Przepływ pracy to powtarzalna sekwencja kroków, które pozwalają na realizację pracy od pomysłu do ukończenia. W Asanie przepływy pracy pomagają zespołom przekształcać dane wejściowe w jasne rezultaty, zmniejszać chaos i sprawiać, że zakres obowiązków jest widoczny.
Istnieją dwa typowe wzorce, z których będziesz korzystać:
- Przepływy pracy z terminem wykonania: seria zadań, które kończą się określonym rezultatem (np. data wydarzenia lub premiera produktu).
- Przepływy pracy w toku: powtarzalne etapy, przez które w sposób ciągły przechodzi wiele zadań (np. proces przyjmowania/przeglądu).
Nie każda lista informacji jest przepływem pracy. Jeśli nie ma żadnych wykonalnych działań, takich jak prosta lista pomysłów lub kontaktów z dostawcami, są to tylko informacje referencyjne.
Rezultaty
Każdy przepływ pracy powinien mieć jeden lub więcej wyników—istotnych produktów końcowych, które są wytwarzane. Przepływy pracy z terminem wykonania zwykle kończą się jednym większym rezultatem (np. „Kampania rozpoczęta”), podczas gdy procesy ciągłe generują wiele mniejszych rezultatów (np. „Zlecenie ukończone”). Jasne określenie rezultatów pozwala zespołom na koordynację działań i określa sposób, w jaki projekty są organizowane w Asanie.
Przykłady
- Określony termin: kampania marketingowa z zadaniami prowadzącymi do jej uruchomienia.
- Bieżący proces: kolejka zleceń kreatywnych, w której poszczególne zadania przechodzą przez standardowe etapy (przesłane sprawdzone → → zatwierdzone → ukończone).
Jak przepływy pracy są mapowane w Asanie
- Użyj projektów, aby przedstawić pojedynczy wynik, do którego dążysz (terminowy) lub wspólne miejsce, w którym praca przechodzi przez etapy (proces ciągły).
- Użyj zadań dla wykonalnych jednostek pracy. W przypadku procesów ciągłych każde zadanie często jest rezultatem (np. indywidualne zlecenie).
- Użyj sekcji, aby określić etapy lub ramy czasowe.
- Użyj pól niestandardowych, aby śledzić metadane (status, priorytet, osoba zlecająca, budżet) oraz aby tworzyć reguły i raporty.
- Wybierz widok projektu, który najlepiej pasuje do wzorca:
- lista/oś czasu dla pracy, która jest uporządkowana czasowo w kierunku daty.
- tablica/lista dla przepływu opartego na etapach, w którym elementy poruszają się od lewej do prawej.
Szybka samokontrola
Zanim zaczniesz, odpowiedz sobie na te pytania:
- Czym jest produkt końcowy?
- Czy praca jest ograniczona terminem, czy jest ciągła?
- Jakie są kroki/etapy i kto jest za nie odpowiedzialny?
- Jakie informacje musisz śledzić i raportować?
- Jakie inne narzędzia (e-mail, arkusze kalkulacyjne, czat) chcesz skonsolidować lub zintegrować?