Loading
Produkter
AI Platform
KAPACITETER
Företagstyp
Team
Branscher
Användningsfall
LÄRA SIG
SUPPORT
TJÄNSTER
Hjälpcenter
search-icon

Ämnen

Asana för verksamhetsteam

I den här artikeln

Vem kan använda den här funktionen?
PersonalStarterAdvancedEnterpriseEnterprise+PremiumBusinesstidigare Enterprise

Gå till vår prissättningssida för mer information.

Skapa ett anslutet, repeterbart system för att hantera förfrågningar, standardisera processer, förutse kapacitet och rapportera resultat i Asana. Den här artikeln kommer att vägleda dig genom hur du kan utnyttja Asanas funktioner för att centralisera verksamheten och få bättre synlighet, samordning och effektivitet.

Skapa ett centraliserat centrum för din verksamhet

Börja med att skapa en portfolio som ska fungera som en övergripande panel för alla dina pågående projekt. Om du vill skapa en portfolio klickar du på knappen + Skapa i det övre fältet, väljer Portfolio och ger den ett passande namn (t.ex. ”Verksamhetsprojekt” eller ”PMO-initiativ”).

Lägg till befintliga projekt eller skapa nya i din portfolio. Om Asana är nytt för dig kan du börja med en mall för verksamhetsprojekt för att komma på rätt spår, eller importera ett kalkylark där du redan planerar verksamhetsarbetet för att snabbt kartlägga projektet i Asana.

Lägg till anpassade fält till ditt projekt som är relevanta för verksamheten, till exempel budget, prioritet, risknivå och avdelning. Du kan lägga till nya fält genom att klicka på knappen Anpassa i ditt projekt och välja Fält i avsnittet Lägg till.

Standardisera ditt arbete med projektmallar

Projektmallar ger varje verksamhetsarbetsflöde en enhetlig utgångspunkt – samma avsnitt, fält, regler, formulär och uppgiftsmallar – så att nya projekt kan lanseras snabbt och data förblir jämförbara mellan teamen.

Om en process upprepas kan du samla de beprövade stegen en gång och spara dem som en mall. När processerna utvecklas kan du uppdatera mallen för att hålla nytt arbete samordnat.

Guests

Så här skapar du en projektmall:

  1. Klicka på den nedrullningsbara pilen intill projektnamnet
  2. Klicka på Spara som mall

Läs mer om projektmallar.

Automatisera processer och öka produktiviteten

Ställ in regler för att hantera repetitiva uppgifter och öka produktiviteten. Klicka på knappen Anpassa i ditt projekt, välj Regler och skapa regler med specifika utlösare och motsvarande åtgärder. Vanliga regler för verksamhetsteam inkluderar automatisk tilldelning av uppgifter baserat på anpassade fält och flyttning av uppgifter till olika avsnitt efter slutförande.

Många verksamhetsteam ansluter också Asana till Business Intelligence-verktyg för att automatisera rapportering i stor skala:

  • Power BI + Asana: Exportera realtidsdata från utvalda projekt, team eller portfolior till Power BI för att skapa operativa paneler (SLA-trender, cykeltid, backlog).
  • Tableau + Asana: Använd Asana–Tableau-anslutningen för att visualisera teamöverskridande status och spåra KPI:er i portfolior eller team

Utnyttja AI-funktioner

Utnyttja Asana AI-funktioner, till exempel smart status och smarta sammanfattningar, för att snabbt hitta information, generera statusuppdateringar och få koncisa översikter över dina projekt och uppgifter. De här funktionerna hjälper till att eliminera tidskrävande manuella processer och gör det möjligt för ditt team att fokusera på värdefulla aktiviteter.

Övervakning av framsteg och rapportering

Skapa anpassade paneler

Skapa anpassade paneler i din portfolio för att övervaka viktiga mätvärden och rapportera om arbetsförlopp. Klicka på fliken Panel och lägg till diagram för att visualisera data såsom slutförandegrad för uppgifter, projektstatus eller resursfördelning.

Skapa och dela rapporter

Använd smart status för att snabbt generera statusuppdateringar om dina projekt. Dela dessa rapporter regelbundet med intressenterna för att hålla dem uppdaterade om projektförloppet. Regelbunden övervakning och rapportering hjälper dig att identifiera förbättringsområden och hålla alla intressenter informerade om projektets förlopp.

