Loading

Ämnen

Tillgängligt som ett tillägg för abonnemangen Starter, Advanced, Enterprise och Enterprise+.

Med Asanas tillägg Tidrapporter och budgetar kan du spåra den faktiska tiden som läggs på arbetet, förutse och övervaka kostnader och fakturerbara intäkter och säkerställa snabb och korrekt fakturering.

Genom att använda tillägget kan dina team driva samordning, öka synligheten och maximera inverkan.

Relaterade artiklar

Ingår i tillägget

Funktion

Beskrivning

Tidrapporter

Tidrapporter hjälper dig att spåra förlopp och öka effektiviteten med korrekta tidsdata. Med tidrapporter kan du redogöra för vad din tid går åt till under en viss tidsperiod i flera arbetsströmmar.


Tidsinlämnare kan slutförd och skicka in tidrapporter för tidsgranskare att granska/godkänna.

Budgetar

Planera och övervaka projektbudgetar för att hålla koll på projektets hälsa.

Användarkostnader

Ställ in användarpriser för varje projekt för att automatiskt ta hänsyn till projektbudgetar.

Tids- och kostnadsrapportering

Rapportera om de underliggande tidsposterna efter tid eller kostnad, inklusive jämförelse av uppskattningar med faktiska värden.

Förbättringar av resurshanteringsvyer

Se kostnader i de resurshanteringsvyer som användaren har åtkomst till som en del av sin licens för samarbetsstyrning, till exempel kapacitetsplan, platshållare och universell arbetsbelastning (Enterprise och Enterprise+) och projekt- och portföljbelastning (Advanced, Enterprise och Enterprise+). Visa tid baserat på det enda valda projektet i arbetsbelastningen.

Förbättringar av tidsspårning (webb och mobil)

Få åtkomst till ytterligare fält i tidsspårning för att stödja korrekt tidsinmatning, övervakning och fakturering, till exempel fakturerbar/icke-fakturerbar, ett enda projekt för tidstilldelning och beskrivning.

Administratörsinställningar

Administratörer kan anpassa funktionen Tidrapporter och budgetar för organisationen i adminkonsolen.

Vem är berättigad att köpa det här tillägget? 

En tilläggslicens för tidrapporter och budgetar kan läggas till i alla Starter-, Advanced-, Enterprise- och Enterprise+ -användarlicenser. För att få åtkomst till tillägget efter köpet måste en administratör tilldela användaren en licens i adminkonsolen. För att köpa tillägget måste du kontakta din Asana-försäljningsrepresentant eller kontakta försäljningsavdelningen direkt.

Hantera licenser och tilldela licensroller

Domänadministratörer, superadministratörer och avdelningsadministratörer kan tilldela licenser och utse användarroller för tillägget.

Tidrapporter har två primära roller för att säkerställa ett korrekt arbetsflöde: den som skickar in tidrapporter och den som granskar tidrapporter.

  • En tidsinlämnare är en enskild teammedlem som spårar sina arbetstimmar mot specifika uppgifter och projekt i Asana. Alla användare med en licens för tillägget Tidrapporter och budgetar är automatiskt tidsinlämnare.
  • En tidsgranskare är en särskild beteckning som kan läggas till i en persons licens.  Dessa användare är vanligtvis en chef eller arbetsledare som ansvarar för att granska de tidrapporter som skickas in av teammedlemmarna. De verifierar de loggade timmarna för att se till att de är korrekta och kan sedan godkänna eller avvisa inlämningen.

Hantera licenser manuellt och tilldela licensroller manuellt

Så här tilldelar du licenser manuellt:

  1. Gå till adminkonsolen.
  2. Klicka på fliken Medlemmar
  3. Välj Tidrapporter och budgetar i den nedrullningsbara kolumnen bredvid en användares namn

För att manuellt tilldela roller för tidsgranskare:

  1. Klicka på trepunktsikonen intill användarens namn.
  2. Klicka på Profil.
  3. Rulla ned till Hantering av tidrapporter.
  4. Klicka på ikonen Granskare.
  5. Välj en användare som du vill tilldela som granskare av tidrapporter.
    1. Observera: om användaren du väljer som granskare ännu inte har en tilläggslicens kommer hen att tilldelas en när hen väl har valts som granskare.
Anteckning iconAnteckning

Endast administratörer och superadministratörer kan tilldela tidsgranskare i adminkonsolen.

