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Permisos de la tarea

En este artículo

¿Quién puede usar esta función?
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En Asana, el acceso a una tarea es contextual y existen diferentes situaciones que afectan quién puede acceder a una tarea. Este artículo explica cómo identificar los ajustes de permisos de una tarea y cómo proporcionar o limitar el acceso a una tarea.

TareaAccesible para
Tarea privadaSolo colaboradores de la tarea
Tarea públicaTodos los miembros de la organización

Tarea en un proyecto privado para los miembros

Colaboradores de la tarea y miembros del proyecto
Tarea en un proyecto solo para el equipo Colaboradores de la tarea, miembros del proyecto y miembros del equipo
Tarea en un proyecto compartido con la organización Colaboradores de la tarea, miembros del proyecto, miembros del equipo y miembros de la organización

Tareas privadas

Solo los colaboradores pueden ver las tareas privadas que no pertenecen a ningún proyecto. Un banner en la parte superior y el campo de proyecto muestran la información de privacidad y la asociación del proyecto. Las tareas creadas en Mis tareas son privadas de forma predeterminada.

A continuación, se muestra un ejemplo de una tarea privada sin asociación de proyecto, visible solo para los colaboradores.

Para otorgar acceso a tareas privadas, haz pública la tarea, agrégala a un proyecto con otros miembros o agrega a alguien como colaborador. Antes de agregar la tarea a un proyecto, asegúrate de verificar los permisos del proyecto.

Para limitar el acceso a una tarea, quítala de cualquier proyecto, quita a todos los colaboradores o hazla privada. No te quites a ti mismo como colaborador de la tarea, de lo contrario perderás el acceso a la misma.

 

Tareas públicas

Las tareas públicas son visibles para todos los miembros de tu organización. El campo del proyecto indica si la tarea pertenece a un proyecto.

Capacidades del nivel de acceso a las tareas

Tu capacidad para interactuar con una tarea se deriva principalmente de tu nivel de membresía en el proyecto.

1. Permisos según el proyecto

Si una tarea está en un proyecto, tu rol a nivel de proyecto determina tus permisos para la tarea:

  • Editores del proyecto: pueden modificar todos los campos de la tarea, incluidos el título, la descripción y los campos personalizados.
  • Solo para comentar en el proyecto: pueden publicar comentarios y archivos adjuntos. Por lo general, no pueden editar los detalles de la tarea a menos que se les asigne la tarea (consulta Elevación de tarea asignada a continuación).
  • Colaboradores con acceso de solo lectura del proyecto: pueden ver la tarea, pero no pueden editarla ni comentar en ella.

2. Colaborador de la tarea predeterminado (nivel de acceso predeterminado de la tarea)

Los proyectos se pueden configurar para establecer un nivel de acceso predeterminado para los colaboradores de la tarea.

  • Puede editar: los colaboradores agregados a una tarea tienen predeterminados todos los derechos de edición.
  • Pueden comentar: los colaboradores agregados a una tarea tienen predeterminados los permisos solo para comentar.
  • Los administradores pueden ajustar esto en los Ajustes del proyecto en la pestaña “Permisos”.

Reglas de permisos especiales

Elevación de la tarea asignada

Cuando se te asigna una tarea, se te otorgan permisos “elevados” temporales mientras seas el Responsable, incluso si tu acceso a nivel de proyecto está restringido.

  • Solo para comentar: si a alguien con este permiso se le asigna una tarea, puede finalizarla, cambiar el responsable y ajustar la fecha de entrega de esa tarea.
  • Para usuarios con permiso de solo lectura: si a un usuario con permiso de solo lectura se le asigna una tarea, puede comentar en ella y darle “Me gusta”.

Permisos de tareas alojadas en varios proyectos

Cuando una tarea se encuentra en varios proyectos (alojamiento de tareas en varios proyectos), Asana aplica el nivel de permiso más alto en todos esos proyectos.

  • Ejemplo: si tienes permisos de “solo lectura” en el Proyecto A pero de “editor” en el Proyecto B, y la tarea está en ambos, tendrás permisos de “editor” para esa tarea.

Tabla de resumen de capacidades

Acción en una tarea 

Editor de la tarea

Tarea solo lectura

Solo para comentar en la tarea

Editar título/descripción

✅

❌

❌

Cambiar campos personalizados

✅

❌

❌

Publicar comentarios/Me gusta

✅

✅

✅

Cambiar al Responsable/la fecha de entrega

✅

❌

✅

Finalizar tarea

✅

❌

✅

Eliminar tarea 

✅

❌

❌

Recursos relacionados

Para obtener más información sobre los niveles de acceso específicos y cómo gestionar la privacidad de tu Equipo, consulta estos artículos:

Gestión de los permisos de la tarea

Otorgar acceso a una tarea pública que no pertenece a un proyecto

Agregar a alguien como colaborador de la tarea le proporciona acceso a una tarea. Los miembros de la organización ya tienen acceso mediante la búsqueda.

Al agregar la tarea al proyecto, los miembros del proyecto tendrán acceso. Antes de agregar la tarea, verifica los permisos del proyecto y los miembros del proyecto.

¿Quieres limitar el acceso a una tarea pública que no pertenece a ningún proyecto?

