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AI Teammates

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Gli AI Teammates offrono un supporto intelligente e sensibile al contesto direttamente nei tuoi flussi di lavoro. Questo articolo spiega i concetti base di ciò che gli AI Teammates possono fare e i loro elementi.

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Cosa sono gli AI Teammate?

Gli AI Teammates sono agenti collaborativi basati sull'intelligenza artificiale integrati direttamente in Asana. Gli AI Teammates sono progettati per i team, non solo per una persona alla volta. Creano una memoria condivisa del linguaggio e dei processi della tua organizzazione, consentendo a più colleghi di assegnare loro attività, fare domande e rivedere i loro risultati. 

Ecco alcuni dei modi principali in cui lavorano gli AI Teammates:

Contesto: gli AI Teammates esplorano il grafico del lavoro di Asana per comprendere le relazioni tra i tuoi progetti, attività, obiettivi e portfolio. Possono anche leggere contenuti esterni, come file di Google Drive o SharePoint. 

Check point: suddividono il lavoro complesso in sottoattività e lasciano commenti man mano che procedono, in modo che il tuo team possa rivedere le bozze o richiedere modifiche in qualsiasi momento.

Controllo: seguono le stesse autorizzazioni di accesso di qualsiasi altro utente del tuo dominio. Possono visualizzare e utilizzare solo le informazioni per cui dispongono di un'autorizzazione di accesso esplicita. Consulta l'articolo Controllo dell'accesso per AI Teammate per maggiori dettagli.

Una volta configurato, un AI Teammate può:

  • Leggere e intervenire su attività, progetti, obiettivi e portfolio
  • Creare, aggiornare e completare attività e sottoattività
  • Creare bozze di documenti e modificarli su Google Drive e SharePoint
  • Pubblicare commenti e comunicare con il tuo team
  • Cerca informazioni pertinenti nel tuo spazio di lavoro
  • Seguire le istruzioni che definisci per gestire i flussi di lavoro ricorrenti

Struttura di un AI Teammate e terminologia

  • Nome: il nome del tuo collega del team AI.

  • Descrizione: descrive cosa fa il tuo AI Teammate. 

    • 💡 Suggerimento: il tuo collega del team non legge la propria descrizione; questo campo è per i colleghi umani. Usalo per spiegare alla tua organizzazione esattamente come e quando usare questo collega del team. 

  • Guida comportamentale: la personalità del tuo AI Teammate: come parla (ad esempio, “preferisce elenchi puntati concisi”), pensa (ad esempio, “segnala sempre quando viene fatta un'ipotesi”) e consegna il lavoro (ad esempio, “redige sempre contenuti in formato lungo direttamente in Google Documenti”).

    • 💡 Suggerimento: non preoccuparti di fare tutto bene fin dal primo giorno. I colleghi del team sono progettati per fare deduzioni intelligenti in base ai tuoi obiettivi. Puoi perfezionare queste istruzioni nel tempo man mano che osservi come lavora il tuo collega del team.

  • Accesso: ciò che il tuo AI Teammate può leggere/modificare. Include:

    • Lavoro: progetti e team specifici di Asana
    • Allegati: URL pubblici o singoli allegati selezionati da Google Drive o OneDrive/SharePoint.
    • App: autorizzazioni generali per effettuare ricerche e aggiornamenti sugli account collegati di Google Drive e OneDrive/SharePoint.
    • Nota: durante la configurazione iniziale, puoi concedere al tuo collega del team l'accesso ai dati di Asana. Per collegare fonti esterne come Google Drive, visita la pagina del profilo dopo la creazione del tuo collega del team. 
    • Memoria: la knowledge base permanente del tuo AI Teammate, che si arricchisce a ogni interazione. Mentre definisci il comportamento, il collega del team crea automaticamente la memoria per apprendere le tue preferenze e conservare il contesto nel tempo. Non puoi creare manualmente le memorie, ma puoi rivederle ed eliminarle per garantire che le informazioni del tuo collega del team rimangano accurate e pertinenti.

    • 💡 Nota sulla privacy: la visibilità della memoria è strettamente legata alle autorizzazioni di Asana. Un utente può accedere a una memoria specifica solo se dispone già dell'autorizzazione per visualizzare l'attività di origine da cui è stata creata.

  • Condivisione: chi può utilizzare il tuo AI Teammate.

    • 💡Nota: il creatore dell'AI Teammate decide chi può accedervi e a quale livello (amministratore, editor, utente)

Condivisione degli AI Teammates

Puoi condividere gli AI Teammates con il tuo team o con persone specifiche. Solo i membri che hanno ricevuto un invito possono utilizzare l'AI Teammate.

 

Per condividere un AI Teammate:

  1. Clicca sul pulsante Condividi nell'angolo in alto a destra
  2. Digita il nome del team o della persona
  3. Scegli il livello di accesso
    • Amministratore AI Teammate: accesso completo per cambiare le impostazioni, modificare o eliminare l'AI Teammate
    • Editor: può modificare e applicare l'AI Teammate al lavoro
    • Utente: può trovare e applicare l'AI Teammate al lavoro
  4. Clicca su Invita

Per rimuovere un team o una persona dall'elenco delle persone con accesso, clicca sul pulsante Condividi, clicca sul menu a discesa accanto al nome e seleziona Rimuovi da AI Teammates.