Masshantera licenser och tilldela licensroller

Om du vill licensiera och tilldela tidsgranskare i bulk laddar du upp en slutförd CSV-mall från adminkonsolen. I CSV-filen lägger du först till Tidrapporter och budgetar till varje inskickare och granskare i kolumnen Tillägg. Det här steget tilldelar licensen. Ange sedan e-postadressen för en enskild utsedd granskare i kolumnen Granskare för varje användare. 

  1. Klicka på din profilikon och välj Adminkonsol.
  2. Gå till fliken Medlemmar.
  3. Klicka på den nedrullningsbara menyn Importera/exportera CSV.
  4. Välj Exportera CSV
  5. Lägg till termen Tidrapporter och budgetar i kolumnen Tillägg bredvid alla du vill ge åtkomst till. Se bilden nedan.
  6. Importera CSV-filen via knappen CSV-import längst upp till höger på fliken Medlemmar.
  7. Du kommer att få en avisering när importen är slutförd.

Åtkomst till tidrapporter

Tidrapporter hjälper dig att spåra förlopp och öka effektiviteten med korrekta tidsdata. Med tidrapporter kan du redogöra för hur din tid används under en viss tidsperiod i flera arbetsströmmar.

Gå till sidofältet och klicka på Tidrapporter för att komma åt tidrapporter. Du kan lägga till projekt i tidsrapporten från knappen + Lägg till projekt och lägga till uppgifter från radpunkten + Lägg till uppgift

Logga tid och skicka in tidrapporter

När du öppnar en tidrapport kommer allt arbete som redan har tidsspårning och som har fyllts i för en uppgift eller ett projekt att fyllas i automatiskt inom det lämpliga tidsintervallet i tidrapporten. 

Om du vill logga tid för ett projekt i tidsrapporten öppnar du den nedrullningsbara pilen för projektet. Du kan lägga till tid som allmänt arbete i projektet eller lägga till tid i en specifik uppgiftstyp i projektet. Du kan även välja projekt och/eller uppgifter från rekommendationer.

När du lägger till tid kan du avgöra om den är fakturerbar eller icke-fakturerbar och lägga till beskrivningar för att detaljera arbetet. Dessa fält är också tillgängliga när du spårar tid på mobilen med tillägget.

De totala tiderna samlas längst ner och till höger.

Anteckning iconAnteckning

Om en uppgift tillhör fler än ett projekt måste du välja vilket projekt den ska räknas till när du lägger till tid direkt från uppgiften. 

För att skicka in en tidrapport klickar du på knappen Skicka längst upp till höger i rapporten. Du kan lägga till anteckningar om det behövs. Tidrapporten skickas sedan till den utsedda granskaren för godkännanden.

En inskickare av tidrapporter kan återkalla inskickade tidrapporter för en viss vecka innan de godkänns.

  • Gå till dina tidrapporter.
  • Klicka på Under granskning.
  • Klicka på Återkalla inlämning

Logga tid för andras räkning

Tidsrapportgranskare kan logga tidsangivelser för de användare som de granskar. Det är användbart för att korrigera saknade poster eller hjälpa teammedlemmar med deras loggar.

  1. Öppna fönstret för tidsangivelse och klicka på Lägg till tid.
  2. Klicka på den nedrullningsbara menyn Loggare (som är standard för din profil).
  3. Välj namnet på den inskickare som du vill logga tid för.
  4. Ange tid och detaljer som vanligt.

Förifylla tidrapporter

De som skickar in tidrapporter kan välja att automatiskt lägga till uppgifter som tilldelats till dem och som förfaller under den nuvarande veckan. Den här inställningen hjälper dig att börja varje vecka med en tidrapport som redan innehåller det arbete du behöver spåra.

Pre-populate timesheets

För att aktivera det här öppnar du Tidsrapporter i sidofältet, klickar på trepunktsikonen längst upp till höger på sidan och väljer sedan Inställningar för tidsrapporter. Under Fyll i tidsrapport automatiskt aktiverar du Lägg automatiskt till uppgifter som har tilldelats till mig och som förfaller varje vecka och väljer sedan Spara.

