Loading
PLATFORM
KAPABILITAS
ASANA AI
SEMUA PAKET
Jenis Perusahaan
Tim
Industri
Kasus Penggunaan
MEMPELAJARI
DUKUNGAN
LAYANAN
Pusat Bantuan
search-icon

Topik

Perencanaan acara dengan Asana

Dalam Artikel Ini

Banyak Tim menggunakan Asana untuk merencanakan dan mengelola acara. Mulailah dengan membuat proyek baru khusus untuk acara mendatang Anda.

Membuat proyek perencanaan acara

Ada beberapa cara berbeda untuk membuat proyek Anda:

  • Mulai dengan cepat menggunakan templat perencanaan acara gratis kami. Anda dapat menyesuaikan templat ini agar sesuai dengan kebutuhan tim.
  • Jika saat ini Anda melacak perencanaan acara dalam spreadsheet, impor data tersebut ke proyek Asana menggunakan Pengimpor CSV. Ini adalah titik awal yang baik untuk membangun proyek Anda.
  • Buat proyek baru secara manual di Asana dengan mengikuti langkah-langkah yang diuraikan di sini. Anda mungkin ingin mengubah proyek itu menjadi templat untuk menghemat waktu saat merencanakan acara Anda berikutnya.

Tambahkan pemangku kepentingan ke proyek Anda

Setelah membuat proyek, Anda dapat mulai menambahkan pemangku kepentingan. Pemangku kepentingan mencakup individu atau kelompok yang memiliki kepentingan dalam hasil suatu proyek. Mereka dapat memengaruhi atau dipengaruhi oleh proyek, dan keterlibatan mereka sangat penting untuk keberhasilannya.

Pemangku kepentingan dapat mencakup:

  1. Orang-orang dalam organisasi yang bekerja sama dengan Anda secara rutin, seperti rekan tim, manajer, atau dukungan TI.
  2. Orang-orang yang terhubung langsung dengan acara spesifik ini, seperti penyelenggara, penyelenggara acara, atau peserta.
  3. Orang-orang eksternal yang bekerja sama dengan Anda untuk memastikan keberhasilan acara. Ini mungkin termasuk sponsor, pemasok, vendor, atau pemilik tempat. Daftar ini juga dapat mencakup penyedia layanan seperti katering, dekorator, tim keamanan, atau personel media.

Undang vendor dan kontraktor ke proyek acara Anda sebagai tamu

Anda mungkin memulai pekerjaan dengan vendor melalui email, tetapi pertimbangkan untuk menambahkan vendor atau kontraktor utama ke proyek Anda sebagai tamu. Ini memudahkan Anda untuk menjaga proyek tetap sesuai rencana karena semua orang dapat melihat batas waktu, daftar tugas, dan lampiran, memastikan bahwa semuanya selesai tepat waktu.

Menambahkan vendor dan kontraktor ke proyek juga membantu menyederhanakan cara Anda melacak file penting seperti kontrak dan faktur karena Anda dapat menyimpan semuanya dengan aman di satu tempat.

Contoh kasus penggunaan

Berikan Tugas kepada kontraktor untuk meminta mereka mengirimkan faktur sebelum tanggal tertentu. Kontraktor cukup mengunggah faktur ke tugas sebagai lampiran sebelum tenggat, jadi tim Anda dapat memproses pembayaran. Anda dapat membuat proyek privat untuk anggota jika tugas tidak boleh terlihat oleh semua orang di organisasi atau tim Anda. Proyek privat untuk anggota hanya dapat diakses oleh anggota proyek. Anda dapat membaca selengkapnya tentang izin tugas di sini .

Kiat mengelola acara

Setelah membuat proyek perencanaan acara, Anda dapat menggunakan kiat-kiat berikut untuk membantu mengelola proyek dan melacak detail saat pekerjaan berlangsung.

Posting pembaruan status rutin

Saat tim Anda mewujudkan acara, gunakan Tab ikhtisar untuk memposting pembaruan status dan melihat aktivitas proyek. Anda dapat menarik dan melepaskan sorotan ke pembaruan status untuk membagikan bagan dan milestone. Asana akan menyimpan templat pembaruan status jika Anda ingin mengikuti format yang sama setiap saat. Anda bahkan dapat membuat draf pertama menggunakan Asana AI dan fitur Status Cerdas untuk mempercepat segalanya.

