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Configurar el complemento de registros de horas y presupuestos

En este artículo

¿Quién puede usar este complemento?
StarterAdvancedEnterpriseEnterprise+

Visita nuestra página de precios para obtener más información.

Disponible como complemento para los planes Starter , Advanced, Enterprise y Enterprise+.

El complemento de registros de horas y presupuestos de Asana te permite realizar un seguimiento del tiempo real dedicado al trabajo, proyectar y monitorear los costos y los ingresos facturables, y garantizar una facturación y liquidación oportunas y precisas.

Al utilizar el complemento, tus equipos estarán capacitados para mejorar la alineación, aumentar la visibilidad y maximizar el impacto.

Nota iconNota

Los clientes pueden probar el complemento con una prueba de autoservicio de 14 días. 

Artículos relacionados

Se incluye en el complemento

Función

Descripción

Registros de horas

Las plantillas de registro de horas te ayudan a dar seguimiento al progreso y a mejorar la eficiencia gracias a datos de tiempo precisos. Con las plantillas para registro de horas, puedes registrar en qué dedicas tu tiempo durante un período determinado en varios flujos de trabajo.


Los remitentes de tiempo pueden completar y enviar los registros de horas para que los revisores de tiempo los revisen o aprueben.

Presupuestos

Planifica y supervisa los presupuestos de los proyectos para mantenerte al tanto de su estado.

Tarifas de los usuarios

Establece tarifas para los usuarios de cada proyecto para que se incluyan automáticamente en los presupuestos de los proyectos.

Informes de tiempo y costos

Genera informes sobre las entradas de tiempo subyacentes por tiempo o por costo, incluida la comparación de los valores estimados con los valores reales.

Mejoras en las vistas de gestión de recursos

Consulta los costos en las vistas de gestión de recursos a las que el usuario tiene acceso como parte de su licencia de gestión del trabajo colaborativo, como el plan de capacidad productiva, los marcadores de posición y la gestión de recursos universal (Enterprise y Enterprise+) y la gestión de recursos de proyectos y portafolios (Advanced, Enterprise y Enterprise+). Visualiza el tiempo en función del único proyecto seleccionado en la gestión de recursos.

Mejoras en el seguimiento del tiempo (web y tecnología móvil)

Acceso a campos adicionales en el seguimiento del tiempo para facilitar la entrada de tiempo exacta, la supervisión y la facturación, como facturable/no facturable, un único proyecto para la asignación de tiempo y la descripción.

Ajustes del administrador

Los administradores pueden personalizar la funcionalidad de Registros de horas y presupuestos para tu organización en la Consola del administrador

¿Qué organizaciones pueden comprar este complemento? 

Se puede agregar una licencia del complemento de Registros de horas y presupuestos a cualquier licencia de usuario Starter, Advanced, Enterprise y Enterprise+. Para acceder al complemento después de la compra, un administrador debe asignar al usuario una licencia en la Consola del administrador. Para comprar el Complemento, debes comunicarte con tu representante de Ventas de Asana o comunicarte directamente con el equipo de Ventas.

Prueba del complemento

El complemento de Registros de horas y presupuestos (TBAO) permite a los clientes de pago existentes probar el complemento con una prueba de autoservicio de 14 días. Los administradores o los responsables de la cuenta pueden iniciar la prueba desde la consola del administrador. Mientras la versión de prueba esté activa, todos los miembros de tu dominio tendrán acceso automáticamente, por lo que los administradores no necesitan asignar licencias una por una.

Gestionar licencias y asignar roles de licencia

Los administradores de dominio, superadministradores y administradores de división pueden asignar licencias y designar roles de usuario para el complemento.

Los registros de horas tienen dos roles principales para garantizar un flujo de trabajo preciso: el remitente de tiempo y el revisor de tiempo.

  • Un remitente de tiempo es un miembro individual del equipo que hace seguimiento de sus horas de trabajo en relación con tareas y proyectos específicos en Asana. Todos los usuarios con una licencia del complemento de Registros de horas y presupuestos son automáticamente remitentes de tiempo.
  • Un revisor de tiempo es una designación especial que se puede agregar a la licencia de una persona.  Por lo general, estos usuarios son jefes o supervisores responsables de revisar los registros de horas enviados por los miembros de su equipo. Verifican la exactitud de las horas registradas y, posteriormente, pueden aprobar o rechazar la planilla enviada.

