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AI Teammates

In questo articolo

Gli AI Teammates offrono un supporto intelligente e basato sul contesto direttamente nei tuoi flussi di lavoro. Questo articolo spiega come configurarli, dall’utilizzo di modelli predefiniti alla definizione di comportamenti personalizzati.

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Cosa sono gli AI Teammate?

Gli AI Teammates sono agenti collaborativi basati sull’intelligenza artificiale, integrati direttamente in Asana. Gli AI Teammates sono pensati per i team, non solo per una persona alla volta. Creano una memoria condivisa del linguaggio e dei processi della tua organizzazione, consentendo a più colleghi di assegnare loro attività, porre domande e verificare i loro risultati. 

Ecco alcuni dei principali modi in cui funzionano gli AI Teammates:

Contesto: Gli AI Teammates esplorano il grafico del lavoro di Asana per comprendere le relazioni tra i tuoi progetti, le tue attività, i tuoi obiettivi e i tuoi portfolio. Possono anche leggere contenuti esterni, come file di Google Drive o SharePoint. 

Check point: suddividono le attività complesse in sottoattività e lasciano commenti man mano che procedono, in modo che il tuo team possa rivedere le bozze o richiedere modifiche in qualsiasi momento.

Controllo: seguono le stesse autorizzazioni di accesso di qualsiasi altro utente del tuo dominio. Può visualizzare e utilizzare solo le informazioni per le quali dispone di autorizzazioni di accesso esplicite. Consulta l’articolo Controllo dell’accesso per AI Teammate per maggiori dettagli.

Una volta configurato, un AI Teammate può:

  • Leggere e intervenire su attività, progetti, obiettivi e portfolio
  • Creare, aggiornare e completare attività e sottoattività
  • Redigere e modificare documenti su Google Drive e SharePoint
  • Pubblicare commenti e comunicare con il tuo team
  • Cercare informazioni pertinenti in tutto il tuo spazio di lavoro
  • Segui le istruzioni che hai definito per gestire i flussi di lavoro ricorrenti

Struttura di un AI Teammate e terminologia

  • Nome: il nome del tuo AI Teammate.

  • Descrizione: descrive cosa fa il tuo collega del team IA. 

    • 💡 Consiglio: il tuo collega del team non legge la sua descrizione; questo campo è destinato ai colleghi umani. Usalo per spiegare alla tua organizzazione esattamente come e quando usare questo collega del team. 

  • Guida comportamentale: la personalità del tuo AI Teammate: come parla (ad esempio, “preferisce elenchi puntati concisi”), come pensa (ad esempio, “segnala sempre quando viene formulata un’ipotesi”) e come svolge il lavoro (ad esempio, “redige sempre contenuti lunghi direttamente in Google Documenti”).

    • 💡 Suggerimento: non preoccuparti di fare tutto bene fin dal primo giorno. I colleghi del team sono progettati per trarre deduzioni intelligenti in base ai tuoi obiettivi. Puoi perfezionare queste istruzioni nel corso del tempo, osservando come lavora il tuo collega del team.

  • Accesso: cosa può leggere/modificare il tuo AI Teammate. Include:

    • Lavoro: progetti e team specifici di Asana.
    • Allegati: URL pubblici o singoli allegati selezionati da Google Drive o OneDrive/SharePoint.
    • App: autorizzazioni generali per effettuare ricerche e aggiornamenti nei tuoi account Google Drive e OneDrive/SharePoint collegati.
    • Nota: durante la configurazione iniziale, puoi concedere ai tuoi colleghi del team l’accesso ai dati di Asana. Per collegare fonti esterne come Google Drive, vai alla pagina del profilo dopo aver creato il tuo collega del team. 
    • Memoria: la knowledge base permanente del tuo collega del team, che si arricchisce a ogni interazione. Mentre tu definisci il comportamento, il collega del team sviluppa automaticamente la sua memoria per apprendere le tue preferenze e ricordare il contesto nel corso del tempo. Non puoi creare manualmente le memorie, ma puoi rivederle ed eliminarle per assicurarti che le informazioni del tuo collega del team rimangano accurate e pertinenti.

    • 💡 Nota sulla privacy: la visibilità della memoria è strettamente legata alle autorizzazioni di Asana. Un utente può accedere a una memoria specifica solo se dispone già dell’autorizzazione per visualizzare l’attività di origine da cui è stata creata.

  • Condivisione: chi può utilizzare il tuo AI Teammate.

    • 💡Nota: il creatore dell’AI Teammate decide chi può accedervi e con quale livello di autorizzazione (amministratore, editor, utente).

Come creare un AI Teammate

Opzione 1: usa il pulsante + Crea, proprio come faresti per creare una nuova attività, un nuovo progetto o un nuovo obiettivo. Scegli AI Teammates dal menu a discesa.

Opzione 2: vai su Flusso di lavoro -> AI Teammates -> Crea AI Teammate. 

Entrambe le opzioni aprono la Raccolta di AI Teammate. Per accedere direttamente alla Raccolta di AI Teammate, clicca su questo link.