Prognostisera och balansera arbetet

I Asana skapar du en kapacitetsplan för att tilldela personer till projekt (efter timmar eller %) över en tidsperiod, och sedan upptäcker du över-/undertilldelning och gör avvägningar i ett tidigt skede. Det skiljer sig från arbetsbelastning, som spårar kapacitet från faktiska uppgiftstilldelningar. Kapacitetsplaner modellerar åtaganden på projektnivå före utförande.

När det passar: kvartalsvis/årlig planering, programöversikt (t.ex. revisioner, policyimplementeringar, leverantörsövergångar) och tvärfunktionellt arbete.

Så här skapar du en kapacitetsplan:

  1. Gå till Rapportering
  2. Klicka på Skapa  
  3. Välj Kapacitetsplan

Förbättra kommunikation och samarbete

Integrera kommunikationsverktyg

Integrera Asana med kommunikationsverktyg såsom Slack eller Microsoft Teams för att centralisera diskussioner. Gå till dina Asana-inställningar, klicka på fliken Appar, sök efter önskad integrering och följ anvisningarna för att ansluta dina konton. De här integreringarna hjälper till att förbättra kommunikationen mellan team och avdelningar och tar itu med ett av de viktigaste problemen för verksamhetsteam.

Använd bilagor och godkännanden

Använd kommentarer för att hålla konversationer kopplade till specifika uppgifter och bifoga relevanta dokument direkt till uppgifter för enkel åtkomst. Skapa arbetsflöden för godkännanden för viktiga dokument eller beslut för att effektivisera valideringsprocesser.

Tips för projektförslag eller projektförfrågningar

Får ditt verksamhetsteam många förfrågningar, frågor och förslag till jobb från andra team? De här tipsen hjälper dig att komma vidare med förfrågningar snabbare genom att börja med alla detaljer i förväg och effektivisera de slutliga godkännandena.

GRAPHIC of the process a work request can follow in Asana from start to finish

  • Standardisera förfrågningar med formulär. I stället för att skicka en förfrågan och dess krav fram och tillbaka kan du skapa ett formulär som vem som helst kan fylla i så att teamet har alla detaljer som behövs.
  • Skydda teamets tid genom att tilldela förfrågningar till teamkollegor med slutdatum. Hjälp ditt team att prioritera sitt arbete genom att lägga till ett anpassat fält för prioritet i ditt projekt och ställa in prioritetsfältet till ”Hög” om uppgiften är brådskande och kräver omedelbar uppmärksamhet.

Tips för målplanering

Verksamhetsteam är ofta ansvariga för att planera mål och avsikter för team eller företag. Förenkla den tvärfunktionella planeringen med det här flödet för målplanering, oavsett om den sker kvartalsvis eller årligen.

GRAPHIC of the process team or company objectives can follow in Asana from start to finish

  • Spara tid med mallar. Mål och avsikter fastställs vanligtvis med jämna intervall. Kom snabbt igång med alla steg du behöver med en Asana-skapad mall eller genom att spara en egen anpassad mall.
  • Gör godkännanden tydliga och effektiva genom att skapa en uppgift för godkännande. Den som godkänner kan lämna feedback på uppgiften. När uppgiften är slutförd har du en tydlig dokumentation om huruvida den är godkänd (eller inte) och varför.
  • När du satt upp dina mål kan du skapa en portfolio där du kan spåra viktiga projekt som bidrar till målen för att se förlopp och tidslinjer. Se till att projektledare och teamledare regelbundet ger statusuppdateringar om de mål som de ansvarar för.

Genom att implementera dessa strategier och dra nytta av Asanas funktioner kan verksamhetsteam och PMO:er avsevärt förbättra sin effektivitet, synlighet och överensstämmelse med organisationens mål. Kom ihåg att regelbundet granska och förfina dina processer för att se till att du får ut mesta möjliga av Asanas funktioner.

Ytterligare resurser

Note iconAnteckning

This article has been AI-translated.

Send translation feedback.

Relaterade artiklar

Laddar
Så här använder du Asana för verksamhetsteam: guide | Asanas hjälpcenter