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Collaborer sur Asana

Dans cet article

Bien démarrer avec la collaboration d’équipe
Attribuer des tâches
Collaborateurs de la tâche
Commentaires et @mention
Votre boîte de réception Asana
À quoi ressemble la collaboration sur Asana ?
Inviter des personnes sur Asana
Intégrer Asana à vos autres outils
Ressources supplémentaires

Cet article vous aidera à découvrir les éléments clés d’une collaboration réussie sur Asana. De la rédaction de descriptions de tâches détaillées à l’utilisation efficace des commentaires, des mentions J’aime et des remerciements.

Bien démarrer avec la collaboration d’équipe

Définir la structure de votre équipe

Avant de vous plonger dans les fonctionnalités de collaboration, organisez votre structure d’équipe pour refléter la façon dont vous travaillez ensemble :

Créez des équipes qui reflètent votre structure organisationnelle (marketing, ventes, produit)
Mettez en place une équipe « Tout le personnel » pour les projets et les annonces à l’échelle de l’entreprise
Privilégiez la simplicité : trop d’équipes peuvent devenir accablantes

Comprendre la visibilité des projets

Sur Asana, les projets peuvent être :

Publics : visibles par tous les membres de l’équipe
Privés : visibles uniquement par les membres de l’équipe et les collaborateurs du projet

Choisissez le niveau de visibilité approprié en fonction des personnes qui ont besoin d’accéder au travail.

Attribuer des tâches

Les tâches sont les composantes fondamentales d’Asana. C’est là que se déroulera l’essentiel de votre collaboration. Attribuer une tâche à quelqu’un est l’un des meilleurs moyens de collaborer.

Attribuer des tâches n’est pas réservé aux managers, aux chefs d’équipe ou aux personnes qui gèrent de grands projets.

Si vous avez besoin de l’aide d’un collègue, attribuez-lui une tâche. Si vous devez répartir le travail au sein de votre équipe, attribuez-le à l’aide de tâches.

Comment commencer à attribuer des tâches ? Une tâche bien conçue répondra à trois questions : qui fait quoi et pour quand ?

Note

Lisez l’article Créer des tâches efficaces sur Asana pour en savoir plus sur la création de tâches.

Collaborateurs de la tâche

Ajoutez des collaborateurs à vos tâches en cliquant sur le + en bas du volet de droite, sous la section des commentaires.

Une autre façon d’ajouter un nouveau collaborateur à une tâche est de le @mentionner dans un commentaire ou dans la description de la tâche ; saisissez @ et commencez immédiatement à saisir son nom ou son adresse e-mail. Le profil du collaborateur choisi apparaîtra dans la saisie semi-automatique. Cliquez dessus ou appuyez sur Entrée pour l’ajouter à la tâche en tant que collaborateur. Il recevra des notifications dans sa boîte de réception concernant toutes les mises à jour de cette tâche à l’avenir. Pour en savoir plus sur les @mentions, consultez la section ci-dessous.

Commentaires et @mention

Les commentaires sur les tâches sont un excellent moyen de faire avancer le travail. Utilisez les commentaires pour poser des questions et partager des mises à jour ou des ressources. Lorsque vous commentez une tâche, tous ses collaborateurs reçoivent une notification dans leur boîte de réception pour les tenir informés.

Assurez-vous que votre message est vu en @mentionnant un collègue dans votre commentaire. C’est un peu comme le mettre en copie d’un e-mail.

Si une tâche n’est plus pertinente ou est trop bruyante en raison de mises à jour fréquentes, un collaborateur peut cliquer sur l’icône en forme de cloche dans le coin inférieur droit du volet de droite et sélectionner Quitter la tâche. Il ne recevra plus de notifications dans sa boîte de réception concernant la tâche.

Vous pouvez également @mentionner d’autres tâches, projets, portefeuilles et objectifs dans vos commentaires et descriptions de la tâche.

Votre boîte de réception Asana

Votre boîte de réception est le centre de notification pour tout le travail auquel vous participez (tâches, messages, mises à jour de statut et activité de projet) afin que vous puissiez examiner ce qui a changé et prendre des mesures sans quitter Asana.

Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Boîte de réception pour voir vos mises à jour les plus récentes. Sur mobile, appuyez sur Boîte de réception dans la barre de navigation inférieure.

Filtrez ce que vous voyez : utilisez des filtres pour vous concentrer sur ce qui compte, par exemple Qui m’est attribué, @Mentionné, Attribué par moi, ou pour afficher les mises à jour d’une personne ou d’un projet spécifique.

