Perencanaan kapasitas

Rencana kapasitas memberi para pemimpin kemampuan untuk mengoptimalkan keputusan sumber daya dengan memvisualisasikan staf proyek dalam jangka waktu yang lama. Tidak seperti beban kerja, yang mengelola tugas, rencana kapasitas memungkinkan Anda mengalokasikan individu ke seluruh proyek dan mendapatkan gambaran umum tentang pembagian staf di seluruh aliran kerja.

Perhatikan bahwa rencana kapasitas dan beban kerja tidak terhubung saat ini. Seorang kolega dapat dialokasikan ke proyek dalam rencana kapasitas, namun belum memiliki tugas yang diberikan kepadanya, atau sebaliknya.

Fitur perencanaan kapasitas tersedia di tingkat Asana Enterprise dan Enterprise+, serta serta tingkat lama Enterprise lama.

Membuat rencana kapasitas

Untuk menyiapkan paket kapasitas, buka Pelaporan, di bawah bagian wawasan di bilah kiri. Klik tombol + Buat dan pilih Paket kapasitas.

Frame 629720.png

Alokasikan sumber daya

Saat Anda membuat paket kapasitas, Anda akan melihat dua tab; Proyek dan Orang.

Projects and People tabs in capacity planning.png

Tab Proyek

Anda dapat menambahkan proyek atau seluruh portofolio dari tab proyek. Jika Anda menambahkan portofolio, itu akan menambahkan semua proyek dari portofolio itu ke rencana kapasitas, dan tetap diperbarui jika proyek ditambahkan atau dihapus dari portofolio.

Klik tombol +Tambahkan proyek untuk mulai menambahkan proyek atau portofolio. Untuk staf tim Anda di seluruh proyek, tambahkan nama atau email orang yang Anda ingin staf untuk setiap proyek.

Tab SDM

 

Anda dapat menambahkan tim dari tab orang dengan mengeklik tombol + Tambahkan orang di sudut kiri atas dan memilih rekan tim yang ingin menjadi staf proyek.

Selanjutnya, tambahkan tim Anda dengan mengklik tombol + Tambahkan orang di sudut kiri atas dan pilih rekan tim yang Anda inginkan untuk menjadi staf proyek.

Setelah menambahkan tim, inilah saatnya mengalokasikan sumber daya. Staf tim Anda di berbagai proyek dengan mengklik gambar profil mereka dalam rencana kapasitas dan memilih + Tambahkan proyek yang akan dialokasikan. Tambahkan proyek yang sedang dikerjakan orang lain dan akan dikerjakan di masa mendatang untuk mendapatkan ikhtisar jangka panjang tentang kapasitas tim Anda.

Jika seorang kolega sudah memiliki proyek yang dialokasikan untuk mereka dalam rencana kapasitas lain (atau di tab lain), bahkan oleh orang lain, Anda akan tetap melihat alokasi tersebut. Ini mengasumsikan Anda memiliki izin untuk melihat proyek yang terlibat, berdasarkan pengaturan privasi proyek.

Capacity planning in Projects tab.png

Membuat dan mengedit alokasi

Untuk membuat alokasi, cukup klik di mana Anda ingin menambahkannya. Ini akan secara otomatis membuat alokasi yang cocok dengan level zoom waktu (hari, minggu, bulan).

Anda dapat memperpanjang atau mengecilkan alokasi ini dengan menyeret kedua akhir ke tanggal yang Anda inginkan. Anda dapat menyeret seluruh alokasi saat rencana berubah. Anda juga dapat menghapus alokasi apa pun dengan memilih alokasi dan menekan tombol hapus atau mengklik kanan padanya.

Tindakan massal

Anda dapat memindahkan dan menghapus alokasi secara massal dengan menahan tombol Ctrl atau Command, memilih alokasi, dan menyeret semuanya bersama - sama atau menekan tombol hapus.

Contoh di bawah ini menunjukkan cara memindahkan secara massal, mengalokasikan kembali secara massal, dan menghapus alokasi secara massal.

Bulk actions.gif

Mengalokasikan beberapa orang ke proyek tunggal

Beberapa orang dapat dialokasikan ke satu proyek sekaligus dari tab Proyek. Anda dapat melihat semua orang yang memiliki staf di proyek dengan mengklik ikon tiga titik di samping nama proyek dan mengklik Lihat detail proyek.