Al eliminar a todos los colaboradores de la tarea, excepto a ti mismo, los miembros de la organización ya no recibirán notificaciones de la tarea, pero aún podrán acceder a la tarea buscándola.

Haz clic en el botón de acciones de la tarea en el panel de detalles de la tarea y selecciona Hacer privada. Dado que la tarea no pertenece a ningún proyecto, solo será visible para ti y los colaboradores.

Tareas en un proyecto que se comparte solo con la organización o el equipo

public project

Para verificar que una tarea está en un proyecto con la configuración de privacidad compartido solo con la organización o el equipo, en el campo de proyecto se indica a qué proyecto pertenece la tarea. Dentro del proyecto, el encabezado indica la privacidad del proyecto.

¿Quién puede ver las tareas en un proyecto solo para el equipo o compartido con la organización?

see tasks public project

Quién puede ver las tareas en un proyecto solo para el equipo o compartido con la organización:

Solo para el equipo: miembros del proyecto, colaboradores de la tarea y miembros del equipo al que pertenece el proyecto.

Compartido con la organización: todos los miembros de la organización.

¿Cómo puedo dar acceso a tareas en un proyecto solo para el equipo?

Agrega a alguien como colaborador de la tarea: esto le proporcionará actualizaciones sobre la tarea. Si ya es miembro del proyecto o miembro del equipo, ya puede acceder a la tarea.

Agrega miembros al proyecto: al hacerlo, tendrán acceso a todas las tareas del proyecto. Si es miembro del equipo, ya puede acceder a la tarea.

Agrega a alguien como miembro del equipo: esto le da acceso a todas las tareas del proyecto.

¿Cómo puedo dar acceso a tareas en un proyecto compartido con la organización?

Cualquier miembro de la organización ya puede acceder a las tareas en proyectos que tienen la configuración de privacidad compartido con la organización.

¿Cómo puedo limitar el acceso a esta tarea?

  • Eliminar colaboradores de las tareas: ya no recibirán notificaciones de las tareas. Los miembros del proyecto o del equipo aún pueden acceder a la tarea.
  • Eliminar miembros del proyecto: ya no recibirán notificaciones de tareas ni proyectos. Sin embargo, si el usuario también es miembro del equipo al que pertenece el proyecto, podrá ver la tarea y otras tareas del proyecto porque es público.
  • Eliminar la tarea del proyecto: los miembros del proyecto ya no tendrán a la tarea, pero los colaboradores de la tarea aún pueden acceder a la tarea.
  • Hacer que el proyecto sea privado: los miembros del equipo ya no tendrán acceso a la tarea o al proyecto general, pero los miembros del proyecto y los colaboradores de la tarea seguirán teniendo acceso a la tarea.

Tareas en un proyecto que es privado para los miembros

private project

Cómo verificar que una tarea está en un proyecto privado para los miembros:

  1. En el campo de proyecto en el panel de detalles de la tarea se indica a qué proyecto pertenece la tarea. Haz clic en el nombre del proyecto para cargarlo.
  2. Después de cargar el proyecto, en el encabezado se indicará que el proyecto es privado para los miembros del proyecto.

¿Quién puede ver la tarea?

Los miembros del proyecto y los colaboradores de la tarea pueden ver esta tarea.

private to

¿Cómo puedo dar acceso a tareas en un proyecto privado para los miembros?

  1. Agrega colaboradores a la tarea: esto proporciona acceso a esta tarea en particular. Si es miembro del proyecto, ya tiene acceso.
  2. Agrega a alguien como miembro del proyecto: esto le da acceso a todas las tareas del proyecto.
  3. Haz público el proyecto para tu equipo cambiando los ajustes de privacidad a solo para el equipo: esto permite que los miembros del equipo accedan al proyecto y a sus tareas.
  4. Haz público el proyecto para la organización cambiando la configuración de privacidad a “Compartido con la organización”. Esto les dará acceso a todos los miembros de la organización.

¿Cómo puedo limitar el acceso a esta tarea?

  • Eliminar colaboradores de la tarea: ya no tendrán acceso a la tarea. Sin embargo, si también son miembros del proyecto, pueden volver a acceder a la tarea desde el proyecto.
  • Eliminar miembros del proyecto: ya no tendrán acceso a la tarea ni a ninguna tarea del proyecto a menos que sigan siendo colaboradores.
  • Eliminar la tarea del proyecto: los miembros del proyecto ya no tendrán acceso a la tarea, pero los colaboradores de la tarea aún lo tendrán.

Solicitar acceso a una tarea privada

screen that displays the option to request access to a private task

Puedes comunicarte con el responsable de una tarea privada para solicitarle acceso:

  1. Haz clic en el enlace de la tarea privada. Verás la pantalla que se muestra arriba.
  2. Haz clic en Solicitar acceso para solicitar acceso al responsable.
  3. Se notifica al responsable y este tiene la opción de agregarte como colaborador.

Si la tarea no tiene responsable, la solicitud se envía al creador de la tarea, si aún tiene acceso para editarla. Si el creador no tiene acceso de edición, el primer colaborador con acceso de edición recibe la solicitud. Si los miembros de un proyecto tienen acceso a la tarea, la solicitud se enviará al encargado del proyecto. Si el proyecto no tiene un encargado, la solicitud se envía a un miembro con acceso para editar ese proyecto.

 

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Este artículo se tradujo con IA.

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