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Colaboración en Asana

En este artículo

Este artículo te ayudará a descubrir los componentes clave de una colaboración exitosa en Asana. Desde escribir descripciones detalladas de las tareas hasta usar comentarios, me gusta y reconocimientos de manera efectiva.

Artículos relacionados

Introducción a la colaboración en equipo

Configurar la estructura de tu equipo

Antes de profundizar en las funciones de colaboración, organiza la estructura de tu equipo para reflejar cómo trabajan juntos en la realidad:

  1. Crea equipos que reflejen tu estructura organizativa (Marketing, Ventas, Producto).
  2. Crea un equipo de “Todo el personal” para los proyectos y anuncios de toda la empresa.
  3. No te compliques. Tener demasiados equipos puede ser abrumador.

Comprender la visibilidad del proyecto

Los proyectos en Asana pueden ser:

  1. Público: visible para todos los miembros del equipo
  2. Privado: visible solo para los miembros y colaboradores del proyecto

Elige el nivel de visibilidad correcto en función de quién necesita acceder al trabajo.

Asignar tareas

Como componentes básicos de Asana, las tareas son donde se llevará a cabo la mayor parte de tu colaboración. Una de las mejores formas de colaborar es asignar una tarea a alguien.

Asignar tareas no es solo para jefes, líderes de equipo o quienes gestionan proyectos grandes.

Si necesitas algo de un colega, asígnale una tarea. Si necesitas distribuir el trabajo entre tu equipo, asigna ese trabajo con tareas.

¿Por dónde empezar a asignar tareas? Una tarea bien elaborada responderá a tres preguntas: ¿quién hace qué y para cuándo?

Nota iconNota

Lee Crear tareas efectivas en Asana para obtener más información sobre cómo escribir tareas excelentes.

Colaboradores de la tarea

Agrega colaboradores a tus tareas haciendo clic en el + en la parte inferior del panel de tareas, debajo de la sección de comentarios.

Otra forma de agregar un nuevo colaborador a una tarea es @mencionar a esa persona en un comentario o en la descripción de la tarea; escribe @ y luego su nombre o dirección de email. El perfil del colaborador que elijas aparecerá en el encabezado de texto. Haz clic en él o presiona Enter y tu colega se agregará a la tarea como colaborador. Recibirá notificaciones en la bandeja de entrada sobre cualquier actualización de esta tarea en el futuro. Más información sobre las @menciones a continuación.

Comentar y @mención

Comentar en una tarea es una excelente manera de hacer que el trabajo avance. Usa los comentarios para hacer preguntas y compartir actualizaciones o recursos. Cuando agregas comentarios en una tarea, todos los colaboradores reciben una notificación en la bandeja de entrada para mantenerlos informados.

Asegúrate de que tu mensaje se vea @mención a un colega en tus comentarios. Puedes compararlo con poner en copia a alguien en un email.

Si una tarea ya no es relevante o tiene demasiadas actualizaciones, un colaborador puede hacer clic en el ícono de la campana en la esquina inferior derecha del panel de tareas y seleccionar Abandonar tarea. Ya no recibirá notificaciones en la bandeja de entrada sobre la tarea.

También puedes @mencionar otras tareas, proyectos, portafolios y objetivos en tus comentarios y descripciones de la tarea. 

Tu bandeja de entrada de Asana

Tu bandeja de entrada es el centro de notificación para todo el trabajo en el que participas (tareas, mensajes, actualizaciones de estado y actividad del proyecto), para que puedas revisar los cambios y tomar medidas sin salir de Asana.

En el menú lateral izquierdo, haz clic en Bandeja de entrada para ver las actualizaciones más recientes. En la versión móvil, toca Bandeja de entrada en la barra de navegación inferior.

Filtra lo que ves: usa los filtros para centrarte en lo que importa, por ejemplo, Asignado a mí, @Mencionado, Asignado por mí, o para ver las actualizaciones de una persona o proyecto específicos. 

Imagen de la bandeja de entrada de Asana con una notificación de tarea asignada a mí en el centro y una notificación de mensaje en la parte inferior izquierda. La notificación de tarea asignada a mí está seleccionada.

