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Intégration de nouveaux employés

Dans cet article

L’intégration est bien plus qu’une simple journée d’orientation. Il s’agit d’un processus complet qui s’étend de l’acceptation de l’offre à la pleine productivité de la nouvelle recrue. L’intégration englobant tout, de la paperasse à l’immersion dans la culture d’entreprise, il est important de disposer d’une plateforme centralisée où toutes les tâches d’intégration, de la paperasse aux modules de formation, sont organisées, facilement accessibles et où vous pouvez facilement suivre la progression. Découvrez comment créer une expérience d’intégration cohérente et évolutive qui aide chaque nouvelle recrue à se sentir soutenue dès le premier jour.

Créer un projet d'intégration

Lorsque vous créez un modèle de projet d’intégration dédié sur Asana, nommez le projet « Modèle d’intégration RH [Nom de l’employé] » ou quelque chose de similaire pour assurer la clarté et l’organisation dès le départ. Pour chaque nouvel employé, vous dupliquerez ce projet et modifierez le titre et toutes les informations nécessaires.

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L’organisation est la clé de tout projet, alors utilisez des sections pour organiser votre projet d’intégration. Ces sections peuvent inclure Référence, Jour 1, ainsi que Avantages et Préparation et accès. Ajoutez ensuite des tâches à chaque section, par exemple « Rencontrer vos managers » ou « Attribuer une tâche ». Incluez tout, des réunions d’introduction aux sessions de formation, en passant par les tâches initiales. Ces tâches doivent toutes contenir des instructions claires et @mentionner toute personne concernée par la tâche. Invitez tous les collègues impliqués dans le processus d’intégration au projet pour un accès facile et une transparence optimale.

Ajoutez des champs personnalisés pour plus de clarté. En voici quelques exemples :

  • Priorité (choix unique) pour signaler les étapes urgentes comme la paie.
  • Service (choix unique) pour acheminer le travail vers l’informatique, les RH, les finances, etc.
  • Contact clé (champ Personnes) pour que la nouvelle recrue sache à qui s’adresser.

Ajoutez de nouveaux champs à votre bibliothèque de champs pour pouvoir les réutiliser dans d’autres projets.

Une fois configuré, enregistrez votre projet en tant que modèle. Cliquez sur la liste déroulante du projet et sélectionnez Convertir en modèle. Ainsi, chaque fois qu’une nouvelle recrue arrive, il vous suffit de copier ce modèle.

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Au lieu de créer votre modèle de projet de toutes pièces, pourquoi ne pas utiliser le modèle d’intégration des employés Asana, et le personnaliser en fonction du processus d’intégration de votre organisation ?

Définissez le travail

Ajoutez des tâches et des jalons de départ

Créez des tâches sous chaque section (par exemple, Commander un ordinateur portable et du matériel, Premier entretien individuel avec le manager) et ajoutez au moins quelques jalons pour marquer les moments clés (par exemple, Matériel livré, Fin de la première semaine). Les jalons rendent la progression visible pour les nouvelles recrues et les parties prenantes.

Organisation et clarté

Les réunions individuelles sont un moyen utile pour les managers de communiquer avec les membres de leur équipe et de prévoir un créneau dédié et agréable pour l’accompagnement, la communication et la création de liens. Lancez un projet entretien individuel afin de créer un espace centralisé où la nouvelle recrue et son manager pourront discuter de sujets, d’éléments d’action et de domaines de développement. Le multihoming des tâches d’un autre projet dans un projet d’entretien individuel garantit une source unique de référence fiable pour chaque tâche, tout en incluant toutes les informations, communications et pièces jointes appartenant à cette tâche. Préremplissez l’ordre du jour de l’entretien individuel chaque semaine pour pouvoir réfléchir aux sujets à l’avance et les aborder à tête reposée plutôt qu’à chaud. Ajouter des idées au projet tout au long de la semaine permet de ne pas manquer de sujets de discussion lors de chaque réunion et de ne pas oublier les idées et questions importantes entre deux réunions. Les projets d’entretiens individuels sont également un excellent moyen pour les nouvelles recrues et leur manager de faire régulièrement le point sur les objectifs, les plans de carrière et les opportunités de croissance afin de garantir une plus grande motivation à les atteindre.

Suivre la progression

Le suivi de la progression de l’intégration est essentiel pour les nouvelles recrues comme pour les RH. Utilisez les vues calendrier et tableau pour visualiser la chronologie d’intégration, faciliter le suivi de la progression et des échéances. La chronologie peut également être utilisée pour créer un plan de projet montrant comment tous les éléments de votre projet s’articulent.

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Il peut être difficile de suivre les progrès de chaque nouvelle recrue, surtout si beaucoup de personnes commencent en même temps. Au lieu de conduire des entretiens individuels ou d’espérer qu’ils viendront vous poser leurs questions, vous pouvez garder un œil sur tout le monde en ajoutant les projets d’intégration à un portefeuille. Vous verrez ainsi tous les changements en un seul endroit et pourrez intervenir en cas de problème. Vous pouvez également utiliser des tableaux de bord pour afficher les indicateurs clés liés à l’intégration, faciliter les décisions basées sur les données et assurer une expérience d’intégration fluide.Applications recommandées 

Vous pouvez faire plus pour faciliter l'intégration des individus. Découvrez quelques-unes des applications avec lesquelles Asana s’intègre pour rendre chaque journée plus efficace et collaborative.

L’intégration Zoom et Asana facilite la préparation des réunions et l’organisation de discussions exploitables, ainsi que l’accès aux informations une fois la réunion terminée.

Avec l’intégration Asana pour Gmail , vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis votre boîte de réception Gmail. Les tâches ainsi créées incluent automatiquement toutes les données liées à votre e-mail pour ne rien oublier.

Transformez vos idées, demandes de travail et autres éléments d’action sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Créez facilement une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et les listes de tâches en toute simplicité pour éviter qu’elles ne se perdent sur Slack.

Tirer parti d’Asana pour l’intégration et la formation des nouvelles recrues simplifie les tâches administratives et améliore l’expérience globale des professionnels des RH et des nouveaux employés. En créant un processus d’intégration structuré, attrayant et informatif, les organisations peuvent accélérer la productivité de leurs nouvelles recrues, en veillant à ce qu’elles se sentent valorisées et équipées pour réussir.

Ressources supplémentaires

 

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Cet article a été traduit par l’IA.

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