När inställningen är aktiverad läggs uppgifter som uppfyller de här kriterierna till i den nuvarande veckans tidrapport. Du kan fortfarande lägga till, redigera eller ta bort uppgifter och tidsangivelser när som helst.

Ta bort en uppgift eller ett projekt från tidrapporter

Om du vill ta bort en uppgift eller ett projekt från en tidrapport måste du först ta bort alla tillhörande tidsangivelser.

  • Håll muspekaren över uppgiften eller projektet som du vill ta bort.
  • Högerklicka på den.
  • Klicka på Ta bort från tidrapport

Fliken Tidsgranskning

Användare som utsetts till tidsgranskare får åtkomst till en dedikerad vy som visar deras tidsinlämnare och viktig information om tidrapporter inom en angiven tidsram. Granskare kan se de tider som loggas under hela veckan innan de skickar in tidrapporten.

För att se detaljerna i en användares tidrapport, håll muspekaren över deras namn. Texten ”Visa tidrapport” visas. När du klickar på den kommer du till en detaljerad vy av användarens tidrapport.

Filtrera och sortera

Tidsgranskare kan filtrera vyn för att endast visa specifika användare med hjälp av filtret Personer.

  1. Klicka på filtret Personer
  2. Välj de användare du vill se på fliken Tidsgranskning
  3. Klicka på Spara vy för att spara ditt val.

Tidsgranskare kan ändra visningsordningen för teammedlemmar med hjälp av funktionen Sortera.

  • Klicka på knappen Sortera.
  • Välj ditt sorteringsalternativ: alfabetisk, total tid eller fakturerbar tid.
  • Klicka på Spara vy för att tillämpa den nya ordningen.

Godkänn eller avvisa tidrapporter

En granskare av tidrapporter kan godkänna eller avvisa tidrapporter.

  1. Gå till fliken Tidsgranskning.
  2. Klicka på Att granska för en viss tidsinlämnare.
  3. Klicka på Godkänn eller Avvisa i popup-fönstret.

Anteckning iconAnteckning

En tidsgranskare kan återkalla ett godkännande genom att klicka på Godkänd eller Avvisad och sedan Återkalla godkännanden i popup-fönstret. Det här beror på inställningen för godkännanden av tidrapporter i adminkonsolen

Både tidsgranskare och inlämnare får en avisering om ändring av tidrapportstatus.

Avisering för tidsgranskare

Avisering för inskickare

Exportera tidsangivelser 

Exportera tidsangivelser:

  1. Gå till önskat projekt.
  2. Klicka på den nedrullningsbara menyn intill projektets namn.
  3. Klicka på Synkronisera/exportera
  4. Välj Tidsangivelser som CSV

Exporten visar tiden som fakturerbar eller ej fakturerbar för projektet.

Tidsgranskare kan även exportera från vyn Tidsgranskning. När du exporterar från vyn Tidrapporter kan du använda tidsintervallsväljaren för att välja den exakta tidsramen för de tidsangivelser du vill ska ingå i din CSV.

Exportera från den här vyn genom att:

  1. Gå till Tidsrapporter i det vänstra sidofältet.
  2. Klicka på den nedrullningsbara pilen bredvid Tidsrapporter uppe till höger.
  3. Välj det exportalternativ som är tillgängligt för din roll.
    • Tidrapportsgranskare: Klicka på Exportera CSV med inlämnarens tidsangivelser för att ladda ner tidrapporterna för de specifika användare som har tilldelats till dig.
    • Superadministratörer: Klicka på Exportera allas tidsangivelser som CSV för att extrahera alla tidsangivelser i hela domänen.
  4. Välj önskat datumintervall med hjälp av tidsintervallväljaren så genereras CSV-filen.

Projektbudgetar

Med projektbudgetar kan du planera och förutse budgetar.

Få åtkomst till projektbudgetar

Du kan få åtkomst till projektbudgetar på två sätt:

  1. Klicka på den nedrullningsbara menyn bredvid projektnamnet och välj Ställ in projektbudget.
  2. Gå till fliken Översikt i ditt projekt, bläddra ner till budgetfältet och klicka på inställningsknappen  i fältet.
Anteckning iconAnteckning

Du måste vara projektadministratör för att få åtkomst till projektbudgetar.

