Bouw een verbonden, herhaalbaar systeem om aanvragen te beheren, processen te standaardiseren, capaciteit te voorspellen en resultaten te rapporteren in Asana. Dit artikel zal je begeleiden bij het benutten van de functies van Asana om je operations te centraliseren voor een betere zichtbaarheid, coördinatie en efficiëntie.
Je gecentraliseerde operationele hub instellen
Begin met het aanmaken van een portfolio die dient als een dashboard op hoog niveau voor al je lopende projecten. Om een portfolio te maken, klik je op de knop + Maken in de bovenste balk, selecteer je Portfolio en geef je het een passende naam (bijvoorbeeld "Operations-projecten" of "PMO-initiatieven").
Voeg binnen je portfolio bestaande projecten toe of maak nieuwe projecten. Als Asana nieuw voor je is, begin dan met een projectsjabloon voor operaties om je op het juiste spoor te krijgen, of importeer een spreadsheet waarin je al operationeel werk plant om het project snel in Asana in kaart te brengen.
Voeg aangepaste velden toe aan je project die relevant zijn voor operations, zoals budget, prioriteit, risiconiveau en afdeling. Je kunt nieuwe velden toevoegen door op de knop Aanpassen in je project te klikken en Velden te selecteren onder de sectie Toevoegen.
Standaardiseer je werk met projectsjablonen
Projectsjablonen geven elke operations-workflow een consistent startpunt - dezelfde secties, velden, regels, formulieren en taaksjablonen - zodat nieuwe projecten snel worden gelanceerd en gegevens vergelijkbaar blijven tussen teams.
Als een proces zich herhaalt, leg je de bewezen stappen één keer vast en sla je ze op als sjabloon. Naarmate de processen evolueren, kun je het sjabloon bijwerken om nieuw werk op één lijn te houden.
Om een projectsjabloon te maken:
- Klik op de vervolgkeuzepijl naast de projecttitel
- Klik op Opslaan als sjabloon
Meer informatie over projectsjablonen.
Automatisering van processen en verhoging van de productiviteit
Stel regels in om repetitieve taken af te handelen en de productiviteit te verhogen. Klik in je project op de knop Aanpassen, selecteer Regels en maak regels met specifieke triggers en bijbehorende acties. Veelvoorkomende regels voor operationele teams zijn het automatisch toewijzen van taken op basis van aangepaste velden en het verplaatsen van taken naar verschillende secties na voltooiing.
Veel operationele teams verbinden Asana ook met business intelligence-tools om rapportage op schaal te automatiseren:
- Power BI + Asana: breng live gegevens van geselecteerde projecten, teams of portfolio's over naar Power BI om operationele dashboards te bouwen (SLA-trends, cyclustijd, backlog).
- Tableau + Asana: gebruik de Asana–Tableau-connector om de gezondheid van verschillende teams te visualiseren en KPI's bij te houden in portfolio's of teams
Maak gebruik van AI-mogelijkheden
Maak gebruik van Asana AI-functies, zoals slimme status en slimme samenvattingen, om snel informatie te vinden, statusupdates te genereren en beknopte overzichten van je projecten en taken te krijgen. Deze functies helpen tijdrovende handmatige processen te elimineren en stellen je team in staat zich te concentreren op activiteiten met een hoge waarde.
Voortgang monitoren en rapporten
Aangepaste dashboards maken
Maak aangepaste dashboards in je portfolio om belangrijke statistieken te monitoren en verslag uit te brengen over de voortgang. Klik op het tabblad Dashboard en voeg grafieken toe om gegevens te visualiseren, zoals voltooiingspercentages van taken, projectstatus of toewijzing van middelen.
Rapporten genereren en delen
Gebruik slimme status om snel statusupdates over je projecten te genereren. Deel deze rapporten regelmatig met belanghebbenden om hen op de hoogte te houden van de projectvoortgang. Regelmatige monitoring en rapportage zullen je helpen verbeterpunten te identificeren en alle belanghebbenden op de hoogte te houden van de voortgang van het project.
