Gli AI Teammates offrono un supporto intelligente e sensibile al contesto direttamente nei tuoi flussi di lavoro. Questo articolo spiega come configurarli, dall'utilizzo di modelli predefiniti alla definizione di comportamenti personalizzati.
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Cosa sono gli AI Teammate?
Gli AI Teammates sono agenti collaborativi basati sull'intelligenza artificiale integrati direttamente in Asana. Gli AI Teammates sono progettati per i team, non solo per una persona alla volta. Costruiscono una memoria condivisa del linguaggio e dei processi della tua organizzazione, consentendo a più colleghi di assegnare loro del lavoro, fare domande e rivedere i loro risultati.
Ecco alcuni dei modi principali in cui funzionano gli AI Teammates:
Contesto: gli AI Teammates esplorano il grafico del lavoro di Asana per comprendere le relazioni tra progetti, attività, obiettivi e portfolio. Possono anche leggere contenuti esterni, come file di Google Drive o SharePoint.
Check point: suddividono il lavoro complesso in sottoattività e lasciano commenti man mano che procedono, in modo che il tuo team possa rivedere le bozze o richiedere modifiche in qualsiasi momento.
Controllo: seguono le stesse autorizzazioni di accesso di qualsiasi altro utente del tuo dominio. Possono visualizzare e utilizzare solo le informazioni per cui dispongono di autorizzazioni di accesso esplicite. Consulta l'articolo Controllo dell'accesso per AI Teammates per maggiori dettagli.
Una volta configurato, un AI Teammate può:
- Leggere e intervenire su attività, progetti, obiettivi e portfolio
- Creare, aggiornare e completare attività e sottoattività
- Creare bozze di documenti e modificarli in Google Drive e SharePoint
- Pubblicare commenti e comunicare con il tuo team
- Cercare informazioni pertinenti in tutto il tuo spazio di lavoro
- Segui le istruzioni che definisci per gestire i flussi di lavoro ricorrenti
Anatomia di un AI Teammate e terminologia
Nome: il nome del tuo AI Teammate.
Descrizione: descrive cosa fa il tuo AI Teammate.
Guida comportamentale: la personalità del tuo AI Teammate: come parla (ad esempio, “preferisce elenchi puntati concisi”), pensa (ad esempio, “segnala sempre quando viene fatta un’ipotesi”) e consegna il lavoro (ad esempio, “crea sempre una bozza di contenuto in formato esteso direttamente in Google Docs”).
Accesso: ciò che il tuo AI Teammate può leggere/modificare. Include:
Condivisione: chi può utilizzare il tuo AI Teammate.
- 💡Nota: il creatore dell'AI Teammate decide chi può accedervi e a quale livello (amministratore, editor, utente)
Come creare un AI Teammate
Opzione 1: usa il pulsante + Crea, come faresti per creare una nuova attività, un nuovo progetto o un nuovo obiettivo. Scegli AI Teammate dal menu a discesa.
Opzione 2: vai su Flusso di lavoro -> AI Teammates -> Crea AI Teammate.
Entrambe le opzioni aprono la raccolta di AI Teammates. Per accedere direttamente alla Raccolta di AI Teammate, clicca su questo link.
Una volta nella galleria, hai diverse opzioni per creare un AI Teammate:
Opzione 1: inizia con un modello di collega del team
Ideale per: team di Marketing, IT, Strategy & Ops o Ingegneria di prodotto che vogliono effettuare rapidamente il lancio utilizzando framework collaudati.
Scegli un modello di collega del team dalla raccolta. I modelli sono precaricati con nomi, descrizioni e indicazioni sul comportamento. Questa opzione ti guida attraverso una configurazione conversazionale per personalizzare l'accesso del tuo collega del team e le attività che porterà a termine per prime.
Puoi cliccare sui diversi modelli per visualizzare in anteprima esempi di ciò che possono fare.
Opzione 2: crea un collega del team personalizzato (guidato)
Ideale per: utenti con un caso d'uso specifico in mente che desiderano un'esperienza di configurazione guidata e conversazionale.
Crea un collega del team personalizzato spiegando ciò che vuoi che faccia in un linguaggio semplice nella casella di testo di input. Questa opzione ti guida attraverso una configurazione conversazionale per tradurre i tuoi obiettivi nella descrizione, nel comportamento, nell’accesso e nelle attività che il tuo collega del team completerà per prime.
