Tematy

Wyszukuj i przeglądaj widoki wyszukiwania.

Nie znaleziono artykułów na ten temat.

Korzystanie z integracji e-mail w projekcie

W tym artykule

Konfigurowanie zweryfikowanych domen poczty e-mail
Jak skonfigurować przekazywanie e-maili dla projektu
Jak skonfigurować automatyczne odpowiedzi e-mail
Jak użytkownicy zewnętrzni wchodzą w interakcje z zadaniami
Rozwiązywanie problemów

Email Bridge umożliwia osobom bez konta w Asanie tworzenie zadań w projekcie w Asanie poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres e-mail pomocy technicznej lub adres e-mail do zgłaszania zadań (na przykład support@yourcompany.com).

Gdy ten e-mail zostanie przekazany na adres e-mail projektu w Asanie, zadanie zostanie utworzone automatycznie. Jeśli zewnętrzny nadawca odpowie na otrzymany e-mail z powiadomieniem, jego odpowiedź zostanie dodana jako komentarz do zadania, tworząc wątek konwersacji bez konieczności logowania się do Asany.

Powiązane artykuły

Konfigurowanie zweryfikowanych domen poczty e-mail

Zanim Twoja organizacja będzie mogła korzystać z Email Bridge, administrator organizacji musi zweryfikować domenę wysyłającą w Konsoli administratora. Ten krok potwierdza, że Twoja organizacja jest właścicielem domeny i upoważnia Asanę do wysyłania wiadomości e-mail w jej imieniu, dzięki czemu wiadomości e-mail z powiadomieniami do zewnętrznych nadawców wyglądają tak, jakby pochodziły z Twojej domeny, a nie bezpośrednio z Asany.

Aby rozpocząć, przejdź do Konsoli administratora i wybierz Ustawienia. Kliknij „Zweryfikowane domeny poczty e-mail”, aby otworzyć stronę zarządzania domenami. W tym miejscu możesz zobaczyć wszystkie istniejące zweryfikowane domeny lub domeny oczekujące na weryfikację. Po zweryfikowaniu domeny możesz włączyć przełącznik Zezwól na wysyłanie ze zweryfikowanych domen.

Aby dodać nową domenę, kliknij „Dodaj domenę poczty e-mail”.

W oknie dialogowym, które się pojawi, wprowadź swoją domenę poczty e-mail (ciąg znaków po znaku @ w Twoim adresie e-mail, na przykład acme.org). Kliknij Prześlij, aby kontynuować.

Po przesłaniu Asana wygeneruje zestaw rekordów CNAME, które musisz dodać do ustawień DNS swojej domeny. Kliknij Wyświetl rekordy DNS, aby zobaczyć wymagane rekordy CNAME. Dodaj każdy rekord u swojego dostawcy DNS, a następnie wróć do Konsoli administratora, aby dokończyć weryfikację. Rozpropagowanie zmian DNS może potrwać do 72 godzin, a próby weryfikacji wygasają po 28 dniach.

Rekord CNAME (nazwa kanoniczna): umożliwia podpis kryptograficzny (DKIM). Rekord CNAME mapuje alias do nazwy domeny głównej. Asana używa trzech różnych rekordów CNAME do ustanowienia DKIM (DomainKeys Identified Mail). Działa to jak bezpieczny podpis cyfrowy umieszczony na każdej wiadomości e-mail z powiadomieniem wysyłanej do klienta zewnętrznego. Matematycznie dowodzi to, że wiadomość e-mail rzeczywiście pochodzi z Twojej firmy i nie została zmieniona podczas przesyłania.

AWS SES wymaga trzech rekordów CNAME, aby płynnie rotować klucze bezpieczeństwa za kulisami bez przerywania przepływu poczty. Chociaż tylko jeden klucz aktywnie podpisuje Twoje wiadomości e-mail w danym momencie, pozostałe dwa rekordy umożliwiają AWS wstępne przygotowanie następnego klucza i utrzymanie kopii zapasowej gotowej do płynnego, zautomatyzowanego przekazania.

