I den här artikeln
Tillgängligt som ett tillägg för abonnemangen Starter, Advanced, Enterprise och Enterprise+.
Med Asanas tillägg Tidrapporter och budgetar kan du spåra den faktiska tiden som läggs på arbetet, förutse och övervaka kostnader och fakturerbara intäkter och säkerställa snabb och korrekt fakturering.
Genom att använda tillägget kan dina team driva samordning, öka synligheten och maximera inverkan.
Funktion | Beskrivning |
Tidrapporter hjälper dig att spåra förlopp och öka effektiviteten med korrekta tidsdata. Med tidrapporter kan du redogöra för vad din tid går åt till under en viss tidsperiod i flera arbetsströmmar. Tidsinlämnare kan slutförd och skicka in tidrapporter för tidsgranskare att granska/godkänna. | |
Planera och övervaka projektbudgetar för att hålla koll på projektets hälsa. | |
Ställ in användarpriser för varje projekt för att automatiskt ta hänsyn till projektbudgetar. | |
Rapportera om de underliggande tidsposterna efter tid eller kostnad, inklusive jämförelse av uppskattningar med faktiska värden. | |
Förbättringar av resurshanteringsvyer | Se kostnader i de resurshanteringsvyer som användaren har åtkomst till som en del av sin licens för samarbetsstyrning, till exempel kapacitetsplan, platshållare och universell arbetsbelastning (Enterprise och Enterprise+) och projekt- och portföljbelastning (Advanced, Enterprise och Enterprise+). Visa tid baserat på det enda valda projektet i arbetsbelastningen. |
Förbättringar av tidsspårning (webb och mobil) | Få åtkomst till ytterligare fält i tidsspårning för att stödja korrekt tidsinmatning, övervakning och fakturering, till exempel fakturerbar/icke-fakturerbar, ett enda projekt för tidstilldelning och beskrivning. |
Administratörer kan anpassa funktionen Tidrapporter och budgetar för organisationen i adminkonsolen. |
En tilläggslicens för tidrapporter och budgetar kan läggas till i alla Starter-, Advanced-, Enterprise- och Enterprise+ -användarlicenser. För att få åtkomst till tillägget efter köpet måste en administratör tilldela användaren en licens i adminkonsolen. För att köpa tillägget måste du kontakta din Asana-försäljningsrepresentant eller kontakta försäljningsavdelningen direkt.
Domänadministratörer, superadministratörer och avdelningsadministratörer kan tilldela licenser och utse användarroller för tillägget.
Tidrapporter har två primära roller för att säkerställa ett korrekt arbetsflöde: den som skickar in tidrapporter och den som granskar tidrapporter.
Så här tilldelar du licenser manuellt:
För att manuellt tilldela roller för tidsgranskare:
Anteckning
Endast administratörer och superadministratörer kan tilldela tidsgranskare i adminkonsolen.
Om du vill licensiera och tilldela tidsgranskare i bulk laddar du upp en slutförd CSV-mall från adminkonsolen. I CSV-filen lägger du först till Tidrapporter och budgetar till varje inskickare och granskare i kolumnen Tillägg. Det här steget tilldelar licensen. Ange sedan e-postadressen för en enskild utsedd granskare i kolumnen Granskare för varje användare.
Tidrapporter hjälper dig att spåra förlopp och öka effektiviteten med korrekta tidsdata. Med tidrapporter kan du redogöra för hur din tid används under en viss tidsperiod i flera arbetsströmmar.
Gå till sidofältet och klicka på Tidrapporter för att komma åt tidrapporter. Du kan lägga till projekt i tidsrapporten från knappen + Lägg till projekt och lägga till uppgifter från radpunkten + Lägg till uppgift.
När du öppnar en tidrapport kommer allt arbete som redan har tidsspårning och som har fyllts i för en uppgift eller ett projekt att fyllas i automatiskt inom det lämpliga tidsintervallet i tidrapporten.
Om du vill logga tid för ett projekt i tidsrapporten öppnar du den nedrullningsbara pilen för projektet. Du kan lägga till tid som allmänt arbete i projektet eller lägga till tid i en specifik uppgiftstyp i projektet. Du kan även välja projekt och/eller uppgifter från rekommendationer.
När du lägger till tid kan du avgöra om den är fakturerbar eller icke-fakturerbar och lägga till beskrivningar för att detaljera arbetet. Dessa fält är också tillgängliga när du spårar tid på mobilen med tillägget.
