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チームリーダー向け Asana

この記事の内容

チームを効果的に率いるには、全員の足並みを揃え、生産性とエンゲージメントを維持するための適切なツールと戦略が必要です。チームリーダーは、仕事の調整、締め切りの管理、チームの成果の確保に責任を負います。Asana には、スマートワークフローからリアルタイムのインサイトまで、この役割で活躍するために必要なものがすべて揃っています。

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Asana でチームリーダーとして始める

チームのワークスペースをセットアップする

チームリーダーとして Asana を使い始める際は、チームが簡単に操作できる明確な構造を作成することに重点を置きましょう。

  1. 進行中の仕事や主要な取り組みに対して、チーム専用のプロジェクトを作成する
  2. プロジェクト、タスク、カスタムフィールドの命名規則を統一する
  3. 反復するワークフローに対応するための明確なプロジェクトテンプレートを作成する
  4. チームの役割と権限を定義し、適切なアクセスレベルを確保する

チーム管理に欠かせない設定

まずは次の基本的な要素から始めましょう。

  1. チームダッシュボード: チームメンバーがすべての進行中のプロジェクトを確認できる一元的なハブを作成する
  2. ステータス更新の頻度: Asana のステータス更新機能を使用して、定期的なチェックインを確立します
  3. コミュニケーションチャネル: Asana のコメントを使用するタイミングと、Slack などの外部ツールを使用するタイミングを定義します
  4. 目標の連携: 目標を使用して、チームのプロジェクトを組織の目標につなげます
  5. チームを作成する

チームを作成する

チームとは、プロジェクトに共同で取り組むグループを指します。たとえば、IT 部署には独自のチームがあります。このチームでは、IT 関連のプロジェクトを追加したり、IT 部署に関連するメッセージのやり取りを行えます。

チームの作成後、そのチーム内でプロジェクトとテンプレートを作成できるようになります。

Create a new team

チームの仕事を Asana に追加する

つづいて、チームが取り組んでいるプロジェクトやイニシアチブ (重要な取り組み)を Asana に移します。プロジェクトでは、タスクとメッセージを一元管理します。仕事をチームメンバーに割り当て、進捗状況をモニタリングすることができます。

たとえば、チームが取り組んでいるプロジェクトの 1 つが季節に合わせたマーケティングキャンペーンであるとします。この場合、プロジェクトを作成してからタスクを作成し、それらをチームのメンバーに割り当てます。

一貫性を保つためのテンプレート

チームの定期的なワークフローに合わせてプロジェクトテンプレートを作成します。

  • 週次のスプリント計画: 標準のタスク、担当者、期日を設定します
  • キャンペーンの開始: マーケティングイニシアチブの包括的なチェックリストを作成します
  • クライアントのオンボーディング: 新規クライアントをワークフローに迎え入れるプロセスを標準化します
  • パフォーマンスレビュー: チームメンバー全員に対し、一貫した評価プロセスを実施します

プロジェクト作成時には Asana のテンプレートライブラリが役に立ちます。もしくは、独自のプロジェクトを一から作成することも可能です。

ノート iconノート

CSV ファイルを Asana にインポートする方法をご紹介します。

プロジェクトの整理と可視性

チームリーダーにとって、すべての仕事の可視性を維持することは非常に重要です。Asana には、すべてを把握するために役立つビューがいくつか用意されています。

  • リストビューでは、担当者、期日、カスタムフィールドなど、すべてのタスクの詳細な内訳を確認できます。包括的なプロジェクト計画やタスク管理に役立ちます。
  • ボードビューは、かんばんボードのように機能し、ワークフローのステージを可視化するのに最適です。チームリーダーは、このビューを使用して「To-Do」「進行中」「完了」といった仕事の進捗を管理します。
  • タイムラインビューには、プロジェクトのスケジュールと依存関係が表示されるため、ボトルネックやリソースの競合が発生する前に特定できます。
  • カレンダービューでは、チームのすべての締め切りやマイルストーンが 1 か所に表示されるため、スケジュールの競合を簡単に見つけ、事前に計画を立てられます。

チームのコミュニケーションとコラボレーション

1on1 ミーティングのプロジェクトを作成する

1on1 ミーティングのプロジェクトを通じて、チームはタスクの割り当てに慣れることができます。一般的に、チームリーダーは毎週チームメンバーとミーティングを行い、進捗状況を確認するほか、プロジェクトなどメンバーが関心を持つ事柄について話し合います。

