Elk project is uniek, maar ze vallen allemaal in een van de drie categorieën die je kunnen helpen je werk effectiever in te stellen. Als je begrijpt in welke 'blauwdruk' je project past, is het gemakkelijker om de juiste functies te kiezen en je werk te organiseren voor succes.
Gerelateerde artikelen
Wat zijn projectblauwdrukken?
Projectblauwdrukken zijn raamwerken die je helpen de beste manier te bepalen om je werk in Asana te structureren. Er zijn drie hoofdtypes:
- Projecten met een deadline - Werk dat in volgorde gebeurt en culmineert in een deliverable
- Lopende processen - Werk dat in fasen verloopt in een evergreen-pijplijn
- Referentieprojecten - Informatieopslag en -organisatie zonder uitvoerbaar werk
Blauwdruk 1: Projecten met deadline
Projecten met een deadline zijn waarschijnlijk waar je aan denkt als je "project" hoort. Ze zijn als een checklist waarbij taken in volgorde plaatsvinden en alles opbouwt naar een deliverable of vervaldatum.
Belangrijkste kenmerken
- Taken worden voltooid op volgorde
- Vertegenwoordigt een afzonderlijke werkentiteit
- Het project heeft een eindproduct of vervaldatum
- Het project eindigt wanneer het doel is bereikt
Veelvoorkomende voorbeelden
- Productlanceringen
- Evenementplanning
- Onboarding van werknemers
- Marketingcampagnes
- Herontwerpen website
Beste praktijken voor deadline-gebonden projecten
Stel mijlpalen in voor belangrijke markeringen
Markeer belangrijke voortgangspunten met mijlpalen om je team te helpen belangrijke prestaties te zien en gemotiveerd te blijven.
Gebruik afhankelijkheden voor opeenvolgende overdrachten
Teken afhankelijkheden om werk te verbinden terwijl je je projectplan opstelt. Afhankelijkheden verwijzen naar de verbindingen tussen taken die de volgorde bepalen waarin activiteiten moeten worden uitgevoerd. Met taakafhankelijkheden kun je een taak markeren als ze een andere taak blokkeert of als ze door een andere taak geblokkeerd wordt. Als je een tijdsconflict ontdekt, kun je de vervaldatum op de tijdlijn aanpassen. Je team ontvangt meldingen wanneer blokkerende taken voltooid zijn.
Maak sjablonen voor herhaalbare projecten
Als je regelmatig soortgelijke projecten uitvoert, bespaar dan tijd door aangepaste sjablonen te maken die je kunt hergebruiken. Om een project om te zetten in een sjabloon, gebruik je de vervolgkeuze naast de projectnaam en klik je op Opslaan als sjabloon.
Wanneer deze blauwdruk gebruiken:
Kies deadline-gebonden wanneer je project een duidelijk begin en einde heeft, met werk dat in een specifieke volgorde moet worden uitgevoerd.
In het bovenstaande voorbeeld kun je zien dat het project is georganiseerd op:
- Secties toevoegen
- Werk opsplitsen in subtaken
- Aangepaste velden gebruiken
- Mijlpalen opnemen
Blauwdruk 2: Voortdurende processen
Doorlopende processen zijn evergreen-workflows waarbij hetzelfde soort werk herhaaldelijk door meerdere fasen beweegt. In tegenstelling tot deadline-gebonden projecten, eindigen deze nooit echt - ze zijn meer als pijplijnen waar voortdurend werk doorheen stroomt.
Belangrijkste kenmerken
- Werk verplaatst zich door fasen
- Project dient als een tijdloze pijplijn
- Geen specifieke einddatum
- Hetzelfde proces herhaalt zich voor verschillende onderdelen van het werk
Veelvoorkomende voorbeelden
- Creatieve aanvragen
- IT-helpdesktickets
- Inhoudagenda's
- Wekelijkse vergaderagenda's
- Processen voor intake van werk
- Bugs bijhouden
Beste praktijken voor lopende processen
Formulieren toevoegen voor werkintake
Maak formulieren aan zodat mensen rechtstreeks aanvragen in je project kunnen indienen met alle informatie die je nodig hebt. Met Formulieren kun je standaardiseren hoe het werk voor je team van start gaat, de nodige informatie verzamelen en ervoor zorgen dat er geen werk over het hoofd wordt gezien. Je kunt formulieren gebruiken met interne en externe teams om informatie te verzamelen en te consolideren en zo min mogelijk heen en weer-verkeer te veroorzaken.
Automatiseringsregels instellen
Gebruik regels om automatisch taken tussen fasen te verplaatsen, werk toe te wijzen of velden bij te werken wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan.
Taaksjablonen maken
Standaardiseer hoe werk wordt gemaakt door taaksjablonen te gebruiken die alle benodigde velden en subtaken bevatten.
Visualiseer met Bordweergave
Bordweergave werkt vooral goed voor lopende processen, omdat je kunt zien hoe het werk door de verschillende fasen gaat.
Wanneer deze blauwdruk gebruiken:
Kies doorlopende processen wanneer je herhaaldelijk hetzelfde type werk afhandelt en elk stuk van begin tot eind vergelijkbare stappen volgt.
Jamie is de producent creatieve middelen bij Phoenix Corp. Het evenemententeam dient vaak ontwerpaanvragen in voor afbeeldingen. Jamie stelt een project in bordweergave in om het proces voor het ontvangen van creatieve aanvragen door haar team te stroomlijnen en te automatiseren.
- Jamie stelt het aanvraagproject in als een Bordweergave. Het is intuïtief om de fasen van een proces horizontaal over het bord bij te houden.
- De secties tonen de fasen waar het werk doorheen gaat, van Nieuwe aanvragen tot Recent voltooid.
- Vanuit het menu Aanpassen voegt Jamie aangepaste velden toe. Ze hebben velden toegevoegd voor prioriteit, goedkeuringsfase en geschatte uren.
- Jamie bekijkt subtaken in de bordweergave door op het vertakkingsitem in de onderste hoek van een taak te klikken.
Blauwdruk 3: Referentieprojecten
Referentieprojecten zijn bedoeld voor het vastleggen en organiseren van informatie in plaats van het beheren van uitvoerbaar werk. Ze zijn als digitale archiefkasten die je helpen belangrijke informatie op te slaan en te vinden.
Belangrijkste kenmerken
- Het hoofddoel is informatieopslag of -organisatie
- Items geven mogelijk geen uitvoerbaar werk weer
- Focus op zichtbaarheid in plaats van op voltooiing
- Kan tijdgebonden of evergreen zijn
Veelvoorkomende voorbeelden
- Werknemershandboeken
- Leverancierslijsten
- Inhoudscatalogi
- Archieven met vergadernotities
- Middelenbibliotheken
- Brainstormcollecties
Beste praktijken voor referentieprojecten:
Kies je voorkeursweergave
Kies de projectweergave die het meest zinvol is voor je informatie (lijst, bord, tijdlijn of agenda).
Gebruik taken voor statische items
Elke taak kan een stukje informatie, een document of een middel vertegenwoordigen dat je wilt bijhouden.
Organiseren met secties en aangepaste velden
Groepeer gerelateerde items met behulp van secties en voeg aangepaste velden toe om informatie gemakkelijk te filteren en te vinden.
Link naar gerelateerd werk
Verbind je referentieproject met actieve projecten en taken waar de informatie relevant is.
Wanneer deze blauwdruk gebruiken:
Kies referentieprojecten wanneer je informatie, bronnen of langetermijnplannen moet organiseren waarnaar mensen in de loop van de tijd zullen verwijzen.
Extra middelen
