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Recursos avançados da Asana para a gestão do trabalho

Neste artigo

A Asana é a principal plataforma de gerenciamento de trabalho que ajuda as equipes a coordenar o trabalho da estratégia à execução. Com recursos avançados de IA, automação avançada e ferramentas de colaboração abrangentes, a Asana permite que as organizações atinjam suas metas de forma mais rápida e eficiente.

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Crie fluxos de trabalho sofisticados baseados em IA usando linguagem natural sem codificação. O AI Studio funciona como uma plataforma de orquestração que combina recursos humanos e de IA para criar processos de negócios.

Galeria de fluxos de trabalho inteligente

Use fluxos de trabalho de IA pré-construídos adaptados a casos de uso comuns para começar rapidamente:

  • Fluxos de trabalho de rastreamento de solicitações - Gerencie grandes volumes de solicitações de entrada com formulários integrados, regras de IA para roteamento e temporizadores de SLA
  • Fluxos de trabalho de solicitação de criação - Acelere as solicitações de design e marketing com a ingestão padronizada e o resumo de feedback alimentado por IA
  • Fluxos de trabalho - Simplifique ideias de projetos e solicitações de fornecedores por meio de triagem automatizada e atualizações de status

Funcionalidades inteligentes para maior produtividade

Como vincular tarefas nos diversos projetos com a inclusão em múltiplos projetos

Com a inclusão em múltiplos projetos, uma tarefa pode pertencer a vários projetos, e todas as alterações feitas nessa tarefa, como comentários, anexos e alterações nas datas de conclusão, entre outras, serão refletidas em todos os projetos. Isso permite que você colabore perfeitamente com os participantes em todos os departamentos, evitando ilhas de informação.

Digamos que o departamento de Marketing esteja trabalhando em uma nova campanha e precise criar três novos ativos. O departamento de marketing criaria uma tarefa intitulada Crie três novos ativos no projeto da campanha e, em seguida, inclui essa tarefa no projeto de solicitações de criação da equipe de design. Dependendo do fluxo de trabalho, a equipe de design pode incluir essa mesma tarefa em outro projeto.

multihoming

A hospedagem múltipla garante que as equipes acompanhem o trabalho e evitem a duplicação ao centralizá-lo. No exemplo acima, a equipe de marketing pode tornar a tarefa Crie três novos ativos dependente de Crie anúncios de mídia social. Depois que o recurso Crie três novos recursos for concluído, a pessoa responsável pela criação dos anúncios receberá uma notificação informando que pode começar a trabalhar na sua tarefa.

Personalização da Asana para adequar o seu fluxo de trabalho com campos personalizados, regras e formulários

Uso de campos personalizados para personalização

Os campos personalizados permitem que você personalize seu projeto e adicione dados adicionais às suas tarefas, permitindo que você capture informações específicas relevantes para o seu fluxo de trabalho. Em seguida, você pode usar esses campos para classificar, monitorar e categorizar as tarefas nos projetos.

As equipes de design podem usar os campos personalizados nas suas solicitações de projeto de produção criativa para acompanhar quais departamentos da empresa estão enviando uma solicitação, o tipo de ativo e o canal em que esse ativo ficará.

Os campos personalizados ajudam a priorizar e visualizar os dados. Por exemplo, você pode ordenar suas tarefas por solicitação de departamento para quantificar quantas solicitações vêm de cada departamento. Você também pode usar um filtro para ver quantos vídeos precisa criar.

Uso de regras para automatizar o fluxo de trabalho

Você pode combinar campos personalizados com regras para automatizar os processos e aumentar a produtividade da sua equipe. Por exemplo, você pode adicionar uma regra que adiciona um colaborador e um comentário à tarefa quando o valor do campo personalizado é alterado para que os colaboradores sejam informados apenas quando for importante. Isso reduzirá o trabalho manual da sua equipe e evitará que as tarefas fiquem por fazer.

Simplifique as tarefas com formulários

Outra maneira de usar os campos personalizados e as regras para simplificar o fluxo de trabalho é combinando-os com formulários.

Crie um formulário que outros departamentos possam usar para enviar solicitações e incorpore campos personalizados nesse formulário. Em seguida, crie regras com esses campos personalizados para avançar automaticamente no fluxo de trabalho.

Por exemplo, as equipes de criação podem atribuir uma solicitação a uma pessoa específica sempre que o tipo de ativo do campo personalizado for vídeo.

Nota iconNota

Você pode usar coleções para aplicar uma combinação de regras, campos, seções e modelos de tarefas a vários projetos ao mesmo tempo.

Planejamento eficaz com visualização de cronograma

Quando se trata de planejamento de projetos, o uso da visualização de cronograma para visualizar os cronogramas, dependências e prazos do projeto permite obter uma visão geral clara do progresso do projeto e gerenciar os recursos com eficiência.

Ao analisar as dependências no seu cronograma, você pode ver quais tarefas estão bloqueando outras e identificar obstáculos. Em seguida, você pode reagendar as datas de conclusão manualmente ou escolher uma das opções de alteraçãode data.

Para otimizar o seu processo de planejamento de projetos, considere usar o caminho crítico no cronograma. O caminho crítico mostrará as tarefas cuja conclusão é fundamental para o seu projeto. Ele observa os obstáculos para ajudar a organizar o cronograma do projeto.

Integrações nativas da Asana

A Asana se integra perfeitamente a várias ferramentas populares, como Zoom, Slack, Microsoft Teams, Gmail e muito mais. Essas integrações permitem que as equipes conectem a Asana ao seu fluxo de trabalho existente e colaborem sem esforço em várias plataformas.

As integrações ajudarão a maximizar a sua produtividade e a manter-se conectado com os colaboradores externos e internos. Por exemplo, você pode usar nossa integração com o Gmail para criar tarefas diretamente de um e-mail. Essas tarefas conterão todas as informações do seu e-mail, incluindo anexos; isso é ótimo, especialmente ao trabalhar com colaboradores externos.

Outra ótima ferramenta é o Slack. Com a nossa integração com o Slack, você pode pegar ideias de conversas que acontecem no Slack e transformá-las em tarefas realizáveis na Asana, evitando que o trabalho fique por fazer.

Conectar suas ferramentas diárias tornará a coordenação do trabalho e manter todos na mesma página muito mais fácil, aumentando a colaboração e a clareza entre as equipes.

Você pode até dar um passo adiante e combinar integrações com regras.

Note iconNota

Este artigo foi traduzido por IA.

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