Loading
PLATTFORM
KAPACITETER
ASANA AI
ALLA ABONNEMANG
Företagstyp
Team
Branscher
Användningsfall
LÄRA SIG
SUPPORT
TJÄNSTER
Hjälpcenter
search-icon

Ämnen

Använd Asana för verksamhetsteam

I den här artikeln

Skapa ett uppkopplat, repeterbart system för att hantera förfrågningar, standardisera processer, förutse kapacitet och rapportera resultat i Asana. Den här artikeln visar hur du använder Asanas funktioner för att centralisera verksamheten och få bättre synlighet, samordning och effektivitet.

Skapa ett centraliserat nav för verksamheten

Börja med att skapa en portfolio som fungerar som en övergripande panel för alla pågående projekt. Skapa en portfolio genom att klicka på knappen + Skapa i det övre fältet, välj Portfolio och namnge den på lämpligt sätt (t.ex. ”Verksamhetsprojekt” eller ”PMO-initiativ”).

Lägg till befintliga projekt i din portfolio eller skapa nya. Om du är ny på Asana, börja med en Standardisera arbetet med projektmallar

Använd projektmallar för att ge varje verksamhetsarbetsflöde en konsekvent utgångspunkt – samma avsnitt, fält, regler, formulär och uppgiftsmallar – så att nya projekt kan lanseras snabbt och data förblir jämförbara mellan team.

Om en process upprepas, fånga upp de beprövade stegen en gång och spara dem som en mall. När processer utvecklas kan du uppdatera mallen för att hålla det nya arbetet anpassat.

Gäster

Skapa en projektmall:

Klicka på den nedrullningsbara pilen bredvid projektnamnet. Klicka på Spara som mall.

Läs mer om projektmallar.

Automatisera processer och öka produktiviteten

Ställ in regler för att hantera repetitiva uppgifter och öka produktiviteten. Klicka på knappen Anpassa i ditt projekt, välj Regler och skapa regler med specifika utlösare och motsvarande åtgärder. Tilldela uppgifter automatiskt baserat på anpassade fält och flytta uppgifter till olika avsnitt efter slutförande – vanliga regler för verksamhetsteam. Anslut Asana till Business Intelligence-verktyg för att automatisera rapportering i stor skala.
  • Power BI och Asana: Hämta livedata från utvalda projekt, team eller portfolior till Power BI för att skapa operativa paneler (SLA-trender, cykeltid, backlog).
  • Tableau och Asana: Använd Asana–Tableau-anslutningen för att visualisera hälsan i olika team och spåra nyckeltal i portfolior eller team.

Utnyttja AI-funktioner

Utnyttja Asanas AI-funktioner, till exempel smarta svar, smart status och smarta sammanfattningar, för att snabbt hitta information, generera statusuppdateringar och få kortfattade översikter över dina projekt och uppgifter. Eliminera tidskrävande manuella processer och låt teamet fokusera på värdefulla aktiviteter.

Övervaka förlopp och rapportera Skapa anpassade paneler Skapa anpassade paneler i din portfolio för att övervaka viktiga mätvärden och rapportera om förloppet. Klicka på fliken Panel och lägg till diagram för att visualisera data såsom uppgifter slutförandegrad, projektstatus eller resursfördelning.

Skapa och dela rapporter. Använd smart status för att snabbt generera statusuppdateringar för dina projekt. Dela dessa rapporter med intressenter regelbundet för att hålla dem uppdaterade om projektförloppet. Övervaka och rapportera regelbundet för att identifiera förbättringsområden och hålla alla intressenter informerade om projektets förlopp.

Prognosera och balansera arbetet

Skapa en kapacitetsplan i Asana för att tilldela personer till projekt (i timmar eller procent) över en tidsperiod, upptäck över- eller undertilldelning och gör kompromisser i ett tidigt skede. Det skiljer sig från arbetsbelastning, som spårar kapacitet från faktiska uppgiftsuppdrag; kapacitetsplaner modellerar åtaganden på projektnivå före utförande.

Använd det för: kvartalsvis eller årlig planering, programöversikter (t.ex. granskningar, policyutrullningar, leverantörsövergångar) och tvärfunktionellt arbete.

Skapa en kapacitetsplan Gå till Rapportering. Klicka på Skapa. Välj kapacitetsplan.

Förbättra kommunikation och samarbete

Integrera kommunikationsverktyg

Integrera Asana med kommunikationsverktyg såsom Slack eller Microsoft Teams för att centralisera diskussioner. Gå till dina Asana-inställningar, klicka på fliken Appar, hitta den önskade integreringen och följ anvisningarna för att ansluta dina konton. Förbättra kommunikationen mellan team och avdelningar med dessa integreringar och ta itu med ett av de viktigaste problemen för verksamhetsteam.

Använd bilagor och godkännanden Använd kommentarer för att hålla konversationer kopplade till specifika uppgifter och bifoga relevanta dokument direkt till uppgifter för enkel åtkomst. Skapa arbetsflöden för godkännanden för viktiga dokument eller beslut för att effektivisera valideringsprocesser.

Tips för projektförslag eller projektförfrågningar

Får ditt verksamhetsteam många förfrågningar, frågor och förslag till jobb från andra team? Följ de här tipsen för att komma vidare med förfrågningar snabbare genom att börja med alla detaljer i förväg och effektivisera de slutliga godkännandena.

GRAFIK om processen som en jobbförfrågan kan följa i Asana från början till slut

Standardisera förfrågningar med formulär. I stället för att skicka en förfrågan och dess krav fram och tillbaka, skapa ett formulär som vem som helst kan fylla i så att teamet har alla detaljer som behövs. Skydda teamets tid genom att tilldela förfrågningar till teamkollegor med slutdatum. Hjälp ditt team att prioritera arbetet genom att lägga till ett anpassat fält för prioritet i projektet och ställa in prioriteringsfältet till Hög om uppgiften är brådskande och kräver omedelbar uppmärksamhet.

Tips för målplanering

Planera mål och avsikter för team eller företag. Förenkla tvärfunktionell planering med det här flödet för målplanering, oavsett om den sker kvartalsvis eller årligen.

GRAFIK om processen som team- eller företagsmål kan följa i Asana från början till slut

  • Spara tid med mallar. Fastställ mål och avsikter med jämna mellanrum. Kom snabbt igång med alla steg du behöver med en Asana-skapad mall eller genom att spara en egen anpassad mall. Gör godkännanden tydliga och effektiva genom att skapa en godkännandeuppgift. Lämna feedback på uppgiften. När uppgiften är slutförd har du en tydlig dokumentation om huruvida den är godkänd (eller inte) och varför. När du har satt upp dina mål, skapa en portfolio där du kan spåra viktiga projekt som bidrar till målen för att se förlopp och tidslinjer. Se till att projektledare och teamledare regelbundet ger statusuppdateringar om de mål som de ansvarar för.

    Implementera dessa strategier och utnyttja Asanas funktioner för att avsevärt förbättra verksamhetsteamens och PMO:ernas effektivitet, synlighet och anpassning till organisatoriska mål. Granska och förfina dina processer regelbundet för att se till att du får ut mesta möjliga av Asanas funktioner.

    Ytterligare resurser

Note iconAnteckning

This article has been AI-translated.

Send translation feedback.

Relaterade artiklar

Laddar
Använd Asana för verksamhetsteam