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Salesforce と Asana を連携してください。

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Salesforce AppExchange で Asana アプリをお探しの場合は、こちらのFAQで廃止計画の詳細をご確認ください。今後は、Salesforce アプリを Asana で連携して使用してください。

Asana で Salesforce と連携することで、ルールの主要な要素を Salesforce に拡張できるため、Salesforce と Asana 間のワークフローを自動化し、最新のデータを Asana で同期できます。

Asana ルールは、ルーチンタスクを効率化するオートメーションです。ルールは、トリガーとアクションで構成されます。トリガーはルールを作動させるイベントであり、アクションはルールによって実行されるアクションです。トリガーの例としては、「Salesforce で商談が作成されたとき」が挙げられます。アクションの例としては、特定の Asana プロジェクトにタスクを作成することが挙げられます。

Salesforce のトリガー条件でタスクを作成または更新してください。

Asana で Salesforce との連携では、「Salesforce のレコードが作成または更新されたとき」というトリガーを使用します。カスタマイズ可能な条件が多数用意されています。ルールは、Salesforce のオブジェクトタイプ (商談、アカウントなど) と、数字、日付、選択リストの特定のフィールド値に基づいて条件を設定してください。

ユーザーは 2 つの Salesforce トリガーから選択してください。

  • レコードの作成時 – レコードが作成され、設定した条件を満たしている場合にのみルールを実行します。「レコードの作成」は、VOC の作成時にタスクを作成するなど、受け付けワークフローでよく使われるトリガーです。
  • レコードの作成または更新時 – レコードが作成または更新され、設定した条件が満たされた場合にルールを実行します。このトリガーは、商談がステージ 3 に達したときに SE 受信トレイタスクを作成するなど、Salesforce の更新に基づいてタスクを引き継ぐ際に使用できます。

External triggers

「レコードの作成または更新」は、「タスクを作成して同期を維持する」アクションに使用するトリガーであることに注意してください。

トリガーを設定する際、ルールを実行するために同時に満たすべき条件を指定してください。イベントによってルールがトリガーされても、指定された条件が満たされていない場合、ルールは実行されません。 たとえば、Salesforceレコードの作成または更新時のトリガーでは、次の条件がトリガーの一部としてサポートされます。

  • オブジェクト条件：ユーザーがアクセスできるオブジェクトはすべてサポートされます。例：商談、アカウント、ケース、キャンペーン、カスタムオブジェクト。
    • オブジェクトが作成または更新されるたびにルールをトリガーするには、フィールド条件なしでオブジェクト条件を使用してください。
    • 例：商談が作成または更新されたら、タスクを作成してください。フィールドが更新され、レコードがタスクに添付されたら、フィールドを同期してください。
    • トリガーを「レコードの作成または更新」に設定し、オブジェクトを「商談」に設定してください。
    • アクション – タスクを作成して、数値カスタムフィールドを {amount} に設定し、テキストカスタムフィールドを {opportunity name} に設定して同期する。
      • 商談 A を作成 – タスク A を作成
      • 商談 A の ARR 変更を 12,000 に更新してください → タスク A の ARR フィールドが 12,000 に更新されます。
      • 商談 A の名前を XYZ に更新してください → タスク A のテキストカスタムフィールドが XYZ に更新されます。
      • 商談 B の ARR を 9,000 に変更して更新してください → タスク B が作成されます
  • フィールド条件：数値、日付、選択リストタイプのオブジェクトでユーザーが利用できるフィールドを指定してください。
    • このフィールドが変更されるたびにルールをトリガーする場合は、フィールド条件を使用してください。
    • 例：アカウントにアクティビティの更新があるときにコメントを追加してください。
    • トリガーを「レコードの作成または更新」に設定し、オブジェクトを「アカウント」に設定し、フィールドを「最終アクティビティ日」に設定してください。
    • アクションを「コメントを追加」に設定してください。
      • リンクされたアカウントの「最終アクティビティ日」が更新されたら、そのアカウントが関連付けられているタスクにコメントを追加してください。
      • 「最終アクティビティ日」以外のフィールドを更新してください（例：名前） → アクションは実行されません。
  • 値の条件：たとえば、特定の選択リストの値を指定してください。
    • このフィールドが変更され、値の条件を満たしたときにルールをトリガーする場合は、値の条件を使用してください。

