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Google 스프레드시트 & Asana

이 기사에서는

Google 스프레드시트 보고서 사용
포트폴리오 보고서
맞춤 보고서 만들기

Asana Advanced, Enterprise, Enterprise + 플랜뿐만 아니라 기존의 Business, Legacy Enterprise 플랜에서도 이용하실 수 있습니다.

자세한 내용은 Asana 가격 페이지 에서 확인해 보세요.

Google 스프레드시트로 보고서를 작성하면 프로젝트 데이터를 사용하여 맞춤형 보고서와 시각 자료를 만들어서 계획대로 진행 중인 사항과 주의가 필요한 사항이 무엇인지 확인할 수 있습니다. Google 시트 내보내기는 포트폴리오, 프로젝트 및 고급 검색 결과에 사용할 수 있습니다. 이 기사에서는 보고서 작성을 시작할 때 도움이 되는 정보와 아이디어를 제공합니다.

Google 스프레드시트 보고서 사용

포트폴리오에서 Google 스프레드시트를 열기 전에 적절한 프로젝트를 추가했는지 확인하세요. Google 스프레드시트를 처음 사용하는 경우 Google 도움말 센터 및 Google 스프레드시트 도움말 포럼 을 참조하는 것이 좋습니다.

시작하기

이 링크를 사용하여 Google 드라이브에 Asana 내보내기 애드온을 설치합니다 .
Asana 내보내기 링크를 복사하여 Google 스프레드시트와 동기화하세요.
- Asana에서 프로젝트/포트폴리오 헤더 옆에 있는 드롭다운 메뉴에서 내보내기/인쇄 를 클릭하고 Google 스프레드시트에 동기화 를 선택합니다 . Google 스프레드시트가 새로운 탭에서 열립니다.
- 다음 모달에 제공된 URL을 복사합니다.

3. Asana 데이터를 새 시트에 동기화합니다

빈 Google 스프레드시트를 새로 생성합니다.

Extensions (확장) 탭 > Asana Exports (내보내기) > Sync with Asana (Asana와 동기화) 로 이동합니다
2단계의 URL을 입력 상자에 붙여넣고 확인을 클릭합니다. 시트가 Asana 데이터와 동기화됩니다.

메모

데이터 동기화 및 내보내기의 현재 제한은 500개 행입니다.

포트폴리오 보고서

이 기능을 처음 사용한다면 Asana가 Google 계정에 액세스하는 것을 승인해야 합니다.

메모

Google 스프레드시트의 데이터는 6시간마다 자동으로 업데이트됩니다.

Google 스프레드시트 보고서에는 다음 세 가지 탭이 포함됩니다.

Overview (개요) — 데이터에서 생성된 두 개의 예시 차트를 사용하여 스프레드시트를 사용하는 방법에 대한 참조입니다.
Asana project data (Asana 프로젝트 데이터) 는 각 프로젝트의 가장 중요한 정보를 보여줍니다. 열을 기준으로 정렬하거나 필터링하여 데이터를 확인하세요.
Live source data (라이브 소스 데이터) 는 Asana에서 바로 라이브 데이터를 가져옵니다. 이 탭은 Asana와의 연결을 보호하기 위해 잠겨있습니다.

메모

해당 열에 있는 데이터에 관해 자세히 알아보려면 열 헤더에 마우스 커서를 올려놓으세요.

맞춤 보고서 만들기

Google 스프레드시트에서 만들 샘플 보고서:

어떤 프로젝트가 위험한 상태이며 기한이 다가오나요? 마감일과 상태 색상으로 구성된 분산형 차트.
어떤 프로젝트 소유자가 작업을 빠르게 진행하고 있나요? 프로젝트 소유자별로 최근 완료된 작업을 보여주는 막대 차트입니다.
프로젝트의 어떤 부분이 계획대로 진행 중인가요? 상태 색상으로 구성된 원형 차트.
업무가 여러 프로젝트에 걸쳐 진행되나요, 아니면 집중되어 있나요? 각 프로젝트에서 지난주에 완료된 작업을 보여주는 히스토그램.
어떤 팀이 완료가 임박한 프로젝트를 진행하고 있나요? 팀별 프로젝트 완료율 퍼센트를 보여주는 누적 막대 차트.

예: 곧 마감되는 위험한 프로젝트

이 예시는 주의가 필요한 개별 프로젝트를 찾기 위해 보고서를 작성하는 방법을 보여줍니다.

새 탭 생성

1. 새로운 탭을 생성하려면 스프레드시트의 왼쪽 하단에 있는 + 아이콘을 클릭하세요.
2. 보고서 이름을 선택합니다.

