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Asana für Operations-Teams

In diesem Artikel

Wer kann diese Funktion nutzen?
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Bauen Sie ein vernetztes, wiederholbares System auf, um Anfragen zu verwalten, Prozesse zu standardisieren, die Kapazität zu prognostizieren und über Ergebnisse in Asana zu berichten. Dieser Artikel führt Sie durch die Nutzung der Funktionen von Asana, um Ihre Abläufe zu zentralisieren und so für mehr Transparenz, bessere Koordination und gesteigerte Effizienz zu sorgen.

Einrichten Ihres zentralen Operations-Hubs

Erstellen Sie zunächst ein Portfolio, das als übergeordnetes Dashboard für alle Ihre laufenden Projekte dient. Um ein Portfolio zu erstellen, klicken Sie auf den „+“ -Button in der oberen Leiste, wählen Sie Portfolio aus und benennen Sie es entsprechend (z. B. „Operations-Projekte“ oder „PMO-Initiativen“).

Fügen Sie in Ihrem Portfolio vorhandene Projekte hinzu oder erstellen Sie neue Projekte. Wenn Sie neu bei Asana sind, beginnen Sie mit einer Projektvorlage zur Geschäftsoptimierung, um auf dem richtigen Weg zu sein, oder importieren Sie eine Tabelle, in der Sie bereits Prozesse geplant haben, um das Projekt in wenigen Klicks in Asana darzustellen.

Fügen Sie Ihrem Projekt benutzerdefinierte Felder hinzu, die für das operative Geschäft relevant sind, z. B. Budget, Priorität, Risikostufe und Abteilung. Sie können neue Felder hinzufügen, indem Sie in Ihrem Projekt auf die Schaltfläche „Anpassen“ klicken und im Abschnitt „Hinzufügen“ die Option „Felder“ auswählen.

Standardisieren Sie Ihre Arbeit mit Projektvorlagen

Projektvorlagen bieten jedem Workflow im Bereich Operations einen einheitlichen Ausgangspunkt – dieselben Abschnitte, Felder, Regeln, Formulare und Aufgabenvorlagen –, sodass neue Projekte schnell gestartet werden können und die Daten teamübergreifend vergleichbar bleiben.

Wenn sich ein Prozess wiederholt, erfassen Sie die bewährten Schritte einmal und speichern Sie sie als Vorlage. Wenn sich Prozesse weiterentwickeln, können Sie die Vorlage aktualisieren, um neue Arbeitsvorgänge entsprechend anzupassen.

Guests

Um eine Projektvorlage zu erstellen:

  1. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Titel des Projekts
  2. Klicken Sie auf Als Vorlage speichern

Erfahren Sie mehr über Projektvorlagen.

Prozesse automatisieren und Produktivität steigern

Richten Sie Regeln ein, um wiederkehrende Aufgaben zu erledigen und die Produktivität zu steigern. Klicken Sie in Ihrem Projekt auf die Schaltfläche „Anpassen“, wählen Sie „Regeln“ aus und erstellen Sie Regeln mit bestimmten Auslösern und entsprechenden Aktionen. Zu den gängigen Regeln für Teams der Geschäftsoptimierung gehören die automatische Zuweisung von Aufgaben basierend auf benutzerdefinierten Feldern und das Verschieben von Aufgaben in andere Abschnitte nach der Fertigstellung.

Viele Operations-Teams verknüpfen Asana auch mit Business-Intelligence-Tools, um die Berichterstattung in großem Umfang zu automatisieren:

  • Power BI + Asana: Ziehen Sie Live-Daten aus ausgewählten Projekten, Teams oder Portfolios in Power BI, um operative Dashboards zu erstellen (SLA-Trends, Durchlaufzeit, Backlog).
  • Tableau + Asana: Verwenden Sie den Asana-Tableau-Connector, um den teamübergreifenden Status zu visualisieren und KPIs in Portfolios oder Teams zu verfolgen

Nutzen Sie KI-Funktionen

Nutzen Sie Asana AI-Funktionen wie Smart Status und Smart Summaries, um schnell Informationen zu finden, Status-Updates zu erstellen und prägnante Übersichten über Ihre Projekte und Aufgaben zu erhalten. Diese Funktionen helfen, zeitaufwändige manuelle Prozesse zu eliminieren, und ermöglichen es Ihrem Team, sich auf wirklich wichtige Aktivitäten zu konzentrieren.

Fortschritte nachverfolgen und Berichte erstellen

Benutzerdefinierte Dashboards erstellen

Erstellen Sie benutzerdefinierte Dashboards in Ihrem Portfolio, um wichtige Kennzahlen zu überwachen und über Fortschritte zu berichten. Klicken Sie auf das Tab Dashboard und fügen Sie Diagramme hinzu, um Daten wie die Fertigstellungsrate von Aufgaben, den Projektstatus oder die Ressourcenverteilung zu visualisieren.