Po ukończeniu weryfikacji domena zostaje przeniesiona z listy Oczekujące domeny poczty e-mail na listę zweryfikowanych domen i dostępna staje się opcja Zezwól na wysyłanie ze zweryfikowanych domen.

Gdy administrator organizacji zweryfikuje domenę wysyłającą, właściciele projektu mogą połączyć tę domenę ze swoim projektem i skonfigurować zewnętrzną skrzynkę odbiorczą e-mail tak, aby przekazywała przychodzące wiadomości do Asany. Użytkownicy zewnętrzni mogą następnie tworzyć zadania i dodawać komentarze, po prostu wysyłając wiadomości e-mail lub odpowiadając na nie, bez konieczności posiadania konta w Asanie.

Jak skonfigurować przekazywanie e-maili dla projektu

Aby połączyć zweryfikowaną domenę ze swoim projektem, otwórz projekt i kliknij Dostosuj w prawym górnym rogu. Wybierz „Wiadomości e-mail” z panelu, który się pojawi. Adres e-mail projektu w Asanie pojawi się w sekcji „Dodaj zadania przez e-mail”. Możesz kliknąć „Kopiuj”, aby skopiować ten adres do użycia w konfiguracji przekierowania.

Aby skonfigurować ustawienia zaawansowane, przewiń w dół i kliknij opcję Zarządzaj przekazywaniem wiadomości e-mail w sekcji Ustawienia zaawansowane. Okno dialogowe „Zaawansowane ustawienia poczty e-mail” otworzy się na karcie „Zarządzaj przekazywaniem wiadomości e-mail”.

Jeśli administrator nie zweryfikował jeszcze domeny, zobaczysz powiadomienie z prośbą o skontaktowanie się z administratorem. Po zweryfikowaniu domeny wybierz ją w sekcji „Zweryfikowana domena”, a następnie skopiuj adres e-mail Asany widoczny w sekcji „Przekierowywanie e-maili” i dodaj go jako miejsce przekierowywania w swoim zewnętrznym kliencie poczty e-mail (takim jak Gmail lub Outlook).

Uwaga: upewnij się, że Twoja domena jest zweryfikowana; w przeciwnym razie most e-mailowy nie będzie działał.

Aby włączyć automatyczne tworzenie zadań, skonfiguruj swoją zewnętrzną skrzynkę odbiorczą e-mail (na przykład support@yourcompany.com) tak, aby automatycznie przekazywała przychodzące wiadomości na adres e-mail projektu w Asanie. Gdy dotrze przekazany e-mail, Asana utworzy nowe zadanie, używając tematu wiadomości e-mail jako tytułu zadania, a treści wiadomości e-mail jako opisu zadania.

Jak skonfigurować automatyczne odpowiedzi e-mail

Możesz skonfigurować automatyczne odpowiedzi, aby powiadamiać zewnętrznych nadawców, gdy ich wiadomość e-mail utworzy zadanie. W oknie dialogowym „Zaawansowane ustawienia poczty e-mail” kliknij zakładkę „Zautomatyzuj odpowiedzi e-mail”.

Kliknij „Dodaj”, aby utworzyć nową automatyczną odpowiedź, na przykład potwierdzenie „Otrzymano zadanie”. Możesz również przesłać logo w sekcji „Dostosuj wiadomości e-mail”, aby dodać identyfikację marki do automatycznych odpowiedzi e-mail wysyłanych do zewnętrznych nadawców. Podgląd wiadomości e-mail jest wyświetlany u dołu panelu.

Jak użytkownicy zewnętrzni wchodzą w interakcje z zadaniami

Gdy użytkownik zewnętrzny wyśle wiadomość e-mail, która tworzy zadanie, otrzyma wiadomość e-mail z powiadomieniem z Twojej zweryfikowanej domeny. Jeśli użytkownik zewnętrzny odpowie na tę wiadomość e-mail z powiadomieniem, jego odpowiedź zostanie automatycznie dodana jako komentarz do odpowiedniego zadania w Asanie. Dzięki temu konwersacja jest uporządkowana w wątek i widoczna dla Twojego zespołu w Asanie, bez konieczności tworzenia konta Asana lub logowania się przez użytkownika zewnętrznego.

