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스마트 워크플로를 적합한 데이터 소스와 연결하기

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StarterAdvancedEnterpriseEnterprise+그리고 기존 Premium비즈니스Legacy Enterprise 플랜에서 사용하실 수 있습니다

자세한 내용은 요금 페이지 를 참조하세요.

AI 스튜디오는 Starter, Advanced, Enterprise, Enterprise+ 플랜에서 사용할 수 있습니다 . Asana AI 스튜디오 출시 에 대해 자세히 알아보려면 asana.com/ai 를 방문하세요. 

Asana AI에서 사용할 수 있는 데이터가 무엇인지 파악하면 더욱 효과적이고 투명한 스마트 워크플로를 만들 수 있습니다. 이 글에서는 AI 스튜디오의 @멘션, 첨부 파일, 권한 설정을 사용하여 스마트 워크플로에 적합한 데이터에 대한 액세스 권한을 부여하는 방법을 설명합니다. 더 공부해 보고 싶으시다면 Asana 아카데미에서 AI Studio 기초 스킬 배지를 획득하실 수도 있습니다. 효과적인 프롬프트를 작성하고, 스마트 워크플로를 계획하고, 일반적인 문제를 해결하는 방법을 배우게 됩니다.

기본 설정에 따라 Asana AI는 규칙을 트리거하는 작업과 규칙이 있는 프로젝트에 액세스할 수 있습니다. 그 외에도 AI 스튜디오 크리에이터는 스마트 워크플로가 액세스할 수 있는 추가 정보(예: 작업, 프로젝트, 포트폴리오, 목표, 첨부 파일)를 관리할 수 있습니다. 아래 정보에서는 해당 액세스 권한을 효과적으로 관리하는 방법을 설명합니다.

관련 기사

프롬프트를 작성할 때 업무를 @멘션하는 방법

스마트 워크플로의 지침에서 업무를 @멘션하는 것에 대해 이야기할 때, 이는 작성기가 @ 기호를 입력한 다음 작업, 프로젝트, 팀, 포트폴리오, 목표, 전체 워크로드 또는 사용자와 같은 다음 업무 항목 중 하나의 이름을 입력하는 @멘션 프로세스를 의미합니다.

지침에서 업무를 @멘션하면 스마트 워크플로가 @멘션된 업무 항목에 포함된 정보를 읽을 수 있는 권한을 얻게 됩니다. AI Studio를 사용하여 구축한 스마트 워크플로가 액세스할 수 있는 데이터의 양을 제어할 수 있습니다. 이 문서 뒷부분에 설명된 AI 설정 창의 데이터 및 권한 섹션에는 스마트 워크플로가 필요한 정보에만 액세스할 수 있도록 하는 데 도움이 되는 다양한 설정이 포함되어 있습니다.

알림: 기본 설정에서 스마트 워크플로는 다음 두 가지에만 액세스할 수 있습니다.

  • 규칙을 트리거하는 작업에 포함된 정보
  • 규칙이 속한 프로젝트의 정보 및 해당 프로젝트의 작업

기타 모든 정보(작업, 프로젝트 등)는 AI 지침에서 명시적으로 @멘션되어야 합니다.

작업 @멘션하기

지침에서 작업을 @멘션하면 워크플로가 작업 데이터 및 사용자가 생성한 콘텐츠(제목, 설명, 담당자 등)를 포함하여 해당 작업에 포함된 정보를 읽을 수 있습니다. AI 설정 창의 데이터 및 권한 섹션에서 작업 데이터를 추가로 제어할 수 있습니다.

지침 창 하단의 'AI가 이 콘텐츠를 볼 수 있습니다' 섹션을 확인하여 스마트 워크플로가 원하는 작업에 액세스할 수 있는지 확인하세요.