Berichte erstellen und teilen

Verwenden Sie Smart Status, um schnell Status-Updates zu Ihren Projekten zu erstellen. Teilen Sie diese Berichte regelmäßig mit den Beteiligten, um sie über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten. Regelmäßige Überwachung und Berichterstattung helfen Ihnen, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren und alle Beteiligten über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Prognosen erstellen und für ein ausgewogenes Arbeitspensum sorgen

In Asana erstellen Sie einen Kapazitätsplan, um Personen über einen bestimmten Zeitraum zu Projekten zuzuweisen (nach Stunden oder in Prozent), erkennen dann eine Über-/Unterbelegung und treffen frühzeitig Kompromisse. Dies unterscheidet sich von der Workload-Funktion, die die Kapazität anhand der tatsächlichen Aufgabenzuweisungen verfolgt. Kapazitätspläne modellieren den Arbeitsaufwand auf Projektebene vor der Ausführung.

Anwendungsbereiche: Quartals-/Jahresplanung, Programm-Roadmapping (z. B. Audits, Einführung von Richtlinien, Wechsel von Anbietern) und funktionsübergreifende Arbeit.

So erstellen Sie einen Kapazitätsplan:

  1. Berichte öffnen
  2. Klicken Sie auf Erstellen  
  3. Wählen Sie Kapazitätsplan aus

Verbesserung von Kommunikation und Zusammenarbeit

Integration von Kommunikations-Tools

Integrieren Sie Asana mit Kommunikationstools wie Slack oder Microsoft Teams, um Diskussionen zu zentralisieren. Navigieren Sie zu Ihren Asana-Einstellungen, klicken Sie auf den Tab Apps, suchen Sie die gewünschte Integration und folgen Sie den Anweisungen, um Ihre Konten zu verbinden. Diese Integrationen tragen dazu bei, die team- und abteilungsübergreifende Kommunikation zu verbessern, und adressieren damit eine der wichtigsten Herausforderungen für Operations-Teams.

Verwenden Sie Anhänge und Genehmigungen

Verwenden Sie Kommentare, um Diskussionen mit bestimmten Aufgaben zu verknüpfen, und fügen Sie relevante Dokumente direkt zu Aufgaben hinzu, um einfach darauf zugreifen zu können. Richten Sie Genehmigungsworkflows für wichtige Dokumente oder Entscheidungen ein, um Validierungsprozesse zu optimieren.

Tipps für Projektanträge oder Anfrageprojekte

Erhält Ihr Team viele Anfragen, Fragen und Projektvorschläge von anderen Teams? Diese Tipps helfen Ihnen, Anfragen schneller zu bearbeiten, indem Sie alle Details im Vorfeld klären und den Genehmigungsprozess optimieren.

GRAPHIC of the process a work request can follow in Asana from start to finish

  • Arbeitsanfragen mit Formularen standardisieren. Anstatt sich über eine Anfrage und ihre Anforderungen hin und her auszutauschen, erstellen Sie ein Formular. Dieses kann einfach ausgefüllt werden, damit Ihrem Team alle notwendigen Details zur Verfügung stehen.
  • Wertschätzen Sie die Zeit Ihres Teams: Weisen Sie Anfragen an Teamkollegen mit Fälligkeitsdatum zu. Helfen Sie Ihrem Team, seine Arbeit zu priorisieren, indem Sie Ihrem Projekt ein benutzerdefiniertes Prioritätsfeld hinzufügen und das Prioritätsfeld auf „Hoch“ setzen, wenn die Aufgabe dringend ist und sofort bearbeitet werden muss.

Tipps für die Planung der Teamziele

Teams der Geschäftsoptimierung sind oft für die Planung von Team- oder Unternehmenszielen verantwortlich. Erleichtern Sie die funktionsübergreifende Planung mit diesem Flow der Zielplanung, egal ob für ein Quartal oder ein Jahr.

GRAPHIC of the process team or company objectives can follow in Asana from start to finish

  • Sparen Sie Zeit mit Vorlagen. Ziele und Zielvorgaben werden in der Regel in regelmäßigen Intervallen festgelegt. Mit Hilfe einer Asana-Vorlage oder einer eigenen benutzerdefinierten Vorlage sind alle erforderlichen ersten Schritte schnell erledigt.
  • Sorgen Sie dafür, dass Genehmigungen klar und effizient sind, indem Sie eine Genehmigungsaufgabe erstellen. Die genehmigende Person kann ein beliebiges Feedback zur Aufgabe hinterlassen. Sobald sie erledigt ist, erhalten Sie eine klare Dokumentation darüber, ob sie genehmigt wurde (oder nicht) und warum.
  • Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, erstellen Sie ein Portfolio mit allen wesentlichen Projekten, die zu den Zielen beitragen. Auf diese Weise können Sie den Fortschritt und den zeitlichen Ablauf nachvollziehen. Sorgen Sie dafür, dass Projektmanager und Teamleiter regelmäßig Status-Updates zu den Zielen bereitstellen, für die sie verantwortlich sind.

Durch die Implementierung dieser Strategien und die Nutzung der Funktionen von Asana können Operations-Teams und PMOs ihre Effizienz, Transparenz und Ausrichtung an den Unternehmenszielen erheblich verbessern. Denken Sie daran, Ihre Prozesse regelmäßig zu überprüfen und zu optimieren, um sicherzustellen, dass Sie die Funktionen von Asana bestmöglich nutzen.

Weitere Ressourcen

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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So verwenden Sie Asana für Geschäftsoptimierung: Leitfaden | Asana Help Center