peut être « Lorsqu’une opportunité est créée dans Salesforce ». Un exemple d’action est Créer une tâche dans un projet Asana spécifique.

Déclenchez les conditions Salesforce pour créer ou mettre à jour des tâches.

Utilisez l’intégration Salesforce dans Asana avec le déclencheur Enregistrement Salesforce créé ou mis à jour, avec de nombreuses conditions personnalisables disponibles. Configurez les règles avec des conditions basées sur les types d’objets Salesforce (par exemple, opportunité, compte) et des valeurs de champ spécifiques parmi les chiffres, les dates et les listes de sélection.

Choisissez parmi 2 déclencheurs Salesforce :

  • Enregistrement créé – Déclenche l’exécution de la règle uniquement si un enregistrement a été créé et répond aux conditions que vous avez définies. Créez un enregistrement est un déclencheur courant pour les processus de réception, comme la création d’une tâche lors de la création d’une VOC.
  • Un enregistrement est créé ou mis à jour – Déclenchez l’exécution de la règle si un enregistrement a été créé ou mis à jour et que les conditions que vous avez définies sont remplies. Utilisez ce déclencheur pour les transferts basés sur les mises à jour de Salesforce, par exemple pour créer une tâche de boîte de réception SE lorsqu’une opportunité atteint l’étape 3.

External triggers

Notez que l’option « Un enregistrement est créé ou mis à jour » est le déclencheur à utiliser pour l’action « Créer une tâche et rester synchronisé ».

Lorsque vous définissez votre déclencheur, spécifiez certaines conditions à remplir simultanément pour que la règle s’exécute. Si la règle est déclenchée par un événement, mais que la condition spécifiée n’est pas remplie, la règle ne s’exécutera pas. Par exemple, pour le déclencheur Un enregistrement Salesforce est créé ou mis à jour, les conditions suivantes sont prises en charge dans le cadre du déclencheur :

  • Conditions d’objet : utilisez tout objet auquel l’utilisateur a accès, par exemple, une opportunité, un compte, un cas, une campagne et des objets personnalisés.
    • Utilisez une condition d’objet sans aucune condition de champ si vous souhaitez que la règle soit déclenchée chaque fois qu’un objet est créé ou mis à jour.
    • Exemple : créez une tâche lorsqu’une opportunité est créée ou mise à jour. Lorsque les champs sont mis à jour et que l’enregistrement est joint à une tâche, synchronisez les champs.
    • Déclencheur = « Enregistrement créé ou mis à jour », l’objet est « Opportunité »
    • Action = « Créer une tâche et synchroniser » avec le numéro CF avec {amount} ET Définir le texte CF avec {opportunity name}
      • Créez l’opportunité A – la tâche A est créée.
      • Mettez à jour l’opportunité A – changement ARR à 12 000 → Sur la tâche A, le champ ARR est mis à jour à 12 000
      • Mettez à jour le nom de l'opportunité A en XYZ – Sur la tâche A, le texte CF est mis à jour en XYZ.
      • Mettez à jour l'opportunité B avec la modification ARR définie sur 9 000 – La tâche B est créée.
  • Conditions de champ : utilisez n'importe quel champ disponible pour l'utilisateur sur un objet, qu'il s'agisse d'un nombre, d'une date ou d'une liste de sélection.
    • Utilisez une condition de champ si vous souhaitez que la règle soit déclenchée à chaque modification de ce champ.
    • Exemple : ajoutez un commentaire lorsqu'un compte a une mise à jour d'activité.
    • Déclencheur = « Enregistrement créé ou mis à jour », l’objet est « Compte », le champ est « Date de la dernière activité ».
    • Action – Ajoutez un commentaire
      • Lorsque le compte lié a une mise à jour de la « Date de la dernière activité », ajoutez un commentaire aux tâches auxquelles le compte est associé.
      • Mettez à jour un champ autre que « Date de la dernière activité » (par exemple, Nom) → Aucune action n’est requise.
  • Conditions de valeur : choisissez une certaine valeur de liste de sélection, par exemple.
    • Utilisez une condition de valeur si vous souhaitez que la règle soit déclenchée lorsque ce champ change et remplit la condition de valeur.

    • Exemple : créez une tâche de révision lorsque la modification de l’ARR de l’opportunité est supérieure à 10 000 $.