Förloppsindikator för projektbudgetar

Förloppsfältet visar hur mycket av det faktiska arbetet som spåras mot det planerade arbetet och det återstående beloppet.

Ställa in tröskelvärdesaviseringar för budgetar

En användare kan ange ett tröskelvärde där hen vill bli aviserad om budgetförloppet. 

För att aktivera budgetaviseringar:

  1. Öppna budgetmodalen i ett projekt med en budget.
  2. Aktivera inställningen för tröskelaviseringar.
  3. Ange vilket värde de faktiska kostnaderna ska jämföras med och vid vilken procentsats användaren vill bli aviserad.

Projektbudgetsammanställningar i portföljer

Användare kan visa budgetar för flera projekt på portfolionivå för att förstå aggregeringar av kostnad eller tid, beroende på vilken typ av budget ett projekt har.

  1. Gå till portfoliolistvyn.
  2. Se till att projekt med fastställda budgetar har lagts till. (Obs! Använd Lägg till arbete för att lägga till projekt.)
  3. Klicka på + -ikonen i det högra hörnet av listvyn för att lägga till ett nytt fält.
  4. Välj ett av budgetalternativen för att lägga till sammanslagningar:
    1. Budget (tid): Lägg till sammanslagningar för beräknad tid (totalt), faktisk tid (totalt) och budgeterad tid.
    2. Budget (kostnader): Lägg till sammanslagningar för beräknade kostnader (totalt), faktiska kostnader (totalt) och budgeterade kostnader.

Anteckning iconAnteckning

Kostnadsaggregeringar är endast synliga för de som har lämpliga behörigheter.

Välja en budgettyp

Du kan spåra din budget efter timmar eller kostnader. Du kan också växla mellan de två mättypen.

Ange personers kostnad (kostnadsberäkning)

Om du har valt kostnader som mättyp kan du ange timpriser för personer som arbetar med projektet. Den här taxan kan också bibehållas i deras kapacitetsplanvy.

Så här ställer du in en taxa för en person eller platshållare:

  1. Rulla nedåt till avsnittet Personer och priser i projektbudgetinställningarna.
  2. Klicka i sökfältet Lägg till personer och välj personer eller platshållare.
  3. Skriv in eller välj personer och klicka på Lägg till för att lägga till dem i din resurspool.
  4. Klicka på rutan Pris och ange ett nummer. 
  5. Klicka på X för att ta bort priset från budgeten.
  6. Klicka på Spara priser för att spara nya ändringar som gjorts i avsnittet personer och priser.

Några ytterligare anteckningar:

  • Platshållare och kapacitetsplaner är tillgängliga med abonnemangen Enterprise och Enterprise+, så användare måste ha en Enterprise- eller Enterprise+-baslicens för att använda de här funktionerna med tillägget Tidrapporter och budgetar.
  • Användare kan ställa in upp till 500 personer eller platshållare i varje projekts resurspool.
  • Personer behöver inte vara projektmedlemmar för att finnas med i prislista. Om en person lämnar projektet halvvägs kommer hens pris fortfarande att visas i resurspoolen och måste tas bort manuellt. 

Masslägga till team och priser i projekt

Om du är en projektadministratör kan du masslägga till hela Asana-team i ett projekt, vilket gör att du kan bemanna projekt snabbt, konsekvent och med rätt, standardiserade priser varje gång.

Så här lägger du till team i projekt:

  1. Börja skriva namnet på teamet.
  2. Sökningen visar team som du har åtkomst till, inklusive team som du tillhör och öppna team.
  3. Välj ett team i sökresultaten genom att klicka på det eller använda tangentbordet.
Anteckning iconAnteckning

Team med fler än 200 medlemmar kan inte läggas till i grupp och visas som nedtonade i sökresultat. Ett enskilt projekt kan inte ha fler än 500 anställda. Systemet hindrar dig från att lägga till team som skulle överskrida den här gränsen.

När du klickar för att lägga till ett valt team tar systemet en engångsögonblicksbild av teamets nuvarande medlemskap. Varje person från det teamet läggs till i projektets budgetinställningslista individuellt. Om en person redan finns i projektlistan, eller om personen är medlem i flera team som du har valt, visas personen bara en gång.

Anteckning iconAnteckning

Det här är inte en dynamisk synkronisering. Om nya personer läggs till i Asana-teamet senare kommer de inte att läggas till automatiskt i det här projektet. Du måste lägga till dem separat.

