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為營運團隊打造的 Asana

在本文中

在 Asana 中建立一個連結、可重複的系統，以管理請求、標準化流程、預測工作量並報告結果。本文將引導您利用 Asana 的功能集中管理營運，從而提高可視度、協調性和效率。

設定您的集中式營運中心

首先建立專案集，作為所有進行中專案的高階儀表板。若要建立專案集，請點選頂端列中的 + 建立按鈕，選擇專案集，並為其命名（例如：「營運專案」或「PMO 計劃」）。

在您的專案集中，新增現有專案或建立新專案。若您是 Asana 新手，請從 使用專案範本將您的工作標準化

專案範本為每個營運工作流程提供一致的起點 – 相同的區段、欄位、規則、表單和任務範本 – 因此新專案可以快速啟動，且資料在團隊之間保持可比較性。

如果流程重複，請擷取經過驗證的步驟一次，並將其儲存為範本。隨著流程的演進，請更新範本，以便讓新工作保持一致。

訪客

建立專案範本：

點選專案標題旁的下拉式箭頭 – 點選「儲存為範本」

深入瞭解 專案範本。

自動化流程並提高生產力

設定規則以處理重複任務並提高生產力。在您的專案中，點擊「自訂」按鈕，選擇「規則」，並使用特定的「觸發因素」和相應的「動作」建立規則。營運團隊的常見規則包括根據自訂欄位自動指派任務，並在完成後將任務移動到不同區段。 許多營運團隊還將 Asana 連結至 Business 版工具，以便大規模自動化報告：

  • Power BI + Asana：將所選專案、團隊或專案集的即時資料提取到 Power BI 中，以建立營運儀表板 (SLA 趨勢、週期時間、待辦項目)。
  • Tableau + Asana：使用 Asana–Tableau 連結器將跨團隊健康狀況可視化，並追蹤跨專案集或團隊的 KPI。

利用 AI 功能

利用 Asana AI 功能，例如 智能回答、智能狀態和 智能摘要，快速找到資訊、產生狀態更新，並取得專案和任務的簡潔概觀。這些功能有助於消除耗時的手動流程，讓您的團隊專注於高價值活動。

監控進度並報告

建立自訂儀表板

在您的專案集中建立自訂 儀表板，以監控關鍵指標並報告進度。點擊「儀表板」標籤頁，並新增圖表以將任務完成率、專案狀態或資源分配等資料可視化。

產生並分享報告

使用 智能狀態 快速產生專案狀態更新。定期與專案關係人分享這些報告，讓他們隨時掌握專案進度。定期監控和報告將幫助您確定需要改進的領域，並讓所有專案關係人隨時掌握專案進度。

預測並平衡工作

在 Asana 中，建立工作量計劃，以便在整個時間範圍內將人員分配到專案 (按小時或百分比)，然後發現過度或不足的分配，並及早做出權衡。這與 工作負荷不同，後者從實際任務分配中追蹤工作量；工作量計劃在執行前建模專案層級的承諾。

使用時機：季度或年度規劃、計劃藍圖 (例如稽核、政策推出、供應商轉換) 和跨職能工作。

建立工作量計劃：

前往「報告」點擊「建立」選擇「工作量計劃」

加強溝通與協作

整合溝通工具

將 Asana 與 Slack 或 Microsoft Teams 等溝通工具整合，以便集中討論。前往您的 Asana 設定，點選「應用程式」標籤頁，找到所需的整合，然後按照提示連結您的帳戶。這些整合有助於改善團隊和部門之間的溝通，解決營運團隊的主要痛點之一。

使用附件和核准

使用 評論 將對話與特定任務連結起來，並將相關文件直接 附加 至任務，以便輕鬆存取。為重要文件或決策設定核准工作流程，以簡化驗證流程。

專案提案或請求專案的提示

請確認您的營運團隊是否收到來自其他團隊的大量請求、提問及提案工作。請從一開始就利用所有詳細資料，並簡化最終核准的步驟，從而更快推動各項請求的工作。

圖解，說明工作請求流程從開始到結束都可在 Asana 中予以追蹤

  • 使用 表單將請求標準化。與其在請求和規格需求等資訊間來回切換，不妨建立表單，讓每個人詳加填寫，以便團隊獲得正確的詳細資料。將具有截止日期的請求指派給隊友，藉此捍衛團隊的寶貴時間。若任務緊急且需要立即關注，請在專案中新增優先順序自訂欄位，並將優先順序欄位設定為「高」，以協助團隊安排工作的優先順序。

    請參考目標規劃的提示

    營運團隊通常負責規劃團隊或公司的目標和目的。無論是季度或年度規劃，都可藉由此專案規劃流程，讓跨職能的規劃變得更簡單。

    圖解，說明團隊或公司目標可在 Asana 中從開始至結束均依循的流程

    • 使用範本節省時間。請在固定的時間間隔設立目的和目標。使用 Asana 建立的範本 或 儲存您自己的自訂範本，快速開始所有必要步驟。請在任務上留下任何回饋。一旦完成，您就會有清晰的記錄，說明是否已核准以及原因。設定目標後，請建立專案集，您可以在其中追蹤有助於實現目標的主要專案，以查看進度和時間軸。請確保專案經理和團隊負責人定期針對他們負責的目標提供狀態更新。 透過實施這些策略並利用 Asana 的功能，營運團隊和 PMO 可以顯著提高其效率、可視度以及與組織目標的一致性。請記得定期審閱並完善您的流程，以確保您充分利用 Asana 的功能。

      其他資源

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This article has been AI-translated.

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