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Asana für Operations-Teams verwenden.

In diesem Artikel

Erstellen Sie ein vernetztes, wiederholbares System, um Anfragen zu verwalten, Prozesse zu standardisieren, Kapazitäten zu prognostizieren und Ergebnisse in Asana zu melden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Funktionen von Asana nutzen können, um Ihre Arbeitsabläufe zu zentralisieren und so die Transparenz, Koordination und Effizienz zu verbessern.

Richten Sie Ihren zentralen Operations-Hub ein

Erstellen Sie zunächst ein Portfolio, das als übergeordnetes Dashboard für alle Ihre laufenden Projekte dient. Um ein Portfolio zu erstellen, klicken Sie auf den + Erstellen-Button in der oberen Leiste, wählen Sie Portfolio und benennen Sie es entsprechend (z. B. „Operations-Projekte“ oder „PMO-Initiativen“).

Fügen Sie in Ihrem Portfolio vorhandene Projekte hinzu oder erstellen Sie neue. Wenn Sie neu bei Asana sind, beginnen Sie mit einer benutzerdefinierte Felder hinzu, die für den Betrieb relevant sind, z. B. Budget, Priorität, Risikostufe und Abteilung. Fügen Sie neue Felder hinzu, indem Sie in Ihrem Projekt auf die Schaltfläche Anpassen klicken und im Abschnitt Hinzufügen die Option Felder auswählen.

Standardisieren Sie Ihre Arbeit mit Projektvorlagen

Verwenden Sie Projektvorlagen, um jedem Workflow einen einheitlichen Ausgangspunkt zu geben – mit denselben Abschnitten, Feldern, Regeln, Formularen und Aufgabenvorlagen. So können neue Projekte schnell gestartet werden und Daten bleiben teamübergreifend vergleichbar.

Wenn sich ein Prozess wiederholt, erfassen Sie die bewährten Schritte einmal und speichern Sie sie als Vorlage. Aktualisieren Sie die Vorlage, wenn sich Prozesse weiterentwickeln, um neue Arbeitsvorgänge auf Kurs zu halten.

Gäste

Erstellen Sie eine Projektvorlage:

Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Projekttitel. Klicken Sie auf Als Vorlage speichern.

Erfahren Sie mehr über Projektvorlagen.

Automatisieren Sie Prozesse und steigern Sie die Produktivität

Richten Sie Regeln ein, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und die Produktivität zu steigern. Klicken Sie in Ihrem Projekt auf die Schaltfläche Anpassen, wählen Sie Regeln aus und erstellen Sie Regeln mit bestimmten Auslösern und entsprechenden Aktionen. Zu den gängigen Regeln für Operations-Teams gehören die automatische Zuweisung von Aufgaben basierend auf benutzerdefinierten Feldern und das Verschieben von Aufgaben in verschiedene Abschnitte nach Fertigstellung.

Verbinden Sie Asana mit Business-Intelligence-Tools, um die Berichterstattung in großem Maßstab zu automatisieren:

  • Power BI + Asana: Laden Sie Live-Daten aus ausgewählten Projekten, Teams oder Portfolios in Power BI, um operative Dashboards zu erstellen (SLA-Trends, Zykluszeit, Backlog).
  • Tableau + Asana: Verwenden Sie die Asana–Tableau-Verbindung, um die teamübergreifende Gesundheit zu visualisieren und KPIs über Portfolios oder Teams hinweg zu verfolgen.

Nutzen Sie KI-Funktionen

Nutzen Sie Asana AI-Funktionen wie Smart Answers, Smart Status und Smart Summaries, um schnell Informationen zu finden, Status-Updates zu generieren und kompakte Übersichten über Ihre Projekte und Aufgaben zu erhalten. Eliminieren Sie mit diesen Funktionen zeitaufwändige manuelle Prozesse und ermöglichen Sie Ihrem Team, sich auf hochwertige Aktivitäten zu konzentrieren.

Überwachen Sie Fortschritte und Berichte

Erstellen Sie benutzerdefinierte Dashboards

Erstellen Sie benutzerdefinierte Dashboards in Ihrem Portfolio, um wichtige Kennzahlen zu überwachen und über den Fortschritt zu berichten. Klicken Sie auf die Registerkarte Dashboard und fügen Sie Diagramme hinzu, um Daten wie Aufgaben-Fertigstellungsraten, Projektstatus oder Ressourcenzuweisung zu visualisieren.

Erstellen und teilen Sie Berichte.

