Loading
PLATFORM
KAPABILITAS
ASANA AI
SEMUA PAKET
Jenis Perusahaan
Tim
Industri
Kasus Penggunaan
MEMPELAJARI
DUKUNGAN
LAYANAN
Pusat Bantuan
search-icon

Topik

Asana untuk Tim Operasional

Dalam Artikel Ini

Buat sistem yang terhubung dan berulang untuk mengelola permintaan, menstandarkan proses, memperkirakan kapasitas, dan melaporkan hasil di Asana. Manfaatkan fitur Asana untuk memusatkan operasi Anda guna meningkatkan visibilitas, koordinasi, dan efisiensi.

Siapkan hub operasi terpusat Anda

Mulailah dengan membuat portofolio untuk berfungsi sebagai dasbor umum untuk semua proyek yang sedang berlangsung. Untuk membuat portofolio, klik tombol + Buat di bilah atas, pilih Portofolio, dan beri nama yang sesuai (misalnya, "Proyek Operasional" atau "Inisiatif PMO").

Dalam portofolio Anda, tambahkan proyek yang ada atau buat yang baru. Jika Anda baru menggunakan Asana, mulailah dengan templat proyek operasi untuk membantu Anda berada di jalur yang benar, atau impor spreadsheet tempat Anda sudah merencanakan pekerjaan operasi untuk memetakan proyek ke Asana dengan cepat. Tambahkan Bidang kustom ke proyek yang relevan dengan operasi, seperti anggaran, prioritas, tingkat risiko, dan Bagian. Tambahkan bidang baru dengan mengeklik tombol Sesuaikan di proyek Anda, lalu pilih Bidang di bagian Tambahkan.

Standarkan pekerjaan Anda dengan templat proyek

Templat proyek memberikan titik awal yang konsisten untuk setiap alur kerja operasi—bagian, bidang, aturan, formulir, dan templat tugas yang sama—jadi proyek baru diluncurkan dengan cepat dan data tetap sebanding di seluruh tim.

Jika proses berulang, catat langkah-langkah yang sudah teruji sekali dan simpan sebagai templat. Seiring berkembangnya proses, perbarui templat agar pekerjaan baru tetap selaras.

Tamu

Buat templat proyek:

  1. Klik panah drop-down di samping judul proyek
  2. Klik Simpan sebagai templat

Pelajari selengkapnya tentang templat proyek.

Otomatiskan proses dan tingkatkan produktivitas

Siapkan aturan untuk menangani tugas berulang dan meningkatkan produktivitas. Dalam proyek Anda, klik tombol Sesuaikan, pilih Aturan, lalu buat aturan dengan pemicu tertentu dan tindakan yang sesuai. Buat aturan umum untuk tim operasi, termasuk otomatisasi penetapan tugas berdasarkan bidang kustom dan pemindahan tugas ke bagian lain setelah penyelesaian.

Hubungkan Asana ke alat business intelligence untuk mengotomatiskan pelaporan dalam skala besar.

  • Power BI + Asana: Tarik data langsung dari proyek, tim, atau portofolio yang dipilih ke Power BI untuk membuat dasbor operasional (tren SLA, waktu siklus, backlog).
  • Tableau + Asana: Gunakan konektor Asana–Tableau untuk memvisualisasikan kesehatan lintas tim dan melacak KPI di seluruh portofolio atau tim

Manfaatkan kemampuan AI

Manfaatkan fitur Asana AI, seperti jawaban cerdas, status cerdas, dan ringkasan cerdas, untuk menemukan informasi dengan cepat, membuat pembaruan status, dan mendapatkan ikhtisar ringkas tentang proyek dan tugas Anda. Fitur ini membantu menghilangkan proses manual yang memakan waktu dan memungkinkan tim Anda untuk fokus pada aktivitas bernilai tinggi.

Pantau progres dan pelaporan

Buat dasbor kustom

Buat dasbor kustom di portofolio Anda untuk memantau metrik utama dan melaporkan progres. Klik tab Dasbor dan tambahkan bagan untuk memvisualisasikan data, seperti tingkat penyelesaian tugas, status proyek, atau alokasi sumber daya.

Buat dan bagikan laporan

Gunakan status cerdas untuk membuat pembaruan status proyek Anda dengan cepat. Bagikan laporan ini kepada pemangku kepentingan secara berkala agar mereka terus mendapatkan informasi terbaru tentang progres proyek. Pantau dan lapor secara berkala untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan memberi tahu semua pemangku kepentingan tentang progres proyek.

