Loading
PLATTFORM
KAPACITETER
ASANA AI
ALLA ABONNEMANG
Företagstyp
Team
Branscher
Användningsfall
LÄRA SIG
SUPPORT
TJÄNSTER
Hjälpcenter
search-icon

Ämnen

Spåra projektbudgetar och projektförloppet med tillägget Tidrapporter och budgetar

I den här artikeln

Finns tillgängligt som ett tillägg för Starter-, Advanced-, Enterprise- och Enterprise+ -nivåer.

Med tidsrapporter kan du redogöra för hur du använder din tid i flera olika arbetsströmmar i Asana. Som inlämnare av tidrapporter kan du registrera arbetstimmar för specifika uppgifter eller för allmänt projektarbete och skicka in dina veckovisa rapporter för granskning. I den här artikeln får du lära dig hur du öppnar din tidrapport, använder funktionen för förifyllning och loggar tid.

Relaterade artiklar

Projektbudgetar

Med projektbudgetar kan du planera och göra prognoser för budgetar.

Få åtkomst till projektbudgetar

Du kan få åtkomst till projektbudgetar på två sätt:

  1. Klicka på den nedrullningsbara menyn intill projektets namn och välj Ställ in projektbudget.
  2. Gå till fliken Översikt i ditt projekt, bläddra ned till budgetfältet och klicka på inställningsknappen  i fältet.
Anteckning iconAnteckning

Du måste vara projektadministratör för att få åtkomst till projektbudgetar.

Förloppsindikator för projektbudgetar

Förloppsfältet visar hur mycket av det faktiska arbetet som spåras jämfört med det planerade arbetet och hur mycket som återstår.

Välja en budgettyp

Du kan följa upp budgeten efter timmar eller kostnader. Du kan också växla mellan de två mätningstyperna.

Ställa in tröskelvärdesaviseringar för budgetar

En användare kan ange ett tröskelvärde där denne vill bli aviserad om budgetförloppet. 

Så här aktiverar du budgetaviseringar:

  1. Öppna budgetmodalen i ett projekt med en konfigurerad budget
  2. Aktivera inställningen för tröskelvärdesaviseringar.
  3. Ange vilket värde de faktiska kostnaderna ska jämföras med och vid vilken procentandel användaren vill bli aviserad.

Sammanslagning av projektbudgetar i portföljer

Användare kan visa budgetar för flera projekt på portföljnivå för att få en överblick över sammanlagda kostnader eller tidsåtgång, beroende på vilken typ av budget ett projekt har.

  1. Gå till portföljens listvy.
  2. Se till att projekt med fastställda budgetar har lagts till. (Obs! Använd ”Lägg till arbete” för att lägga till projekt.)
  3. Klicka på + -ikonen i det högra hörnet av listvyn för att lägga till ett nytt fält.
  4. Välj ett av budgetalternativen för att lägga till sammanslagningar:
    1. Budget (tid): Lägger till sammanslagningar för beräknad tid (total), faktisk tid (total) och budgeterad tid.
    2. Budget (kostnader): Lägger till sammanslagningar för Uppskattade kostnader (totalt), Faktiska kostnader (totalt) och Budgeterade kostnader.

Anteckning iconAnteckning

Kostnadsaggregeringar är endast synliga för de som har lämpliga behörigheter.

Uppskattade kostnader eller tid

För uppskattade kostnader kan du välja mellan två källor: kapacitetsplaner eller uppgifter.

Kapacitetsplaner

Tillgängligt med abonnemangen Enterprise och Enterprise+.

Allteftersom teammedlemmar tilldelas till projektet kommer du att kunna se kostnadsfördelningen i vyn för kapacitetsplanen, baserat på priserna.

Den totala kostnaden per person kommer att visas i kapacitetsplanen, och summan kommer att synas i projektbudgeten.

Uppgifter

Om tilldelningen görs utifrån uppgifternas beräknade tider kommer detta att kopplas direkt till projektet för att ange projektbudgeten, antingen i timmar eller kostnader, beroende på vad du har valt.

Faktisk kostnad eller tid

De faktiska kostnaderna beräknas utifrån den faktiska tiden från tidsspårning eller från tidrapporter, allteftersom de skickas in. Du kan dela upp de faktiska kostnaderna efter fakturerbara eller ej fakturerbara kostnader, eller alla tider. Det kommer att bero på hur du har konfigurerat de faktiska kostnaderna.

Kostnader i resurshanteringen

När priserna har fastställts kan du visa kostnaderna i vyerna för kapacitetsplanering och arbetsbelastning.