Mentions J’aime et remerciements

Les mentions J’aime n’ont pas de signification concrète, mais sont souvent utilisées pour signaler votre approbation ou faire savoir rapidement à quelqu’un que vous avez lu sa mise à jour. Les mentions J’aime sont un excellent moyen de dire « J’ai vu ça », « J’aime ça », « Bon travail » ou « Je suis d’accord » sans avoir à saisir quoi que ce soit.

Les remerciements sont un autre moyen de célébrer une victoire ou une mise à jour importante. Un yéti surfeur peut être utilisé pour célébrer l’accomplissement d’une tâche importante, tandis qu’un narval sautant à travers un cerceau peut servir à féliciter un collègue pour sa réussite. Choisissez parmi différentes animations en cliquant sur le bouton Remerciements dans la barre d’outils des commentaires.

À quoi ressemble la collaboration sur Asana ?

Si vous êtes un collaborateur sur une tâche, vous recevrez des mises à jour sur cette tâche dans votre boîte de réception Asana.

Certaines tâches ne nécessitent qu’une collaboration passive, par exemple en gardant un œil sur la progression du travail en recevant des mises à jour lorsque les valeurs des champs personnalisés changent, ou en lisant les commentaires des parties prenantes lorsqu’elles discutent de leur prochaine étape.

D’autres tâches nécessiteront une collaboration plus active, où vous devrez rédiger des commentaires, @mentionner des collègues et d’autres tâches, mettre à jour la description de la tâche, modifier l’échéance de la tâche, et peut-être même le responsable. Lorsque vous effectuez des actions au sein d’une tâche, vos collaborateurs reçoivent des mises à jour sur vos actions dans leur boîte de réception, tout comme vous les recevez lorsque quelqu’un d’autre fait avancer le travail.

Inviter des personnes sur Asana

Invitez vos collègues, fournisseurs et parties prenantes sur Asana afin que chacun puisse collaborer au même endroit. Vous pouvez inviter des personnes par e-mail, les ajouter directement à une équipe ou à un projet, ou partager un lien d’invitation (si cette option est activée par votre organisation).

Méthodes d’invitation

Où que vous soyez : cliquez sur le bouton Créer (+) et saisissez des noms ou des adresses e-mail. Choisissez l’équipe ou le projet que vous souhaitez qu’ils rejoignent et définissez l’accès (peut modifier ou peut commenter).
Projet ou portefeuille : ouvrez l’élément et cliquez sur Partager pour ajouter des personnes qui doivent collaborer ici.
Équipe : depuis la page de l’équipe, utilisez Inviter ou l’option Inviter avec un lien (si disponible) pour permettre aux personnes de rejoindre cette équipe.

Invités et accès

Vous pouvez inviter des personnes extérieures au domaine de votre entreprise en tant qu’invités en utilisant leur adresse e-mail ; elles ne verront que les éléments spécifiques que vous partagez avec elles.

Note

Vous pouvez coller plusieurs adresses e-mail pour inviter plusieurs personnes à la fois et gérer les invitations en attente à partir de la même boîte de dialogue.

Intégrer Asana à vos autres outils

Asana s’intègre à votre pile d’outils existante. Vous pouvez extraire les informations les plus importantes des e-mails, des documents et d’autres applications et les intégrer à vos tâches et projets Asana, où vous pouvez collaborer plus efficacement sur le travail à effectuer.

Asana propose plusieurs façons d’utiliser Asana et les e-mails, qu’il s’agisse de transformer des e-mails en tâches, d’envoyer des messages par e-mail à des équipes Asana ou d’intégrer directement vos outils de communication favoris.

Les e-mails contiennent beaucoup d’informations, et parfois des éléments importants peuvent se perdre dans de longs fils de discussion. Utilisez les intégrations Gmail ou Outlook pour créer des tâches claires et exploitables sur Asana sans quitter votre boîte de réception.

Bien sûr, la communication ne se limite pas aux e-mails. De nombreuses équipes utilisent différents outils comme MS Teams et Power BI de Microsoft ou Google Drive et Looker de Google tout au long de la journée. Quelle que soit la combinaison, Asana s’intègre à des centaines d’applications.

Ressources supplémentaires

Consultez le répertoire des applications Asana ou consultez les articles sur les meilleures intégrations Asana pour découvrir comment Asana s’intègre à vos outils existants.
Créer des tâches efficaces sur Asana est un excellent point de départ pour apprendre les bases de la collaboration sur Asana.

Note
Cet article a été traduit par l’IA.
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