Créez un système connecté et reproductible pour gérer les demandes, standardiser les processus, prévoir la capacité et générer des rapports sur les résultats sur Asana. Cet article vous guidera dans l'utilisation des fonctionnalités d'Asana pour centraliser vos opérations afin d'améliorer la visibilité, la coordination et l'efficacité.
Configuration de votre plateforme opérationnelle centralisée
Commencez par créer un portefeuille qui servira de tableau de bord global pour tous vos projets en cours. Pour créer un portefeuille, cliquez sur le bouton + Créer dans la barre supérieure, sélectionnez Portefeuille et donnez-lui un nom approprié (par exemple, « Projets opérationnels » ou « Initiatives PMO »).
Dans votre portefeuille, ajoutez des projets existants ou créez-en de nouveaux. Si vous débutez sur Asana, commencez par un modèle de projet dédié aux équipes des opérations pour partir du bon pied, ou importez une feuille de calcul existante utilisée pour planifier vos opérations pour créer rapidement un projet Asana à partir de celle-ci.
Ajoutez à votre projet des champs personnalisés pertinents pour les opérations, tels que le budget, la priorité, le niveau de risque et le service. Vous pouvez ajouter de nouveaux champs en cliquant sur le bouton Personnaliser dans votre projet et en sélectionnant Champs dans la section Ajouter.
Standardisez votre travail grâce aux modèles de projet
Les modèles de projet donnent à chaque processus opérationnel un point de départ cohérent (mêmes sections, champs, règles, formulaires et modèles de tâche) afin que les nouveaux projets soient lancés rapidement et que les données restent comparables entre les équipes.
Si un processus se répète, enregistrez les étapes éprouvées une fois et sauvegardez-les en tant que modèle. Au fur et à mesure que les processus évoluent, vous pouvez mettre à jour le modèle pour que les nouvelles tâches restent cohérentes.
Pour créer un modèle de projet :
- Cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du titre du projet
- Cliquez sur Enregistrer en tant que modèle
En savoir plus sur les modèles de projet.
Automatisation des processus et augmentation de la productivité
Définissez des règles pour gérer les tâches répétitives et augmenter la productivité. Dans votre projet, cliquez sur le bouton Personnaliser, sélectionnez Règles et créez des règles avec des déclencheurs spécifiques et les actions correspondantes. Les règles courantes pour les équipes des opérations comprennent l'attribution automatique des tâches en fonction des champs personnalisés et le déplacement des tâches vers différentes sections une fois celles-ci achevées.
De nombreuses équipes opérationnelles associent également Asana à des outils de Business Intelligence pour automatiser le reporting à grande échelle :
- Power BI + Asana : exportez des données en direct de projets, d'équipes ou de portefeuilles sélectionnés vers Power BI pour créer des tableaux de bord opérationnels (tendances SLA, durée de cycle, backlog).
- Tableau + Asana : utilisez le connecteur Asana–Tableau pour visualiser la santé interéquipes et suivre les KPI dans les portefeuilles ou les équipes
Tirez parti des capacités de l'IA
Tirez parti des fonctionnalités de l'IA Asana, telles que les statuts intelligents et les résumés intelligents, pour trouver rapidement des informations, générer des mises à jour de statut et obtenir des aperçus concis de vos projets et de vos tâches. Ces fonctionnalités aident à éliminer les processus manuels chronophages et permettent à votre équipe de se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée.
Suivi de la progression et rapports
Créer des tableaux de bord personnalisés
Créez des tableaux de bord personnalisés dans votre portefeuille pour suivre les indicateurs clés et rendre compte de la progression. Cliquez sur l'onglet Tableau de bord et ajoutez des graphiques pour visualiser des données telles que les taux d'achèvement des tâches, le statut du projet ou l'allocation des ressources.
Générez et partagez des rapports
Utilisez les statuts intelligents pour générer rapidement des mises à jour de statut sur vos projets. Partagez régulièrement ces rapports avec les parties prenantes pour les tenir informées de la progression du projet. Un suivi et des rapports réguliers vous aideront à identifier les points à améliorer et à tenir toutes les parties prenantes informées de la progression du projet.