Opzione 3: creare un collega del team personalizzato (manuale)
Ideale per: utenti che hanno già familiarità con gli AI Teammates e vogliono saltare il flusso guidato per una configurazione manuale più rapida.
Salta la configurazione conversazionale cliccando su + AI Teammate vuoto in alto a destra nella galleria. Questa modalità opzionale ti consente di inserire manualmente la descrizione, il comportamento e l'accesso del tuo collega del team.
Condivisione degli AI Teammate
Puoi condividere gli AI Teammates con il tuo team o con persone specifiche. Solo i membri che hanno ricevuto un invito possono utilizzare l'AI Teammate.
Per condividere un AI Teammate:
- Clicca sul pulsante Share (Condividi) nell'angolo in alto a destra
- Digita il nome del team o della persona
- Scegli il loro livello di accesso
- Amministratore AI Teammate: accesso completo per cambiare le impostazioni, modificare o eliminare l'AI Teammate
- Editor: può modificare e applicare l'AI Teammate al lavoro
- Utente: può trovare e applicare l'AI Teammate al lavoro
- Clicca su Invita
Per rimuovere un team o una persona dall'elenco delle persone con accesso, clicca sul pulsante Condividi, clicca sul menu a discesa accanto al nome e seleziona Rimuovi da AI Teammates.
AI Studio e AI Teammates
AI Studio e AI Teammates sono progettati per lavorare insieme. AI Studio ti aiuta a creare flussi di lavoro automatizzati per attività ripetibili e ad alto volume. Gli AI Teammates si concentrano sul lavoro collaborativo che richiede contesto, giudizio e interazione bidirezionale.
Un modello comune consiste nell'utilizzare AI Studio per raccogliere e instradare le richieste in Asana come attività strutturate, quindi coinvolgere un AI Teammate per gestire il lavoro più complesso all'interno di tali attività. Ad esempio, AI Studio potrebbe creare e classificare le richieste di campagne in arrivo per un team di marketing. Un AI Teammate di marketing può quindi redigere brief, riassumere le ricerche e preparare aggiornamenti per quelle campagne.
Per saperne di più su AI Studio e su come creare flussi di lavoro, consulta gli articoli su AI Studio nel Centro assistenza Asana.
Cosa possono e non possono fare oggi gli AI Teammates
Richiamare un AI Teammate
Funzionalità | Un AI Teammate può farlo oggi? | Note |
Attivazione all'assegnazione dell'attività | ✅ | |
Attivazione su @menzione | ✅ | |
Attivazione in caso di aggiornamenti sugli oggetti ai quali il collega del team è un collaboratore. | ✅ | Se un AI Teammate è già un collaboratore di un'attività o di un progetto, gli aggiornamenti relativi a quel lavoro (come il completamento dell'attività o le modifiche ai campi personalizzati chiave) possono attivarne nuovamente l'esecuzione e far decidere quali azioni di follow-up intraprendere. |
Attiva tramite regola | ✅ | Se un collega del team viene attivato tramite una regola, il collega del team viene eseguito con il controllo degli accessi del titolare della regola, a meno che non sia specificato diversamente al momento della creazione della regola. |
Attivazione all'invio del modulo | ✅ | Imposta il tuo AI Teammate come Incaricato predefinito. In questa situazione, l'AI Teammate utilizza il controllo di accesso del creatore del modulo o, facoltativamente, di chi invia il modulo per i moduli con accesso effettuato. Questo è personalizzabile dall'autore del modulo. |
Attiva tramite un'attività ricorrente | ✅ | |
Ricerca nel grafico del lavoro
Suggerimento
Per risultati ottimali, indica al tuo AI Teammate dove e cosa cercare nelle sue indicazioni sul comportamento o nelle tue richieste.