Gestionar licencias de forma manual y asignarles roles

Para asignar licencias de forma manual:

  1. Dirígete a la Consola del administrador
  2. Haz clic en la pestaña Miembros.
  3. Selecciona Registros de horas y presupuestos en el menú desplegable de la columna de complementos junto al nombre de un usuario

Para designar de forma manual los roles de Revisor de tiempo:

  1. Haz clic en el ícono de los tres puntos que se encuentra junto al nombre del usuario
  2. Haz clic en Perfil
  3. Desplázate hacia abajo hasta Gestión de registros de horas
  4. Haz clic en el ícono de Revisor
  5. Selecciona el usuario que deseas asignar como Revisor de tiempo
    1. Nota: Si el usuario que selecciones como Revisor aún no tiene una licencia de complemento, se le asignará una cuando se le seleccione como revisor.
Nota iconNota

Solo los administradores y los superadministradores pueden asignar revisores de tiempo en la Consola del administrador.

Gestionar licencias de forma masiva y asignarles roles

Para otorgar licencias y asignar revisores de tiempo de forma masiva:

  1. Dirígete a la Consola del administrador > Usuarios > Planillas de horas y presupuestos
  2. En la cuadrícula de usuarios, selecciona las casillas de verificación junto a los usuarios a los que deseas asignar un Revisor de tiempo
  3. Haz clic en la barra de herramientas de acciones masivas que aparece
  4. Selecciona el Revisor de tiempo que deseas asignar
  5. Haz clic en Asignar para confirmar

Ahora se actualizará el Revisor de tiempo de los usuarios seleccionados. Esta función de asignación masiva funciona tanto para la configuración inicial como para los cambios continuos en la gestión de los revisores.

También puedes cargar una plantilla CSV finalizada desde la Consola del administrador. En el archivo CSV, primero agrega el complemento de Registros de horas y presupuestos a cada remitente y revisor en la columna de complementos. Con este paso, se asigna la licencia. A continuación, ingresa la dirección de email de un único revisor designado en la columna Revisor para cada usuario. 

  1. Haz clic en el ícono de tu perfil y selecciona Consola del administrador.
  2. Abre la pestaña Miembros.
  3. Haz clic en el menú desplegable Importar/exportar archivo CSV
  4. Selecciona Exportar CSV
  5. Agrega el término Registros de horas y presupuestos en la columna Complementos junto a cualquier persona a la que desees otorgar acceso. Consulta la imagen a continuación.
  6. Importa el archivo CSV con el botón Importar CVS situado en la parte superior derecha de la pestaña Miembros.
  7. Recibirás una notificación cuando finalice la importación

Ajustes de la Consola del administrador

Para acceder a los ajustes de los registros de horas y la asignación de recursos en la Consola del administrador, sigue estos pasos:

  1. Haz clic en tu foto de perfil.
  2. Selecciona la Consola del administrador
  3. Haz clic en Ajustes en el menú lateral
  4. Desplázate hacia abajo hasta Registros de horas y asignación de recursos

Verás los siguientes ajustes:

  • Habilitar el seguimiento del tiempo: controla si los campos de Tiempo estimado y Tiempo real se muestran en las tareas y los proyectos.
  • Habilitar el tiempo facturable: activa el estado Facturable para las entradas de tiempo, lo que les permite a los usuarios marcar sus horas registradas como facturables o no facturables.
  • Facturable de manera predeterminada: establece el estado de facturación predeterminado (facturable o no facturable) para todas las nuevas entradas de tiempo que se creen en tu dominio.
  • Moneda del presupuesto del proyecto: selecciona la moneda predeterminada que se utilizará para todos los presupuestos del proyecto.
  • Proceso de aprobación de registros de horas: configura el flujo de trabajo de los registros de horas. Puedes elegir un proceso de aprobación simple (En borrador/Enviar) o completo (En borrador/Enviar/Aprobar/Rechazar).
  • Categorías de tiempo: aplica una etiqueta uniforme a cada entrada de tiempo. Los administradores pueden crear las opciones de categorías y los compañeros de equipo seleccionan una categoría cuando registran el tiempo. 
  • Bloquear entradas de tiempo anteriores: bloquea automáticamente las entradas de tiempo después de un número determinado de semanas, lo que evita que las editen personas que no sean administradores.
  • Vistas de recursos (plan de capacidad productiva y gestión de recursos): controla el acceso a las funciones de gestión de recursos. Puedes activar todas las funciones (planes de capacidad productiva y gestión de recursos) o proporcionar un acceso más limitado a las vistas de gestión de recursos dentro de los proyectos y portafolios.
  • Trabajo general en el proyecto: controla si los usuarios pueden registrar el tiempo directamente en un proyecto sin seleccionar una tarea específica.
  • Registro de tiempo en el futuro: controla hasta qué punto en el futuro se permite a los usuarios registrar el tiempo.
  • Recordatorios de envío: controla cuándo los usuarios reciben recordatorios semanales para que envíen sus registros de horas.