De totala tiderna samlas längst ner och till höger.
Anteckning
Om en uppgift tillhör fler än ett projekt måste du välja vilket projekt den ska räknas till när du lägger till tid direkt från uppgiften.
För att skicka in en tidrapport klickar du på knappen Skicka längst upp till höger i rapporten. Du kan lägga till anteckningar om det behövs. Tidrapporten skickas sedan till den utsedda granskaren för godkännanden.
En inskickare av tidrapporter kan återkalla inskickade tidrapporter för en viss vecka innan de godkänns.
Tidsrapportgranskare kan logga tidsangivelser för de användare som de granskar. Det är användbart för att korrigera saknade poster eller hjälpa teammedlemmar med deras loggar.
De som skickar in tidrapporter kan välja att automatiskt lägga till uppgifter som tilldelats till dem och som förfaller under den nuvarande veckan. Den här inställningen hjälper dig att börja varje vecka med en tidrapport som redan innehåller det arbete du behöver spåra.
För att aktivera det här öppnar du Tidsrapporter i sidofältet, klickar på trepunktsikonen längst upp till höger på sidan och väljer sedan Inställningar för tidsrapporter. Under Fyll i tidsrapport automatiskt aktiverar du Lägg automatiskt till uppgifter som har tilldelats till mig och som förfaller varje vecka och väljer sedan Spara.
När inställningen är aktiverad läggs uppgifter som uppfyller de här kriterierna till i den nuvarande veckans tidrapport. Du kan fortfarande lägga till, redigera eller ta bort uppgifter och tidsangivelser när som helst.
Om du vill ta bort en uppgift eller ett projekt från en tidrapport måste du först ta bort alla tillhörande tidsangivelser.
Användare som utsetts till tidsgranskare får åtkomst till en dedikerad vy som visar deras tidsinlämnare och viktig information om tidrapporter inom en angiven tidsram. Granskare kan se de tider som loggas under hela veckan innan de skickar in tidrapporten.
För att se detaljerna i en användares tidrapport, håll muspekaren över deras namn. Texten ”Visa tidrapport” visas. När du klickar på den kommer du till en detaljerad vy av användarens tidrapport.
Tidsgranskare kan filtrera vyn för att endast visa specifika användare med hjälp av filtret Personer.
Tidsgranskare kan ändra visningsordningen för teammedlemmar med hjälp av funktionen Sortera.
En granskare av tidrapporter kan godkänna eller avvisa tidrapporter.
Anteckning
En tidsgranskare kan återkalla ett godkännande genom att klicka på Godkänd eller Avvisad och sedan Återkalla godkännanden i popup-fönstret. Det här beror på inställningen för godkännanden av tidrapporter i adminkonsolen.
Både tidsgranskare och inlämnare får en avisering om ändring av tidrapportstatus.
Avisering för tidsgranskare
Avisering för inskickare
Exportera tidsangivelser:
Exporten visar tiden som fakturerbar eller ej fakturerbar för projektet.
Tidsgranskare kan även exportera från vyn Tidsgranskning. När du exporterar från vyn Tidrapporter kan du använda tidsintervallsväljaren för att välja den exakta tidsramen för de tidsangivelser du vill ska ingå i din CSV.
Exportera från den här vyn genom att:
Med projektbudgetar kan du planera och förutse budgetar.
Du kan få åtkomst till projektbudgetar på två sätt:
Anteckning
Du måste vara projektadministratör för att få åtkomst till projektbudgetar.
Förloppsfältet visar hur mycket av det faktiska arbetet som spåras mot det planerade arbetet och det återstående beloppet.
En användare kan ange ett tröskelvärde där hen vill bli aviserad om budgetförloppet.
För att aktivera budgetaviseringar:
Användare kan visa budgetar för flera projekt på portfolionivå för att förstå aggregeringar av kostnad eller tid, beroende på vilken typ av budget ett projekt har.
Anteckning
Kostnadsaggregeringar är endast synliga för de som har lämpliga behörigheter.
Du kan spåra din budget efter timmar eller kostnader. Du kan också växla mellan de två mättypen.
Om du har valt kostnader som mättyp kan du ange timpriser för personer som arbetar med projektet. Den här taxan kan också bibehållas i deras kapacitetsplanvy.