Prognose en balans van werk
In Asana bouw je een capaciteitsplan om personen toe te wijzen aan projecten (per uur of %) over een tijdshorizon, en vervolgens zie je over-/ondervoorziening en kun je vroegtijdig afwegingen maken. Het verschilt van werkbelasting, die de capaciteit bijhoudt op basis van daadwerkelijke taaktoewijzingen; capaciteitsplannen modelleren verplichtingen op projectniveau voorafgaand aan de uitvoering.
Wanneer gebruik je het: kwartaal-/jaarplanning, het maken van programmaroutekaarten (bijv. audits, beleidsimplementaties, leveranciersovergangen) en cross-functional werk.
Een capaciteitsplan maken:
- Ga naar Rapporten
- Klik op Maken
- Selecteer Capaciteitsplan
Communicatie en samenwerking verbeteren
Communicatietools integreren
Integreer Asana met communicatietools zoals Slack of Microsoft Teams om discussies te centraliseren. Ga naar je Asana-instellingen, klik op het tabblad Apps, zoek de gewenste integratie en volg de aanwijzingen om je accounts te verbinden. Deze integraties helpen de communicatie tussen teams en afdelingen te verbeteren en pakken een van de belangrijkste pijnpunten voor operationele teams aan.
Gebruik bijlagen en goedkeuringen
Gebruik reacties om gesprekken aan specifieke taken gekoppeld te houden en voeg relevante documenten rechtstreeks toe aan taken voor gemakkelijke toegang. Stel goedkeuringsworkflows in voor belangrijke documenten of beslissingen om validatieprocessen te stroomlijnen.
Tips voor projectvoorstel- of aanvraagprojecten
Ontvangt je operationele team veel aanvragen, vragen en voorstellen voor werk van andere teams? Deze tips helpen je aanvragen sneller af te werken door vanaf het begin over alle details te beschikken en de definitieve goedkeuringen te stroomlijnen.
- Standaardiseer aanvragen met Formulieren. In plaats van eindeloze discussies over een aanvraag en de vereisten, kunt u een formulier maken dat iedereen kan invullen zodat uw team over de juiste details beschikt.
- Bescherm de tijd van je team door aanvragen met vervaldatums aan teamgenoten toe te wijzen. Help je team om prioriteit te geven aan hun werk door een aangepast veld voor de prioriteit aan je project toe te voegen en het prioriteitsveld in te stellen op 'Hoog' als de taak urgent is en onmiddellijke aandacht vereist.
Tips voor het plannen van doelstellingen
Operationele teams zijn vaak verantwoordelijk voor het plannen van team- of bedrijfsdoelstellingen en doelen. Maak cross-functional planning eenvoudiger met deze flow voor het plannen van doelstellingen, of het nu over driemaandelijkse of jaarlijkse doelstellingen gaat.
- Bespaar tijd met sjablonen. Doelen en doelstellingen worden meestal met vaste intervallen vastgelegd. Ga snel aan de slag met alle stappen die je moet zetten met een door Asana gemaakt sjabloon, of door je eigen aangepaste sjabloon op te slaan.
- Maak goedkeuringen duidelijk en gestroomlijnd door een goedkeuringstaak te maken. De goedkeurder kan alle feedback in de taak achterlaten. Wanneer de taak voltooid is, heb je een duidelijk verslag dat de vraag beantwoordt of de aanvraag wel of niet is goedgekeurd en waarom.
- Zodra je je doelstellingen hebt bepaald, maak je een portfolio waarin je de belangrijkste projecten die bijdragen aan de doelstellingen bijhoudt om de voortgang en tijdlijnen te zien. Zorg ervoor dat projectmanagers en teamleiders regelmatig statusupdates geven met betrekking tot de doelstellingen waarvoor ze verantwoordelijk zijn.
Door deze strategieën te implementeren en de functies van Asana te benutten, kunnen operations-teams en PMO's hun efficiëntie, zichtbaarheid en afstemming op de organisatiedoelen aanzienlijk verbeteren. Vergeet niet om je processen regelmatig te evalueren en te verfijnen om ervoor te zorgen dat je het beste uit de mogelijkheden van Asana haalt.
Extra middelen
