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Salesforce in Asana の連携

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Salesforce AppExchange の Asana アプリをお探しの場合は、こちらのよくある質問で廃止計画について詳しくご確認ください。今後は、Asana での Salesforce 連携アプリをご利用ください。

Asana での Salesforce 連携により、Asana ルールのコアコンポーネントが Salesforce に拡張されるため、Salesforce と Asana 間のワークフローを自動化し、Asana で最新のデータを常時同期できます。

Asana ルールは、ルーチンタスクを合理化するオートメーションです。ルールは、トリガーとアクションで構成されます。トリガーはルールを作動させるイベントであり、アクションはルールによって実行されるアクションです。トリガーの例としては、「Salesforce で商談が作成されたとき」が挙げられます。アクションの例としては、「特定の Asana プロジェクトのタスクを作成」が挙げられます。

タスクを作成または更新するための Salesforce トリガー条件

Asana での Salesforce 連携では、Salesforce レコードの作成または更新時のトリガーを使用し、カスタマイズ可能な条件を多数用意しています。ルールは、Salesforce のオブジェクトタイプ (商談、取引先など) と、数字、日付、選択リストなどの特定のフィールド値に基づく条件で設定できます。

ユーザーは 2 つの Salesforce トリガーから選択できます。

  • レコードの作成時: レコードが作成され、設定した条件を満たしている場合にのみルールを実行するトリガーです。「レコードの作成時」は、VOC の作成時にタスクを作成するなど、受け付けワークフローでよく使われるトリガーです。
  • レコードの作成または更新時: レコードが作成または更新され、設定した条件が満たされた場合にルールを実行するトリガーです。このトリガーは、Salesforce の更新に基づくハンドオフに使用できます。たとえば、商談がステージ 3 に到達したときに SE 受信トレイのタスクを作成する場合などです。

External triggers

「レコードの作成または更新時」は、「タスクを作成して同期を維持する」アクションに使用すべきトリガーであることに注意してください。

トリガーを設定する際は、ルールを実行するために同時に満たすべき特定の条件を指定できます。ルールがイベントによってトリガーされたものの、指定された条件が満たされていない場合、ルールは実行されません。 たとえば、トリガー「Salesforce レコードの作成または更新時」の場合、トリガーの一部として次の条件がサポートされています。

  • オブジェクト条件: ユーザーがアクセス権を持つすべてのオブジェクト (商談、アカウント、ケース、キャンペーン、カスタムオブジェクトなど) がサポートされています。
    • オブジェクトが作成または更新されるたびにルールをトリガーする場合は、フィールド条件なしでオブジェクト条件を使用します。
    • 例: 商談が作成または更新された場合にタスクを作成する。フィールドが更新され、レコードがタスクに添付された場合、フィールドを同期した状態に保つ
    • トリガー = 「レコードの作成または更新時」、オブジェクトは「商談」
    • アクション = 「タスクを作成して同期」で、数値カスタムフィールドに {amount} を設定し、テキストカスタムフィールドに {opportunity name} を設定
      • 商談 A の作成 → タスク A の作成
      • 商談 A の ARR 変動を 12,000 に更新 → タスク A の ARR フィールドが 12,000 に更新される
      • 商談 A の名前を XYZ に更新 → タスク A のテキストカスタムフィールドが XYZ に更新
      • 商談 B の ARR を 9,000 に更新 → タスク B が作成される
  • フィールド条件: 数値、日付、選択リストのタイプにわたって、オブジェクトでユーザーが利用できるすべてのフィールド。
    • このフィールドが変更されるたびにルールをトリガーさせたい場合は、フィールド条件を使用します。
    • 例: アカウントにアクティビティの更新があるときにコメントを追加
    • トリガー = 「レコードの作成または更新時」、オブジェクトは「アカウント」、フィールドは「最終アクティビティ日」
    • アクション = 「コメントを追加」
      • リンクされたアカウントの「最新のアクティビティ日」が更新されたとき、そのアカウントが接続されているタスクにコメントを追加する
      • 「最新のアクティビティ日」以外のフィールドを更新 (例: 名前) → アクションは実行されませんでした
  • 値の条件: たとえば、特定の選択リストの値。
    • このフィールドが変更され、値の条件を満たしたときにルールをトリガーする場合は、値の条件を使用します。