Rozwiązywanie problemów

Większość problemów z Email Bridge dotyczy weryfikacji domeny, połączenia z projektem lub sposobu konfiguracji przekierowywania u Twojego dostawcy poczty elektronicznej.

Jeśli Twoja domena nie przejdzie weryfikacji, zacznij od sekcji Twoja domena nie przechodzi weryfikacji.
Jeśli Twoja domena jest zweryfikowana, ale wiadomości e-mail nie są wyświetlane, przejdź do sekcji Przekazane wiadomości e-mail nie tworzą zadań ani komentarzy

Twoja domena nie jest weryfikowana

W sekcji Ustawienia > Zweryfikowane domeny poczty e-mail dodana przez Ciebie domena będzie wyświetlana jako Oczekująca lub Nieudana.

Jeśli Twoja domena pozostaje w sekcji „Oczekujące domeny poczty e-mail”:

Poczekaj na propagację: zmiany DNS nie są aktualizowane natychmiast. Rozpropagowanie zmian na globalnych serwerach DNS i ich wykrycie przez Asanę może potrwać do 72 godzin.
Sprawdź ponownie swoje rekordy DNS: weryfikacja wymaga trzech rekordów CNAME dokładnie takich, jakie są wyświetlane po kliknięciu „Wyświetl rekordy DNS”. Nawet jeden brakujący, błędnie wpisany lub zmieniony rekord uniemożliwi weryfikację.

Jeśli Twoja domena ma status „Niepowodzenie”:

Status „Niepowodzenie” oznacza, że Asana sprawdziła Twoją domenę, ale nie mogła zweryfikować, czy jesteś jej właścicielem. Na stronie pojawi się błąd: „Nie udało się nawiązać połączenia z usługą weryfikacji. Spróbuj ponownie”. Najczęstszą przyczyną jest brakujący lub nieprawidłowy rekord DNS.

Usuń stare rekordy: przejdź do konsoli swojego dostawcy DNS i usuń wszystkie rekordy DNS dodane podczas nieudanej próby weryfikacji.
Rozpocznij proces od nowa: kliknij Spróbuj ponownie w Konsoli administratora w Asanie, aby zacząć od nowa. Spowoduje to wygenerowanie nowego zestawu rekordów DNS, które możesz dodać u swojego dostawcy DNS.

Przekazywane wiadomości e-mail nie tworzą zadań ani komentarzy

Jest to najczęstszy problem z dostarczaniem. Przeprowadź te kontrole weryfikacyjne w kolejności:

Potwierdź, że Twoja domena wysyłająca jest zweryfikowana: w Konsoli administratora przejdź do Ustawienia → Zweryfikowane domeny poczty e-mail. Twoja domena musi znajdować się na liście zweryfikowanych domen, a nie na liście oczekujących domen poczty e-mail.
Upewnij się, że przełącznik Zezwól na wysyłanie ze zweryfikowanych domen jest WŁĄCZONY: ta opcja staje się dostępna w Konsoli administratora dopiero po pełnej weryfikacji domeny.
Potwierdź, że projekt jest połączony ze zweryfikowaną domeną: otwórz projekt, kliknij Dostosuj → Wiadomości e-mail, a następnie w sekcji Ustawienia zaawansowane kliknij Zarządzaj przekazywaniem wiadomości e-mail i upewnij się, że wybrana jest Twoja zweryfikowana domena. (Jeśli widzisz powiadomienie z prośbą o skontaktowanie się z administratorem, domena nie została jeszcze zweryfikowana).
Potwierdź, że przekierowanie jest aktywne u Twojego dostawcy poczty e-mail: w Gmailu, Outlooku lub na Twoim niestandardowym serwerze poczty e-mail upewnij się, że poczta wysyłana na Twój adres do przyjmowania zgłoszeń (na przykład support@yourcompany.com) jest skonfigurowana do przekierowania na unikalny adres e-mail projektu w Asanie widoczny w sekcji Zarządzaj przekierowaniem poczty e-mail.
⚠️ Uwaga: Email Bridge obsługuje standardowe reguły przekierowywania wiadomości e-mail. Proste przekierowania wiadomości e-mail (które nie modyfikują nagłówków koperty wiadomości e-mail) nie są obsługiwane.
Upewnij się, że potwierdzenie przekierowania u Twojego dostawcy zostało ukończone: zobacz poniżej Potwierdzenie przekierowania nie zostało ukończone.
Potwierdź, że Twój e-mail przechodzi uwierzytelnianie DKIM: Email Bridge używa DKIM do uwierzytelniania przekierowywanej poczty. Ponieważ standardowe kontrole SPF nie przetrwają pętli przekierowań, przychodzące wiadomości e-mail muszą mieć prawidłowy podpis DKIM, w przeciwnym razie zostaną odrzucone (a nadawca otrzyma powiadomienie „Nie można dostarczyć”).
1. Upewnij się, że Twoja poczta wychodząca jest podpisana za pomocą DKIM. Większość głównych dostawców (takich jak Google Workspace i Microsoft 365) automatycznie podpisuje wiadomości e-mail.
2. Niestandardowe lub samodzielnie zarządzane serwery poczty mogą wymagać ręcznej konfiguracji DKIM. Skontaktuj się ze swoim dostawcą poczty, aby uzyskać szczegółowe instrukcje dotyczące konfiguracji.