    • Déclencheur = « Enregistrement créé ou mis à jour », l'objet est « Opportunité », le champ est « Changement ARR », l'opérateur est « supérieur à », le nombre est « 10 000 »
    • Action – créez une tâche
      • Créez une nouvelle opportunité avec la modification de l’ARR définie sur 11 000 – La tâche est créée
      • Mettez à jour la modification ARR à 12 000 → La tâche est créée
      • Mettez à jour la modification de l’ARR à 9 000 → Aucune action n’est entreprise (la modification du champ ne répond pas aux conditions de déclenchement)
      • Mettez à jour un champ autre que la modification de l’ARR (par exemple, Nom) – Aucune action n’est entreprise

Notez que les conditions sont définies dans le déclencheur Salesforce, c’est-à-dire qu’elles sont couplées au déclencheur. Ne définissez pas de conditions distinctes du déclencheur.

Voir un exemple courant en action dans la section « Créer des tâches pour des étapes d’opportunité spécifiques ».

Utilisez des variables Salesforce dans les règles.

Utilisez Salesforce sur la base de variables de règles. Utilisez une variable pour référencer les données clés d’un déclencheur de règle dans l’action de règle.

Par exemple, si un déclencheur Salesforce est choisi, les actions de la règle peuvent faire référence à l’opportunité Salesforce ARR. Dans les actions de règle telles que Créer une tâche, mappez les champs de l’enregistrement Salesforce à l’aide de variables dynamiques pour remplir le nom de la tâche, la description et les champs personnalisés. Lorsque la règle est déclenchée par un événement dans Salesforce, l’action de la règle extraira la valeur de la variable de Salesforce.

Lors de la configuration d’une action de règle, utilisez les types de champs Salesforce suivants comme variables à intégrer aux champs de tâches Asana.

Sélectionnez le type de champ SalesforceSélectionnez le type de champ Asana.
ChaîneSaisissez le texte (titre de la tâche, description, champ personnalisé, commentaire).
Zone de texteTexte
Choisissez une listeSaisissez du texte.
Date, Date et heureIndiquez la date et l’heure, ainsi que le texte.
DeviseEntrez un nombre, un texte.
Int – utilisez des mots plus courts si possible.Entrez un nombre ou du texte.
Utilisez des mots courts si possible.Indiquez un nombre, un texte.
PourcentageIndiquez un nombre (1 % = 1), texte.
Utilisez une zone de texte enrichie.Utilisez du texte non formaté.

Créez une tâche et synchronisez-la.

Créez une tâche et synchronisez les paires d’actions avec l’enregistrement Salesforce créé ou mis à jour pour activer les mises à jour automatiques des champs Salesforce vers les champs Asana via des actions de règle qui mappent les variables Salesforce. Lorsque les champs Salesforce changent, les tâches Asana correspondantes sont automatiquement mises à jour, garantissant ainsi aux équipes de toujours disposer des informations les plus récentes sans avoir besoin de mises à jour manuelles.

Utilisez l’action « Créer une tâche et rester synchronisé » pour associer un champ Salesforce à un champ Asana. Par exemple, mappez « Nom du compte » à un champ de texte tel que « Nom de la tâche ». Cependant, l’action Créer une tâche et rester synchronisé ne mettra pas à jour une concaténation de texte et de variables, comme « Compte : {Account Name} ».

Configurez l’action Créer une tâche et rester synchronisé

Configurez la règle d’action de synchronisation sur Asana – les administrateurs Salesforce disposent des autorisations requises.

  1. Dans votre projet, cliquez sur le menu Personnaliser.
  2. Cliquez sur + Ajouter une règle.
  3. Sélectionnez le déclencheur Salesforce – enregistrement Salesforce créé ou mis à jour. Consultez la section Conditions de déclenchement Salesforce pour créer ou mettre à jour ci-dessus pour plus de détails.
  4. Sélectionnez l’action Créer une tâche et rester synchronisé.
  5. Associez les champs Salesforce aux champs de tâches et aux champs personnalisés Asana.
  6. Une fois le mappage des champs terminé, cliquez sur Publier.

Créez une règle pour générer une nouvelle tâche sur Asana chaque fois qu’une nouvelle opportunité est créée dans Salesforce, et synchronisez les valeurs des champs d’opportunité Salesforce avec les champs de tâche Asana correspondants.

Mappez

Salesforce in Asana trigger and actions

les champs Nom et Changement ARR de l’opportunité Salesforce aux champs Nom de la tâche et Montant de la tâche Asana, respectivement. Si le nom de l’opportunité est remplacé par XYZ, le titre de la tâche Asana devient automatiquement XYZ. De même, toute modification de la valeur de changement ARR dans Salesforce sera automatiquement reflétée dans le champ Montant de la tâche Asana.