    • 例: 商談の ARR 変更が > $10,000 に変更されたときにレビュータスクを作成する

    • トリガー = 「レコードの作成または更新」、オブジェクトは「商談」、フィールドは「ARRの変更」、演算子は「より大きい」、数値は「10,000」
    • アクション = "タスクを作成"
      • ARR の変更を 11,000 に設定した新規商談の作成 → タスクの作成
      • ARR 変更額を 12,000 に更新 → タスクの作成
      • ARR の変更を 9,000 に更新 → アクションは実行されません (フィールドの変更はトリガー条件を満たしていません)
      • ARR 変更以外のフィールドを更新 (例: 名前) → アクションは実行されませんでした

条件は Salesforce のトリガー内で設定されることに注意してください。つまり、条件はトリガーと連動しています。トリガーとは別の条件として設定することはできません。

「特定の機会ステージに合わせたタスクの作成」セクションで、よく使われる例をご覧ください。

ルールの Salesforce 変数

Salesforce はルール変数を基盤としています。変数は、ルールアクションでルールトリガーから主要データを参照するための手段です。

たとえば、Salesforce のトリガーが選択されている場合、ルールアクションは Salesforce の商談 ARR を参照できます。「タスクを作成」などのルールアクションでは、動的変数を使用して Salesforce レコードのフィールドをマッピングし、タスク名、説明、カスタムフィールドに入力することができます。Salesforce のイベントによってルールがトリガーされると、ルールアクションは Salesforce から変数の値を取得します。

ルールアクションを設定する際、Asana タスクのフィールドに取り込む変数として、次の Salesforce フィールドタイプを使用できます。

Salesforce フィールドのタイプAsana フィールドのタイプ
文字列テキスト (タスクのタイトル、説明、カスタムフィールド、コメント)
テキストエリアテキスト
選択リストテキスト
日付、日時日付 / 時刻、テキスト
通貨数値、テキスト
Int数値、テキスト
Long数値、テキスト
パーセント数値 (1%=1)、テキスト
リッチテキストエリア未フォーマットのテキスト

タスクを作成して同期を維持するアクション

「タスクを作成して同期を維持する」アクションは、「Salesforce のレコードが作成または更新された場合」トリガーと組み合わされ、Salesforce の変数をマッピングするルールアクションを通じて、Salesforce のフィールドから Asana のフィールドへの自動更新が可能になります。Salesforce のフィールドが変更されると、対応する Asana のタスクが自動的に更新されるため、チームは手動で更新しなくても常に最新の情報を確認できます。

タスクを作成して同期を維持するアクションを使用すると、Salesforce のフィールドは Asana のフィールドと 1 対 1 でマッピングされます。たとえば、「アカウント名」を「タスク名」のようなテキストフィールドに 1 対 1 でマッピングできます。ただし、「アカウント: {Account Name}」のようにテキストと変数が連結されている場合、タスクを作成して同期を維持するアクションでは更新されません。

ステージ固有の商談同期のための 2 つのルールのセットアップ

商談が「提案」や「交渉」などの特定のステージに到達した場合にのみタスクを作成して同期する場合は、プリセットの「タスクを作成して同期を維持する」アクションを使用するのではなく、2 つの個別のルールをセットアップする必要があります。標準のプリセットアクションを使用すると、個々のステージのフィールドが正しく同期されません。

ルール 1: 作成ルール

このルールは、特定のステージの変更を監視し、Asana タスクを作成します。このルールは、機会レコードがターゲット段階に到達したときにトリガーされるように設定することで、パイプラインの適切なタイミングでのみタスクが作成されるようになります。

ルール 2: 同期ルール

このルールは、すべての商談に対してバックグラウンドで実行され、タスクが既にリンクされている場合、商談が次にどのステージに移行するかにかかわらず、フィールドを最新の状態に保ちます。このルールがない場合、最初のタスク作成後、フィールドデータは現在の状態に維持されません。

これら 2 つのルールを組み合わせることで、プリセットアクションの動作を再現しながら、必要なステージ固有のコントロールを提供します。特定の機会ステージでタスクをトリガーする際にフィールド同期が正しく機能するには、両方のルールを設定する必要があります。

「タスクを作成して同期を維持する」アクションのセットアップ方法

Salesforce 管理者には、Asana で同期アクションルールを設定するために必要な権限があります。

  1. プロジェクトで「カスタマイズ」メニューをクリックします。
  2. 「+ ルールを追加」をクリックします。
  3. Salesforce トリガー「Salesforce レコードの作成または更新時」を選択します。詳細については、上記の「作成または更新を行うための Salesforce トリガー条件」のセクションをご覧ください。
  4. アクション「タスクを作成して同期を維持する」を選択します。
  5. Salesforce のフィールドを Asana タスクのフィールドおよびカスタムフィールドに対応付けます
  6. フィールドのマッピングが完了したら、「公開」をクリックします。