Tanto los superadministradores como los administradores pueden ver estos ajustes, pero solo los superadministradores pueden editarlos. Para obtener más detalles sobre estos permisos, consulta Roles de administrador y superadministrador en Asana.

Permisos y control de acceso para los registros de horas

Para garantizar la precisión e integridad de los datos, el complemento de registros de horas y presupuestos aplica permisos de edición específicos en función del ciclo de vida de un registro de horas. A medida que un registro de horas pasa de En borrador a Enviado y, finalmente, a Aprobado, la posibilidad de editar las entradas de tiempo se vuelve más restringida.

Restricciones de edición por estado

  • En borrador: tanto la persona que envía el registro (remitente) como el revisor que se le asignó pueden crear, editar o eliminar entradas de tiempo.
  • Enviado: una vez que se envía un registro de horas, el remitente queda bloqueado en modo de solo lectura para evitar que se realicen cambios durante el proceso de revisión. El revisor conserva la posibilidad de editar o eliminar entradas para realizar las correcciones necesarias antes de la aprobación.
  • Aprobado: una vez aprobado, el registro de horas queda bloqueado tanto para el remitente como para el revisor. Ninguno de los dos puede modificar el registro histórico a menos que se retire la aprobación.

Anulación por parte del administrador: los administradores y los superadministradores del dominio tienen permisos ilimitados para ver, editar o eliminar entradas de tiempo, independientemente de su estado. Esto garantiza que los registros históricos puedan corregirse incluso después de la aprobación.

Revocación y modificación del estado

Si un registro de horas está bloqueado debido a su estado, los remitentes y los revisores pueden utilizar la opción Retirar para revertir el estado y recuperar el acceso de edición.

  • Retirar el envío: si un remitente se da cuenta de que cometió un error, puede seleccionar Retirar en un registro de horas enviado. De este modo, el registro de horas vuelve al estado En borrador, lo que le permite editar las entradas antes de volver a enviarlo. Nota: El remitente no puede revocar un envío una vez que se haya Aprobado.
  • Retirar aprobación: los revisores pueden seleccionar Retirar en un registro de horas Aprobado para deshacer la aprobación. Esto permite realizar correcciones después de la aprobación en caso de que se descubra un error posteriormente.
  • Volver a enviar registros de horas rechazados: los revisores tienen la posibilidad de Volver a enviar un registro de horas que se haya rechazado anteriormente, lo que agiliza el flujo de trabajo si se realizaron las correcciones necesarias.

Actividad del estado del registro de horas Para garantizar la transparencia y la responsabilidad, todos los cambios de estado, incluidos los envíos, las aprobaciones, los rechazos y los retiros, se registran en el historial de actividad del estado del registro de horas.

Requisitos de visibilidad del administrador

Si bien los administradores y los superadministradores del dominio cuentan con capacidades de anulación para realizar ediciones, no tienen visibilidad automática de la vista Personal del registro de horas de cada usuario.

Nota iconNota

Los administradores y los superadministradores solo pueden ver los registros de horas de un usuario si cuentan con una licencia para el complemento de Registros de horas y presupuestos y si se les designó como Revisores de tiempo de dicho usuario.

Preguntas frecuentes

¿Qué planes de Asana admiten el complemento de registros de horas y presupuestos?

El complemento de Registros de horas y presupuestos está disponible para los planes Starter, Advanced, Enterprise y Enterprise+.

¿Cuál es la diferencia entre un remitente de tiempo y un revisor de tiempo?

Un remitente de tiempo hace seguimiento de sus horas de trabajo en relación con tareas y proyectos (todos los usuarios con la licencia del complemento son en automático remitentes de tiempo), mientras que un revisor de tiempo suele ser un gerente o supervisor que examina, verifica y aprueba o rechaza los registros de horas enviados.

¿Los administradores pueden ver todas las planillas de horas de su organización?

Los administradores y los superadministradores solo pueden ver los registros de horas de un usuario si cuentan con una licencia para el complemento de registros de horas y presupuestos y si se les designó como revisores de tiempo de dicho usuario.

¿Los remitentes de tiempo pueden editar sus registros de horas después de enviarlos?

Una vez que se envía un registro de horas, el remitente queda bloqueado en modo de solo lectura, pero puede revocar el envío para que vuelva al estado de En borrador y pueda editarlo antes de volver a enviarlo (nota: no se puede revocar un envío una vez que se haya aprobado).

Note iconNota

Este artículo se tradujo con IA.

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