Loading
PLATTFORM
KAPACITETER
ASANA AI
ALLA ABONNEMANG
Företagstyp
Team
Branscher
Användningsfall
LÄRA SIG
SUPPORT
TJÄNSTER
Hjälpcenter
search-icon

Ämnen

Konfigurera tillägget Tidrapporter och budgetar

I den här artikeln

Finns tillgängligt som ett tillägg för Starter-, Advanced-, Enterprise- och Enterprise+ -nivåer.

Med Asanas tillägg Tidrapporter och Budgetar kan du följa upp den faktiska tiden som läggs på arbetet, prognostisera och övervaka kostnader och fakturerbara intäkter samt säkerställa snabb och korrekt fakturering.

Genom att använda tillägget får dina team möjlighet att skapa samordning, öka synlighet och maximera inverkan.

Anteckning iconAnteckning

Kunder kan prova tillägget med en 14-dagars självbetjäningsprovperiod. 

Relaterade artiklar

Ingår i tillägget

Funktion

Beskrivning

Tidsrapporter

Tidsrapporter hjälper dig att spåra förlopp och öka effektiviteten med hjälp av exakta tidsdata. Med tidsrapporter kan du redogöra för vad din tid går åt till under en viss tidsperiod inom flera arbetsströmmar.


De som lämnar in tidsrapporter kan fylla i och skicka in tidsrapporter som tidsgranskare kan granska/godkänna.

Budgetar

Planera och övervaka projektbudgetar för att hålla koll på hur det går för projektet.

Användarkostnader

Ange användarpriser för varje projekt så att de automatiskt beaktas i projektbudgetarna.

Rapportering av tid och kostnader

Rapportering av underliggande tidsuppgifter efter tid eller kostnad, inklusive jämförelse av uppskattningar med faktiska utfall.

Förbättringar av resurshanteringsvyer

Se kostnader i de resurshanteringsvyer som användaren har åtkomst till som en del av sin licens för samarbetsstyrning, t.ex. Kapacitetsplan, Platshållare och Universell arbetsbelastning (Enterprise och Enterprise+) samt Projekt- och portföljens arbetsbelastning (Advanced, Enterprise och Enterprise+). Visa tid baserat på det enskilda valda projektet i arbetsbelastning.

Förbättringar av tidsuppföljning (webb och mobil)

Få åtkomst till ytterligare fält i tidsspårningen för att möjliggöra korrekta tidsangivelser, övervakning och fakturering, t.ex. fakturerbar/ej fakturerbar, ett enda projekt för tidstillskrivning och beskrivning.

Administratörsinställningar

Administratörerna kan anpassa funktionen Tidrapporter och budgetar för din organisation i adminkonsolen.

Vem är berättigad att köpa det här tillägget? 

En tilläggslicens för Tidrapporter och budgetar kan läggas till i alla Starter-, Advanced-, Enterprise- och Enterprise+ -användarlicenser. För att få åtkomst till tillägget efter köpet måste en administratör tilldela användaren en licens i adminkonsolen. För att köpa tillägget måste du kontakta din Asana-försäljningsrepresentant eller kontakta försäljningsavdelningen direkt.

Tilläggs-provperiod

Med tillägget Tidrapporter och budgetar (TBAO) kan befintliga betalande kunder prova tillägget under en 14-dagars självbetjäningsprovperiod. Administratörer eller Betalningsansvariga kan starta provperioden från adminkonsolen. När provperioden är aktiv får alla i din domän åtkomst automatiskt, så administratörerna behöver inte tilldela licenser en efter en.

Hantera licenser och tilldela licensroller

Domänadministratörer, superadministratörer och avdelningsadministratörer kan tilldela licenser och ange användarroller för tillägget.

För att säkerställa ett korrekt arbetsflöde finns det två huvudsakliga roller för tidrapporter: inlämnare av tidrapporter och granskare av tidrapporter.

  • En inlämnare av tidrapporter är en enskild teammedlem som spårar sina arbetstimmar för specifika uppgifter och projekt i Asana. Alla användare med en tilläggslicens för Tidrapporter och budgetar är automatiskt inlämnare av tidrapporter.
  • En granskare av tidrapporter är en särskild roll som kan läggas till i en persons licens.  Dessa användare är vanligtvis en ledare eller arbetsledare som ansvarar för att granska de tidrapporter som teammedlemmarna har lämnat in. De kontrollerar att de registrerade timmarna stämmer och kan sedan godkänna eller avvisa den inlämnade tidrapporten.