AI Studio e AI Teammates

AI Studio e AI Teammates sono progettati per funzionare insieme. AI Studio ti aiuta a creare flussi di lavoro automatizzati per attività ripetibili e ad alto volume. Gli AI Teammates si concentrano sul lavoro collaborativo che richiede contesto, giudizio e interazione bidirezionale.

Un modello comune consiste nell'utilizzare AI Studio per raccogliere e inoltrare le richieste in Asana come attività strutturate, quindi coinvolgere un AI Teammate per gestire il lavoro più complesso all'interno di tali attività. Ad esempio, AI Studio potrebbe creare e classificare le richieste di campagne in arrivo per un team di marketing. Un AI Teammate del marketing può quindi redigere brief, riassumere le ricerche e preparare aggiornamenti per quelle campagne.

Per scoprire di più su AI Studio e su come creare flussi di lavoro, consulta gli articoli su AI Studio nel Centro assistenza Asana.

Cosa possono e non possono fare oggi gli AI Teammate

Richiamare un AI Teammate

Capacità

Un AI Teammate può farlo oggi?

Note

Attivazione all'assegnazione dell'attività

✅

Attivazione su @menzione

✅

Attiva in caso di aggiornamenti sugli oggetti ai quali il collega del team è un collaboratore.

✅

Se un AI Teammate è già un collaboratore di un'attività o di un progetto, gli aggiornamenti relativi a quel lavoro (come il completamento dell'attività o le modifiche ai campi personalizzati chiave) possono far sì che venga eseguito di nuovo e decida quali azioni di follow-up intraprendere.

Attiva tramite regola

✅ 

Se un collega del team viene attivato tramite una regola, il collega del team esegue il controllo degli accessi del titolare della regola, a meno che non sia specificato diversamente al momento della creazione della regola. 

Attivazione all'invio del modulo 

✅

Imposta il tuo AI Teammate come Incaricato predefinito. 

In questo caso, l'AI Teammate utilizza il controllo degli accessi del creatore del modulo o, facoltativamente, della persona che ha inviato il modulo per i moduli compilati da utenti autenticati. Questo può essere personalizzato dall'autore del modulo. 

Attiva tramite un'attività ricorrente

✅

Effettuare ricerche nel grafico del lavoro

Nota iconNota

Per risultati ottimali, indica al tuo AI Teammate dove e cosa cercare nelle indicazioni sul comportamento o nei tuoi prompt.

Capacità

Un AI Teammate può farlo oggi?

Note

Cerca nei dati dello spazio di lavoro pubblico

✅

Cerca attività

✅ - quando ha accesso

Cerca sottoattività

✅ - quando ha accesso

Cerca progetti e aggiornamenti del progetto

✅ - quando ha accesso

Cerca traguardi

✅ - quando ha accesso

Cerca portfolio

✅ - quando ha accesso

Cerca messaggi

✅ - quando ha accesso

Cerca commenti

✅ - quando ha accesso

Cerca negli allegati

✅ - quando ha accesso

Cerca nei campi personalizzati

✅ - quando ha accesso

Cerca aggiornamenti di stato

✅ - quando ha accesso

Cerca obiettivi e aggiornamenti sugli obiettivi

✅ - quando ha accesso

Cerca oggetti dei resoconti (dashboard)

✅

Cercare gli oggetti di Resourcing (piani di capacità e viste gestione delle risorse) a cui ha accesso

✅

Cercare oggetti a cui non ha esplicitamente accesso all'interno di un'interazione

❌

Gli AI Teammates possono interagire con le informazioni solo se sia l'AI Teammate che l'utente attivo hanno accesso. Vedi Controllo degli accessi per gli AI Teammates.

Aggiornamento del grafico del lavoro

Capacità

Un AI Teammate può farlo oggi?

Note

Imposta nome dell'attività

✅

Può farlo sia per le attività esistenti che per quelle create.

Contrassegnare un'attività come completata

✅

Può farlo sia per le attività esistenti che per quelle create da lui.

Imposta descrizione dell'attività

✅

Può farlo sia per le attività esistenti che per quelle create.

Aggiungi commenti a un'attività

✅

Può farlo sia per le attività esistenti che per quelle create.

Crea attività e sottoattività

✅

Gli AI Teammates possono creare attività che includono titoli, descrizioni, incaricati e date di scadenza.

Crea sottoattività

✅ 

Modifica attività e sottoattività

✅

Modifica titoli, descrizioni, incaricati e date di scadenza delle attività con cui sta lavorando.

Le date di inizio, il tipo di attività e lo stato di approvazione non possono essere aggiornati per le attività esistenti.

Aggiungi commenti alle attività e alle sottoattività

✅

Gli AI Teammates utilizzano i commenti per riassumere il lavoro, proporre i passaggi successivi e redigere piani/aggiornamenti di stato.

