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운영팀을 위한 Asana

이 기사에서는

이 기능을 사용할 수 있는 사용자
PersonalStarterAdvancedEnterpriseEnterprise+그리고 기존 Premium비즈니스Legacy Enterprise 플랜에서 사용하실 수 있습니다

자세한 내용은 요금 페이지 를 참조하세요.

Asana에서 요청을 관리하고, 프로세스를 표준화하고, 작업 수용량을 예측하고, 결과를 보고할 수 있는 연결되고 반복 가능한 시스템을 구축하세요. 이 문서에서는 Asana의 기능을 활용하여 운영을 한 곳에서 관리함으로써 가시성, 조율, 효율성을 개선하는 방법을 안내합니다.

중앙 집중식 운영 허브 설정하기

먼저 진행 중인 모든 프로젝트에 대한 개략적인 대시보드 역할을 할 포트폴리오를 생성하세요. 포트폴리오를 생성하려면 상단 바에서 + 생성 버튼을 클릭하고 포트폴리오를 선택한 후 적절한 이름을 지정합니다(예: '운영 프로젝트' 또는 'PMO 이니셔티브').

포트폴리오 내에서 기존 프로젝트를 추가하거나 새 프로젝트를 생성하세요. Asana를 처음 사용한다면 운영 프로젝트 템플릿으로 시작하여 올바른 방향으로 나아가세요. 또는 운영 업무를 이미 계획 중인 스프레드시트를 가져와서 프로젝트를 Asana에 신속하게 매핑하세요.

예산, 우선순위, 위험 수준, 부서 등 운영과 관련된 사용자 지정 필드를 프로젝트에 추가하세요. 프로젝트의 사용자 지정 버튼을 클릭하고 추가 섹션에서 필드를 선택하여 새 필드를 추가할 수 있습니다.

프로젝트 템플릿으로 업무를 표준화하세요

프로젝트 템플릿을 사용하면 모든 운영 워크플로에 동일한 섹션, 필드, 규칙, 양식, 작업 템플릿 등 일관된 출발점을 제공할 수 있으므로 새로운 프로젝트를 빠르게 시작할 수 있고 팀 간에 데이터를 비교할 수 있습니다.

프로세스가 반복되는 경우, 검증된 단계를 한 번 기록하여 템플릿으로 저장하세요. 프로세스가 발전함에 따라 템플릿을 업데이트하여 새로운 작업을 일관되게 유지할 수 있습니다.

Guests

프로젝트 템플릿을 생성하려면 다음을 수행하세요.

  1. 프로젝트 제목 옆에 있는 드롭다운 화살표를 클릭합니다
  2. 템플릿으로 저장 을 클릭합니다

프로젝트 템플릿에 대해 더 알아보기.

프로세스 자동화 및 생산성 증대

반복되는 작업을 처리하고 생산성을 높이기 위해 규칙을 설정하세요. 프로젝트에서 사용자 지정 버튼을 클릭하고 규칙을 선택한 후 특정 트리거와 해당 동작을 사용하여 규칙을 만듭니다. 운영팀의 일반적인 규칙에는 사용자 지정 필드에 따라 자동으로 작업을 배정하고, 완료 시 작업을 다른 섹션으로 옮기는 것이 포함됩니다.

또한 많은 운영팀이 Asana를 비즈니스 인텔리전스 툴에 연결하여 대규모 보고를 자동화합니다.

  • Power BI + Asana: 선택한 프로젝트, 팀 또는 포트폴리오의 실시간 데이터를 Power BI로 가져와서 운영 대시보드(SLA 추세, 사이클 시간, 백로그)를 만듭니다.
  • Tableau + Asana: Asana–Tableau 커넥터를 사용하여 팀 간 상태를 시각화하고 포트폴리오 또는 팀 전반에 걸쳐 KPI를 추적하세요.

AI 기능 활용하기

스마트 상태 및 스마트 요약과 같은 Asana AI 기능을 활용하여 정보를 빠르게 찾고, 상태 업데이트를 생성하고, 프로젝트와 작업에 대한 간결한 개요를 얻으세요. 이러한 기능을 사용하면 시간이 많이 소요되는 수동 프로세스를 제거하고 팀이 고부가가치 활동에 집중할 수 있습니다.