Hantera licenser manuellt och tilldela licensroller manuellt

Så här tilldelar du licenser manuellt:

  1. Gå till adminkonsolen.
  2. Klicka på fliken Medlemmar.
  3. Välj Tidrapporter och budgetar i den nedrullningsbara tilläggskolumnen bredvid en användares namn

Så här tilldelar du roller som granskare av tidrapporter manuellt:

  1. Klicka på trepunktsikonen intill användarens namn.
  2. Klicka på Profil
  3. Rulla ned till Hantering av tidrapporter.
  4. Klicka på ikonen Granskare
  5. Välj en användare som du vill tilldela rollen som granskare av tidrapporter.
    1. Obs! Om den användare du väljer som granskare ännu inte har en tilläggslicens kommer hen att tilldelas en sådan när hen har valts som granskare.
Anteckning iconAnteckning

Endast administratörer och superadministratörer kan tilldela granskare av tidrapporter i adminkonsolen.

Hantera licenser i bulk och tilldela licensroller i bulk

Om du vill licensiera och tilldela granskare av tidrapporter i bulk laddar du upp en slutförd CSV-mall från adminkonsolen. I CSV-filen lägger du först till Tidrapporter och budgetar för varje inlämnare och granskare i tilläggskolumnen. I det här steget tilldelas licensen. Ange sedan e-postadressen till en enda utsedd granskare i kolumnen Granskare för varje användare. 

  1. Klicka på din profilikon och välj Adminkonsol.
  2. Gå till fliken Medlemmar
  3. Klicka på den nedrullningsbara menyn Importera/exportera CSV
  4. Välj Exportera CSV
  5. Lägg till termen Tidrapporter och budgetar i kolumnen Tillägg bredvid alla personer som du vill ge åtkomst. Se bilden nedan.
  6. Importera CSV-filen via knappen CSV-import uppe till höger på fliken Medlemmar.
  7. Du kommer att få en avisering när importen har slutförts.

Inställningar för adminkonsolen

Så här får du åtkomst till inställningarna för tidrapporter och resurstilldelning i adminkonsolen:

  1. Klicka på din profilbild.
  2. Välj adminkonsol
  3. Klicka på Inställningar i sidofältet
  4. Rulla ned till Tidrapporter och resurstilldelning.

Du kommer att se följande inställningar:

  • Aktivera tidsspårning: Bestämmer om fälten Beräknad tid och Faktisk tid ska visas i uppgifter och projekt.
  • Aktivera fakturerbar tid: Aktiverar statusen Fakturerbar för tidsangivelse, vilket gör det möjligt för användarna att markera sina loggade timmar som antingen fakturerbara eller ej fakturerbara.
  • Standardinställning för fakturerbar: Ställer in standardstatusen för fakturerbar (antingen fakturerbar eller ej fakturerbar) för alla nya tidsangivelser som skapas i din domän.
  • Valuta för projektbudget: Väljer standardvalutan som ska användas för alla projektbudgetar.
  • Godkännandeprocess för tidrapporter: Konfigurerar arbetsflödet för tidrapporter. Välj en enkel (Utkast/Skicka in) eller en fullständig (Utkast/Skicka in/Godkänn/Avvisa) godkännandeprocess.
  • Tidskategorier: Tillämpa en konsekvent etikett på varje tidsangivelse. Administratörer kan skapa kategorialternativen och teamkollegor kan välja en kategori när de loggar tid. 
  • Spärra tidigare tidsangivelser: Spärrar automatiskt tidsangivelser efter ett visst antal veckor, vilket förhindrar att de redigeras av personer som inte är administratörer.
  • Resursvyer (kapacitetsplan och arbetsbelastning): Kontrollerar åtkomsten till resurshanteringsfunktioner. Du kan aktivera alla funktioner (kapacitetsplaner och arbetsbelastning) eller ge mer begränsad åtkomst till arbetsbelastningsvyer i projekt och portföljer.
  • Allmänt arbete för projektet: Styr om användare kan logga tid direkt för ett projekt utan att välja en specifik uppgift.
  • Framtida tidsloggning: Styr hur långt fram i tiden användare får logga tid.
  • Påminnelser om att lämna in tidrapporter: Styr när användarna får veckopåminnelser om att lämna in sina tidrapporter.

Både superadministratörer och administratörer kan visa dessa inställningar, men endast superadministratörer kan redigera dem. Mer information om dessa behörigheter finns i rollerna för administratör och superadministratör i Asana.