Una volta nella galleria, hai diverse opzioni per creare un AI Teammate:

Opzione 1: Inizia con un modello per colleghi del team

Ideale per: team di Marketing, IT, Strategia e Operazioni o Ingegneria di prodotto che desiderano effettuare lanci rapidi utilizzando Framework collaudati. 

Scegli un modello di collega del team dalla raccolta. I modelli sono precompilati con nomi, descrizioni e indicazioni sui comportamenti. Questa opzione ti guida attraverso una procedura di configurazione basata sulla conversazione per personalizzare l’accesso del tuo collega del team e le attività che porterà a termine per prime.

Puoi cliccare sui vari modelli per visualizzare in anteprima alcuni esempi di ciò che possono fare.

Opzione 2: crea un collega del team personalizzato (procedura guidata)

Ideale per: utenti che hanno in mente un caso d’uso specifico e desiderano un’esperienza di configurazione guidata e conversazionale.

Per creare un collega del team personalizzato, spiega in un linguaggio semplice cosa vuoi che faccia nella casella di testo. Questa opzione ti guida attraverso una procedura di configurazione basata sulla conversazione per tradurre i tuoi obiettivi nella descrizione, nel comportamento, nell’accesso e nelle attività che il tuo collega del team porterà a termine per prime.

 

Opzione 3: creare un collega del team personalizzato (manuale)

Ideale per: utenti che hanno già familiarità con gli AI Teammates e desiderano saltare il flusso guidato per una configurazione manuale più rapida.

Salta la configurazione conversazionale cliccando su + AI Teammate vuoto in alto a destra nella galleria. Questa modalità ti consente di inserire manualmente la descrizione, il comportamento e l’accesso del tuo collega del team.

 

Condivisione degli AI Teammate

Puoi condividere AI Teammates con il tuo team o con persone specifiche. Solo i membri che hanno ricevuto un invito possono utilizzare questo AI Teammate.

 

 

Per condividere un AI Teammate:

  1. Clicca sul pulsante Share (Condividi) nell’angolo in alto a destra.
  2. Digita il nome del team o della persona
  3. Scegli il loro livello di accesso
    • Amministratore AI Teammate: accesso completo per cambiare le impostazioni, modificare o eliminare l’AI Teammate
    • Editor: puoi modificare e applicare AI Teammates al lavoro.
    • Utente: può trovare e applicare AI Teammates al lavoro
  4. Clicca su Invita

Per rimuovere un team o una persona dall’elenco delle persone con accesso, clicca sul pulsante Condividi, clicca sul menu a discesa accanto al nome e seleziona Rimuovi da AI Teammates.

AI Studio e AI Teammates

AI Studio e AI Teammates sono progettati per funzionare insieme. AI Studio ti aiuta a creare flussi di lavoro automatizzati per attività ripetibili e ad alto volume. Gli AI Teammate si concentrano sul lavoro collaborativo che richiede contesto, capacità di valutazione e interazione bidirezionale.

Un modello comune consiste nell’utilizzare AI Studio per raccogliere e inoltrare le richieste su Asana come attività strutturate e poi coinvolgere un collega del team AI per gestire il lavoro più complesso all’interno di tali attività. Ad esempio, AI Studio potrebbe creare e classificare le richieste di campagne in arrivo per un team di marketing. Un AI Teammate del team di marketing può quindi redigere brief, riassumere le ricerche e preparare aggiornamenti per quelle campagne.

Per scoprire di più su AI Studio e su come creare flussi di lavoro, consulta gli articoli su AI Studio nel Centro assistenza Asana.

Cosa possono e non possono fare oggi gli AI Teammate

Richiamare un AI Teammate

Funzionalità

Un AI Teammate può farlo oggi?

Note

Attivazione all'assegnazione di un'attività

✅

Attivazione

in caso di @menzione

✅

Attivazione

in caso di aggiornamenti sugli elementi per i quali il collega del team è un collaboratore.

✅

Se un AI Teammate è già un collaboratore di un’attività o di un progetto, gli aggiornamenti relativi a quel lavoro (come il completamento dell’attività o le modifiche ai campi personalizzati chiave) possono far sì che venga eseguito di nuovo e decida quali azioni di follow-up intraprendere.

Attiva tramite regola

✅ 

Se un collega del team viene attivato tramite una regola, il collega del team viene eseguito in base al controllo degli accessi del titolare della regola, a meno che non sia stato specificato diversamente al momento della creazione della regola. 

Attivazione all’invio di un modulo 

✅

Imposta il tuo AI Teammate come Incaricato predefinito. 

In questo scenario, l’AI Teammate utilizza il controllo degli accessi del creatore del modulo o, facoltativamente, della persona che invia il modulo per i moduli con accesso effettuato. Questa impostazione può essere personalizzata dal creatore dei moduli. 

Attiva tramite un'attività ricorrente

✅

Effettuare

ricerche nel grafico del lavoro

Suggerimento

Per risultati ottimali, indica al tuo AI Teammate dove e cosa cercare nelle sue indicazioni sul comportamento o nelle tue richieste.

