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ワークフロービルダー

この記事の内容

ワークフロービルダーでのワークフロー作成方法
セクション
ワークフローのレポート
ドラッグ & ドロップ
ワークフロービルダーのアプリ取り込み
「ステージの所要時間」ワークフロー指標

Asana Starter、Advanced、Enterprise、Enterprise+ プラン、および旧プランの Premium、Business、旧 Enterprise プランでご利用いただけます。

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ワークフロービルダーは、チームの業務プロセスを自動化することで、チーム間の円滑な業務連携を実現します。ワークフロービルダーを使えば、1 つのプラットフォーム上で、視覚的なツールを使用して、より効率的なワークフローの作成、チーム間の連携、業務の整理、プロジェクトの効率化が可能になります。ワークフロー内で適切なタイミングで適切な人に適切な情報を届けることで、チームメンバーは本当に意義のある仕事に集中できるようになります。

ノート
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ワークフロービルダーでのワークフロー作成方法

Workflow intake source.gif
ワークフロービルダーでは、プロジェクトへのタスク追加方法を選択できます。複数の取り込み元を設定することも、設定しないこともできます。

なお、プロジェクトへのアクセス権を持つメンバーは、手動でもタスクを追加できます。

フォーム提出: 回答内容をタスクに変換するフォームを作成。
タスクテンプレート: タスクを標準化するためのテンプレートを作成します。
他のアプリ連携: 他のアプリからプロジェクトへのタスク追加を認可します。

受け付け元の選択は、受け付けカードのドロップダウンメニューから行えます。

フォームを受け付けデータ元とする場合の詳しい設定方法については、フォームの作成をご覧ください。タスクテンプレートの詳しい設定方法については、タスクテンプレートの作成をご覧ください。

セクション

セクションを「準備完了」「進行中」「完了」などのステージ分けに使用して、具体的なワークフローを追跡します。ワークフロービルダーのセクションカードは、タスクビュー (「リスト」や「ボード」ビュー) のセクションと直接連携しています。「振り分け前」「進行中」「承認リクエスト」「完了」といった、プロジェクトの段階を示すようなセクションを設定しましょう。これにより、プロジェクトメンバーはタスクの状況を簡単に把握できます。

Add section to workflow.png

新しいセクションを作成する

「+」ボタンをクリックしてセクションを追加できます。次にそのセクションにルールを追加して、ルールにトリガーを割り当てましょう。1 つのセクションにつき、2 つの自動インスタンスのルールを作成する必要があります。

トリガー:タスクをこのセクションに自動で移動させるタイミングまたは条件です。この移動ルールは、右側のウィンドウにあるオプション一覧から選ぶことができます。たとえば、「期日に近づいているとき → 『近日』に移動」といったルールや、「タスクが完了したとき → 『完了』に移動」といったルールを作成できます。

アクション:タスクがこのセクションに移動した際に、自動で何を行うかも決める必要があります。たとえば、コラボレーターを追加するかどうか、タスクに特定の担当者を割り当てるかどうか、コメントを追加するかどうかなどです。上記のように、おすすめのルール一覧から選ぶことも、「その他のアクション」ボタンからカスタムルールを作成することもできます。

ノート
Asana でのルールの設定について詳しくは、ルールに関する記事をお読みください。

既存のセクションを管理する

セクションの名前を変更するか、セクションを削除するには、セクション名の右側にある三点リーダーアイコンをクリックします。

ワークフローのレポート

ダッシュボードビューでは、プロジェクト内のセクションに関するメタデータも確認できます。たとえば、特定のセクション内の未完了タスクの数などを、リアルタイムで確認、監視できます。

ドラッグ & ドロップ

Workflow drag and drop new.gif

セクションをドラッグ & ドロップすることで、作業を編成し直したり、ステージ間で移動したりできます。プロジェクトのメンバーも、必要に応じてセクションを並び替えることができます。

ワークフロービルダーのアプリ取り込み

外部アプリを追加して Asana でタスクを作成できます。

ワークフローにアプリを受け付けデータ元として追加する方法は、以下のとおりです。

「+ 受け付けデータ元」をクリックして、「アプリ」を選択します。
表示されたリストから、セットアップするアプリを選択します。

ノート
すでにプロジェクトで受け付けデータ元となっているアプリや、管理者が禁止しているアプリは表示されません。

アプリのサイトへ移動し、インストールを完了します。

インストールを完了するには、外部アプリで次のステップを実行してください。

[アプリの名前]で Asana との連携をセットアップします。
アプリを使用して、「[プロジェクト]」にタスクを追加します。

以上のステップが完了すると、ワークフロービルダーにアプリが表示されます。

これまでのステップが完了していない場合は、「セットアップを完了しましょう」というメッセージが表示されます。

上記に加えて、「カスタマイズ」メニューの「アプリ」ボタンをクリックするとアプリを追加できます。

ノート
Asana に新規タスクを追加する外部アプリは、アプリ取り込みなしでセットアップされたものを含めて、すべてここに表示されます。

「ステージの所要時間」ワークフロー指標

「ステージの所要時間」指標を使用すれば、タスクが各ワークフローステージを通過するのにかかった時間のレポートを簡単に作成できます。この指標は、ボトルネックを特定し、作業が次の段階に進までの時間を明確化するのに便利です。タスクの特定のステージでの所要時間が長すぎることがあれば、それが明らかになるため、適切にプロセスを再調整できます。

レポートとダッシュボードの機能を使ってワークフロー指標のデータを表示する方法は、「セクションの所要時間」と「カスタムフィールドの所要時間の2 種類あります。

セクションの所要時間

タスクが Asana プロジェクトの複数のセクションを移動していくワークフローの場合は、セクションの所要時間をレポートにして確認すると、タスクが完了に向かって各セクションを移動していくペースがわかります。

このチャートは、プロジェクトの各セクションにおけるタスクの所要時間を示したものです。この例では、タスクは「計画」セクションで合計 6 日と 3 時間もの時間を費やしています。また、データは担当者や期日などのパラメーターで絞り込むことができます。

カスタムフィールドの所要時間

ワークフローによっては、作業が新しいステージに進む準備ができていることを示すのにカスタムフィールドを使う場合があります。カスタムフィールドの所要時間をレポートにして確認すると、選択したカスタ��フィールドの値に基づいて、特定のステージにおけるタスクの所要時間が数値化されます。

例として、上のチャートは「Completion Stage

(完了ステージ)」というカスタムフィールドを含むプロジェクトに関するレポートです。

「Completion Stage」カスタムフィールドは、「Not yet started」「進行中」「ブロック」「完了」の 4 つの値をとります。このチャートは、カスタムフィールドの値が「ブロック済み」になっているタスクの合計所要時間を表すレポートです。

ノート
この記事は AI によって翻訳されています。
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