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在 Asana 中進行協作

在本文中

本文將協助您探索在 Asana 中成功協作的關鍵組成部分。從撰寫詳細的任務描述到有效使用評論、點讚和感謝。

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開始團隊協作

設定團隊結構

在深入探索協作功能之前，請組織您的團隊架構，以反映您實際的協作方式：

  1. 建立反映您的組織結構的團隊（行銷、銷售、產品）
  2. 為全公司的專案和公告設定「所有員工」團隊
  3. 保持簡單，太多團隊可能會讓人不知所措

瞭解專案可見度

在 Asana 中，專案可以是：

  1. 公開：所有團隊成員皆可查看
  2. 專屬：僅專案成員和協作者可查看

根據需要存取工作的人員選擇正確的可視度等級。

指派任務

作為 Asana 的核心構成要素，任務是您大部分協作的地方。協作的最佳方式之一是指派任務給某人。

指派任務不僅適用於經理、團隊主管或管理大型專案的人員。

如果您需要同事提供某些協助，請指派任務給他們。如果您需要在團隊中分配工作，請使用任務來指派該工作。

從哪裡開始指派任務？精心設計的任務將回答三個問題：誰在做什麼，以及何時？

注意 icon注意

閱讀 在 Asana 中建立有效任務，深入瞭解如何撰寫出色的任務。

任務協作者

點選任務窗格底部評論區段下方的 +，即可新增協作者至您的任務。

將新協作者新增至任務的另一種方式是在評論或任務描述中 @ 提及他們；輸入 @ 並立即開始輸入其姓名或電子郵件地址。您所選的協作者的個人資料將顯示在自動提示中 - 點選他們或按一下 Enter 鍵，您的同事將作為協作者新增至任務。他們將收到有關此任務任何更新的收件匣通知，更多內容請參閱下方的 @ 提及。

評論和 @ 提及

評論任務是推進工作的絕佳方式。使用評論提出問題，並分享更新或資源。當您對任務發表評論時，其所有協作者都會收到收件匣通知，以便他們掌握最新情況。

確保您的訊息被看到，方法是在評論中 @ 提及一位同事。將其視為在電子郵件中將某人加入副本收件人清單。

若任務不再相關或因頻繁更新而過於嘈雜，協作者可以點選任務窗格右下角的鈴鐺圖示，然後選擇離開任務。他們將不會再收到有關該任務的收件匣通知。

您還可以在評論和任務描述中 @ 提及其他任務、專案、專案集和目標。

您的 Asana 收件匣

您的收件匣是您參與的所有工作 (任務、訊息、狀態更新和專案活動) 的通知中心，因此您可以在不離開 Asana 的情況下查看變更內容並採取行動。

在左側邊欄中，按一下收件匣以查看最近的更新。在行動裝置上，點選底部導覽列中的收件匣。

篩選您看到的內容：使用篩選條件將重點放在重要事項上，例如指派給我、@提及、由我指派，或檢視特定人員或專案的更新。 

直接從通知採取行動：

  • 開啟任務或訊息以評論、@ 提及隊友或更新詳細資料。
  • 將任務標記為已完成、對評論點讚，或追蹤/取消追蹤以調整您接收的通知內容。
  • 封存您已審查的項目 (您可以隨時取消封存)，以保持收件匣整潔。
注意 icon注意

若您希望收到較少的電子郵件，請使用收件匣，並隨時調整電子郵件通知設定。

點讚和感謝

點讚沒有具體的含義，但通常用於表示您的核准，或快速讓某人知道您已閱讀其更新。 點讚是一種無需輸入任何內容即可表達「我已經看過這個」、「我喜歡這個」、「做得好」或「我同意」的絕佳方式。

感謝是慶祝勝利或重要更新的另一種方式。完成大量工作可能需要一個衝浪雪人，或者您可以選擇用一個跳過圈的獨角鯨來慶祝某人的成就。點選評論工具列中的感謝按鈕，從不同的動畫中選擇。

Asana 中的協作是什麼樣子？

如果您是任務的協作者，您將在 Asana 收件匣中收到有關該任務的更新。

有些任務只需要被動協作，例如在自訂欄位值變更時接收更新，或在關係人討論下一步行動時閱讀其評論，從而關注工作進度。

其他任務需要更積極的協作，您需要撰寫評論、@ 提及同事和其他任務、更新任務描述、變更任務的截止日期，甚至是指派對象。當您在任務中執行動作時，您的協作者會在其收件匣中收到有關您動作的更新內容，就像當其他人推進工作時您會收到更新內容一樣。

邀請人員加入 Asana

將隊友、承包商和關係人帶入 Asana，以便每個人都能在同一處進行協作。您可以透過電子郵件邀請人員、將其直接新增至團隊或專案，或分享邀請連結 (若您的組織已啟用)。

邀請方式

  • 從任何地方：點選建立 (+)按鈕，並輸入名稱或電子郵件地址。選擇您希望他們加入的團隊或專案，並設定存取權限 (可編輯或可評論)。
  • 專案或專案集：開啟項目，然後按一下分享以新增應該在此處進行協作的人員。
    團隊：在團隊頁面中，使用邀請或透過連結邀請選項 (若可用)，讓人員加入該團隊。

訪客與存取權限

  • 您可以使用電子郵件地址邀請公司網域以外的人員成為訪客；他們只會看到您與他們分享的特定項目。

注意 icon注意

您可以貼上多個電子郵件，一次邀請多個人，並從同一個對話方塊管理待處理的邀請

將 Asana 與您的其他工具配合使用

Asana 可與您現有的工具堆疊整合。您可以從電子郵件、文件和其他應用程式中提取最重要的資訊，並將其納入您的 Asana 任務和專案，以便最有效地協作完成工作。

Asana 提供多種方式來使用 Asana 和電子郵件，從將電子郵件轉換為任務，到將訊息傳送至 Asana 團隊，再到直接與您最愛的 溝通工具整合。

電子郵件包含大量資訊，有時重要的行動項目可能會被長串的訊息串淹沒。使用 Gmail 或 Outlook 整合，無需離開收件匣即可在 Asana 中建立清晰、可執行的任務。

當然，溝通不僅限於電子郵件。許多團隊全天使用不同的工具，例如 Microsoft 的 MS Teams 和 Power BI，或 Google 的 Google 雲端硬碟和 Looker。無論是何種組合，Asana 都可與數百個此類應用程式整合。

其他資源

Note icon注意

This article has been AI-translated.

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