Importera kostnader tillsammans med personer

 Om dina team har priser definierade i ett sifferbaserat anpassat fält kan du importera dem direkt.

För att importera priser:

  1. En nedrullningsbar meny visas bredvid varje vald team. Den här menyn visar alla sifferbaserade anpassade fält från det team som du har behörighet att se.
  2. Välj önskat anpassat fält.
Anteckning iconAnteckning

Alla siffror avrundas automatiskt till två decimaler. Om fältformatet är en procentsats konverteras det till ett nummer.

För att förhindra oavsiktlig dataförlust kommer systemet inte att automatiskt skriva över priser. I stället importerar det alla priser och kräver att du löser dem manuellt. 

Beräknade kostnader eller tid

För beräknade kostnader kan du välja mellan två källor: kapacitetsplaner eller uppgifter.

Kapacitetsplaner

Tillgängligt med abonnemangen Enterprise och Enterprise+.

När teammedlemmar tilldelas projektet kan du se kostnadsfördelningen i kapacitetsplanvyn, baserat på priserna.

Den totala kostnaden per person visas i kapacitetsplanen och summan visas i projektbudgeten.

Uppgifter

Om tilldelningen görs med hjälp av beräknade tider för uppgifter kommer det att kopplas direkt till projektet för att tillhandahålla projektbudgeten, antingen i timmar eller kostnader, beroende på vad du har valt.

Faktiska kostnader eller tid

De faktiska kostnaderna beräknas utifrån faktisk tid från tidsspårning eller från tidrapporter när de skickas in. Du kan dela upp faktiska kostnader efter fakturerbara eller icke-fakturerbara, eller hela tiden. Det beror på hur du har konfigurerat faktiska kostnader.

Kostnader i resurshantering

När priserna har fastställts kan du se kostnaderna i vyerna för kapacitet och arbetsbelastning.

  1. Gå till en arbetsbelastningsvy eller kapacitetsplaneringsvy.
  2. Välj Beräknad tid eller Faktisk tid i den nedrullningsbara menyn för insats. Aktivera sedan Kostnad

Kostnadsdata är utformade för att säkerställa att de bara är redigerbara och synliga för rätt personer.

  • Prishantering: Endast projektadministratörer har möjlighet att ställa in timpriser för användare inom det specifika projektet.
  • Kostnadssynlighet: Endast  projektadministratörer för ett visst projekt kan se kostnadsdata som är kopplade till projektet i arbetsbelastnings- och kapacitetsplaneringsvyer.

Tids- och kostnadsrapportering

Se vår dedikerade artikel om rapportering med tillägget Tidrapporter och budgetar.

Inställningar i adminkonsolen

För att komma åt inställningarna för tidrapporter och resurser i adminkonsolen:

  1. Klicka på din profilbild.
  2. Välj adminkonsol
  3. Klicka på Inställningar i sidofältet.
  4. Rulla ned till Tidrapporter och resurstilldelning.

Du kommer att se följande inställningar:

  • Aktivera tidsspårning: Styr om fälten Beräknad tid och Faktisk tid är synliga i uppgifter och projekt.
  • Aktivera fakturerbar tid: aktiverar statusen Fakturerbar för tidsposter, vilket gör att användare kan markera sina loggade timmar som antingen fakturerbara eller icke-fakturerbara.
  • Standard för fakturerbar tid: Ställer in standardstatus för fakturerbar tid (antingen fakturerbar eller icke-fakturerbar) för alla nya tidsangivelser som skapas i din domän.
  • Valuta för projektbudget: Väljer standardvalutan som kommer att användas för alla projektbudgetar.
  • Godkännandeprocess för tidrapporter: Konfigurerar arbetsflödet för tidrapporter. Välj en enkel (Utkast/Skicka) eller en fullständig (Utkast/Skicka/godkännanden/avvisa) godkännandenprocess.
  • Tidskategorier: Tillämpa en konsekvent etikett för varje tidsangivelse. Administratörer kan skapa kategorialternativen och teamkollegor väljer en kategori när de loggar tid. 
  • Lås tidigare tidsangivelser: Låser automatiskt tidsangivelser efter ett visst antal veckor, vilket förhindrar att de redigeras av icke-administratörer.
  • Resursvyer (kapacitetsplan och arbetsbelastning): Kontrollerar åtkomst till resurshanteringsfunktioner. Du kan aktivera alla funktioner (kapacitetsplaner och arbetsbelastning) eller ge mer begränsad åtkomst till arbetsbelastningsvyer inom projekt och portfolior.
  • Allmänt arbete med projekt: Kontrollerar om användare kan logga tid direkt för ett projekt utan att välja en specifik uppgift.
  • Framtida tidsloggning: styr hur långt in i framtiden användare får logga tid.
  • Påminnelser om inlämning: Styr när användare får veckopåminnelser om att skicka in sina tidrapporter.