프로젝트 @멘션하기

지침에서 프로젝트를 @멘션하면, AI 설정의 데이터 및 권한 섹션에서 선택한 설정에 따라 스마트 워크플로가 해당 프로젝트의 작업을 읽을 수 있습니다. 이 내용은 이 문서 뒷부분에서 더 자세히 설명되지만, 해당 프로젝트에 포함된 작업에 대한 스마트 워크플로의 액세스 수준을 선택하거나 프로젝트 이름만으로 제한하고 작업 정보는 제한할 수 있습니다.

지침 창 하단에 있는 'AI가 이 콘텐츠를 볼 수 있습니다'라는 제목의 섹션을 확인하여 스마트 워크플로가 원하는 프로젝트 정보에 액세스할 수 있는지 확인하세요.

팀 또는 사용자 @멘션

AI Studio는 스마트 워크플로의 지침에서 팀을 @멘션하는 것을 지원합니다. 지침에서 팀을 @멘션하면 다음에 대한 액세스 권한을 부여하게 됩니다.

  • 최대 200명의 팀 멤버 이름
  • 팀 관리자의 이름
  • 직함
  • 팀 멤버의 사용자 지정 필드 

이를 통해 스마트 워크플로를 사용하여 팀 멤버를 작업의 협업 참여자로 추가하거나 특정 지침에 따라 팀 관리자에게 작업을 배정할 수 있습니다.

포트폴리오 @멘션

지침에서 포트폴리오를 @멘션하면 스마트 워크플로가 포트폴리오 정보, 포트폴리오에 포함된 프로젝트에 대한 정보, 해당 프로젝트에 포함된 작업에 액세스할 수 있습니다. 포트폴리오 정보란 다음을 말합니다. 

  • 이름 
  • 소유자 
  • 멤버 
  • 마지막 상태 업데이트 
  • 포트폴리오에 추가된 프로젝트 수준 사용자 지정 필드

포트폴리오를 @멘션하면 기본 설정에 따라 포트폴리오의 프로젝트 내 작업에 대한 액세스 권한이 부여되지만, 규칙을 생성할 때 AI 스튜디오 설정 내 지침 드롭다운에서 @멘션된 프로젝트에서 사용할 데이터에서 프로젝트 이름을 선택하여 작업 정보를 포함하도록 액세스 권한을 제한할 수 있습니다. 프로젝트 이름만 선택한 경우, 스마트 워크플로가 해당 프로젝트 내에서 작업 데이터를 읽지 않습니다.

포트폴리오를 @멘션하면 AI Studio가 작업을 포트폴리오 내의 올바른 프로젝트에 멀티홈하거나 포트폴리오 내 여러 프로젝트에서 작업을 찾을 수 있습니다.

목표 @멘션하기

지침에서 목표를 @멘션하면 스마트 워크플로가 다음을 포함한 목표 정보에 액세스할 수 있습니다.

  • 이름
  • 소유자
  • 날짜 범위 
  • 설명
  • 상태
  • 기간 
  • 상태 업데이트 
  • 하위 목표
  • 연결된 프로젝트의 일부 정보(이름, 팀, 소유자, 마지막 상태 업데이트) 

이를 통해 AI 스튜디오는 입력된 작업이 특정 목표와 관련이 있는지 확인할 수 있으며, 목표 정보를 전체 맥락의 일부로 활용할 수 있습니다.

전체 워크로드 참조

전체 워크로드는 현재 AI 스튜디오 지침에서 @멘션을 지원하지 않지만, 지침 창에 워크로드 URL을 붙여넣어 전체 워크로드를 참조할 수 있습니다. 이를 통해 AI 스튜디오는 워크로드 정보를 참조하고 작업 수용량과 워크로드를 기반으로 입력 작업을 적절한 사람에게 배정할 수 있습니다.

프로젝트 또는 포트폴리오 워크로드가 아닌 범용 워크로드를 구체적으로 참조할 수 있습니다.