Capacità | Un AI Teammate può farlo oggi? | Note |
Cerca nei dati dello spazio di lavoro pubblico | ✅ | |
Cerca attività | ✅ - quando ha accesso | |
Cerca sottoattività | ✅ - quando ha accesso | |
Cerca progetti e aggiornamenti del progetto | ✅ - quando ha accesso | |
Cerca traguardi | ✅ - quando ha accesso | |
Cerca portfolio | ✅ - quando ha accesso, ad eccezione dei campi personalizzati | |
Cercare nei messaggi | ✅ - quando ha accesso | |
Cerca commenti | ✅ - quando ha accesso | |
Cerca negli allegati | ✅ - quando ha accesso | |
Cerca nei campi personalizzati | ✅ - quando ha accesso | |
Cercare aggiornamenti di stato | ✅ - quando ha accesso | |
Cercare obiettivi e aggiornamenti degli obiettivi | ✅ - quando ha accesso | |
Cercare oggetti dei resoconti (dashboard) | ✅ | |
Cercare oggetti di gestione delle risorse (piani di capacità e viste gestione delle risorse) | ❌ | |
Cercare oggetti a cui non ha accesso esplicito all'interno di un'interazione | ❌ | Gli AI Teammates possono interagire con le informazioni solo se sia l'AI Teammate che l'utente attivo hanno accesso. Vedi Controllo dell'accesso per gli AI Teammates. |
Aggiornamento del grafico del lavoro
Capacità | Un AI Teammate può farlo oggi? | Note |
Imposta nome dell'attività | ✅ | Può farlo sia per le attività esistenti che per quelle create da lui. |
Contrassegnare un'attività come completata | ✅ | Può farlo sia per le attività esistenti che per quelle create. |
Imposta descrizione dell'attività | ✅ | Può farlo sia per le attività esistenti che per quelle create. |
Aggiungi commenti a un'attività | ✅ | Può farlo sia per le attività esistenti che per quelle create. |
Crea attività e sottoattività | ✅ | AI Teammates può creare attività con titoli, descrizioni, incaricati e date di scadenza. |
Crea sottoattività | ✅ | |
Modificare attività e sottoattività | ✅ | Modifica titoli, descrizioni, incaricati e date di scadenza delle attività su cui sta lavorando. |
Aggiungere commenti alle attività e alle sottoattività | ✅ | Gli AI Teammates utilizzano i commenti per riassumere il lavoro, proporre i passaggi successivi e redigere bozze di piani/aggiornamenti di stato. |
Eliminare attività | ✅ - richiede l'approvazione se non è stato l'autore dell'attività | |
Assegnare attività o sottoattività a un utente | ✅ - richiede l'approvazione se l'utente non è già un collaboratore o un incaricato dell'attività | L'AI Teammate può assegnare un'attività a un utente autonomamente se l'utente ha già accesso all'attività. Se l'utente non ha accesso all'attività, l'AI Teammate chiederà l'approvazione all'utente che sta eseguendo l'operazione. |
Aggiornamento del valore di un campo personalizzato del progetto esistente | ✅ | |
Aggiungi attività a un progetto | ✅ - richiede l'approvazione se AI Teammate non è un editor nel progetto | |
Aggiungere o rimuovere collaboratori dell'attività | ✅ - richiede approvazione | |
Crea progetti | ✅ | |
Creare o aggiornare Sezioni | ✅ | |
Aggiornamento in blocco delle attività | ✅ | |
Creare dipendenze | ✅ | |
Crea traguardi | ✅ | |
Creare obiettivi | ❌ | |
Creare un campo personalizzato | ❌ | |
Rimuovere l'attività da un progetto | ❌ | |
Inviare messaggi o aggiornamenti di stato | ❌ | |
Creare dashboard o grafici | ❌ | |
Aggiungere o rimuovere utenti dagli oggetti del grafico del lavoro | ❌ | |
Strumenti e file esterni
Scopri di più sulle integrazioni di AI Teammate.
Capacità | Un AI Teammate può farlo oggi? | Note |
Genera file esterni | ✅, tranne Presentazioni Google | Gli AI Teammates possono creare nuovi documenti per Documenti e Fogli Google, nonché per file Sharepoint/OneDrive (docx, pptx e xlsx). |
Cercare file esterni (immagini, file PDF, documenti, slide e fogli) | ✅ - se hanno accesso sia l'utente che esegue l'azione che l'AI Teammate | Gli AI Teammates possono leggere i file di Google Drive (documenti, fogli e diapositive), nonché i file di SharePoint/OneDrive (docx, pptx e xlsx). L’AI Teammate utilizza l’autenticazione dell’utente attivo per accedere a strumenti esterni. L'utente corrente deve concedere l'accesso all'AI Teammate nella pagina Profilo o quando viene attivata la richiesta. |
Leggere immagini e allegati di un'attività | ✅ | |
Allega un file a un'attività | ✅ | |
Generare immagini o PDF | ❌ | |
Accesso, sicurezza e utilizzo
Capacità | Un AI Teammate può farlo oggi? | Note |
Ignorare le autorizzazioni | ❌ | |