    • 例: 商談の ARR の変更が 10,000 ドルを超えたら、レビュータスクを作成してください。

    • トリガー = 「レコードの作成または更新」、オブジェクトは「商談」、フィールドは「ARRの変更」、演算子は「より大きい」、数値は「10,000」
    • アクションを「タスクを作成」に設定してください。
      • ARR の変更を 11,000 に設定して新しい商談を作成してください → タスクが作成されます
      • ARR の変更を 12,000 に更新してください → タスクが作成されます
      • ARR の変更を 9,000 に更新してください → アクションは実行されません (フィールドの変更がトリガー条件を満たしていません)。
      • ARR 以外のフィールドを更新してください (例: 名前） → アクションは実行されません。

条件は Salesforce のトリガー内で設定されます。つまり、トリガーと連携しています。トリガーとは別の条件として設定することはできません。

「特定の商談ステージに対するタスクを作成する」セクションで、よく使われる例をご覧ください。

ルール内の Salesforce の変数を使用してください。

Salesforce はルール変数を基に構築します。変数を使用して、ルールアクションでルールのトリガーから主要なデータを参照してください。

たとえば、Salesforce のトリガーを選択した場合、ルールアクションは Salesforce の商談 ARR を参照できます。「タスクを作成」のようなルールアクションでは、動的変数を使用して Salesforce のレコードのフィールドをマッピングし、タスク名、説明、カスタムフィールドに入力してください。Salesforce のイベントによってルールがトリガーされると、ルールアクションは Salesforce から変数の値を取得します。

ルールアクションを設定する際、以下の Salesforce フィールドタイプを変数として Asana タスクのフィールドに取り込みます。

Salesforce のフィールドタイプを選択してください。Asana フィールドの種類を選択してください。
文字列を使用してください。テキスト (タスクのタイトル、説明、カスタムフィールド、コメント) を入力してください。
テキストエリアを使用してください。テキストを入力してください。
選択リストを選択してください。テキストを入力してください。
日付、日時を入力してください。日付、時刻、テキストを入力してください。
通貨を選択してください。数字、テキストを入力してください。
Intを使用してください。数字、テキストを入力してください。
長いものを選択してください。数字、テキストを入力してください。
パーセントを使用してください。数字（1%＝1）、テキストを入力してください。
リッチテキストエリアを使用してください。未フォーマットのテキストを使用してください。

タスクを作成し、同期を維持してください。

「タスクを作成して同期を維持」アクションは、「Salesforce のレコードが作成または更新されたら」トリガーと組み合わせて使用します。これにより、Salesforce の変数をマッピングするルールアクションを通じて、Salesforce のフィールドから Asana のフィールドへの自動更新が可能になります。Salesforce のフィールドが変更されると、対応する Asana タスクが自動的に更新されるため、チームは手動で更新することなく、常に最新の情報を得られます。

タスクを作成して同期を維持するアクションを使用すると、Salesforce のフィールドが Asana のフィールドと 1 対 1 でマッピングされます。たとえば、「アカウント名」を「タスク名」のようなテキストフィールドに 1 対 1 でマッピングできます。ただし、「タスクを作成して同期を維持する」アクションでは、「アカウント: {アカウント名}」のように、テキストと変数を連結したものを更新することはできません。

「タスクを作成して同期を維持」アクションを設定する方法

Salesforce 管理者は、Asana で同期アクションルールを設定するために必要な権限を持っています。

  1. プロジェクトで「カスタマイズ」メニューをクリックしてください。
  2. 「+ ルールを追加」をクリックしてください。
  3. Salesforce のトリガー「Salesforce レコードの作成または更新時」を選択してください。詳細については、上記の「Salesforce のトリガー条件を作成または更新する」セクションを参照してください。
  4. 「タスクを作成して同期を維持」アクションを選択してください。
  5. Salesforce のフィールドを Asana タスクのフィールドとカスタムフィールドにマッピングしてください。
  6. フィールドのマッピングが完了したら、「公開」をクリックしてください。

Salesforce で新しい商談が作成されるたびに Asana で新しいタスクを作成し、Salesforce の商談フィールドの値を対応する Asana タスクのフィールドと同期するルールを検討してください。