첨부 파일 추가 및 배경 정보 제공

스마트 워크플로가 작업을 수행하는 데 필요한 모든 정보를 갖출 수 있도록 추가적인 배경 정보를 제공하는 몇 가지 방법이 있습니다.

  • AI 지침에 배경 정보를 직접 입력하기만 하면 됩니다.
  • 스마트 워크플로의 AI 지시에 파일을 직접 첨부합니다.
  • 규칙을 트리거하는 작업에 파일을 첨부합니다.
  • @멘션된 프로젝트 및 포트폴리오 내의 작업에 파일 첨부 

각 방법에는 장점이 있으며, 최선의 선택은 스마트 워크플로의 구체적인 요구 사항에 따라 달라집니다.

AI 지시에 배경 정보를 직접 작성하기

AI 지침에 컨텍스트를 직접 작성하는 것은 간략하고 변하지 않는 가이드라인에 적합합니다.

때로는 참조 정보를 지침에 직접 포함하는 것이 가장 간단한 방법일 수 있습니다. 이 방법은 텍스트 형식으로 잘 설명할 수 있는 짧은 가이드라인, 기준 또는 예시에 적합합니다.

예를 들어, 청구, 기술 또는 기능 요청과 같이 미리 정의된 티켓 카테고리 목록을 AI 지침에 직접 작성하고 각 카테고리에 대한 간략한 설명을 제공할 수 있습니다. 이러한 카테고리의 설명은 변경되지 않으므로 스마트 워크플로가 티켓을 분류할 때 이 문맥을 참조할 수 있습니다.

AI 지시에 파일 직접 첨부하기

일관된 참고 자료를 사용할 때 스마트 워크플로의 AI 지침에 파일을 첨부하는 것이 이상적인 접근 방식입니다.

AI 지침에 직접 첨부된 파일은 어떤 작업이 워크플로를 트리거하든 관계없이 워크플로가 실행될 때마다 사용할 수 있습니다. 워크플로의 모든 실행에 참고해야 하는 참고 자료, 가이드라인 또는 예시에 이 방법을 사용하세요.

예를 들어, 브랜드 가이드라인 PDF를 AI 지침에 직접 첨부하면 워크플로가 실행될 때마다 어조, 스타일, 콘텐츠 생성 표준에 대한 일관된 규칙을 참조할 수 있습니다.

작업에 파일 첨부하기

유용한 배경 정보는 종종 Asana 외부에서 생성된 문서와 파일에 있습니다. 이러한 파일을 작업에 직접 첨부하면 가장 관련성이 높은 배경 정보가 업무와 함께 유지됩니다.

스마트 워크플로가 첨부 파일이 있는 작업에서 실행되면 해당 파일에 액세스하여 의사결정에 활용할 수 있습니다. 이는 각 작업에 특정한 문서를 분석해야 하는 워크플로에 이상적입니다.

예를 들어, 주간 미팅 메모가 작업에 첨부된 경우, 워크플로는 해당 미팅의 실행 과제와 같은 주요 세부 정보를 추출할 수 있습니다. 이를 통해 워크플로가 매주 각 미팅의 고유한 상황에 맞게 결과를 조정할 수 있습니다.

@멘션된 프로젝트 및 포트폴리오 내의 작업에 파일 첨부

유용한 배경 정보는 종종 Asana 외부에서 생성된 문서와 파일에 있습니다. 이러한 파일을 작업에 직접 첨부하면 가장 관련성이 높은 배경 정보가 업무에 포함됩니다. 

프로젝트 또는 포트폴리오가 스마트 워크플로에서 @멘션되면, 이러한 개체에서 규칙 지침과 관련된 작업을 검색합니다. 아래 지침 섹션에서 @멘션된 프로젝트에서 사용할 데이터 를 참조하세요. 첨부 파일이 규칙 지침과 관련이 있는 것으로 보이면, 해당 문서가 요약되어 LLM 모델의 배경 정보로 포함됩니다. 