Perkirakan dan seimbangkan pekerjaan

Di Asana, buat rencana kapasitas untuk mengalokasikan orang ke proyek (berdasarkan jam atau %) di seluruh rentang waktu, lalu temukan alokasi berlebih atau kurang dan buat kompromi sejak dini. Ini berbeda dengan beban kerja, yang melacak kapasitas dari penugasan tugas yang sebenarnya; rencana kapasitas memodelkan komitmen tingkat proyek sebelum eksekusi.

Gunakan saat: Perencanaan triwulanan/tahunan, pemetaan jalan program (misalnya, audit, peluncuran kebijakan, transisi vendor), dan pekerjaan lintas fungsi.

Buat rencana kapasitas:

  1. Buka Pelaporan
  2. Klik Buat  
  3. Pilih Rencana kapasitas

Tingkatkan komunikasi dan kolaborasi

Integrasikan alat komunikasi

Integrasikan Asana dengan alat komunikasi seperti Slack atau Microsoft Teams untuk memusatkan diskusi. Buka pengaturan Asana, klik tab Aplikasi, temukan integrasi yang diinginkan, dan ikuti petunjuk untuk menghubungkan akun Anda. Integrasi ini membantu meningkatkan komunikasi di seluruh tim dan bagian, mengatasi salah satu masalah utama bagi tim operasi.

Gunakan lampiran dan Persetujuan

Gunakan komentar untuk memastikan percakapan tetap terkait dengan tugas tertentu, dan lampirkan dokumen yang relevan langsung ke tugas untuk akses mudah. Siapkan alur kerja persetujuan untuk dokumen atau keputusan penting guna menyederhanakan proses validasi.

Pilih kiat untuk proposal proyek atau proyek permintaan

Apakah tim operasi Anda menerima banyak permintaan, pertanyaan, dan proposal untuk pekerjaan dari tim lain? Ikuti kiat ini untuk memindahkan permintaan lebih cepat dengan memulai dengan semua detail di awal dan menyederhanakan persetujuan akhir.

GRAFIK proses permintaan kerja yang dapat diikuti di Asana dari awal hingga akhir

  • Standardisasikan permintaan dengan Formulir. Alih-alih berkomunikasi berulang kali tentang permintaan dan persyaratannya, buat formulir yang dapat diisi siapa saja sehingga tim Anda memiliki detail yang tepat. Lindungi waktu tim Anda dengan menetapkan permintaan kepada rekan tim beserta tenggat. Bantu tim Anda memprioritaskan pekerjaan mereka dengan tambahkan bidang kustom prioritas ke proyek Anda dan atur bidang prioritas menjadi "Tinggi" jika tugas itu mendesak dan perlu segera ditangani.

    Rencanakan tujuan dengan kiat ini

    Tim operasi sering kali bertanggung jawab untuk merencanakan tujuan dan gol tim atau perusahaan. Permudah perencanaan lintas fungsi dengan alur perencanaan tujuan ini, baik triwulanan atau tahunan.

    GRAFIK tim proses atau tujuan perusahaan dapat diikuti di Asana dari awal hingga akhir

    • Hemat waktu dengan templat. Tetapkan gol dan tujuan secara berkala. Mulai dengan cepat dengan semua langkah yang Anda butuhkan menggunakan Templat buatan Asana atau dengan menyimpan templat kustom Anda sendiri.
    • Jelaskan persetujuan dan sederhanakan dengan membuat tugas persetujuan. Berikan umpan balik tentang tugas tersebut. Setelah selesai, Anda memiliki catatan yang jelas tentang apakah itu disetujui atau tidak dan alasannya. Setelah Anda menetapkan tujuan, buat portofolio tempat Anda dapat melacak proyek utama yang berkontribusi pada tujuan untuk melihat progres dan linimasa. Pastikan manajer proyek dan pemimpin tim memberikan pembaruan status rutin terkait tujuan yang menjadi tanggung jawab mereka.

      Terapkan strategi ini dan manfaatkan fitur Asana agar tim operasi dan PMO dapat meningkatkan efisiensi, visibilitas, dan keselarasan mereka dengan gol organisasi secara signifikan. Tinjau dan sempurnakan proses Anda secara berkala untuk memastikan Anda memanfaatkan kemampuan Asana sebaik mungkin.

      Sumber daya tambahan

Note iconCatatan

Artikel ini diterjemahkan oleh AI.

Kirim umpan balik terjemahan.

Artikel Terkait

Memuat
Asana untuk Tim Operasi