Crea un sistema connesso e ripetibile per gestire le richieste, standardizzare i processi, prevedere la capacità e creare resoconti sui risultati su Asana. Questo articolo ti guiderà nell'utilizzo delle funzionalità di Asana per centralizzare le tue operazioni e migliorare visibilità, coordinamento ed efficienza.
Configurazione dell'hub operativo centralizzato
Inizia creando un portfolio che funga da Dashboard generale per tutti i tuoi progetti in corso. Per creare un portfolio, clicca sul pulsante + Crea nella barra in alto, seleziona Portfolio e assegnagli un nome appropriato (ad esempio, “Progetti operativi” o “Iniziative PMO”).
All'interno del tuo portfolio, aggiungi progetti esistenti o creane di nuovi. Se è la prima volta che utilizzi Asana, inizia con un modello di progetto operativo per partire con il piede giusto, oppure importa un foglio di calcolo che già utilizzi per la pianificazione delle operazioni per definire rapidamente il tuo progetto su Asana.
Aggiungi al tuo progetto campi personalizzati rilevanti per le operazioni, come budget, priorità, livello di rischio e reparto. Puoi aggiungere nuovi campi cliccando sul pulsante Personalizza nel tuo progetto e selezionando Campi nella Sezione Aggiungi.
Standardizza il tuo lavoro con i modelli di progetto
I modelli di progetto offrono a ogni flusso di lavoro operativo un punto di partenza coerente (stesse sezioni, campi, regole, moduli e modelli di attività), in modo che i nuovi progetti vengano avviati rapidamente e i dati rimangano confrontabili tra i team.
Se un processo si ripete, acquisisci i passaggi collaudati una volta e salvali come modello. Mano a mano che i processi si evolvono, puoi aggiornare il modello per mantenere allineato il nuovo lavoro.
Come creare un modello di progetto:
- Clicca sulla freccia a discesa accanto al titolo del progetto
- Clicca su Salva come modello
Scopri di più sui modelli di progetto.
Automatizzare i processi e aumentare la produttività
Imposta le regole per gestire le attività ripetitive e aumentare la produttività. Nel tuo progetto, clicca sul pulsante Personalizza, seleziona Regole e crea regole con trigger specifici e azioni corrispondenti. Le regole comuni per i team delle operazioni includono l'assegnazione automatica delle attività in base ai campi personalizzati e lo spostamento delle attività in sezioni diverse al completamento.
Molti team operativi collegano anche Asana a strumenti di business intelligence per automatizzare la creazione di resoconti su larga scala:
- Power BI + Asana: importa i dati in tempo reale da progetti, team o portfolio selezionati in Power BI per creare dashboard operative (tendenze SLA, durata del ciclo, backlog).
- Tableau + Asana: usa il connettore Asana–Tableau per visualizzare lo stato di salute tra i team e monitorare i KPI tra i portfolio o i team
Sfruttare le funzionalità dell'IA
Sfrutta le funzionalità di Asana AI, come gli aggiornamenti di stato intelligenti e i riepiloghi intelligenti, per trovare rapidamente informazioni, generare aggiornamenti di stato e ottenere panoramiche concise dei tuoi progetti e delle tue attività. Queste funzionalità aiutano a eliminare i processi manuali che richiedono tempo e consentono al tuo team di concentrarsi su attività di alto valore.
Monitoraggio dell'avanzamento e resoconti
Crea dashboard personalizzate
Crea dashboard personalizzate nel tuo portfolio per monitorare le metriche chiave e riferire sui progressi. Clicca sulla scheda Dashboard e aggiungi grafici per visualizzare dati come i tassi di completamento delle attività, lo stato del progetto o l'assegnazione delle risorse.
Genera e condividi resoconti
Utilizza gli aggiornamenti di stato intelligenti per generare rapidamente aggiornamenti di stato sui tuoi progetti. Condividi questi resoconti con gli stakeholder su base regolare per tenerli aggiornati sull'avanzamento del progetto. Il monitoraggio e i resoconti regolari ti aiuteranno a identificare le aree di miglioramento e a tenere tutti gli stakeholder informati sull'avanzamento del progetto.
