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使用 Asana 與電子郵件

在本文中

從 Asana 管理電子郵件
Asana 與電子郵件間的工作流程範例

電子郵件讓組織 (甚至世界) 中的人可以彼此溝通，但它並不是為任務、專案及工作管理所設計。而在 Asana，我們內部並不使用電子郵件。雖然這對您的團隊而言可能難以實現，但這篇文章會幫助您的團隊降低對電子郵件的依賴，同時針對您可能依然會需要它的地方給予提示。

幫助您的團隊減少電子郵件的發送量

由於大家現在都已經很習慣使用電子郵件，所以要完全放棄老習慣可能相當困難。但是對於您的團隊而言，瞭解 Asana 及電子郵件的使用時機，以及何時該執行您所確立的慣例是相當重要的，否則您將會一直卡在同樣的問題當中。我們的慣例訣竅以及下列的工作流程範例可以幫助您開始著手將某些特定事項從電子郵件轉移至 Asana。

使用電子郵件整合，將對話轉換為行動

將工作轉入 Asana 最簡單的方式就是將電子郵件轉換為任務，特別是如果與您正在與組織外的人員溝通 (例如合約工、承包商或客戶)。如此一來，您可以保留電子郵件收件匣以供聯絡，同時使用 Asana 管理工作並為其排定優先順序。藉助我們的電子郵件整合，這些都變得快捷而輕鬆。

試用 Asana for Gmail 或 Outlook 應用程式

如果您使用 Gmail 和 Outlook，請嘗試使用 Asana for Gmail 附加元件或 Asana for Outlook 應用程式將電子郵件轉換為任務、向隊友指派任務、設定截止日期，以及將任務新增至專案——完全不用離開您的電子郵件收件匣。這可以讓您的工作流程變得無比迅速流暢。

範例：如果客戶寄電子郵件要求您為他們的團隊舉行訓練課程，則您可以直接運用整合把這封信件轉換為任務。這會將之轉變為可追蹤的任務，且附帶有所有來自原電子郵件的背景資訊，因此能夠將這個任務與其他工作一起排定優先性，或是為其他夥伴附加在處理訓練事宜時可能需要用到的文件，並且確保課程日期不會被遺忘。

將電子郵件轉換為 Asana 任務

如果您未使用 Gmail 或 Outlook，您仍然可以將任何電子郵件轉寄給 x@mail.asana.com，轉寄的信件會自動進入「我的任務」。如需更詳細的說明，請參閱我們的說明文章，瞭解如何將電子郵件轉寄至 Asana。

注意

您也可以嘗試使用其他電子郵件整合，例如 Newton。

從 Asana 管理電子郵件

Asana 也可以向您傳送關於新通知的電子郵件。我們建議持續開啟這項功能，直到您習慣每天使用 Asana 及查看您的收件匣為止。如果您經常使用電子郵件進行工作，這項功能會格外有幫助，因為您可以在收件匣中採取任務動作。Asana 寄送的通知電子郵件可讓您做到：

在回覆中將欲評論的內容寫入電子郵件正文，藉此對任務發表評論
在回覆中將隊友的電子郵件地址填為收件人，藉此指派任務
- 第一個電子郵件地址將被解讀為指派對象，所有其他電子郵件地址將被解讀為協作者。
新增協作者：在回覆中將隊友的電子郵件地址填入副本欄位

注意

如果您收到的電子郵件通知過多，或不再需要收到通知，您可以在設定中將其關閉。

Asana 與電子郵件間的工作流程範例

您現在已經瞭解 Asana 和電子郵件可以如何並用。以下是一些可以將它們各自的生產力提高到極限的方法：

一般提示：

您可以試著向隊友指派任務，以此取代透過電子郵件向他們發送請求或提問。將任何您想轉寄的人新增為任務協作者，他們便可以掌握狀況。利用任務評論代替撰寫及回覆電子郵件。如此一來，所有關於工作的資訊都會與背景資訊一起保留起來。使用點讚來表達感謝或表明您已看到評論。
附件可能難以在電子郵件中找到和管理。將其附加至 Asana 任務，可讓您開始工作時將其保留在您需要的位置。
如果您需要跟進電子郵件，請使用電子郵件整合或轉發電子郵件以在 Asana 中建立提醒任務，而無需在其他地方進行追蹤。

溝通：

邀請訪客——如果您與某個在 Asana 網域外的對象有許多郵件往返，請考慮邀請他們成為 Asana 的訪客，讓溝通與行動項目變得更為直接而易於追蹤。
私人溝通——使用訊息直接與個人或團隊私下溝通，同時仍能藉由 @ 提及來參考 Asana 中的其他工作。狀態更新：您可以在更新中 @ 提及 Asana 中的隊友、任務和專案。隊友可以針對更新發表評論，而無須再發起冗長且容易遺失附件及回應的電子郵件串。
特定專案：
- 活動規劃——如果您與代理商合作，您可以將電子郵件轉換為核准任務，以便審核者將其納入其雷達，並在核准時清楚顯示。然後，您可以將請求與其他工作相關的優先順序，並確保相同的工作不會在其他地方發生，這是您無法在電子郵件中執行的操作。
- 活動策劃——如果供應商向您提供報價或活動規格，您可以將電子郵件轉換為活動專案中的 Asana 任務，以便與團隊討論。
- 設計評論——您可以使用校訂取代以電子郵件收發回饋，直接針對影像提出評論，如此可以確保評論不會脫離脈絡，並且讓創作者能輕易參考。
  每個團隊將 Asana 與電子郵件合併使用的方式各不相同，但我們希望 Asana 可以幫助您減少向團隊發送的電子郵件。而對於所有您接收及傳送的電子郵件，您可以輕鬆地在 Asana 與電子郵件之間切換，藉此持續掌握最新狀況並維持生產力。
  注意
  
  這不是祕密，Asana 提供免費試用。立即開始。免費試用。

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