Asana AI 기능은 Google 드라이브, OneDrive, SharePoint, Dropbox, Box에서 첨부 파일을 읽을 수 있습니다.

이 기능은 현재 AI Studio에서 사용할 수 있으며, Asana AI가 Google 드라이브, OneDrive, Sharepoint, Dropbox, Box에서 첨부 파일을 읽을 수 있도록 해줍니다. 첨부 파일이 입력 작업(규칙을 트리거하는 작업)에 첨부되거나 스마트 워크플로 지침에 직접 첨부되는 경우 Asana AI가 첨부 파일을 읽을 수 있습니다.

액세스 제어는 다음과 같이 상세히 설명되어 있습니다.

  • 이러한 클라우드 스토리지 플랫폼 중 하나를 통해 작업에 파일을 첨부하면, 입력 작업에서 실행되는 AI 워크플로는 첨부된 특정 파일에만 액세스할 수 있으며 전체 드라이브나 폴더에는 액세스할 수 없습니다.
  • 클라우드 스토리지 플랫폼을 통해 Asana의 작업에 파일을 첨부해도 플랫폼 내에서 설정된 액세스 제어는 변경되지 않습니다. 예를 들어, Google 드라이브를 통해 비공개 문서를 작업에 첨부하는 경우, 다른 작업 협업 참여자는 여전히 문서의 내용을 볼 수 없습니다.
  • Asana는 Google 드라이브와 같은 일부 클라우드 스토리지 플랫폼에 대한 폴더 첨부를 지원합니다. 폴더를 첨부할 때 폴더의 내용이 규칙 가이드를 기반으로 검색되며, AI 워크플로를 실행할 때 관련 파일만 사용됩니다.
  • 작업에 파일을 첨부했지만 AI 워크플로가 해당 파일을 읽을 수 없도록 하려면 아래 이미지와 같이 해당 파일에 대한 AI 액세스 권한을 제거할 수 있습니다. 파일에 대한 AI 액세스 권한을 제거해도 작업에서 첨부 파일이 제거되지는 않습니다.

Remove AI access

앱에서 지원되는 첨부 파일 유형

클라우드 스토리지 앱별로 지원되는 첨부 파일 유형의 자세한 목록은 AI 스튜디오의 문제 해결 도움말의 첨부 파일 처리 섹션을 참조하세요.

AI 설정의 데이터 및 권한

데이터 및 권한 설정 을 통해 AI 설정에서 프로젝트와 작업을 @멘션할 때 어떤 데이터가 포함되는지 구성할 수 있습니다. 이러한 설정은 Asana AI가 처리해야 하는 데이터의 범위를 결정하므로 이러한 설정을 변경하면 결과물의 전반적인 비용과 품질에 영향을 미칠 수 있습니다.

작업에서 얻은 사용할 데이터

스마트 워크플로가 액세스할 수 있는 두 가지 수준의 작업 정보 중에서 선택하세요.

  • 작업 데이터 및 댓글은 제목, 설명, 담당자, 댓글과 같은 기본 작업 정보를 제공합니다.
  • 작업 데이터, 댓글, 활동 및 연결된 작업은 작업 이력과 상위 작업 및 하위 작업과 같은 작업 간의 관계를 포함하도록 액세스 권한을 확장합니다.

스마트 워크플로가 실패하고 Asana AI의 추론이 상위 작업이나 하위 작업에 액세스할 수 없다고 설명하는 경우, 올바른 데이터 설정이 선택되었는지 확인하세요.

워크플로가 상위 작업이나 하위 작업에 자동으로 액세스할 수 있다고 일반적으로 생각하지만, 이는 적절한 데이터 설정(작업 데이터, 댓글, 활동 및 연결된 작업)을 통해 명시적으로 허용되거나 AI 지침에서 직접 @멘션되어야 합니다.