Actúa directamente desde una notificación:

  • Abre la tarea o el mensaje para comentar, @mencionar a un compañero de equipo o actualizar los detalles.
  • Marca las tareas como finalizadas, pon me gusta en los comentarios o sigue o deja de seguir para ajustar las notificaciones.
  • Mantén tu bandeja de entrada ordenada archivando los elementos que ya revisaste (puedes desarchivarlos cuando quieras).
Nota iconNota

Si prefieres recibir menos emails, usa la bandeja de entrada y cambia los ajustes de las notificaciones por email cuando lo desees.

Me gusta y reconocimientos

Los “me gusta” no tienen un significado concreto, pero a menudo se usan para indicar tu aprobación o para informar rápidamente a alguien que leíste su actualización. Los “Me gusta” son una excelente manera de confirmar que has visto o te gusta una tarea, que alguien hizo un buen trabajo o que estás de acuerdo con un comentario sin tener que escribir nada.

Los reconocimientos son otra forma de celebrar una victoria o una actualización importante. Para terminar una gran parte del trabajo, puedes usar un yeti surfista, o puedes celebrar el logro de alguien con un narval saltando a través de un aro. Para elegir entre diferentes animaciones, haz clic en el botón Reconocimientos en la barra de herramientas de comentarios.

¿Cómo se ve la colaboración en Asana?

Si eres colaborador en una tarea, recibirás actualizaciones sobre esa tarea en tu bandeja de entrada de Asana.

Algunas tareas solo requieren una colaboración pasiva, como supervisar el progreso del trabajo al recibir actualizaciones cuando cambian los valores de los campos personalizados o leer los comentarios de las partes interesadas mientras analizan los pasos a seguir.

Otras tareas requerirán una colaboración más activa, en la que deberás escribir comentarios, @mención a tus colegas y otras tareas, actualizar la descripción de la tarea, cambiar la fecha de entrega de la tarea y tal vez incluso el responsable. Mientras realizas acciones dentro de la tarea, tus colaboradores reciben actualizaciones sobre tus acciones en su bandeja de entrada, al igual que tú las recibes cuando otra persona hace que el trabajo avance.

Invitar personas a Asana

Invita a tus compañeros de equipo, proveedores y partes interesadas a unirse a Asana para que todos puedan colaborar en un solo lugar. Puedes invitar a las personas por email, agregarlas directamente a un equipo o proyecto, o compartir un enlace de invitación (si tu organización lo habilita).

Formas de invitar

  • Desde cualquier lugar: haz clic en el botón Crear (+) e ingresa los nombres o las direcciones de email. Elige el equipo o proyecto al que quieres que se unan y establece el acceso (pueden editar o comentar).
  • Proyecto o portafolio: abre el elemento y haz clic en Compartir para agregar a las personas que deben colaborar allí.
    Equipo: desde la página del equipo, usa Invitar o la opción Invitar con enlace (si está disponible) para permitir que las personas se unan a ese equipo.

Invitados y acceso

  • Puedes invitar a personas ajenas al dominio de tu empresa como invitados con su dirección de email; solo verán los elementos específicos que compartas con ellos.

Nota iconNota

Puedes pegar varias direcciones de email para invitar a varias personas a la vez y gestionar las invitaciones pendientes desde el mismo cuadro de diálogo.

Cómo integrar Asana con tus otras herramientas

Asana se integra con las herramientas que ya usas. Puedes extraer la información más importante de los emails, documentos y otras aplicaciones y llevarla a tus tareas y proyectos de Asana, donde puedes colaborar de manera más efectiva en el trabajo que se debe realizar.

Asana ofrece varias formas de usar Asana y el email, desde convertir emails en tareas hasta enviar mensajes por email a los equipos de Asana e integrar directamente tus herramientas de comunicación favoritas.

Los emails contienen mucha información y, a veces, las acciones pendientes importantes pueden perderse en largas cadenas de mensajes. Usa las integraciones de Gmail o Outlook para crear tareas claras y concretas en Asana sin salir de tu bandeja de entrada.

La comunicación no se limita al email, por supuesto. Muchos equipos usan diferentes herramientas como MS Teams y Power BI de Microsoft o Google Drive y Looker de Google a lo largo del día. Sea cual sea la combinación, Asana se integra con cientos de aplicaciones.

Recursos adicionales

Note iconNota

Este artículo se tradujo con IA.

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