Salesforce

Salesforce in Asana trigger and actions

の商談の「名前」フィールドと「ARR 変更」フィールドは、それぞれ Asana タスクの「タスク名」フィールドと「金額」フィールドにマッピングしてください。商談の名前が XYZ に変更されると、Asana タスクのタイトルも自動的に XYZ に変更してください。同様に、Salesforce 内でARR 変更の値を変更すると、Asana タスクの金額フィールドに自動的に反映されます。

特定の商談ステージのタスクを作成してください。

「タスクを作成して同期を維持する」アクションは、すべての商談に対してタスクを作成するのに便利ですが、商談が特定のステージ (「提案」や「交渉」など) に達したときにのみタスクを作成して同期することもできます。この場合、プリセットアクションを使用するのではなく、2 つの個別のルールを設定してください。

以下の場合は、2 つのルールを使用してください。

  • 特定のステージに到達した商談に対してのみ Asana タスクを作成してください。
  • タスクフィールドを Salesforce のデータと同期させてください。
  • コンバージョンにつながらない可能性のある初期段階の商談に対してタスクを作成しないでください。

重要：単一選択および複数選択のカスタムフィールドは、Salesforce と Asana のフィールド同期ではサポートされていません。

ルール 1: 特定のステージのタスクを作成してください。

このルールは、商談がターゲットステージに到達したときに最初のタスクを作成します。

  1. タイミング：レコードの作成または更新時（Salesforce）
  2. 場所: 商談、ステージを [ターゲットステージ」に設定 (例: 提案、交渉)
  3. 実行するアクション:タスクを作成する(「タスクを作成」を選択し、「タスクを作成して同期を維持」は選択しないでください)
  4. タスクの詳細 (プロジェクト、担当者、タスク名など) を設定してください。
  5. このルールに「条件」を追加しないでください。

ルール 2: Salesforce と Asana のフィールドを同期してください。

このルールは、タスクフィールドを Salesforce のデータと同期させます。

  1. タイミング：レコードの作成または更新時（Salesforce）
  2. 対象:商談(ここではステージ条件を指定しないでください)
  3. 実行：フィールドのマッピングを設定してください。
    1. SFDC フィールド 1 を Asana フィールド 1 に設定してください。
    2. SFDC フィールド 2 を Asana フィールド 2 に設定してください。
    3. 必要に応じてマッピングを追加してください。

設定例をご覧ください。

提案ステージの商談に適用してください。

ルール 1 – 短い単語を優先してください。

  • レコードの作成または更新時 (Salesforce)
  • 商談ステージを提案に設定してください。
  • 実行アクション：セールスパイプラインプロジェクトでタスクを作成し、アカウントオーナーに割り当ててください。

ルール 2 – 短い単語を優先してください。

  • レコードの作成または更新時（Salesforce）
  • 商談内で行うこと。
  • 実行：商談の金額をタスクのカスタムフィールド「取引額」に設定し、完了日をタスクの期日に設定してください。

この設定により、商談が「提案」ステージに到達したときにのみタスクが作成され、商談のライフサイクル全体を通じて関連するすべてのフィールドが同期されます。

セットアップ要件を確認してください。

インストール手順については Salesforce 管理者に相談し、このより詳細なインストールガイドのドキュメントを参照してください。  

ルールを作成してください。

Asana ユーザーは、次の条件を満たす場合、ルールを作成して保存してください。

  1. ユーザーは OAuth を介して Salesforce アカウントへのアクセスを許可してください。

  2. ユーザーは次の Salesforce 権限を持っていること。Salesforce 管理者と協力して、次の権限を設定してください。

    1. アプリケーションをカスタマイズしてください。

    2. フローを実行してください。

    3. フローを管理してください。

    4. メタデータ API 関数を使用してメタデータを変更してください。

    5. システムモードのフローアクティベーションを有効にしてください。

Salesforce のレコードを Asana のタスクにリンクしてください。

Asana ユーザーは、次の条件が満たされている場合、Salesforce のレコードを Asana タスクにリンクしてください。

  1. ユーザーは OAuth を介して Salesforce アカウントへのアクセスを許可してください。

  2. ユーザーは Salesforce の特定のレコードにアクセスできること。

Salesforce API 連携を介してデータを安全に送信してください。リンクされた Salesforce のデータにアクセスするためのユーザー権限は、タスクへのアクセスに基づく Asana の標準的な権限モデルに従ってください。

 

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この記事は AI によって翻訳されています。

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