Loading
製品情報
おすすめ機能
ASANA AI
プラン一覧
会社の規模別活用方法
チーム別活用方法
業界別
活用事例
学ぶ
サポート
サービス
ヘルプセンター
search-icon

トピック

Asanaで部門横断ワークフローを構築する

この記事の内容

ワークフローを活用すれば、適切な人を適切なタイミングで適切な情報とつなぐことができるため、チームは重要な仕事をシームレスに調整できるようになります。 Asanaで部門横断ワークフローを構築する方法を、以下の例を交えてご紹介していきます。

マーケティングチームのキャンペーンマネージャーであるMichellさんは、社内のデザインチームおよび法務チームの同僚とコラボレーションを行うために、次のような方法で部門横断ワークフローをAsanaで構築しています。

screenshot_title

簡潔に説明すると、Michelleさんは次回のSNS投稿に使用する画像を必要としており、デザインチームにリクエストする必要があります。 また、法務チームは投稿に先立ってビジュアルアセットを確認しなければなりません。 では、実際のプロセスを見てみましょう。

部門横断的なワークフローを設定する

screenshot_title

Michelleさんはこのようなキャンペーンの管理を頻繁に行っています。 このプロセスは、回を重ねるごとに精度が高まっていったため、Michelleさんは以前マーケティングキャンペーンの立ち上げのために作成したカスタムテンプレートを使用しています。 Michelleさんは自身のカスタムテンプレートを使ってプロジェクトを作成することで、デザインチームおよび法務チームとの効果的なコラボレーションに必要なすべてのタスクとマイルストーンをすでに用意できています。 プロジェクトを作成する前に、相対期日の編集や、さまざまなプロジェクトの役割へのタスクの割り当て、プロジェクトのプライバシー設定の変更を行うかを決めることができます。 変更の必要がない場合、プロジェクトはほんの数秒で作成されます。

screenshot_title

別のチームにリクエストを送信する

キャンペーンの形式は毎回ほとんど同じであるため、Michelleさんはキャンペーンを開始するたびに最初から始めるのではなく、同じカスタムテンプレートを使用してプロジェクトを構築します。これにより、多くの時間を節約できています。 カスタムテンプレートを使用するたびに重要なタスクが確実に表示されるため、重要な作業の見落とし防止につながります。

このようなタスクのタイトルの例として「SNS用のクリエイティブリクエストを提出する」というものがあります。 このタスクは、プロジェクト作成時にMichelleさんに自動的に割り当てられ、デザインチームに画像をリクエストするように促します。 デザインチームのクリエイティブリクエスト受け付けフォームは、いつもタスクの説明に関連付けられるため、とても便利です。 Michelleさんはフォームに入力し、その結果をデザインチームの受け付けプロジェクトに送信します。

デザインチームのクリエイティブプロデューサーであるJamieさんは、この受け付けフォームを通じて会社全体からクリエイティブリクエストを受け付けます。

screenshot_title

Jamieさんは、ワークフロービルダーを使用してリクエストを効率化し、適切な担当者に届けます。 このワークフローは単一のプロジェクトに属し、受け付けられたリクエストはタスクに変換され、異なるステージを移動していきます。 ワークフローは、仕事がどのように受け付けられ、どのようなトリガーやアクションによって仕事がプロジェクト内の特定のステージやセクションを移動していくのかといった仕組みを可視化するのに役立ちます。

仕事の優先順位付けと委任

Jamieさんがワークフロービルダーでフォームのカスタムルール、カスタムフィールド、カスタム フィールドのマッピングを設定したので、Michelleさんがフォーム入力時に選択した回答に基づいて、適切なタイミングで最適なチームに仕事を割り当てることが可能になりました。 Michelleさんが特定の種類のビジュアルアセットをリクエストしたため、そのタスクはルールによってデザイナーのChrisさんに割り当てられました。

Jamieさんのワークフローを通じて、Chrisさんは最終的にMichelleさんの画像リクエストを受け取ります。

screenshot_title

最終承認と完了

Chrisさんは外部ベンダーに画像の提供を依頼し、ビジュアルアセットに関するフィードバックを共有するために校正機能を使用することになっています。 ただし、Chrisさんとベンダーが共同作業するためのタスクがワークフロービルダーによってすでに作成されているため、Chrisさんはこのセットアップを行う必要はありません。

アセットが仕上がると、ChrisさんはMichelleさんに承認タスク(ワークフロービルダーによる自動生成)を割り当てて、画像への承認をリクエストします。 Michelleさんによって画像が承認され、タスクが完了すると、ワークフローの設定により、リクエストは法務チームの確認プロジェクトにマルチホーム(同時に追加)されます。 法務チームのVeronicaさんも、画像の最終的な承認を行うための承認タスクを受け取りました。このタスクが完了すると、Michelleさんは別のルールによって作成されたタスク経由で、自分のアセットが公開可能になった旨の通知を受け取ります。

screenshot_title

手動でタスクを割り当てたり、同じ説明を繰り返したり、仕事を見落としたりすることは

なく、Michelleさんおよび異なる部門の同僚たちは、それぞれのタスクでは成功を収め、重要なプロジェクトではコラボレーションしながら進めました。 MichelleさんはSNSの投稿を作成し、マーケティングキャンペーンを開始する準備が万端です。
Note iconノート

この記事は AI によって翻訳されています。

翻訳に関するフィードバックを送る。

関連記事

読み込み中
Asanaで部門横断ワークフローを構築する