Potwierdzenie przekierowania nie zostało ukończone

Nie wszyscy dostawcy poczty e-mail wymagają tego kroku. Niektórzy dostawcy (w szczególności Gmail) wysyłają jednorazową wiadomość e-mail z potwierdzeniem, aby zweryfikować, czy jesteś właścicielem skrzynki odbiorczej, podczas pierwszej konfiguracji przekierowania, podczas gdy wielu innych tego nie robi. Jeśli Twój dostawca nie wymaga tego kroku, możesz pominąć tę sekcję.

Gdy wymagane jest potwierdzenie:

Asana przechwytuje wiadomość e-mail: Asana automatycznie przechwytuje wiadomość e-mail z potwierdzeniem i dostarcza ją do połączonego projektu jako zadanie.
Działanie: otwórz zadanie, znajdź link weryfikacyjny w treści wiadomości e-mail i kliknij go, aby zezwolić na przekierowywanie.

Uwaga
Dopóki ten krok nie zostanie ukończony, Twój dostawca poczty elektronicznej będzie blokował wszelkie przekierowywanie, a zadania nie będą tworzone.

Odpowiedzi nie są dodawane jako komentarze

Pierwotny nadawca, pierwotni odbiorcy w polu „Do” oraz wszystkie osoby dodane do pola „DW” w początkowym wątku e-mail mogą odpowiedzieć na powiadomienia e-mail, aby dodać komentarze bezpośrednio do zadania w Asanie. Jeśli odpowiedź nie została opublikowana:

Odpowiedz w wątku: musisz użyć opcji „Odpowiedz” lub „Odpowiedz wszystkim” w e-mailu z powiadomieniem z Asany, zamiast rozpoczynać nową wiadomość. Metadane, które kierują odpowiedź do właściwego zadania, znajdują się w nagłówkach wiadomości e-mail z powiadomieniem.
Odpowiedz z autoryzowanego adresu: odpowiedź jest akceptowana tylko wtedy, gdy została wysłana z adresu e-mail, który znajdował się w oryginalnym wątku (oryginalny nadawca, adresat „Do” lub adres w polu „DW”). Jeśli uczestnik przekaże powiadomienie na adres zewnętrzny i odpowie, Asana odrzuci komentarz ze względów bezpieczeństwa.

Nadal potrzebujesz pomocy?

Jeśli po sprawdzeniu wszystkich powyższych elementów wiadomości e-mail nadal nie synchronizują się, skontaktuj się z obsługą klienta Asany i podaj:

Nazwę Twojej organizacji / obszaru roboczego i Twoją zweryfikowaną domenę wysyłającą.
Adres URL połączonego projektu w Asanie.

Uwaga
Ten artykuł został przetłumaczony przez AI.
Prześlij opinię na temat tłumaczenia.

Tematy

Tematy