Salesforce で新規の商談が作成されるたびに Asana で新規タスクを作成し、Salesforce の商談フィールドの値を対応する Asana タスクのフィールドと同期するように設計されたルールを考えてみましょう。

Salesforce in Asana trigger and actions

Salesforce の商談の「名前」フィールドと「ARR 変更」フィールドは、それぞれ Asana タスクの「タスク名」フィールドと「金額」フィールドにマッピングされます。商談の名前が XYZ に変更されると、Asana タスクのタイトルは自動的に XYZ に変更されます。同様に、Salesforce 内のARR Changeの値が変更されると、Asana タスクのAmountフィールドにも自動的に反映されます。

特定の商談ステージのタスクを作成する

「タスクを作成して同期を維持する」アクションは、すべての商談に対してタスクを作成する場合に便利ですが、商談が特定のステージ (「提案」や「交渉」など) に達した場合にのみタスクを作成して同期することもできます。この場合、プリセットアクションを使用するのではなく、2 つの個別のルールを設定する必要があります。

以下を行う場合は、2 つのルールを使用するアプローチを採用してください。

  • 特定のステージに到達した商談に対してのみ Asana タスクを作成する
  • タスクフィールドを Salesforce のデータと継続して同期する
  • コンバージョンに至らない可能性のある初期段階の商談に対してタスクを作成しない

重要: 単一選択および複数選択のカスタムフィールドは、Salesforce と Asana のフィールド同期ではサポートされていません。

ルール 1: 特定のステージのタスクを作成する

このルールは、商談がターゲットの段階に到達したときに最初のタスクを作成します。

  1. タイミング:レコードの作成または更新時 (Salesforce)
  2. 対象: 商談のステージが [ターゲットステージ] (例: 提案、交渉) に設定されている場合
  3. 実行すること:タスクを作成する(「タスクを作成して同期を維持する」を選択せず、「タスクを作成する」を選択)
  4. タスクの詳細 (プロジェクト、担当者、タスク名など) を設定する
  5. このルールには条件を追加しない

ルール 2: Salesforce と Asana 間でフィールドを同期する

このルールは、タスクフィールドと Salesforce のデータを常に同期させます

  1. タイミング:レコードの作成または更新時 (Salesforce)
  2. 対象:商談(ここではステージ条件を指定しないでください)
  3. 実行アクション: フィールドのマッピングをセットアップする
    1. SFDC フィールド 1 を Asana フィールド 1 に設定する
    2. SFDC フィールド 2 を Asana フィールド 2 に設定
    3. 必要に応じてマッピングを追加

設定例

提案段階の商談向け。

ルール 1:

  • レコードの作成または更新時 (Salesforce)
  • 商談、ステージが「提案」に設定
  • 実行アクション: セールスパイプラインプロジェクトでタスクを作成し、アカウントオーナーに割り当てる

ルール 2:

  • タイミング: レコードの作成または更新時 (Salesforce)
  • 次のプロジェクト内: 商談
  • 実行: 商談金額をタスクのカスタムフィールド「取引額」に設定し、完了日をタスクの期日に設定

この設定により、タスクは商談が「提案」ステージに到達した場合にのみ作成され、商談のライフサイクル全体を通してすべての関連フィールドが同期された状態に保たれます。

セットアップ要件

インストール手順については、Salesforce 管理者のご協力を得て、こちらのより詳細なインストールガイドのドキュメントを参照することをおすすめします。  

ルールの作成

Asana ユーザーは、次の条件を満たす場合、ルールを作成して保存できます。

  1. ユーザーは OAuth 経由で Salesforce アカウントへの認証を行っている。

  2. ユーザーには次の Salesforce 権限があります。Salesforce 管理者のご協力の下、次の権限を設定することをおすすめします。

    1. アプリケーションのカスタマイズ

    2. フローを実行

    3. フローを管理する

    4. メタデータ API 関数を使用してメタデータを変更

    5. システムモードのフローアクティベーションを有効にする

Salesforce レコードを Asana タスクにリンクする

Asana ユーザーが Salesforce のレコードを Asana タスクにリンクできるのは、以下の条件が満たされている場合に限ります。

  1. ユーザーは OAuth 経由で Salesforce アカウントへの認証を行っている。

  2. ユーザーは Salesforce のその特定のレコードへのアクセス権を持っています。

データは Salesforce API 連携を通じて安全に送受信されます。リンクされた Salesforce データにアクセスするためのユーザー権限は、タスクへのアクセスに基づく Asana の標準的な権限モデルに準拠しています。

 

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この記事は AI によって翻訳されています。

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