Automatiza Zoom con la automatización de Asana. Disponible en los planes Asana Advanced, Enterprise y Enterprise+, así como en los planes anteriores Business y Legacy Enterprise.
Automatiza las transcripciones de Zoom para generar automáticamente resúmenes de reuniones y acciones pendientes a partir de las grabaciones de tus reuniones de Zoom. Utiliza esta función para dar seguimiento a los resultados de las reuniones y aumentar la responsabilidad al automatizar los resúmenes posteriores a la reunión, proporcionar un seguimiento más claro de las decisiones y capturar los próximos pasos.
En lugar de pedir a los participantes que lean notas o vean grabaciones, AI Studio puede analizar la transcripción para generar resúmenes y crear automáticamente tareas concretas en Asana.
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Configure la automatización de transcripciones de Zoom
Automatiza las transcripciones de Zoom para AI Studio y conecta tus reuniones de Zoom para crear tareas de Asana a través de reglas. Cuando se finaliza la grabación de una reunión de Zoom y la transcripción está disponible, las reglas pueden crear automáticamente tareas que contengan la transcripción de la reunión, el enlace de grabación y el código de acceso. Las reglas de AI Studio pueden llevar esto aún más lejos: la IA puede analizar la transcripción para automatizar la creación de tareas para las acciones pendientes discutidas durante la reunión.
Para configurar la integración:
Asegúrate de tener la integración de Zoom instalada en tu espacio de trabajo de Asana. Crea una regla en AI Studio que use el disparador La transcripción está lista y crea una acción de tarea. Agrega variables a la acción, como el texto de la transcripción o Usar IA. Si usas la IA para crear tareas para los elementos de acción, asegúrate de que la opción “Deja que la IA determine el número de tareas que se crearán” esté seleccionada en la acción de creación de tareas. Configura la guía de IA para extraer la información que necesitas de la transcripción.
Tipos de disparadores disponibles
Utilice dos opciones principales de disparadores para la automatización de transcripciones de Zoom:
- La transcripción está lista para todas las reuniones grabadas: este disparador se activa cada vez que una grabación de reunión de Zoom con una transcripción está disponible
- La transcripción está lista para series de ID de reuniones específicas: este disparador se activa solo para una serie de reuniones específica que designes
Configure la IA para procesar transcripciones
Al configurar tu regla, configura AI Studio para:
- Genera un resumen de la discusión de la reunión
- Identifica las decisiones clave tomadas durante la reunión
- Extrae las acciones pendientes y crea tareas o subtareas para cada una
- Asigna tareas a los miembros apropiados del equipo en función del contenido de la transcripción
Consulta un ejemplo de cómo configurar esto en Cómo crear un flujo de trabajo de notas de llamadas de Zoom con AI Studio.
Preguntas frecuentes
Necesito una cuenta de Zoom de pago para usar esta función.
Sí, necesitas una cuenta de Zoom con las funciones de grabación y transcripción habilitadas.
Personaliza cómo la IA interpreta la transcripción.
Sí, personaliza la guía de IA en tu regla para centrarte en tipos específicos de información o preferencias de formato.
¿Funciona para todos los idiomas?
Utilice esta función con transcripciones en inglés para obtener mejores resultados. La compatibilidad con otros idiomas puede variar según las capacidades de transcripción de Zoom.
Cuánto tiempo tarda en ejecutarse la automatización.
Por lo general, de 5 a 15 minutos después de que finalice la reunión, dependiendo del tiempo de procesamiento de la transcripción y la duración de la reunión.
Edite los resúmenes generados por IA.
Sí, edita todas las tareas y comentarios generados.
¿Qué sucede si no quiero la automatización para ciertas reuniones?
Usa la opción de activación “reunión específica” y configura solo las reglas para las reuniones que deseas automatizar, o desactiva manualmente la grabación para las reuniones que deseas mantener privadas.
¿Funciona con salas para grupos pequeños?
Capture la transcripción de la reunión principal con la automatización. Incluya las conversaciones de las salas para grupos pequeños si se graba la sesión principal.
Vea la transcripción sin procesar.
Sí, configura la regla para adjuntar también el archivo de transcripción sin procesar a las tareas como referencia.
Limita la duración de la reunión.
Si bien no hay un límite estricto, las reuniones muy largas (más de 2 horas) pueden resultar en resúmenes menos precisos. Divide las reuniones en segmentos más cortos o revisa los resultados manualmente.
– Utilice palabras más cortas cuando sea posible.