Både superadministratörer och administratörer kan visa de här inställningarna, men endast superadministratörer kan redigera dem. Mer information om de här behörigheterna finns i Rollerna administratör och superadministratör i Asana.

Fakturerbart och icke-fakturerbart arbete

Administratörer kan ställa in om tidsangivelser kan markeras som fakturerbara för deras domän i adminkonsolen.

  1. Gå till adminkonsolen.
  2. Gå till fliken Inställningar.
  3. Rulla ned till Tidrapporter och resurstilldelning.
  4. Härifrån kan du aktivera tidsspårning, ställa in dina preferenser för fakturerbar tid och tidrapporter och resursvyer

Behörigheter och åtkomstkontroll för tidrapporter

För att säkerställa datanoggrannhet och integritet tillämpar tillägget Tidrapporter och budgetar specifika redigeringsbehörigheter baserat på en tidrapports livscykel. När en tidrapport flyttas från Utkast till Inskickad och slutligen Godkänd blir möjligheten att redigera tidsangivelser mer begränsad.

Redigeringsbegränsningar efter status

  • Utkast: Både avsändaren och den tilldelade granskaren kan skapa, redigera eller ta bort tidsangivelser.
  • Inskickad: När en tidrapport har skickats in är inskickaren låst till Visa endast för att förhindra ändringar under granskningsprocessen. Granskaren har fortfarande möjlighet att redigera eller ta bort poster för att göra nödvändiga korrigeringar innan godkännanden.
  • Godkänd: När tidrapporten har godkänts låses den för både avsändaren och granskaren. Ingen av dem kan ändra den historiska posten om inte godkännanden återkallas.

Åsidosättning av administratör: domänadministratörer och superadministratörer har obegränsade behörigheter att visa, redigera eller ta bort tidsposter oavsett deras status. Detta säkerställer att historiska poster kan korrigeras även efter godkännanden.

Återkalla och ändra status

Om en tidrapport är låst på grund av dess status kan inlämnare och granskare använda återkallningsåtgärder för att återställa statusen och återfå redigeringsåtkomst.

  • Återkalla inlämning: Om en inskickare inser att hen har gjort ett misstag kan hen välja Återkalla på en inskickad tidrapport. Detta återställer tidsrapporten till utkaststatus, vilket gör det möjligt för dem att redigera poster innan de skickas in igen. Observera: En inlämning kan inte återkallas av inlämnaren när den har godkänts.
  • Återkalla godkännanden: Granskare kan välja Återkalla på en godkänd tidrapport för att ångra godkännanden. Detta möjliggör korrigeringar efter godkännande om ett fel upptäcks senare.
  • Skicka in avvisade tidrapporter igen: Granskare har möjlighet att skicka in en tidrapport som tidigare har avvisats, vilket effektiviserar arbetsflödet om nödvändiga korrigeringar har gjorts.

Statusaktivitet för tidrapporter För att säkerställa transparens och ansvarstagande registreras alla statusändringar – inklusive inlämningar, godkännanden, avslag och återkallelser – i aktivitetsloggen för tidrapporter.

Krav på administratörssynlighet

Även om domänadministratörer och superadministratörer har möjlighet att åsidosätta redigeringar har de inte automatiskt insyn i varje användares personliga tidsrapportvy.

Anteckning iconAnteckning

Administratörer och superadministratörer kan bara se en användares tidrapporter om de har en tilldelad licens för tidrapporter och budgetar och har utsetts till den användarens tidsgranskare.

Note iconAnteckning

This article has been AI-translated.

Send translation feedback.
Laddar
Asana-tillägg för tidrapporter och budgetar