1on1 ミーティングのプロジェクトを作成する際も、他のプロジェクトを作成するときと同じステップを踏みます。チームリーダーとチームメンバーは、次のミーティングで話し合いたいトピックをこのプロジェクトに追加できます。これらのミーティングでは機密情報やデリケートな話題が持ち上がる可能性があるため、プロジェクトを非公開にします。こうすることで、チームリーダーと当該のチームメイトのみがプロジェクトにアクセスできるようになります。

One-to-one projects

以下に、1on1 ミーティングのプロジェクト設定方法の一例をご紹介します。

  1. さまざまなセクションを追加してタスクを整理する
  2. プロジェクトのプライバシー設定を非公開にする

毎週の定例会議の議題を作成する

毎週チームと定例会議を行う場合は、会議の議題プロジェクトを作成するアプローチをおすすめします。この方法はチームメイトが Asana を使用するきっかけにもなります。

会議の議題を使用してディスカッションのトピックを追加することで、会議をより効率的に進められます。チームメンバー全員が議題にタスクを追加して、そのタスクを自分に割り当てます。こうすることで、会議中に誰が何を担当しているのかがわかります。

Team weekly meeting

チームメンバーごとに繰り返しタスクを作成し、次の会議で話し合うトピックを追加するというタイトルをつけます。すると、チームメイトは、忘れずに会議の前にディスカッションのトピックを追加できるようになります。

レポートと可視性の機能

ダッシュボードとインサイト

Asana のダッシュボード機能は、チームリーダーがパフォーマンスを追跡し、傾向を把握するのに役立ちます。

  • プロジェクトダッシュボードでは、完了率、期限超過タスク、チームの仕事量の分布状況など、各プロジェクトの健全性に関するインサイトをリアルタイムで確認できます。
  • ポートフォリオのダッシュボードでは、チームのすべてのプロジェクトの全体像を把握できるため、パターンを特定しやすく、リソースを効果的に割り当てられます。

ワークロード管理

ワークロードを使用すると、次のことが可能になります。

  1. さまざまな期間におけるチームのキャパシティを可視化する
  2. チームメンバーの仕事量を把握し、燃え尽き症候群を防ぐ
  3. タスクを再割り当てして、効率的に仕事量のバランスをとる
  4. 現実的なキャパシティの見積もりに基づいて、今後のプロジェクトを計画する

ステータス更新

ステータス更新で関係者と情報を共有できます。

  • 週次のプロジェクト更新: 進捗の共有、成果の強調、潜在的な問題の報告
  • ポートフォリオレベルのサマリー: 経営陣がチームのパフォーマンスを把握できるようにする
  • 目標進捗レポート: チームの仕事が会社の目標にどのように貢献しているかを示す

ポートフォリオを作成してプロジェクトを整理する

ポートフォリオを使用すると、複��のプロジェクトを 1 か所にまとめて整理できます。複数のプロジェクトの進捗状況を一度にモニタリングできるため、プロジェクトを予定どおりに進行する上で役立ちます。ポートフォリオの作成方法はこちらをご覧ください。

Portfolio.png

たとえば、上のポートフォリオは、マーケティングリードジェネレーションキャンペーンに関連するすべてのプロジェクトを含みます。ポートフォリオのメンバーは、ポートフォリオに属するプロジェクトのリスト、各プロジェクトのタイムラインのほか、ダッシュボードおよび関連するチャート、ポートフォリオの進捗状況におけるステータスの最新情報、さまざまなプロジェクトの各メンバーのワークロード、ポートフォリオについて送信されたメッセージを見ることができます。

ルールを設定する

ルールを設定することで、チームはタスクやプロジェクトを整理でき、その結果、それらを理解しやすくなります。チームのルールを設定する方法について詳しくは、Asana ルールを確立するをご覧ください。

タスクの割り当てには緊張が伴います。特に、Asana を使い始めたばかりのユーザーの多くは苦労するようです。この緊張感を緩和し、安心して自信を持ってタスクを割り当てられるように、タスクのエチケットをチームに伝えることをおすすめします。

その他のリソース

Note iconノート

この記事は AI によって翻訳されています。

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チームリーダー向け Asana ガイド