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Funktionsübergreifende Workflows in Asana einrichten

In diesem Artikel

Workflows verbinden die richtigen Personen zur richtigen Zeit mit den richtigen Informationen und helfen Teams, die Arbeit, die wichtig ist, nahtlos zu koordinieren. Im folgenden Beispiel erfahren Sie, wie Sie einen funktionsübergreifenden Workflow in Asana erstellen können.

So baut Michelle, eine Kampagnenmanagerin im Marketingteam, einen funktionsübergreifenden Workflow in Asana auf, um mit Kollegen aus den Design- und Rechtsteams ihres Unternehmens zusammenzuarbeiten.

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Kurz gesagt, Michelle braucht ein Bild für ihren nächsten Social-Media-Beitrag und muss dieses vom Design-Team anfordern. Darüber hinaus muss das Rechtsteam den visuellen Inhalt überprüfen, bevor er veröffentlicht wird. Werfen wir einen Blick darauf, wie sie es geschafft haben.

Einrichtung eines funktionsübergreifenden Workflows

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Michelle verwaltet solche Kampagnen recht häufig. Der Prozess wurde im Laufe der Zeit optimiert, daher verwendet sie eine benutzerdefinierte Vorlage, die sie zuvor erstellt hat, um ihre Marketingkampagne zu starten. Durch die Erstellung eines Projekts mit ihrer benutzerdefinierten Vorlage verfügt Michelle bereits über alle Aufgaben und Meilensteine, die sie für eine effektive Zusammenarbeit mit den Design- und Rechtsteams benötigt. Bevor das Projekt erstellt wird, kann sie relative Fälligkeitsdaten bearbeiten, Aufgaben verschiedenen Projektrollen zuweisen oder Änderungen an den Sichtbarkeitseinstellungen des Projekts vornehmen. Wenn sie nichts ändern muss, wird ihr Projekt in wenigen Sekunden erstellt.

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Eine Anfrage an ein anderes Team senden

Da ihre Kampagnen im Allgemeinen die gleiche Form haben, spart Michelle eine Menge Zeit, indem sie die gleiche benutzerdefinierte Vorlage verwendet, um ihr Projekt aufzubauen, anstatt jedes Mal bei Null anzufangen, wenn sie eine solche Kampagne starten muss. Wichtige Aufgaben können nicht übersehen werden, da bei jeder Verwendung der benutzerdefinierten Vorlage dieselben wichtigen Aufgaben angezeigt werden.

Eine solche Aufgabe trägt den Titel Kreativanfrage für das Social-Media-Bild senden. Diese Aufgabe wird Michelle automatisch bei der Projekterstellung zugewiesen und fordert sie auf, ein Bild vom Designteam anzufordern. Hilfreich ist, dass das Formular für Kreativanfragen des Designteams jedes Mal in der Aufgabenbeschreibung verlinkt wird. Michelle füllt das Formular aus und die daraus resultierende Einreichung wird an das Projekt für Arbeitsanfragen des Designteams gesendet.

Durch dieses Formular für Arbeitsanfragen nimmt Jamie, eine Kreativproduzentin im Designteam, kreative Anfragen aus dem gesamten Unternehmen an.

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Jamie verwendet den Workflow Builder, um Anfragen zu optimieren und sie an die richtigen Personen weiterzuleiten. Der Workflow befindet sich in einem einzelnen Projekt und jede Anfrage wird als Aufgabe dargestellt, die verschiedene Phasen durchläuft. Ein Workflow hilft dabei, die Mechanismen zu visualisieren, wie Arbeit aufgenommen wird und welche Auslöser und Aktionen dazu führen, dass die Arbeit bestimmte Phasen oder Abschnitte im Projekt durchläuft.

Arbeit priorisieren und delegieren

Basierend auf den Entscheidungen, die Michelle beim Ausfüllen des Formulars getroffen hat, hat der Workflow Builder es Jamie ermöglicht, sich auf benutzerdefinierte Regeln, benutzerdefinierte Felder und benutzerdefinierte Feldzuordnungen in Formularen zu verlassen, um die Arbeit zur richtigen Zeit an das richtige Team zu delegieren. Michelle hat eine bestimmte Art von visuellem Asset angefordert, daher wird Chris, ein Designer, die Aufgabe durch die Regel zugewiesen.

Durch Jamies Workflow erhält Chris schließlich Michelles Anfrage für ein Bild.

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Genehmigung und Fertigstellung

Chris wird einen externen Anbieter mit der Bereitstellung des Bildes beauftragen und Korrekturhinweise verwenden, um Feedback zum visuellen Inhalt auszutauschen. Chris muss dies jedoch nicht einrichten, da der Workflow-Builder bereits eine Aufgabe erstellt hat, an der Chris und der Dienstleister zusammenarbeiten können.

Sobald das Objekt fertiggestellt ist, weist Chris Michelle eine Genehmigungsaufgabe zu (automatisch vom Workflow Builder erstellt), um ihre Genehmigung für das Bild einzuholen. Angenommen, Michelle genehmigt das Bild und erledigt die Aufgabe, schreibt der Workflow vor, dass die Anfrage dann per Mehrfachzuordnung zum Überprüfungsprojekt des Rechtsteams hinzugefügt wird. Veronica in der Rechtsabteilung erhält auch eine Genehmigungsaufgabe, um die endgültige Genehmigung für das Bild zu erteilen. Wenn dies abgeschlossen ist, wird Michelle über eine Aufgabe, die durch eine andere Regel erstellt wurde, darüber informiert, dass ihr Inhalt zur Veröffentlichung bereit ist.

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Ohne Aufgaben manuell zuzuweisen, Dinge immer wieder zu erklären oder dem Risiko ausgesetzt zu sein, Arbeitsvorgänge zu übersehen, haben Michelle und ihre Kollegen aus verschiedenen Abteilungen ihre jeweiligen Aufgaben erfolgreich erledigt und an einem wichtigen Projekt zusammengearbeitet. Sie ist bereit, ihren Social-Media-Beitrag zu veröffentlichen und ihre Marketingkampagne zu starten.

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Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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