Loading
PLATAFORMA
FUNÇÕES
IA Asana
TODOS OS PLANOS
Tipo de empresa
Equipes
Setores
Casos de uso
APRENDER
SUPORTE
SERVIÇOS
Centro de ajuda
search-icon

Tópicos

Usar a Asana e o e-mail

Neste artigo

O e-mail permite que as pessoas se comuniquem por toda a organização (e até mesmo pelo mundo), mas não foi projetado para fazer a gestão de tarefas, projetos ou mesmo do trabalho. Aqui, na Asana, não usamos e-mail internamente. Embora isso talvez não seja uma meta realista para a sua equipe, este artigo ajudará vocês a se distanciarem do e-mail e dará dicas de situações em que ele talvez ainda seja necessário.

Ajude a sua equipe a enviar menos e-mails

Praticamente o mundo todo está acostumado ao e-mail, e pode ser difícil deixar velhos hábitos. No entanto, é importante que a sua equipe entenda quando usar a Asana e quando usar o e-mail implementando as convenções que você estabeleceu, do contrário vocês ficarão reféns sempre dos mesmos problemas. As nossas dicas de convenções e exemplos de fluxos de trabalho abaixo podem ajudar a começar a transferir algumas coisas do e-mail para a Asana.

Use integrações com o e-mail para converter conversas em ação

A melhor maneira de levar o trabalho para a Asana é converter e-mails em tarefas, principalmente se você se comunica com pessoas de fora da sua organização (como um fornecedor, uma agência ou clientes). Dessa forma, você pode manter a caixa de entrada do seu e-mail para a correspondência e usar a Asana para gerenciar e priorizar o trabalho. Isso é fácil e rápido com a nossa integração para o e-mail. Experimente os aplicativos Asana para Gmail e Outlook

Se você usa o Gmail e o Outlook, experimente o complemento Asana para Gmail ou o aplicativo Asana para Outlook para converter e-mails diretamente em tarefas, atribuir tarefas a colegas de equipe, definir datas de conclusão e adicionar a tarefa a um projeto sem sair da sua caixa de entrada. Isso torna o seu fluxo de trabalho incrivelmente rápido.

logotipo do complemento para gmail
Criar tarefas

Se um cliente mandar um e-mail para, por exemplo, pedir uma sessão de treinamento para a equipe dele, com a integração você pode transformar diretamente esse pedido em uma tarefa. Isso o converte em uma tarefa rastreável com todo o contexto presente no e-mail, para que você possa priorizá-lo junto com os outros trabalhos, anexar os documentos necessários para o treinamento, e não se esquecer de quando se realizará.

Transforme e-mails em tarefas da Asana

Se você não usa o Gmail ou o Outlook, pode encaminhar os e-mails para x@mail.asana.com, que serão automaticamente adicionados às Minhas tarefas. Para obter instruções mais detalhadas, confira o artigo de ajuda sobre o encaminhamento de e-mails para a Asana.

Nota iconNota

Você também pode experimentar outras integrações de e-mail, como o Newton.

Configurar e-mails enviados pela Asana

A Asana também pode enviar e-mails sobre novas notificações. Recomendamos manter o recurso habilitado até que você tenha o hábito de usar a Asana e verificar diariamente a caixa de entrada. Também é de grande ajuda se você trabalha muito com o seu e-mail, porque pode iniciar diversas ações sem sair da caixa de entrada dos e-mails. Os e-mails de notificação da Asana permitem a você:

  • Comentar na tarefa: responda com o seu comentário no corpo do e-mail
  • Atribuir a tarefa: responda com o endereço de e-mail do respectivo colega de equipe no campo do destinatário (Para:)
    • O primeiro endereço de e-mail será interpretado como o responsável, todos os outros serão interpretados como colaboradores.
  • Adicionar um colaborador: responda com o endereço de e-mail do colega de equipe no campo de cópia (CC:)
Nota iconNota

Se você estiver recebendo muitas notificações por e-mail ou não precisar mais delas, desative-as nas configurações.

Exemplos de fluxos de trabalho entre a Asana e o e-mail

Agora que você já sabe como a Asana e o e-mail podem trabalhar em conjunto, aqui estão algumas formas de maximizar a produtividade de cada um:

Dicas gerais:

  • Em vez de enviar solicitações ou fazer perguntas aos seus colegas de equipe por e-mail, experimente atribuir-lhes tarefas. Adicione como colaborador qualquer pessoa a quem você normalmente enviaria uma cópia do e-mail, para que também fique por dentro do assunto.
  • Use os comentários das tarefas em vez de escrever e responder a e-mails. Com isso, toda a informação sobre o trabalho permanece em contexto. Use o ícone de “Curtir” para agradecer ou mostrar que você viu o comentário.
  • Os anexos podem ser difíceis de encontrar e organizar no e-mail. Anexe-os a tarefas na Asana para tê-los exatamente onde você precisa ao iniciar o trabalho.
  • Se precisar fazer o acompanhamento de um e-mail, use uma integração com o e-mail ou encaminhe-o para criar uma tarefa de lembrete na Asana e não precisar acompanhá-lo de outro lugar.

Comunicações:

  • Adicione convidados: se há muitas comunicações a fazer com quem não faz parte do seu domínio na Asana, considere incluir essas pessoas como convidados para tornar as comunicações e tarefas a fazer mais diretas e monitoráveis.
  • Comunicação privada: use mensagens para se comunicar diretamente com uma pessoa ou equipe de forma privada, ao mesmo tempo em que pode fazer referência a outros trabalhos na Asana por meio de @menções.
  • Atualizações de status: você pode @mencionar colegas de equipe, tarefas e projetos na Asana na sua atualização. Os colegas de equipe podem então comentar sobre ela em vez de começar longas correntes de e-mails, onde as respostas e os anexos muitas vezes ficam perdidos.

    Projetos específicos:

    • Planejamento de campanha: se você trabalha com uma agência, pode transformar os e-mails em tarefas de aprovação, desse modo o revisor pode mantê-la seu radar e fique claro quando for aprovado.
    • Pedidos de criação: se alguém da sua organização enviar um e-mail pedindo que você crie ou projete algo, use integrações ou encaminhamento para transformar o e-mail em uma tarefa e acompanhá-la com outros trabalhos no seu projeto de solicitações. Com isso, você pode priorizar a solicitação em relação a outros trabalhos e se certificar de que o mesmo trabalho não está sendo realizado em outro lugar, algo que não é possível fazer por e-mail.
    • Planejamento de eventos: se um fornecedor responde com um orçamento ou especificações de evento, você pode transformar o e-mail em uma tarefa da Asana no seu projeto de eventos para discutir com a equipe.
    • Avaliações de design: em vez de dar e receber feedback por e-mail, você pode usar as anotações para deixar comentários diretamente em uma imagem, de modo que fique contextual e fácil para o criador consultar.

    A forma de usar a Asana em conjunto com o e-mail será diferente para cada equipe, mas esperamos que a Asana ajude a reduzir o número de e-mails trocados pelos membros da sua equipe. Para os demais e-mails que ainda é preciso enviar e receber, é fácil alternar a caixa de e-mails com a Asana para manter a produtividade elevada e ficar a par de tudo.

    Nota iconNota

    Não é nenhum segredo que a Asana oferece avaliações gratuitas. Comece a sua hoje mesmo. Experimente gratuitamente.

Note iconNota

Este artigo foi traduzido por IA.

Dar feedback sobre a tradução.

Artigos relacionados

Carregando
Simplifique o seu fluxo de trabalho usando a Asana e o e-mail