라이브 소스 데이터 탭을 참조하여 보고서에 열을 추가하는 방법

새로운 빈 탭에서 왼쪽 상단 셀을 선택하고 = 를 입력합니다.
라이브 소스 데이터 탭으로 이동합니다. 복사하려는 열의 헤더를 클릭합니다. 이 예시에서는 이름 열을 참조할 것입니다.
Entre를 누릅니다. 이렇게 하면 보고서 탭으로 돌아갑니다.
오른쪽에 있는 다음 셀을 선택하고 Due Date (마감일) 과 Status Color (상태 색상) 열에 대해 2단계에서 4단계를 반복합니다.

각 열의 헤더 셀이 참조되면 데이터 자체를 복사할 수 있습니다. 세 가지 헤더를 모두 선택하고 선택한 범위의 오른쪽 하단 모서리에 있는 자동 채우기 핸들을 아래로 드래그합니다.

메모

데이터를 단순히 복사한 것이 아니라 라이브 소스 데이터 탭에서 참조했습니다. 즉, 1시간마다 라이브 소스 데이터 탭에 있는 데이터가 자동으로 업데이트되면 보고서도 자동으로 업데이트됩니다.

수식을 사용하여 각 프로젝트의 마감일까지 남은 시간을 계산합니다.

네 번째 열에 마감일까지 일수를 헤더로 입력합니다
아래에 = DATEDIF (NOW (), B2, "D") 수식을 입력합니다. 지금부터 마감일 열의 값까지의 일수를 계산합니다.
자동 채우기 핸들을 드래그하여 나머지 새로운 열을 채웁니다.

분산형 차트 생성하기

데이터 메뉴를 열고 필터를 선택하여 상태 색상별로 보고서를 정렬합니다. Status Color (상태 색상) 열 헤더에 있는 메뉴를 사용하여 A → Z로 정렬합니다.
⌘ (Mac에서) 또는 CTRL (PC에서) 키를 누른 채로 각 열 위의 문자 (C, D, A) 를 클릭하여 Status Color (상태 색상), Days Till Due (마감일까지 일수), Name (이름) 열을 그 순서대로

선택합니다. 이 세 열은 분산형 차트에 필요하며, 이름 열은 각 데이터 포인트의 라벨 역할을 하므로 마지막에 선택해야 합니다.

삽입 메뉴를 열고 차트를 선택하여 차트를 생성합니다.

분산형 차트를 선택하고 C열 집계 의 체크를 해제합니다.

이 차트를 사용하여 어떤 프로젝트가 위험한 상태인지 파악하세요. 아래 스크린샷에서 “위험 영역” 프로젝트는 빨간색이며 60일 이내에 마감되는 모든 프로젝트입니다. 1시간마다 데이터가 업데이트되므로 이 차트를 자주 참조하여 팀이 어떤 작업에 주력해야 하는지 파악할 수 있습니다.

예시: 프로젝트 소유자별 작업 완료율

이 예시는 속성 (이 예에서는 프로젝트 소유자) 에 따라 그룹화된 프로젝트에 대한 보고서를 작성하는 방법을 설명합니다. 이 보고서를 사용하여 각 프로젝트 소유자가 관리하는 프로젝트에서 이번 주에 완료된 작업의 수를 식별합니다.

소유자별로 프로젝트를 그룹화하는 피봇 테이블 생성하기

라이브 소스 데이터 탭으로 이동합니다.
행을 선택합니다. 피봇 테이블은 첫 번째 행에 헤더가 포함되어 있을 때 가장 잘 작동하므로 첫 번째 행은 건너뜁니다.
데이터 메뉴를 열고 피봇 테이블을

선택합니다. 그러면 피봇 테이블이라는 새로운 탭이 열립니다.

피봇 테이블 탭의 보고서 편집기 사이드바에서 행 아래의 추가 필드를 선택합니다. 프로젝트를 그룹화하려는 열 (이 경우 소유자) 을 선택합니다. 합계 표시를 선택 취소합니다. 이 예에서는 이 데이터가 필요하지 않습니다.
값 에서 필드 추가 를

선택합니다. 각 프로젝트 그룹에 대해 이해하고자 하는 열을 선택합니다. 이 경우 Tasks Completed (완료된 작업) 을 선택합니다.

그룹의 값이 필요에 따라 요약되었는지

확인합니다. 이 예시에서는 각 프로젝트 그룹의 전체 작업 완료율을 확인하기 위해 Sum을 선택합니다.

데이터 시각화하기

Google 스프레드시트의 탐색 사이드 바를 사용하면 인공 지능을 사용하여 관련 차트를 생성할 수 있습니다.

스프레드시트의 오른쪽 하단에 있는 탐색 을 클릭하세요. 이 예시에서 막대 차트는 작업 완료율을 시각화하는 데 유용합니다.
차트를 크게 보려면 스프레드시트의 메인 영역으로 차트를 드래그할 수 있습니다. 차트를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 원하는 대로 설정합니다.

생성한

보고서는 자동으로 저장되며, 다음에 Asana에서 시트를 열 때 표시됩니다.

메모

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