Petakan rencana acara Anda dalam tampilan linimasa

Sebagian besar rencana acara memiliki batas waktu dan dependensi penting menjelang hari yang dinanti. Linimasa membantu Anda memetakan hal ini dalam rencana Anda sebelum Anda mulai memastikan semua bagian cocok untuk acara yang mulus. Anda dapat dengan mudah menyesuaikan tanggal saat ada perubahan dengan menarik dan membatalkan tugas di linimasa.

Cara membuat rencana dengan linimasa:

  1. Buat tugas untuk semua tugas acara Anda dalam tampilan daftar.
  2. Arahkan ke tab Linimasa di bagian atas proyek Anda.
  3. Jadwalkan tugas dengan menarik dan membatalkan tugas ke linimasa. Jika Anda melihat konflik waktu, pindahkan tugas untuk menjadwalkannya ulang.
  4. Perpanjang rentang tanggal tugas agar penerima tugas dapat mengatur waktu mereka dengan lebih baik menjelang batas waktu.
  5. Jika tugas perlu diselesaikan dalam urutan tertentu, buat dependensi di antara tugas-tugas tersebut dengan mengarahkan kursor ke tugas, lalu menarik titik ke tugas terkait untuk menghubungkan keduanya.

Setelah pekerjaan berlangsung, linimasa juga dapat membantu Anda mengatasi konflik dengan cepat sebelum mengacaukan rencana Anda. Misalnya, jika pemesanan tempat acara Anda lebih lama dari yang diharapkan, Anda dapat dengan mudah mengubah tugas dependen dalam tampilan linimasa. Penerima tugas otomatis diberi tahu bahwa tenggat mereka telah disesuaikan. Ini memastikan bahwa pekerjaan dapat dimulai pada waktu yang tepat dan menghindari kebingungan.

Pantau email penting sekaligus habiskan lebih sedikit waktu di kotak masuk

Anda dapat mengundang vendor ke proyek acara Anda sebagai tamu seperti yang diuraikan di atas, tetapi jika Anda atau vendor Anda lebih suka berkomunikasi melalui email, coba Asana untuk Gmail, Outlook, atau integrasi email lainnya.

Saat menerima email berisi dokumen penting atau pekerjaan yang dapat ditindaklanjuti, Anda dapat menambahkannya ke Asana langsung dari kotak masuk. Anda dapat membuat tugas, menambahkan tugas ke proyek acara, dan banyak lagi. Ini mencegah detail perencanaan utama dan daftar tugas tersesat di utas email dan mengurangi waktu yang dihabiskan di kotak masuk email Anda.

Hemat waktu merencanakan acara mendatang dengan templat

Setiap acara berbeda, tetapi biasanya memiliki daftar periksa inti yang sama. Alih-alih membuang waktu membuat ulang proyek untuk setiap acara baru, atau menyimpan informasi dalam dokumen, yang terputus dari tempat rencana Anda terwujud, Anda dapat membuat dan menyimpan templat acara di Asana. Mengubah proyek perencanaan acara Anda saat ini menjadi templat tidak hanya akan menghemat waktu di masa mendatang, tetapi juga akan memastikan Anda tidak melupakan langkah-langkah penting.

Untuk membuat templat proyek untuk perencanaan acara:

  1. Buat daftar periksa acara inti Anda dalam sebuah Proyek. Jika orang yang sama tidak menyelesaikan tugas yang sama setiap saat, tidak perlu menugaskan tugas atau menambahkan tenggat.
  2. Klik panah drop-down di samping nama proyek dan pilih Simpan sebagai templat.
  3. Cegah pengguna lain mengedit atau mengubah templat dengan mengubah izin proyek menjadi hanya izinkan komentar.
  4. Untuk setiap acara setelahnya, buat proyek baru dari templat Anda dengan mengeklik tombol oranye + Buat , memilih Proyek, lalu Gunakan templat untuk membawa Anda ke templat tersimpan Organisasi Anda. Anda dapat mencari templat di sebelah kiri.
  5. Saat Anda terus menyempurnakan daftar periksa acara, Anda dapat memperbarui templat untuk memastikan Anda tidak mengulangi kesalahan atau menggunakan taktik yang sudah usang.