작업에 추가된 첨부 파일 포함

이 작지만 중요한 설정은 스마트 워크플로에 작업 첨부 파일의 내용을 볼 수 있는 권한이 있는지 여부를 결정합니다.

Include attachments added to tasks

Asana AI는 최대 5MB의 이미지와 최대 25MB의 첨부 파일을 읽을 수 있습니다. 작업에 추가할 수 있는 첨부 파일 수에는 엄격한 제한이 없지만, Asana AI는 컨텍스트 창에 들어갈 수 있는 만큼만 읽습니다.

다시 말씀드리지만, 스마트 워크플로가 실패하고 Asana AI의 추론 결과 첨부 파일에 액세스할 수 없는 것으로 나타난다면 이 확인란이 선택되어 있는지 확인하세요.

지침에서 @멘션된 프로젝트에서 사용할 데이터

이 설정을 사용하면 스마트 워크플로가 AI 지침에서 @멘션된 프로젝트의 작업에 액세스하는 방식을 제어할 수 있습니다.

액세스 수준을 3가지 방식으로 사용자 지정할 수 있습니다.

  • AI가 결정하도록 하기: Asana AI가 @멘션된 프로젝트 내에서 작업을 검색하고 관련 결과를 반환합니다. 규칙 지침에 따라 0~150개의 작업이 반환됩니다. 
  • 프로젝트 이름은 @멘션된 프로젝트의 이름에만 액세스할 수 있으며, 작업에는 액세스할 수 없습니다.
  • 유사한 작업은 AI가 수행 중인 작업과 가장 유사한 최대 10개의 작업에 대한 액세스 권한을 제공합니다.
  • 최근 작업은 @멘션된 프로젝트에서 가장 최근에 수정된 작업에 대한 액세스를 제공합니다. 작업 크기에 따라 최대 200개의 작업에 액세스할 수 있습니다.

협업 참여자로 추가할 수 있는 사람

이 설정을 사용하면 요구 사항에 따라 스마트 워크플로가 작업에 협업 참여자로 추가할 수 있는 사용자를 제어할 수 있습니다.

액세스 수준은 3가지 방식으로 사용자 지정할 수 있습니다.

  • @멘션된 사용자는 지침에서 명시적으로 @멘션된 사용자 또는 @멘션된 팀의 멤버만 포함됩니다. 이는 특정인만 협업 참여자로 추가되도록 하여 민감한 정보를 보호하는 데 이상적입니다.
  • 멤버 및 @멘션된 게스트에는 조직의 모든 사용자와 지침에서 @멘션된 모든 게스트가 포함됩니다. 이를 통해 내부 협업과 필요에 따른 외부 참여 간의 균형을 유지할 수 있습니다.
  • 모두에는 제한 없이 모든 조직 멤버와 게스트가 포함됩니다. 이 설정은 개방적이고 제한 없는 협업이 필요한 워크플로에 가장 적합합니다.

AI가 이 콘텐츠를 볼 수 있습니다

이 섹션은 AI 지침 창 맨 아래에 있으며, 스마트 워크플로가 액세스할 수 있는 @멘션된 프로젝트, 작업, 팀이 나열됩니다. AI 지침에 첨부된 파일도 여기에 표시됩니다. 이를 확인하려면 아래로 스크롤해야 할 수도 있습니다.

아래 예시에서 작성기는 프로젝트 2개와 개별 작업 2개를 @멘션하고 AI 지시에 예산 추적 스프레드시트를 첨부했습니다.

Projects, tasks, and attachments in the AI instructions

아래에서 작업, 프로젝트, 첨부 파일이 이 섹션에 어떻게 표시되는지 확인하세요.

AI will be able to see these contents

이는 워크플로의 입력을 빠르게 확인하고 필요한 정보가 있는지 확인할 수 있는 방법입니다. 워크플로가 예상대로 작동하지 않는 경우, 이 목록을 검토하는 것이 문제 해결을 위한 훌륭한 첫 번째 단계입니다.

 

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