Créez des tâches pour des étapes d’opportunité spécifiques.

Bien que l’action Créer une tâche et rester synchronisé soit utile pour créer des tâches pour toutes les opportunités, créez et synchronisez des tâches uniquement lorsqu’une opportunité atteint une étape spécifique (telle que « Proposition » ou « Négociation »). Configurez deux règles distinctes au lieu d’utiliser l’action prédéfinie.

Utilisez l’approche à deux règles lorsque vous souhaitez –

  • Créez des tâches Asana uniquement pour les opportunités qui atteignent une certaine étape
  • Synchronisez les champs de tâches avec les données Salesforce.
  • Évitez de créer des tâches pour les opportunités à un stade précoce qui pourraient ne pas aboutir.

Important : les champs personnalisés à sélection unique et à sélection multiple ne sont pas pris en charge par la synchronisation des champs Salesforce – Asana.

Règle 1 – Créez une tâche pour une étape spécifique

Créez la tâche initiale lorsqu’une opportunité atteint l’étape cible.

  1. Quand : créez ou mettez à jour un enregistrement (Salesforce)
  2. Dans : Opportunité, l’étape est définie sur [Votre étape cible] (par exemple, Proposition, Négociation)
  3. À faire : créez une tâche (sélectionnez Créer une tâche, ne sélectionnez pas Créer une tâche et rester synchronisé)
  4. Configurez les détails de votre tâche (projet, responsable, nom de la tâche, etc.).
  5. N’ajoutez aucune condition « Vérifier si » pour cette règle.

Règle 2 – Synchronisez les champs entre Salesforce et Asana.

Synchronisez les champs de tâches avec les données Salesforce.

  1. Quand : créez ou mettez à jour un enregistrement (Salesforce).
  2. Dans : Opportunité (ne spécifiez pas de condition d’étape ici)
  3. Action : configurez les mappages de champs
    1. Définissez le champ SFDC 1 sur le champ Asana 1.
    2. Définissez le champ SFDC 2 sur le champ Asana 2.
    3. Ajoutez des mappages supplémentaires si nécessaire.

Configurez un exemple

Pour les opportunités à l’étape de la proposition – enfin.

Règle 1 – Privilégiez les mots courts.

  • Créez ou mettez à jour un enregistrement (Salesforce).
  • Opportunité, définissez l’étape sur Proposition.
  • Créez une tâche dans le projet de tunnel de vente et attribuez-la au propriétaire du compte.

Règle 2 – Privilégiez les mots courts.

  • Quand : créez ou mettez à jour un enregistrement (Salesforce).
  • Dans : Opportunité
  • À faire : définissez le montant de l’opportunité sur les champs personnalisés de la tâche « Valeur de la transaction », définissez la date de clôture sur la date d’échéance de la tâche.

Cette configuration garantit que les tâches ne sont créées que lorsque les opportunités atteignent l'étape « Proposition », tout en synchronisant tous les champs pertinents tout au long du cycle de vie de l'opportunité.

Configurez les exigences

Travaillez avec votre administrateur Salesforce sur les étapes d’installation et reportez-vous à cette documentation plus détaillée du guide d’installation. 

Créez une règle

Créez et enregistrez la règle si les conditions suivantes sont remplies :

  1. Autorisez l’utilisateur via OAuth à accéder à son compte Salesforce.

  2. L’utilisateur dispose des autorisations Salesforce suivantes. Travaillez avec votre administrateur Salesforce pour configurer ces autorisations.

    1. Personnalisez l’application.

    2. Exécutez les processus.

    3. Gérez les processus.

    4. Modifiez les métadonnées via les fonctions de l’API de métadonnées.

    5. Activez l’activation du processus en mode système.

Reliez les enregistrements Salesforce aux tâches Asana.

Associez des enregistrements Salesforce à une tâche Asana si les conditions suivantes sont remplies :

  1. Autorisez l’utilisateur via OAuth à accéder à son compte Salesforce.

  2. Accédez à ces enregistrements spécifiques dans Salesforce.

Communiquez les données en toute sécurité via l’intégration de l’API Salesforce. Utilisez les autorisations utilisateur pour accéder aux données Salesforce associées, conformément au modèle d’autorisations standard d’Asana basé sur l’accès aux tâches.

 

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Cet article a été traduit par l’IA.

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