Kiat mengelola pekerjaan pada hari acara Anda

Bekerja di mana saja secara online dan offline dengan aplikasi seluler Asana

Pada hari-hari menjelang acara dan pada hari pelaksanaannya, tim Anda kemungkinan akan berada di lokasi untuk melakukan persiapan. Ini membuatnya sulit untuk mengakses detail penting dengan cepat dan melacak hal yang masih harus dilakukan. Aplikasi seluler Asana membuat tim Anda tetap terhubung ke rencana acara (bahkan jika Anda offline di iOS atau Android) sebelum, selama, dan setelah acara.

Misalnya, Anda dapat memberikan umpan balik pada foto acara menggunakan fitur proofing sebelum membagikan atau mengonfirmasi bahwa agenda acara telah dikirim melalui email kepada semua peserta tepat waktu. Ini semua dapat dilakukan di perangkat seluler. Ini memperkuat kolaborasi antar rekan tim acara meskipun mereka berada di tempat yang berbeda.

Buat percakapan real time yang dapat ditindaklanjuti dengan integrasi Slack

Banyak tim menggunakan Asana dan Slack untuk berkoordinasi dan berkomunikasi tentang pekerjaan, terutama saat tiba waktunya acara dimulai. Alih-alih memilih salah satu alat, tim dapat menggunakan keduanya bersama-sama dengan Integrasi Asana untuk Slack.

Jika rekan tim meminta umpan balik tentang presentasi keynote, tetapi Anda sedang menjalankan tugas lain untuk acara tersebut, Anda dapat membuat tugas Asana langsung dari percakapan Slack sehingga Anda tidak melupakan dan mempertahankan semua konteks asli.

Pantau progres acara dengan portofolio

Untuk memahami progres acara dan mengukur bandwidth tim, perencana acara biasanya menggabungkan informasi dalam rapat, email, atau spreadsheet, yang dapat memakan waktu dan tidak akurat. Sebagai gantinya, buat portofolio untuk semua Proyek Asana yang terkait dengan acara Anda. Portofolio memungkinkan Anda mengatur proyek perencanaan acara terpenting, memantau kesehatannya secara real-time, dan mendalami informasi selengkapnya, sembari terus memberi kabar terbaru tentang progres kepada tim.

Kelola kepegawaian di berbagai acara dengan beban kerja

Kemudian, gunakan tab Beban Kerja portofolio untuk memvisualisasikan kapasitas tim Anda di seluruh acara berdasarkan tugas yang sudah ditugaskan kepada mereka. Beban kerja portofolio memberi Anda gambaran visual tentang kapasitas tim dan melihat lebih dekat hal yang sedang dikerjakan tim Anda di seluruh proyek. Temukan konflik agar Anda dapat mengatasi risiko dan menjaga proyek tetap sesuai rencana dengan menugaskan ulang atau menjadwalkan ulang tugas dengan mudah dalam tampilan yang sama. Pastikan anggota tim tidak kewalahan atau kurang bekerja dan proyek serta acara memiliki staf yang memadai serta dapat tetap sesuai rencana.

Beban kerja default ke jumlah tugas, tetapi kami tahu bahwa tugas tidak selalu memiliki bobot yang sama. Anda dapat menyiapkan bidang kustom upaya di seluruh proyek portofolio untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang jam atau tingkat upaya yang dihabiskan untuk setiap tugas. Tetapkan Bidang kustom berdasarkan prioritas untuk memahami bobot tugas.

Jika Anda perlu memahami kapasitas tim yang lebih luas untuk acara (bukan hanya anggota proyek dalam portofolio acara Anda saat ini), Anda dapat menggunakan fitur beban kerja universal. Ini memungkinkan Anda untuk melihat kapasitas global tim dengan menarik data dari tugas dan subtugas di semua proyek ke tampilan beban kerja.

Sumber daya untuk merencanakan dan mengelola acara di Asana

Pelajari selengkapnya tentang perencanaan acara di Asana menggunakan sumber daya di bawah ini:

Note iconCatatan

Artikel ini diterjemahkan oleh AI.

Kirim umpan balik terjemahan.

Artikel Terkait

Memuat
Perencanaan acara dengan Asana