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可在 Asana Starter AdvancedEnterpriseEnterprise+ 層級,以及舊版層級 Premium 版、Business 版及舊版 Enterprise 版中使用。

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智慧匯入可讓您使用 Asana AI 快速將文件轉換為任務和專案。匯入試算表、簡報和 PDF 等檔案,Asana AI 會分析內容,以產生結構化的任務或專案。

專案的智慧匯入

智慧匯入將根據您匯入的內容自動產生包含任務、區段和自訂欄位的專案。您可以在完成專案建立之前預覽和修改結構。

專案的智慧匯入可讓您從匯入的檔案 (CSV、PDF、DOCX、XLSX、PPTX、TXT、JPEG 和 PNG) 建立結構良好的專案,讓您在 Asana 中更輕鬆、更快速地建立專案。

智慧專案將根據您匯入的內容自動產生包含任務、區段和自訂欄位的專案。您可以在完成專案建立之前預覽和修改結構。

注意 icon注意

您的網域中必須啟用附件才能使用智慧匯入。

建立專案

若要使用智慧匯入建立專案,請選擇空白專案匯入檔案

建立新專案

如果您選擇空白專案,請新增專案名稱,然後會出現使用 AI 設定專案選項。接著,點選設定

在下一個畫面中,新增專案名稱、團隊和隱私設定。接著,點選選擇要匯入的檔案

選擇檔案後,您可以選擇直接匯入使用 AI 匯入。若要使用智慧匯入,請選擇使用 AI 匯入

接著,您可以為需要關注的區域、格式化任務或使用特定語調提供智慧匯入指示。完成後,請按一下繼續

指示可以使上傳流程更有效率。以下是您可以提供的幾個指示範例:

  • 僅從檔案的特定部分匯入內容。範例:「僅從試算表中匯入『概觀』工作表」。如果您的檔案非常大,這會特別有用。
  • 匯入符合特定條件的任務。例如,「僅限 1 月到期的任務」或「僅限『規劃』區段中的任務」。
  • 以特定方式格式化專案。範例:「建立優先順序的自訂欄位」、「為每個 X 建立一個任務」。範例:「為每位參與者/預算月份建立一個任務。」

如果您選擇匯入檔案,請選擇一個檔案或將其拖放到視窗中。然後,您可以為 AI 提供更多指示。

注意 icon注意

僅可使用 CSV、PDF、DOCX、XLSX、PPTX、TXT、JPEG 和 PNG 檔案。

產生預覽

產生預覽後,您可以移除、新增、重新排列或重新命名區段。Asana AI 將根據區段建立任務。完成編輯後,請點選建立專案

注意 icon注意
預覽將顯示為專案建立的所有區段,但僅顯示部分任務,以便您瞭解最終結果的樣子。自訂欄位不會顯示在預覽中,但會新增至專案。

在智慧匯入中編輯區段

任務的智慧匯入

智慧匯入可讓您使用 Asana AI 匯入文件,並快速將其轉換為任務。您可以從不同的檔案 (例如試算表、簡介、簡報或從您管理工作的其他工具中匯出的檔案) 匯入您的工作,協助您節省時間,並將待辦事項整合於一處。

匯入檔案

若要匯入檔案:

  1. 開啟專案中的動作功能表
  2. 按一下匯入
  3. 選擇任何檔案

畫面上會出現彈出式視窗。您可以在此處選擇檔案、拖放檔案,或在不支援檔案時按一下「改為貼上文字」,以貼上原始文字。

彈出以提供 AI 指令

提供 AI 指令方塊中,您可以為需要關注的區域、格式化任務或使用特定語氣提供智慧匯入指令。

範例:

  • 重點區域:僅從提供的文件中的特定區段建立任務。
  • 格式:使用特定格式來命名任務。
  • 語氣:使用適合 IT 團隊的語言。
注意 icon注意

僅可使用 CSV、PDF、DOCX、XLSX、PPTX 和 TXT 檔案。

智慧匯入完成資訊分析後,會顯示新視窗,向您展示其建立的任務。

選擇任務

您可在此處編輯任務標題、截止日期和指派對象。您還可以勾選要新增的任務的核取方塊。

完成編輯後,按一下新增,您的任務就會新增至您的專案。

將任務匯入「我的任務」

您可以在「我的任務」中使用智慧匯入。

在我的任務中智慧匯入任務

若要在「我的任務」中使用智慧匯入:

  1. 點選「我的任務」中的動作下拉式選單
  2. 點選透過 AI 新增任務

上傳良好檔案的提示

如果您使用其他工具,可以從這些工具中匯出檔案,並將其匯入 Asana。請遵循以下提示,確保您上傳至 Asana 的檔案能為您提供最佳結果。

Asana AI 將透過兩種主要方式分析您的文件:

  1. 它會合成檔案中的資訊,以便智慧地預測並建立相關任務
  2. 它會尋找明確的任務,例如「里程碑」或「待辦事項」區段中的項目

為了獲得最佳結果,我們建議您:

  • 使用小於 25MB 的清晰、結構良好的文件,以便更好地擷取任務。如果您的文件中預計有超過 50 個任務,請考慮拆分文件。
  • 包含具有清晰標題的區段或標籤頁,例如「行動項目」或「後續步驟」,並在擷取說明中指定這些內容
  • 提供特定的 AI 說明,以獲得更量身定制的結果。範例:
    • 重點領域:僅從提供的文件中的特定區段建立任務。
    • 格式:使用特定格式來命名任務。
    • 語氣:使用適合 IT 團隊的語言。

 

圖片

Note icon注意

This article has been AI-translated.

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Asana 中的智慧匯入