Capacità

Un AI Teammate può farlo oggi?

Note

Cerca nei dati dello spazio di lavoro pubblico

✅

Cerca

attività

✅ - Quando ha accesso

Cercare

sottoattività

✅ - se ha accesso

Cerca

progetti e aggiornamenti dei progetti

✅ - quando ha accesso

Cerca

traguardi

✅ - quando ha accesso

Cercare

nei portfolio

✅ - quando ha accesso, ad eccezione dei campi personalizzati

Cercare

nei messaggi

✅ - quando ha accesso

Cercare

nei commenti

✅ - quando ha accesso

Cercare

negli allegati

✅ - quando ha accesso

Cerca

nei campi personalizzati

✅ - quando ha accesso

Cercare

aggiornamenti di stato

✅ - quando ha accesso

Cercare

obiettivi e aggiornamenti sugli obiettivi

✅ - quando ha accesso

Cercare

oggetti dei resoconti (Dashboard)

✅

Cercare

oggetti di gestione delle risorse (piani di capacità e visualizzazioni del carico di lavoro)

❌

Cercare

oggetti a cui non ha accesso in modo esplicito nell’ambito di un’interazione

❌

Gli AI Teammate possono interagire con le informazioni solo se sia l’AI Teammate che l’utente attivo hanno accesso a tali informazioni. Vedi Controllo dell’accesso per gli AI Teammate.

Aggiornamento del grafico del lavoro

Capacità

Un AI Teammate può farlo oggi?

Note

Imposta nome dell’attività

✅

Può farlo sia per le attività esistenti che per quelle che ha creato.

Contrassegnare un’attività come completata

✅

Può farlo sia per le attività esistenti che per quelle create dall’add-on.

Imposta descrizione dell’attività

✅

Può farlo sia per le attività esistenti che per le attività che ha creato.

Aggiungere commenti a un’attività

✅

Può farlo sia per le attività esistenti che per le attività che ha creato.

Creare attività e sottoattività

✅

AI Teammates può creare attività, inclusi titoli, descrizioni, incaricati e date di scadenza.

Crea sottoattività

✅ 

Modificare

attività e sottoattività

✅

Modifica titoli, descrizioni, Incaricati e date di scadenza per le attività su cui sta lavorando.

Aggiungere commenti ad attività e sottoattività

✅

Gli AI Teammates utilizzano i commenti per riassumere il lavoro, proporre i passaggi successivi e redigere piani/aggiornamenti di stato.

Eliminare attività

✅ - Richiede approvazioni se non è stato l’autore dell’attività.

Assegnare

attività o sottoattività a un utente

✅ - Richiede approvazioni se l’utente non è già un collaboratore o un Incaricato dell’attività

L’AI Teammate può assegnare autonomamente un’attività a un utente se quest’ultimo ha già accesso all’attività. Se l’utente non ha accesso all’attività, l’AI Teammate chiederà l’approvazione all’utente responsabile.

Aggiornare il valore di un campo personalizzato del progetto esistente

✅

Aggiungi

attività a un progetto

✅ - Richiede approvazioni se l’AI Teammate non è un editor nel progetto

Aggiungere

o rimuovere collaboratori dell'attività

✅ - Richiede approvazioni

Crea

progetti

✅

Creare

o aggiornare Sezioni

✅

Aggiornamento

in blocco delle attività

✅

Creare

dipendenze

✅

Crea

traguardi 

✅

Creazione

di obiettivi

❌

Creare

un campo personalizzato

❌

Rimuovi

l’attività da un progetto

❌

Inviare

messaggi o aggiornamenti di stato

❌

Creare

Dashboard o grafici

❌

Aggiungere

o rimuovere utenti dagli oggetti del grafico del lavoro

❌

Strumenti

e file esterni

Capacità

Un AI Teammate può farlo oggi?

Note

Generare file esterni

✅, ad eccezione di Presentazioni Google

Gli AI Teammates possono creare nuovi documenti per Documenti e Fogli Google, nonché per file SharePoint/OneDrive (docx, pptx e xlsx). 

Cercare file esterni (immagini, file PDF, documenti, slide e fogli di lavoro)

✅ - se sia l’utente che esegue l’azione sia l’AI Teammate hanno accesso

Gli AI Teammates possono leggere i file di Google Drive (documenti, fogli e presentazioni), nonché i file di SharePoint/OneDrive (docx, pptx e xlsx).  

L’AI Teammate utilizza l’autenticazione dell’utente attivo per accedere a strumenti esterni. L’utente attivo deve concedere l’accesso all’AI Teammate nella pagina Profile (Profilo) o quando viene attivata la richiesta.

Leggere immagini e allegati di un’attività 

✅

Allega

un file a un'attività

✅

Generare

immagini o PDF

❌

Accesso

, sicurezza e utilizzo

Capacità

Un AI Teammate può farlo oggi?

Note

Ignorare le autorizzazioni

❌

 

Note iconNota

Questo articolo è stato tradotto dall’IA.

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