Så här ställer du in en taxa för en person eller platshållare:
Några ytterligare anteckningar:
Om du är en projektadministratör kan du masslägga till hela Asana-team i ett projekt, vilket gör att du kan bemanna projekt snabbt, konsekvent och med rätt, standardiserade priser varje gång.
Så här lägger du till team i projekt:
Anteckning
Team med fler än 200 medlemmar kan inte läggas till i grupp och visas som nedtonade i sökresultat. Ett enskilt projekt kan inte ha fler än 500 anställda. Systemet hindrar dig från att lägga till team som skulle överskrida den här gränsen.
När du klickar för att lägga till ett valt team tar systemet en engångsögonblicksbild av teamets nuvarande medlemskap. Varje person från det teamet läggs till i projektets budgetinställningslista individuellt. Om en person redan finns i projektlistan, eller om personen är medlem i flera team som du har valt, visas personen bara en gång.
Anteckning
Det här är inte en dynamisk synkronisering. Om nya personer läggs till i Asana-teamet senare kommer de inte att läggas till automatiskt i det här projektet. Du måste lägga till dem separat.
Om dina team har priser definierade i ett sifferbaserat anpassat fält kan du importera dem direkt.
För att importera priser:
Anteckning
Alla siffror avrundas automatiskt till två decimaler. Om fältformatet är en procentsats konverteras det till ett nummer.
För att förhindra oavsiktlig dataförlust kommer systemet inte att automatiskt skriva över priser. I stället importerar det alla priser och kräver att du löser dem manuellt.
För beräknade kostnader kan du välja mellan två källor: kapacitetsplaner eller uppgifter.
Tillgängligt med abonnemangen Enterprise och Enterprise+.
När teammedlemmar tilldelas projektet kan du se kostnadsfördelningen i kapacitetsplanvyn, baserat på priserna.
Den totala kostnaden per person visas i kapacitetsplanen och summan visas i projektbudgeten.
Om tilldelningen görs med hjälp av beräknade tider för uppgifter kommer det att kopplas direkt till projektet för att tillhandahålla projektbudgeten, antingen i timmar eller kostnader, beroende på vad du har valt.
De faktiska kostnaderna beräknas utifrån faktisk tid från tidsspårning eller från tidrapporter när de skickas in. Du kan dela upp faktiska kostnader efter fakturerbara eller icke-fakturerbara, eller hela tiden. Det beror på hur du har konfigurerat faktiska kostnader.
När priserna har fastställts kan du se kostnaderna i vyerna för kapacitet och arbetsbelastning.
Kostnadsdata är utformade för att säkerställa att de bara är redigerbara och synliga för rätt personer.
Se vår dedikerade artikel om rapportering med tillägget Tidrapporter och budgetar.
För att komma åt inställningarna för tidrapporter och resurser i adminkonsolen:
Du kommer att se följande inställningar:
Både superadministratörer och administratörer kan visa de här inställningarna, men endast superadministratörer kan redigera dem. Mer information om de här behörigheterna finns i Rollerna administratör och superadministratör i Asana.
Administratörer kan ställa in om tidsangivelser kan markeras som fakturerbara för deras domän i adminkonsolen.
För att säkerställa datanoggrannhet och integritet tillämpar tillägget Tidrapporter och budgetar specifika redigeringsbehörigheter baserat på en tidrapports livscykel. När en tidrapport flyttas från Utkast till Inskickad och slutligen Godkänd blir möjligheten att redigera tidsangivelser mer begränsad.
Åsidosättning av administratör: domänadministratörer och superadministratörer har obegränsade behörigheter att visa, redigera eller ta bort tidsposter oavsett deras status. Detta säkerställer att historiska poster kan korrigeras även efter godkännanden.
Om en tidrapport är låst på grund av dess status kan inlämnare och granskare använda återkallningsåtgärder för att återställa statusen och återfå redigeringsåtkomst.
Statusaktivitet för tidrapporter För att säkerställa transparens och ansvarstagande registreras alla statusändringar – inklusive inlämningar, godkännanden, avslag och återkallelser – i aktivitetsloggen för tidrapporter.
Även om domänadministratörer och superadministratörer har möjlighet att åsidosätta redigeringar har de inte automatiskt insyn i varje användares personliga tidsrapportvy.
Anteckning
Administratörer och superadministratörer kan bara se en användares tidrapporter om de har en tilldelad licens för tidrapporter och budgetar och har utsetts till den användarens tidsgranskare.
Anteckning
This article has been AI-translated.
Send translation feedback.