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在 Asana 中管理和引導志願者

在本文中

有效管理志願者對於非營利組織實現其使命至關重要。本文說明如何使用 Asana 從應用程式處理到上線引導和持續協調，簡化志願者管理。 處理志工應用程式

建立志工接收專案以便有效管理應用程式，並維持志工管線的可視度。

請設定您的接收專案

志工接收專案

在 Asana 中建立新專案，專門用於處理志願者申請。使用 Asana 的範本或自訂您的專屬範本。您也可以使用 Asana AI 的智慧專案功能，快速建立自訂專案。wrap;">新增 區段以追蹤應用程式狀態。範例區段可能包括：新提交、審核中、已核准和已拒絕。建立自訂欄位以追蹤志工詳細資料，例如：
  • 技能和興趣
  • 可用性
  • 以往經驗
  • 每週志工總時數
建立應用應用程式表單
  1. 設計一份志願者應用程式表單，讓申請者可以在線上填寫。每次收到新的應用程式時，Asana 表單會自動將任務新增至您的專案。
  2. 設計一個可擷取所有必要資訊的表單。

    • 聯絡詳細資料

    • 技能和興趣

    • 可用性

    • 附上履歷或求職信

  3. 將表單設定為啟用，並在您的網站上分享連結，或直接與申請者分享。任何擁有連結的人都可以存取表單，他們無需擁有 Asana 帳戶即可使用表單提交應用程式。

自動化審查流程

設定 規則以簡化應用程式處理：

  1. 自動將新提交內容指派給志工協調人。

  2. 根據審查狀態或申請者的回覆 (例如技能或以往經驗)，在區段之間移動任務。

  3. 在應用程式獲得核准時通知相關團隊成員。

請引導新志工

一旦志工獲得核准，請使用結構化的到職流程，為他們的成功做好準備。

建立到職範本

設計全面的到職流程，並使用標準任務，例如：
  • 完成迎新材料
  • 檢閱組織政策
  • 設定必要的帳戶
  • 安排訓練課程
新增相依性，以確保任務以正確的順序完成。將相關文件和資源作為任務附件包含在內。 管理志工存取權限 請使用較短的字詞。

請以訪客身分邀請志工加入 Asana。 請使用較短的字詞。 請與相關專案和任務分享適當的權限。

  • 提供基本的 Asana 培訓資源，協助志工開始使用。我們的 Asana 簡介 系列文章是學習基礎知識的好起點。

請協調志工活動。 使用 Asana 的功能有效管理持續進行的志工工作和溝通。

請追蹤志工專案

  1. 建立一個 專案集以監控所有與志工相關的專案，並追蹤進度和結果。 請使用較短的字詞。

    使用 工作負荷以視覺化並調整志工的工作餘裕。這有助於平衡志工任務並防止過勞。

  2. 使用 狀態更新 追蹤並分享進度，並識別潛在問題。智能狀態 可使用 Asana AI 為您建立狀態更新草稿，從而加快建立狀態更新的流程。

請簡化溝通

使用訊息、評論和狀態更新與您的團隊溝通。 使用訊息、評論和狀態更新與您的團隊溝通。style="font-size: 11pt;color: #1155cc;text-decoration: underline;text-decoration-skip-ink: none;text-wrap-mode: wrap;">評論和狀態更新與您的團隊溝通。

  • 釘選重要評論以便輕鬆存取資訊。

  • 在評論中 @ 提及志工，以確保他們收到通知。

    • 請監控並報告

建立儀表板以追蹤關鍵指標：
  • 活躍志工
  • 貢獻時數
  • 專案完成率
使用報告功能，深入解析志工影響力。

請按照這些步驟，非營利組織可以建立一個有效、有組織的志工管理系統，以支持志工和員工實現他們的目標。

請參閱其他資源

  1. 查看我們的招聘和到職範本並加以自訂，以滿足您的非營利組織的需求。此員工到職範本可能是一個有用的起點。none;" href="https://help.asana.com/s/video-tutorials?language=en_US" target="_blank">影片教學 供志工在到職旅程中觀看。請造訪我們的為非盈利組織打造的 Asana 頁面，以瞭解 Asana 可為非盈利組織提供的更多資訊。

Note icon注意

This article has been AI-translated.

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