Verwenden Sie Smart Status, um schnell Status-Updates für Ihre Projekte zu erstellen. Teilen Sie diese Berichte regelmäßig mit allen Beteiligten, um diese über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten. Überwachen und berichten Sie regelmäßig, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren und alle Beteiligten über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Prognose und Ausgewogenheit der Arbeit

Erstellen Sie in Asana einen Kapazitätsplan, um Personen Projekten (nach Stunden oder Prozent) über einen bestimmten Zeitraum zuzuweisen, dann erkennen Sie Über- oder Unterbelegung und können frühzeitig Kompromisse eingehen. Dies unterscheidet sich von der Workload-Ansicht, die die Kapazität anhand der tatsächlichen Aufgabenzuweisungen verfolgt. Kapazitätspläne modellieren die Verpflichtungen auf Projektebene vor der Ausführung. Verwenden Sie es für: Quartals- und Jahresplanung, Programm-Roadmapping (z. B. Audits, Richtlinien-Rollouts, Lieferantenübergänge) und funktionsübergreifende Arbeit.

Erstellen Sie einen Kapazitätsplan:

Gehen Sie zu Berichterstattung. Klicken Sie auf Erstellen. Wählen Sie Kapazitätsplan aus.

Verbessern Sie Kommunikation und Zusammenarbeit

Integrieren Sie Kommunikationstools

Integrieren Sie Asana mit Kommunikationstools wie Slack oder Microsoft Teams, um Diskussionen zu zentralisieren. Navigieren Sie zu Ihren Asana-Einstellungen, klicken Sie auf die Registerkarte Apps, suchen Sie die gewünschte Integration und folgen Sie den Anweisungen, um Ihre Konten zu verbinden. Verbessern Sie mit diesen Integrationen die Kommunikation zwischen Teams und Abteilungen und adressieren Sie damit eines der wichtigsten Probleme für Operations-Teams.

Verwenden Sie Anhänge und Genehmigungen. Verwenden Sie Kommentare, um Diskussionen mit bestimmten Aufgaben zu verknüpfen, und hängen Sie relevante Dokumente direkt an Aufgaben an, um einen einfachen Zugriff zu ermöglichen. Richten Sie Genehmigungsworkflows für wichtige Dokumente oder Entscheidungen ein, um Validierungsprozesse zu optimieren.

Tipps für Projektanträge oder Anfrageprojekte

Erhält Ihr Operations-Team viele Anfragen, Fragen und Vorschläge für die Arbeit von anderen Teams? Bearbeiten Sie Anfragen schneller, indem Sie alle Details im Vorfeld klären und den Genehmigungsprozess optimieren.

GRAFIK des Prozesses, den eine Arbeitsanfrage in Asana von Anfang bis Ende durchläuft.

  • Standardisieren Sie Anfragen mit Formulare. Anstatt sich über eine Anfrage und ihre Anforderungen hin und her auszutauschen, erstellen Sie ein Formular, das jeder ausfüllen kann, damit Ihr Team die richtigen Details hat. Sparen Sie Ihrem Team Zeit, indem Sie Anfragen mit Fälligkeitsdaten an Teamkollegen zuweisen. Helfen Sie Ihrem Team, seine Arbeit zu priorisieren, indem Sie Ihrem Projekt ein benutzerdefiniertes Feld für Prioritäten hinzufügen und dieses Feld auf „Hoch“ setzen, wenn die Aufgabe dringend ist und sofort erledigt werden muss.

    Tipps zur Zielplanung

    Planen Sie Team- oder Unternehmensziele. Erleichtern Sie die bereichsübergreifende Planung mit diesem Ablauf der Zielplanung, egal ob für ein Quartal oder ein Jahr.

    GRAFIK des Prozesses, den die Ziele eines Teams oder Unternehmens in Asana von Anfang bis Ende durchlaufen können

    • Sparen Sie Zeit mit Vorlagen. Legen Sie Ziele und Zielvorgaben in der Regel in regelmäßigen Intervallen fest. Beginnen Sie schnell mit allen Schritten, die Sie benötigen, mit einer Von Asana erstellte Vorlage oder indem Sie Ihre eigene benutzerdefinierte Vorlage speichern. Hinterlassen Sie Feedback zur Aufgabe. Sobald sie abgeschlossen ist, erhalten Sie eine klare Dokumentation darüber, ob sie genehmigt wurde (oder nicht) und warum. Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, erstellen Sie ein Portfolio, in dem Sie die wichtigsten Projekte, die zu den Zielen beitragen, verfolgen können, um Fortschritte und Zeitpläne zu sehen. Stellen Sie sicher, dass Projektmanager und Teamleiter regelmäßig Status-Updates zu den Zielen bereitstellen, für die sie verantwortlich sind.

      Implementieren Sie diese Strategien und nutzen Sie die Funktionen von Asana, um die Effizienz, Transparenz und Ausrichtung von Operations-Teams und PMOs an den Unternehmenszielen deutlich zu verbessern. Überprüfen und verfeinern Sie Ihre Prozesse regelmäßig, um sicherzustellen, dass Sie die Funktionen von Asana optimal nutzen.

      Weitere Ressourcen

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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