Gli AI Teammates possono modificare ed eliminare i commenti che hanno scritto.

Elimina attività

✅ - richiede l'approvazione se non è stato l'autore dell'attività

Assegnare attività o sottoattività a un utente

✅ - richiede l'approvazione se l'utente non è già un collaboratore o un incaricato dell'attività

L'AI Teammate può assegnare un'attività a un utente autonomamente se l'utente ha già accesso all'attività. Se l'utente non ha accesso all'attività, l'AI Teammate chiederà l'approvazione all'utente che sta eseguendo l'attività.

Aggiornamento del valore di un campo personalizzato del progetto esistente

✅

Aggiungi attività a un progetto

✅ - richiede l'approvazione se l'AI Teammate non è un editor nel progetto

Aggiungere o rimuovere collaboratori dell'attività

✅ - richiede l'approvazione

Crea progetti

✅

Crea o aggiorna sezioni

✅

Gli AI Teammate possono creare o riordinare le sezioni, ma non rinominarle o eliminarle.

Aggiornamento in blocco delle attività

✅

Creare dipendenze

✅

Crea traguardi 

✅

Unisci attività duplicate

✅

Crea pagine di Asana

✅

Crea, aggiorna ed elimina elementi dei record nelle tabelle di Asana

✅

Creare piani di capacità e carichi di lavoro; leggere i dati del grafico dell'impegno; creare, aggiornare, eliminare le allocazioni

✅

Crea obiettivi

❌

Crea un campo personalizzato

❌

Rimuovi l'attività da un progetto

❌

Invia messaggi o aggiornamenti di stato

❌

Crea dashboard o grafici

❌

Aggiungi o rimuovi utenti dagli oggetti del grafico del lavoro

❌

Approvazione richiesta per i progetti non pubblici; la rimozione dei membri richiede sempre l'approvazione.

Strumenti e file esterni

Scopri di più sulle integrazioni di AI Teammate.

Capacità

Un AI Teammate può farlo oggi?

Note

Genera file esterni

✅, tranne Presentazioni Google

Gli AI Teammates possono creare nuovi documenti per Documenti e Fogli Google, nonché per file Sharepoint/OneDrive (docx, pptx e xlsx). 

Cerca file esterni (immagini, file PDF, documenti, slide e fogli)

✅ - se sia l'utente che esegue l'azione che l'AI Teammate hanno accesso

Gli AI Teammates possono leggere i file di Google Drive (documenti, fogli di lavoro e presentazioni), nonché i file di Sharepoint/OneDrive (docx, pptx e xlsx).  

L’AI Teammate utilizza l’autenticazione dell’utente attivo per accedere a strumenti esterni. L'utente attivo deve concedere l'accesso all'AI Teammate nella pagina Profile (Profilo) o quando viene attivata la richiesta.

Leggere le immagini e gli allegati di un'attività 

✅

Allega un file a un'attività

✅

Gmail

✅

Cerca, leggi, bozza, invia (con approvazione), rispondi, inoltra, etichette, cestino

Google Calendar

✅

Leggere, suggerire orari, creare/aggiornare eventi, rispondere agli inviti, eliminare (con approvazione)

Posta di Microsoft Outlook

✅

Leggere, cercare, creare bozze, inviare (con approvazione), rispondere, eliminare (con approvazione)

Calendario di Microsoft Outlook

✅

Leggere, creare/aggiornare, eliminare (con approvazione)

Slack

✅

Cercare/leggere messaggi, inviare/programmare messaggi, gestire le canvas

HubSpot

✅

Lettura/scrittura di record CRM (contatti, aziende, trattative, ecc.)

Canva

✅

Crea/cerca/modifica design

Microsoft Teams

✅

Cerca messaggi, invia messaggi di canale/diretti

Ricerca e navigazione sul web

✅

Ricerca sul web pubblico, lettura di URL pubblici

Genera immagini o PDF

❌

Accesso, sicurezza e utilizzo

Capacità

Un AI Teammate può farlo oggi?

Note

Ignora le autorizzazioni

❌

Come faccio a disattivare AI Teammates?

Chi può utilizzare gli AI Teammate viene stabilito a livello di singolo utente. Gli utenti che hanno l'autorizzazione per utilizzare le richieste IA potranno utilizzare gli AI Teammate, mentre quelli che hanno questa autorizzazione disabilitata non potranno farlo.

Per aggiornare questa impostazione per un utente specifico, vai alla Console di amministrazione, seleziona Utenti e clicca sulla colonna Licenze. Sotto la sottovoce Utilizzo dell'IA, potrai attivare o disattivare la possibilità per l'utente di effettuare richieste IA, il che determinerà la possibilità per l'utente di utilizzare AI Teammates.

Se desideri aggiornare questo controllo per più utenti contemporaneamente, puoi utilizzare la funzionalità Importa/Esporta CSV per aggiornare gli utenti in blocco.

Note iconNota

Questo articolo è stato tradotto dall’IA.

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