Tidrapportsbehörigheter och åtkomstkontroll

För att säkerställa datans korrekthet och integritet tillämpar tillägget Tidrapporter och budgetar specifika redigeringsbehörigheter baserat på en tidrapports livscykel. När en tidrapport går från Utkast till Inlämnad och slutligen till Godkänd blir möjligheten att redigera tidsangivelser mer begränsad.

Redigeringsbegränsningar efter status

  • Utkast: Både inlämnaren och den tilldelade granskaren kan skapa, redigera eller ta bort tidsangivelser.
  • Inlämnad: När en tidrapport har lämnats in låses inlämnaren till läget Endast visning för att förhindra ändringar under granskningsprocessen. Granskaren behåller möjligheten att redigera eller ta bort angivelser för att göra nödvändiga korrigeringar före godkännandet.
  • Godkänd: När tidrapporten har godkänts är den låst för både inlämnaren och granskaren. Ingen av dem kan ändra det historiska registret om inte godkännandet återkallas.

Åsidosättning av administratör: Domänadministratörer och superadministratörer har obegränsade behörigheter att visa, redigera eller ta bort tidsangivelser oavsett deras status. Det säkerställer att historiska poster kan korrigeras även efter godkännanden.

Återkalla och ändra status

Om en tidrapport är låst på grund av sin status kan inlämnare och granskare använda åtgärder för att Återkalla för att återställa statusen och återfå redigeringsåtkomst.

  • Återkalla inlämning: Om en inlämnare inser sig ha gjort ett misstag går det att välja Återkalla för en inlämnad tidrapport. Detta återställer tidrapporten till statusen Utkast så att posterna kan redigeras innan de skickas in på nytt. Obs! En inlämning kan inte återkallas av inlämnaren när den har godkänts.
  • Återkalla godkännanden: Granskare kan välja Återkalla för en godkänd tidrapport för att ångra godkännandet. Detta möjliggör korrigeringar efter godkännandet om ett fel upptäcks senare.
  • Skicka in avvisade tidrapporter på nytt: Granskare har möjlighet att åter skicka in en tidrapport efter att den tidigare har avvisats, vilket effektiviserar arbetsflödet om de nödvändiga korrigeringarna har gjorts.

Statusaktivitet för tidrapporter För att säkerställa transparens och ansvarstagande registreras alla statusändringar – inklusive inlämningar, godkännanden, avslag och återkallelser – i aktivitetsloggen för tidrapportens status.

Krav på administratörssynlighet

Även om domänadministratörer och superadministratörer har möjlighet att åsidosätta redigeringsfunktioner har de inte automatiskt insyn i varje användares personliga tidsrapportvy.

Anteckning iconAnteckning

Administratörer och superadministratörer kan bara se en användares tidrapporter om de har en tilldelad licens för Tidrapporter och budgetar och har utsetts till tidgranskare för den användaren.

Vanliga frågor

Vilka Asana-abonnemang stöder tillägget Tidrapporter och budgetar?

Tillägget Tidrapporter och budgetar är tillgängligt för Starter-, Advanced-, Enterprise- och Enterprise+-abonnemangsnivåer.

Vad är skillnaden mellan en inlämnare av tidrapporter och en granskare av tidrapporter?

En inlämnare av tidrapporter spårar sina arbetstimmar för uppgifter och projekt (alla användare med tilläggslicensen är automatiskt inlämnare av tidrapporter), medan en tidgranskare vanligtvis är en chef eller handledare som granskar, verifierar och godkänner eller avvisar inlämnade tidrapporter.

Kan administratörer se alla tidrapporter i sin organisation?

Administratörer och superadministratörer kan bara se en användares tidrapporter om de har en tilldelad licens för Tidrapporter och budgetar och har utsetts till tidgranskare för den användaren.

Kan inlämnare av tidrapporter redigera sina tidrapporter efter inlämning?

När en tidrapport har lämnats in låses inlämnaren till läget Endast visning, men inlämnaren kan återkalla inlämningen för att återställa den till statusen Utkast så att den kan redigeras innan den skickas in på nytt (obs! En inlämning kan inte återkallas när den har godkänts).

Note iconAnteckning

This article has been AI-translated.

Send translation feedback.

Relaterade artiklar

Laddar
Så här konfigurerar du tillägget Tidrapporter och budgetar | Asanas hjälpcenter