Prevedere e distribuire il lavoro in maniera equilibrata
Su Asana, crei un piano di capacità per assegnare le persone ai progetti (in ore o in percentuale) in un determinato arco temporale, quindi individui le assegnazioni in eccesso o in difetto e apporti tempestivamente le modifiche necessarie. È diverso dalla gestione delle risorse, che monitora la capacità in base alle assegnazioni effettive delle attività; i piani di capacità modellano gli impegni a livello di progetto prima dell’esecuzione.
Quando usarlo: pianificazione trimestrale/annuale, roadmap del programma (ad esempio, audit, implementazione di politiche, transizioni di fornitori) e lavoro interfunzionale.
Come creare un piano di capacità:
- Vai a Resoconti
- Clicca su Crea
- Seleziona Piano di capacità
Miglioramento della comunicazione e della collaborazione
Integra gli strumenti di comunicazione
Integra Asana con strumenti di comunicazione come Slack o Microsoft Teams per centralizzare le discussioni. Vai alle impostazioni di Asana, clicca sulla scheda App, cerca l'integrazione desiderata e segui le istruzioni per connettere i tuoi account. Queste integrazioni contribuiscono a migliorare la comunicazione tra team e reparti, risolvendo uno dei principali punti critici per i team delle operazioni.
Usa allegati e approvazioni
Usa i commenti per mantenere le conversazioni legate ad attività specifiche e allega i documenti pertinenti direttamente alle attività per un accesso agevole. Imposta flussi di lavoro per le approvazioni di documenti o decisioni importanti per ottimizzare i processi di convalida.
Suggerimenti per le proposte o le richieste di progetto
Il tuo team riceve molte richieste, domande e proposte di lavoro da altri team? Questi suggerimenti ti aiutano a reagire più velocemente, iniziando a lavorare con tutti i dettagli già disponibili e semplificando i processi di approvazione finali.
- Standardizza le richieste con i moduli. Invece di perdere tempo tra richieste e dettagli correlati, crea un modulo che tutti possono compilare, in modo che tutti i dettagli siano disponibili al tuo team.
- Salvaguarda il tempo del tuo team assegnando ai colleghi richieste complete di data di scadenza. Aiuta il tuo team a stabilire le priorità del lavoro aggiungendo un campo personalizzato per la priorità al tuo progetto e impostando il campo Priorità su “Alta” se l'attività è urgente e richiede attenzione immediata.
Suggerimenti per la pianificazione degli obiettivi
I team operativi spesso sono responsabili della pianificazione degli scopi e degli obiettivi aziendali o del team. Semplifica la pianificazione interfunzionale con questo flusso per la pianificazione degli obiettivi, su base trimestrale o annuale.
- Risparmia tempo con i modelli. Gli scopi e gli obiettivi di solito vengono definiti a intervalli regolari. Inizia più rapidamente con tutte le fasi di cui hai bisogno con un modello creato da Asana o salvando il tuo modello personalizzato.
- Aumenta la trasparenza del processo di approvazione e semplificalo creando un'attività di approvazione. L'approvatore può lasciare il suo feedback sull'attività. Una volta completata, avrai una panoramica chiara di cosa è stato approvato (o meno) e perché.
- Una volta definiti i tuoi obiettivi, crea un portfolio da cui monitorare i progetti più importanti per il raggiungimento degli obiettivi, tenendo sotto controllo stato di avanzamento e cronologie. Accertati che i project manager e i team leader aggiornino regolarmente lo stato degli obiettivi di cui sono responsabili.
Implementando queste strategie e sfruttando le funzionalità di Asana, i team delle operazioni e i PMO possono migliorare significativamente la loro efficienza, visibilità e allineamento con gli obiettivi dell'organizzazione. Ricorda di rivedere e perfezionare regolarmente i tuoi processi per assicurarti di ottenere il massimo dalle funzionalità di Asana.
Ulteriori risorse
