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オペレーションチームのための Asana

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Asana でリクエストの管理、プロセスの標準化、キャパシティの予測、成果の報告を行うために、連携された、繰り返し使えるシステムを構築しましょう。この記事では、Asana の機能を活用してオペレーションを一元管理し、可視性、調整、効率を向上させる方法をご紹介します。

業務の一元管理ツールをセットアップする

まずは、進行中のすべてのプロジェクトを俯瞰するダッシュボードとして機能するポートフォリオを作成することから始めましょう。ポートフォリオを作成するには、トップバーの「+作成」ボタンをクリックし、「ポートフォリオ」を選択して、適切な名前を付けます (例:「オペレーションプロジェクト」や「PMO イニシアチブ」)。

ポートフォリオ内で、既存のプロジェクトを追加するか、新しいプロジェクトを作成します。Asana が初めての方は、オペレーションプロジェクト用のテンプレートから始めて正しい方向に進むか、すでにオペレーション作業の計画に使用しているスプレッドシートをインポートして、プロジェクトをすばやく Asana にマッピングしてください。

予算、優先度、リスクレベル、部署など、オペレーションに関連するカスタムフィールドをプロジェクトに追加します。新しいフィールドを追加するには、プロジェクトの「カスタマイズ」ボタンをクリックし、「追加」セクションから「フィールド」を選択します。

プロジェクトテンプレートで仕事を標準化

プロジェクトテンプレートを使うと、すべてのオペレーションワークフローに一貫した出発点 (同じセクション、カスタムフィールド、ルール、フォーム、タスクテンプレート) が設定されるため、新しいプロジェクトをすばやく立ち上げることができ、チーム間でデータを比較しやすくなります。

繰り返しのプロセスがある場合は、実績のあるステップを一度まとめてテンプレートとして保存しましょう。プロセスの進化に合わせてテンプレートを更新し、新しい仕事の足並みを揃えましょう。

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プロジェクトテンプレートを作成するには、次のことを行います。

  1. プロジェクト名の横にある矢印をクリックし、ドロップダウンを表示します。
  2. 「テンプレートとして保存」をクリックします。

プロジェクトテンプレートについて詳しく見る。

プロセスの自動化と生産性の向上

ルールを設定して、繰り返しのタスクを処理し、生産性を高めましょう。プロジェクトで「カスタマイズ」ボタンをクリックし、「ルール」を選択して、特定のトリガーとそれに対応するアクションを含むルールを作成します。オペレーションチームでよく使われるルールには、カスタムフィールドに基づいてタスクを自動的に割り当てることや、完了時にタスクを別のセクションに移動することなどがあります。

多くのオペレーションチームは、Asana をビジネスインテリジェンスツールと連携して、レポート作成を大規模に自動化しています。

  • Power BI と Asana:選択したプロジェクト、チーム、またはポートフォリオからリアルタイムのデータを Power BI に取り込んで、オペレーションダッシュボード (SLA の傾向、サイクルタイム、バックログ) を作成します。
  • Tableau + Asana: Asana と Tableau のコネクタを使用して、チーム間の健全性を視覚化し、ポートフォリオやチームを横断して KPI を追跡します。

AI の機能を活用する

スマートステータスやスマートサマリーなどの Asana AI 機能を活用して、情報をすばやく見つけ、ステータス更新を生成し、プロジェクトやタスクの簡潔な概要を確認しましょう。これらの機能を使うことで、時間のかかる手作業のプロセスを排除し、チームが価値の高い仕事に集中できるようになります。

進捗のモニタリングとレポート

カスタムダッシュボードを作成

ポートフォリオでカスタムダッシュボードを作成して、主要な指標をモニタリングし、進捗を報告しましょう。「ダッシュボード」タブをクリックしてチャートを追加すると、タスクの完了率、プロジェクトのステータス、リソース配分などのデータを可視化できます。

レポートを生成して共有する

スマートステータスを使用して、プロジェクトのステータス更新をすばやく生成します。これらのレポートを定期的に関係者と共有し、プロジェクトの進捗状況を常に把握してもらいましょう。定期的なモニタリングとレポート作成は、改善すべき点を特定し、プロジェクトの進捗状況をすべての関係者に周知するのに役立ちます。

仕事の予測とバランス調整

Asana でキャパシティ計画を作成することで、時間軸に沿ってプロジェクトにメンバーを割り振る (時間または割合で) ことができ、過不足の割り振りを特定して早期に調整を行えます。これは、実際のタスクの割り当てからキャパシティを追跡するワークロードとは異なります。キャパシティ計画は、実行前にプロジェクトレベルのコミットメントをモデル化するものです。

使い方:四半期 / 年間計画、プログラムのロードマップ作成 (監査、ポリシーの展開、ベンダーの移行など)、部門横断の仕事。

キャパシティ計画の作成方法:

  1. 「レポート」を開く
  2. 「作成」をクリックします    
  3. 「キャパシティ計画」を選択

コミュニケーションとコラボレーションの向上

コミュニケーションツールとの連携

Slack や Microsoft Teams などのコミュニケーションツールと Asana を連携して、ディスカッションを一元管理しましょう。Asana の「設定」に移動し、「アプリ」タブをクリックして、連携したいアプリを見つけ、プロンプトに従ってアカウントを連携します。これらの連携は、チームや部署をまたぐコミュニケーションの改善に役立ち、オペレーションチームの主な課題の 1 つに対処します。

添付ファイルと承認リクエストを使用する

コメントを使って会話を特定のタスクに紐づけ、関連する文書をタスクに直接添付すれば、簡単にアクセスできます。重要な文書や決定事項に対する承認ワークフローを確立することで、検証プロセスを合理化します。

プロジェクトの提案やリクエストプロジェクトのためのヒント

オペレーションチームは他のチームから仕事のリクエスト、質問、仕事の提案をたくさん受けていますか？これらのヒントを使えば、最初にすべての詳細を確認し、最終的な承認を合理化することで、より迅速にリクエストに対応できます。

GRAPHIC of the process a work request can follow in Asana from start to finish

  • フォームを使えばリクエストを標準化できます。リクエストとその要件について何度もやりとりをする代わりに、誰もが入力できるフォームを作成すれば、チームは適切な詳細情報を得られます。
  • チームメイトへのリクエストの割り当ては期日を設定して行い、チームの時間を大切にしましょう。プロジェクトに優先度カスタムフィールドを追加し、タスクが緊急で��時対応が必要な場合は優先度フィールドを「高」に設定することで、チームが仕事に優先順位を付けられるようにしましょう。

目標計画のヒント

オペレーションチームがチームや会社の目標と戦略の計画を担当することは多々あります。この目標計画用のフローを活用すれば、四半期の計画でも、その年度の計画でも、部門横断の計画が簡単に立てられます。

GRAPHIC of the process team or company objectives can follow in Asana from start to finish

これらの戦略を実行し、Asana の機能を活用することで、オペレーションチームや PMO は効率、可視性、組織の目標との整合性を大幅に向上させることができます。Asana の機能を最大限に活用するために、プロセスを定期的に見直し、改善することを忘れないでください。

その他のリソース

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この記事は AI によって翻訳されています。

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