Planifiez et répartissez le travail
Sur Asana, vous créez un plan de capacité pour affecter des personnes à des projets (en heures ou en %) sur une période donnée, puis vous repérez les surallocations/sous-allocations et effectuez des ajustements en amont. Cela diffère de la gestion des ressources, qui suit la capacité à partir des attributions de tâches réelles ; les plans de capacité modélisent les engagements au niveau du projet avant l’exécution.
Quand l'utiliser : planification trimestrielle/annuelle, élaboration de feuilles de route de programme (par exemple, audits, déploiements de politiques, transitions de fournisseurs) et travail interfonctionnel.
Comment créer un plan de capacité :
- Accédez à Rapports
- Cliquez sur Créer
- Sélectionnez Plan de capacité
Davantage de communication et de collaboration
Intégrer les outils de communication
Intégrez Asana à des outils de communication comme Slack ou Microsoft Teams pour centraliser les discussions. Accédez à vos paramètres Asana, cliquez sur l'onglet Applications, identifiez l'intégration souhaitée, puis suivez les instructions pour connecter vos comptes. Ces intégrations aident à améliorer la communication entre les équipes et les services, en remédiant à l'un des principaux problèmes rencontrés par les équipes des opérations.
Utilisez les pièces jointes et les approbations
Utilisez les commentaires pour que les discussions restent liées à des tâches spécifiques et joignez les documents pertinents directement aux tâches pour en faciliter l'accès. Configurez des processus d'approbation pour les documents ou décisions importants afin de rationaliser les processus de validation.
Conseils pour les propositions de projets et les projets de demandes
Votre équipe des opérations reçoit de nombreuses demandes, questions et propositions de projets de la part des autres équipes ? Ces quelques conseils vous aideront à les traiter plus rapidement, en ayant toutes les cartes en main dès le départ et en utilisant un processus d'approbations final bien huilé.
- Standardisez les demandes à l'aide de Formulaires. Plutôt que de multiplier les allers-retours au sujet d'une demande et de ses exigences, créez un formulaire que chacun peut remplir afin de fournir à votre équipe toutes les informations nécessaires.
- Préservez le temps de travail de votre équipe : attribuez les demandes à vos collègues avec des échéances. Aidez votre équipe à hiérarchiser son travail en ajoutant un champ personnalisé de priorité à votre projet et en définissant le champ de priorité sur « Élevée » si la tâche est urgente et nécessite une attention immédiate.
Conseils pour la planification des objectifs
Les équipes des opérations sont souvent responsables de la planification des objectifs et buts de l'équipe ou de l'entreprise. Facilitez la planification interfonctionnelle (annuelle ou trimestrielle) avec ce processus de planification des objectifs.
- Gagnez du temps à l'aide de modèles. Les buts et objectifs sont généralement fixés à intervalles réguliers. Démarrez rapidement avec toutes les étapes nécessaires grâce à un modèle Asana ou enregistrez votre propre modèle personnalisé.
- Clarifiez et simplifiez les approbations en utilisant des tâches d'approbation. L'approbateur peut ajouter ses commentaires à la tâche. Lorsqu’il prend sa décision, vous en gardez un enregistrement clair et savez pourquoi le travail est approuvé (ou non).
- Une fois les objectifs fixés, créez un portefeuille dans lequel vous conserverez les principaux projets y participant. Vous y suivrez la progression et la chronologie. Veillez à ce que les chefs de projet et d’équipe publient régulièrement des mises à jour sur l’avancement des objectifs dont ils ont la responsabilité.
En mettant en œuvre ces stratégies et en tirant parti des fonctionnalités d'ana, les équipes des opérations et les PMO peuvent considérablement améliorer leur efficacité, leur visibilité et leur alignement sur les objectifs de l'organisation. N'oubliez pas de revoir et d'affiner régulièrement vos processus pour vous assurer de tirer le meilleur parti des fonctionnalités d'Asana.
Ressources supplémentaires