Lihat gif di bawah ini untuk melihat cara membuka detail proyek dengan cepat tanpa keluar dari rencana kapasitas.

Allocating multiple people to a single project.gif

Filter orang

Dari tab orang, Anda dapat dengan cepat memfilter ke rekan tim tertentu berdasarkan nama atau jabatan. Jika Anda ingin melihat beban kerja anggota tim TI saja, ketik TI, klik Pilih semua dan Terapkan filter.

Perhatikan bahwa jabatan dikelola melalui konsol admin. Bergantung pada pengaturan organisasi Anda, pengaturan tersebut juga dapat dikelola oleh setiap individu.

Filter people in capacity planning.png

Filter proyek

Dari tab proyek, Anda dapat menggunakan filter untuk menyembunyikan proyek tertentu.

Mengelola cara kapasitas diukur

Saat merencanakan proyek, putuskan bagaimana Anda ingin mengukur kapasitas. Anda dapat memilih antara Alokasi persen, Estimasi jam, atau jumlah Proyek atau Orang sederhana. Sebaiknya konsisten dengan opsi apa pun yang paling cocok untuk tim Anda.

Frame 629722 (1).png

Persentase alokasi

Persentase alokasi adalah cara paling umum dan mudah untuk mengukur di mana orang menghabiskan waktu mereka tanpa harus khawatir tentang menghitung jam.

Frame 629726.png

Pada contoh di bawah ini, Alan akan mendedikasikan 90% waktunya untuk proyek Global System Overhaul. Beverly sedang mengerjakan dua proyek yang tanggalnya tumpang tindih, dan akan menghabiskan 80% waktunya untuk masing - masing proyek. Karena dia akan kelebihan kapasitas satu minggu, kapasitas ditampilkan dalam warna merah, memberinya, timnya, atau manajernya pemberitahuan untuk mengubah keadaan atau membawa bantuan ekstra untuk saat ini.

Frame 629723 (1).png

Jumlah orang atau proyek

Jumlah orang atau proyek hanya menunjukkan jumlah total proyek yang dikerjakan seseorang selama waktu yang dipilih atau jumlah orang yang mengerjakan proyek tertentu. Dalam contoh tersebut, kita dapat melihat bahwa Alan sedang mengerjakan satu proyek beberapa minggu, dan dua proyek sekaligus pada minggu - minggu lainnya.

Frame 629725.png

Estimasi jam

Perkiraan jam paling baik jika Anda merencanakan proyek secara tepat hingga satu jam dan ingin membuat alokasi terhadap perkiraan ini. Perkiraan jam cenderung lebih mudah ketika Anda merencanakan dari minggu ke minggu karena bulan memiliki jumlah hari kerja yang bervariasi.

Frame 629724.png

Menyesuaikan kapasitas

Jika Anda bekerja dengan alokasi Persen atau Estimasi jam, Anda dapat menyesuaikan kapasitas untuk setiap individu di menu. Anda dapat membuat kapasitas semua orang sama atau menyesuaikan setiap individu secara manual. Untuk perkiraan jam, ini berlaku untuk kapasitas mingguan.

Pemberitahuan, privasi, dan izin

Pemberitahuan

Mengalokasikan orang ke proyek menggunakan perencanaan kapasitas tidak memberi tahu mereka - pengguna tidak mendapatkan pemberitahuan kotak masuk atau email jika mereka telah dialokasikan ke proyek. Ini sangat ideal untuk perencanaan sebelumnya, karena Anda dapat membuat perubahan, mencoba berbagai hal, dan bahkan memulai dari awal - semuanya tanpa membingungkan tim Anda dengan pemberitahuan atau tugas sampai Anda siap untuk berbagi.

Privasi dan izin

Ketika seseorang dialokasikan ke proyek, alokasi itu ada di proyek dan tidak spesifik untuk rencana kapasitas tunggal.

Ini berarti, misalnya, bahwa jika ada rencana kapasitas di mana Alan dialokasikan untuk proyek Global Systems Overhaul, dan seorang kolega membuat rencana kapasitas lain di mana mereka menambahkan Alan, mereka akan melihat bahwa Alan dialokasikan untuk proyek Global Systems Overhaul untuk tanggal tertentu. Ini mengasumsikan kolega memiliki izin untuk melihat proyek semacam itu. 

Apakah artikel ini membantu?

Thanks for your feedback