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Usa Asana y el email

En este artículo

El email permite que las personas se comuniquen dentro de una organización (e incluso con el resto del mundo), pero no fue diseñado para las tareas, proyectos o gestión del trabajo. En Asana, no usamos emails internamente. Y aunque no parezca realista, este artículo ayudará a que tu equipo reemplace el email y brindará algunos consejos para aquellas situaciones en las que aún podrían necesitarlo.

Cómo ayudar a tu equipo a enviar menos emails

Casi todos estamos acostumbrados al email y puede ser difícil romper con viejos hábitos. Sin embargo, es importante que tu equipo comprenda cuándo usar Asana y cuándo usar el email, y que se implementen las convenciones establecidas. De lo contrario, te enfrentarás a los mismos problemas. Nuestros consejos sobre normas y ejemplos de flujos de trabajo a continuación pueden ayudarte a comenzar a trasladar ciertas tareas del email a Asana.

Usa las integraciones con el email para convertir conversaciones en acciones

La forma más fácil de trasladar tu trabajo a Asana es convertir los emails en tareas, en especial si te comunicas con alguien que no pertenece a tu organización (como un contratista, una agencia, o tus clientes). De esta manera, puedes mantener la bandeja de entrada de tu email para la correspondencia y utilizar Asana para hacer seguimiento y priorizar el trabajo. Esto es fácil y rápido con nuestras integraciones con el email.

Prueba las aplicaciones de Asana para Gmail o Outlook

Si usas Gmail y Outlook, prueba el complemento de Asana para Gmail o la aplicación de Asana para Outlook para convertir los emails directamente en tareas, asignar tareas a tus compañeros de equipo, establecer fechas de entrega y agregar la tarea a un proyecto, sin salir de la bandeja de entrada de tu email. Esto hace que se acelere tu flujo de trabajo.

logo del complemento de gmail
Crear tareas

Por ejemplo, si un cliente te solicita por email una sesión de capacitación para su equipo, puedes convertir su pregunta en una tarea directamente con la integración. Esto la convierte en una tarea que se puede seguir, con todo el contexto del email para que puedas priorizarla con los otros trabajos, adjuntar cualquier documento que puedas necesitar para que esté a mano durante la capacitación y no olvidar cuándo se realiza.

Convierte los emails en tareas de Asana

Si no usas Gmail o Outlook, igual puedes reenviar cualquier email a x@mail.asana.com e irá automáticamente a Mis tareas. Para obtener instrucciones más detalladas, consulta nuestro artículo de ayuda sobre cómo reenviar emails a Asana.

Nota iconNota

También puedes probar otras integraciones de email como Newton.

Gestiona los emails de Asana

Asana también te puede enviar emails sobre nuevas notificaciones. Te recomendamos mantener esta función activada hasta que ya te hayas acostumbrado a utilizar Asana y a mirar diariamente tu bandeja de entrada. También es útil si trabajas mucho con tu email, ya que puedes tomar acciones en las tareas que se encuentren en tu bandeja de entrada. Los emails de notificación de Asana te permiten:

  • Comentar la tarea: responde con tu comentario en el cuerpo del email.
  • Asignar la tarea: responde con la dirección de email de tu compañero de equipo en el campo “Para:”.
    • La primera dirección de email se interpretará como el responsable, todas las demás se interpretarán como colaboradores.
  • Agregar un colaborador: responde con el email de tu compañero de equipo en el campo CC:
Nota iconNota

Si recibes demasiadas notificaciones por email o ya no las necesitas, desactívalas en Ajustes.

Ejemplo de flujos de trabajo entre Asana y el email

Ahora que ya entiendes como Asana puede trabajar junto a tus emails, te queremos dar más formas de maximizar tu productividad en cada uno:

Consejos generales:

  • En vez de enviar solicitudes o preguntas a tus compañeros de equipo por email, intenta asignarles tareas. Agrega a quien quieras poner en copia como colaborador de la tarea para que pueda estar al día.
  • Usa los comentarios de la tarea en vez de escribir y responder a los emails. De esa manera, la información del trabajo se mantiene allí mismo en contexto. Usa el ícono del “pulgar hacia arriba” para dar las gracias o mostrar que viste un comentario.
  • Los archivos adjuntos pueden ser difíciles de encontrar y gestionar en tus emails. Adjúntalos a las tareas en Asana para tenerlos exactamente donde los necesitas al momento de empezar a trabajar.
  • Si necesitas hacer el seguimiento de un email, usa una integración con el email o reenvía el email para crear una tarea con un recordatorio en Asana en vez de hacer su seguimiento en otro lugar.

Comunicaciones:

  • Invitar a otras personas: si intercambias muchos mensajes con colegas que no pertenecen a tu dominio de Asana, considera agregarlos a Asana como invitados para que las comunicaciones y las acciones pendientes sean más directas y se les pueda dar seguimiento.
  • Comunicaciones privadas: usa mensajes para comunicarte directamente con una persona o equipo de forma privada y, al mismo tiempo, poder hacer referencia a otros trabajos en Asana con una @mención.
  • Actualizaciones de estado: puedes @mencionar a tus compañeros de equipo, tareas y proyectos en Asana en tu actualización. Tus compañeros de equipo pueden dejar comentarios directamente en la actualización, en lugar de tener que iniciar largas cadenas de email donde las respuestas y los archivos adjuntos pueden perderse.

    Proyectos específicos:

    • Planificación de campañas: si trabajas con una agencia, puedes convertir los emails en tareas de aprobación para que el revisor tenga todo y sepas claramente cuándo se aprueba.
    • Solicitudes de trabajo creativo: si alguien de tu organización te envía un email para pedirte que crees o diseñes algo, usa las integraciones o el reenvío para convertirlo en una tarea y realizar un seguimiento junto con otros trabajos en tu proyecto de solicitudes. Luego, puedes priorizar la solicitud en relación con otros trabajos y asegurarte de que el mismo trabajo no se esté realizando en otro lugar, algo que no puedes hacer en el email.
    • Planificación de eventos: si un proveedor se comunica contigo con un presupuesto o especificaciones de un evento, puedes convertir el email en una tarea de Asana en tu proyecto de eventos para analizarlo con tu equipo.
    • Aprobaciones de diseño: en lugar de dar y recibir comentarios por email, puedes usar la verificación para dejar comentarios directamente en una imagen, de modo que estén en contexto y sea fácil para el creador consultarlos.

    Cada equipo usa Asana y el email de manera diferente, pero esperamos que Asana te ayude a reducir la cantidad de emails que intercambias con tu equipo. Y si aún así debes enviar y recibir muchos emails, puedes cambiar fácilmente entre Asana y tu email para mantenerte al día y productivo.

    Nota iconNota

    No es ningún secreto: Asana ofrece pruebas gratuitas. Comienza la tuya hoy mismo. Prueba gratis.

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Este artículo se tradujo con IA.

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