진행 상태 모니터링 및 보고

사용자 지정 대시보드 생성

포트폴리오에서 사용자 지정 대시보드를 만들어 주요 지표를 모니터링하고 진행 상태를 보고하세요. 대시보드 탭을 클릭하고 차트를 추가하여 작업 완료율, 프로젝트 상태 또는 리소스 할당과 같은 데이터를 시각화하세요.

보고서 생성 및 공유

스마트 상태를 사용하여 프로젝트에 대한 상태 업데이트를 빠르게 생성하세요. 이러한 보고서를 정기적으로 이해관계자와 공유하여 프로젝트 진행 상태를 지속적으로 파악할 수 있도록 하세요. 정기적인 모니터링 및 보고를 통해 개선해야 할 부분을 파악하고 모든 이해관계자에게 프로젝트 진행 상태를 지속적으로 알릴 수 있습니다.

업무 예측 및 균형 조정

Asana에서 작업 수용량 계획을 세워 일정 기간 동안 프로젝트에 사용자를 할당(시간 또는 % 단위)한 다음, 과다/과소 할당을 파악하고 조기에 조정합니다. 이는 실제 작업 배정에서 작업 수용량을 추적하는 워크로드와는 다릅니다. 작업 수용량 계획은 실행에 앞서 프로젝트 수준의 약속을 모델링합니다.

사용이 적합한 경우: 분기/연간 계획, 프로그램 로드맵 작성(예: 감사, 정책 도입, 벤더 전환) 및 교차 기능 업무.

작업 수용량 계획 생성 방법:

  1. 보고서로 이동
  2. 생성 을 클릭합니다  
  3. 작업 수용량 계획 선택

커뮤니케이션과 협업 강화

커뮤니케이션 툴 연동

Asana를 Slack이나 Microsoft Teams와 같은 커뮤니케이션 툴과 연동하여 토론을 한 곳에서 관리하세요. Asana 설정으로 이동하여 앱 탭을 클릭하고 원하는 연동을 찾은 다음, 프롬프트에 따라 계정을 연결합니다. 이러한 연동은 팀과 부서 전반의 커뮤니케이션을 개선하는 데 도움이 되어 운영팀이 겪는 주요 문제점 중 하나를 해결합니다.

첨부 파일 및 승인 사용

댓글을 사용하여 특정 작업과 관련된 대화를 유지하고, 관련 문서를 작업에 바로 첨부하여 쉽게 액세스하세요. 중요한 문서나 결정에 대한 승인 워크플로를 설정하여 검증 프로세스를 간소화하세요.

프로젝트 제안 또는 요청 프로젝트를 위한 팁

운영팀이 다른 팀으로부터 업무에 관한 요청, 질문, 제안을 많이 받나요? 다음 팁을 활용하면 모든 세부 정보를 미리 준비하고 최종 승인을 간소화하여 요청을 더욱 빠르게 처리할 수 있습니다.

GRAPHIC of the process a work request can follow in Asana from start to finish

  • 양식으로 요청을 표준화하세요. 요청과 요구 사항을 반복해서 확인하는 대신에 누구나 작성이 가능한 양식을 생성하여 팀에 정확한 세부 정보를 제공하세요.
  • 마감일이 지정된 요청을 팀원에게 배정하여 팀이 시간을 낭비하지 않도록 하세요. 프로젝트에 우선순위 사용자 지정 필드를 추가하고 작업이 긴급하고 즉각적인 주의가 필요한 경우 우선순위 필드를 '높음'으로 설정하여 팀이 업무의 우선순위를 정할 수 있도록 도와주세요.

목표 계획을 위한 팁

종종 운영팀이 팀이나 회사의 목표와 목적을 계획하기도 합니다. 분기 계획이든 연간 계획이든, 이 목표 계획 흐름으로 손쉽게 교차 기능 계획을 수립하세요.

GRAPHIC of the process team or company objectives can follow in Asana from start to finish

이러한 전략을 구현하고 Asana의 기능을 활용함으로써 운영팀과 PMO는 효율성, 가시성, 조직 목표와의 부합도를 크게 향상시킬 수 있습니다. Asana의 기능을 최대한 활용할 수 있도록 프로세스를 주기적으로 검토하고 개선하는 것을 잊지 마세요.

추가 리소스

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