  1. Gå till en arbetsbelastningsvy eller en kapacitetsplaneringsvy.
  2. I den nedrullningsbara menyn för insats kan du välja Beräknad tid eller Faktisk tid. Aktivera sedan växlingsikonen för Kostnad. 

Kostnadsdata är utformade för att säkerställa att de endast kan redigeras av och visas för rätt personer.

  • Prishantering: Endast projektadministratörer har möjlighet att ställa in timpriserna för användare inom det specifika projektet.
  • Kostnadssynlighet: Endast  projektadministratörer för ett visst projekt kan se de kostnadsdata som är kopplade till det projektet i vyerna för arbetsbelastning och kapacitetsplanering.

Ställ in personers priser (kostnadsbaserad mätning)

Om du har valt Kostnader som mättyp kan du ange timpriser för personer som arbetar med projektet. Det här priset kan också hanteras i vyn för deras kapacitetsplan.

Så här ställer du in en timpris för en person eller en platshållare:

  1. Rulla ned till avsnittet Personer och priser i inställningarna för projektbudget.
  2. Klicka i sökfältet Lägg till personer och välj personer eller platshållare.
  3. Skriv in eller välj personer och klicka på Lägg till för att lägga till dem i din resurspool.
  4. Klicka på rutan Pris och ange en siffra. 
  5. Klicka på X för att ta bort priset från budgeten.
  6. Klicka på Spara priser för att spara eventuella nya ändringar som gjorts i avsnittet Personer och priser.

Några ytterligare anteckningar:

  • Platshållare och kapacitetsplaner är tillgängliga med abonnemangen Enterprise och Enterprise+, så användare måste ha en grundläggande licens för Enterprise eller Enterprise+ för att kunna använda dessa funktioner med tillägget Tidrapporter och budgetar.
  • Användare kan ställa in upp till 500 personer eller platshållare i varje projekts resurspool.
  • Personer behöver inte vara projektmedlemmar för att finnas med i prislistan. Om en person lämnar projektet efter halva tiden kommer personens pris fortfarande att synas i resurspoolen och måste tas bort manuellt. 

Lägga till flera team och priser samtidigt i projekt

Om du är projektadministratör kan du masslägga till hela Asana-team i ett projekt, vilket gör att du kan bemanna projekt snabbt, konsekvent och med rätt, standardiserade priser varje gång.

Så här lägger du till team i projekt:

  1. Börja skriva namnet på teamet
  2. Sökningen visar de team du har åtkomst till, inklusive de team du tillhör och offentliga team.
  3. Välj ett team i sökresultaten genom att klicka på det eller använda tangentbordet.
Anteckning iconAnteckning

Team med fler än 200 medlemmar kan inte masstilläggas och visas som gråmarkerade i sökresultaten. Ett enskilt projekt kan inte ha fler än 500 personer bemannade till sig. Systemet kommer att hindra dig från att lägga till team som skulle överskrida denna gräns.

När du klickar för att lägga till ett valt team tar systemet en engångsögonblicksbild av teamets nuvarande medlemskap. Varje person från det teamet läggs till individuellt i listan för inställning av projektbudgeten. Om en person redan finns med på projektlistan, eller om personen är medlem i flera team som du har valt, visas personen bara en gång.

Anteckning iconAnteckning

Det här är inte en dynamisk synkronisering. Om nya personer läggs till i Asana-teamet vid ett senare tillfälle kommer de inte att läggas till automatiskt i det här projektet. Du måste lägga till dem separat.

Importera priser tillsammans med personer

 Om dina team har priser definierade i ett sifferbaserat anpassat fält kan du importera dem direkt.

Så här importerar du priser:

  1. En nedrullningsbar meny visas bredvid varje vald teamknapp. I den här menyn visas en lista över alla sifferbaserade anpassade fält från det teamet som du har behörighet att se.
  2. Välj det önskade anpassade fältet.
Anteckning iconAnteckning

Alla tal avrundas automatiskt till två decimaler. Om fältformatet är en procentandel omvandlas det till en siffra.

För att förhindra oavsiktliga dataförluster kommer systemet inte att skriva över priser automatiskt. I stället importerar det alla priser och kräver att du löser dem manuellt. 

Note iconAnteckning

This article has been AI-translated.

Send translation feedback.

Relaterade artiklar

Laddar
Asana-tillägget Tidrapporter och budgetar för att spåra projektkostnader | Asanas hjälpcenter