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Gestión de dominios de email para organizaciones de Asana

En este artículo

Un dominio de email es lo que viene después de la arroba (@) en una dirección de email. Las empresas suelen tener dominios de email con sus nombres para facilitar la identificación. Por ejemplo, Juan Pérez trabaja para una empresa llamada ACME. Su dirección de email es john.smith@acme.com, por lo que el dominio de email en este caso es acme.com. Tu empresa debe ser propietaria y tener control total sobre los dominios de email asociados a tu organización de Asana. Los dominios de email públicos como @gmail.com, @hotmail.com, etc. no cumplen con los requisitos.

  • Una organización puede tener varios dominios de email.

  • Cada dominio de email solo puede estar asociado a una organización.

  • Si ya se creó una organización con el dominio de email que deseas agregar, el equipo de Asistencia te guiará a través de las diferentes soluciones.

Artículos relacionados

Gestionar los dominios de email de tu organización

Los administradores y superadministradores pueden gestionar los dominios de email de una organización a través de la consola del administrador.

Nota iconNota

Si no hay superadministradores en tu organización, los administradores deberán pasar por un proceso de verificación de superadministrador. Si necesitas ayuda con este proceso, comunícate con tu Equipo de TI.

Add a domain

Para agregar un dominio a través de la Consola del administrador, sigue estos pasos:

  1. Haz clic en tu foto de perfil y selecciona Consola del administrador.
  2. Ve a la pestaña Ajustes.
  3. En Ajustes del dominio, haz clic en Gestión de dominios de email.
  4. Selecciona Agregar dominio de email.
  5. Ingresa el dominio que deseas agregar y haz clic en Agregar.

¿Qué es una verificación de DNS TXT?

Para demostrar la responsabilidad de un dominio, Asana utiliza la verificación de DNS, que implica agregar un registro específico a la configuración de DNS del dominio. Esta medida de seguridad garantiza que solo el propietario legítimo pueda realizar cambios de configuración asociados con ese dominio dentro de tu organización de Asana.

Si no sabes cómo navegar por tu sistema DNS o cómo agregar un registro TXT, comunícate con tu Equipo de TI para que te ayude con estos cambios.

Verificar el dominio

  1. Agrega el registro TXT proporcionado a los ajustes de DNS de tu dominio (consulta esta sección para obtener una guía detallada).
  2. Vuelve a la Consola del administrador y haz clic en Aceptar.
  3. Puedes verificar el estado de tu dominio volviendo a la ventana de gestión de dominios de email .

Para volver a ver el registro TXT, ve a la ventana de gestión de dominios de email, haz clic en el ícono de los tres puntos del dominio de email pendiente y selecciona Ver registro TXT.

El registro TXT de DNS demuestra tu responsabilidad del dominio sin afectar el funcionamiento de tu sitio web. Una vez verificado, el nuevo dominio se agregará automáticamente a tu organización.

Para eliminar un email de tu dominio, haz clic en el ícono de los tres puntos junto al email y haz clic en Eliminar. A continuación, deberás seguir los pasos de verificación descritos anteriormente.

Consideraciones importantes:

  • Debes ser superadministrador.
  • Debes tener acceso para modificar los registros DNS del dominio que deseas verificar.
  • Los cambios de DNS pueden tardar hasta 72 horas en ser visibles.
  • Los intentos de verificación caducan luego de 28 días.
  • Al asociar un nuevo dominio con una organización, todos los usuarios que hayan creado o crearán una cuenta de Asana con una dirección de email que coincida se agregarán como miembros plenos de tu organización.
  • Agregar un nuevo dominio de email a tu organización puede afectar la cantidad de cupo de usuarios necesarios en las suscripciones de tu organización. Si este es el caso, se necesitará la aprobación de todos los responsables de la cuenta para continuar.
  • Después de agregar un dominio de email a tu organización, es posible que veas algunas cuentas duplicadas en tu organización. Para resolver este problema, los usuarios con cuentas duplicadas tendrán que fusionarlas.
Nota iconNota

Es posible que necesites asistencia de TI para el proceso de agregar y verificar dominios de email.

Agregar una entrada TXT a tu sistema DNS

  1. Copia el registro TXT generado en la consola del administrador. 
  2. Luego deberás agregar la entrada TXT al host de tu dominio. Si no sabes cuál es tu host de dominio, prueba uno de los siguientes métodos:
    1. Ponte en contacto con tu departamento de TI para finalizar estos pasos.
    2. Usa el sitio web oficial de búsqueda de ICANN.
      1. Ingresa el nuevo dominio en el cuadro (no tu dominio actual).
      2. Inicia la búsqueda.
      3. El alojamiento de tu dominio figura en Información del registrador.
  3. Inicia sesión en el sitio de administración del host del dominio que identificaste en el paso 2.
  4. Accede a la página de administración de registros DNS. Podría tener un nombre similar a Gestión de DNS, Administración del servidor de nombres, Panel de control o Advanced Settings.
  5. Selecciona la opción o haz clic en el botón para agregar un registro nuevo.
  6. Para el tipo de registro, selecciona TXT.
  7. En Nombre/Host/Alias, ingresa el valor generado en el campo Nombre, host o alias dentro de la Consola del administrador. 
  8. En el campo Time to live (TTL, tiempo de vida), ingresa 86400 o deja el valor predeterminado.
  9. En el campo Valor/Respuesta/Destino, ingresa el código que generamos en la Consola del administrador dentro del campo Registro o datos (asv=XXXXX).
  10. Guarda el registro.
  11. Puede aparecer una advertencia, pero no te preocupes. Agregar un registro TXT no dañará tu sitio web ni ninguna otra configuración.

Eliminar dominios de email asociados

Los dominios de email no se pueden eliminar si tienen miembros activos.

Nota iconNota

Si deseas reemplazar tu dominio, primero agrega el nuevo dominio y luego elimina el anterior.

Para eliminar un dominio de email:

  1. Ve a la pestaña Ajustes.

  2. En Ajustes del dominio, haz clic en Gestión de dominios de email.
  3. Haz clic en el ícono de los tres puntos junto al dominio que quieres eliminar.
  4. Haz clic en Eliminar.
Nota iconNota

No se pueden eliminar dominios si al hacerlo los miembros se convierten en invitados. Para evitarlo, puedes agregar una dirección de email desde un dominio alternativo que ya esté asociado con la organización. Descubre cómo agregar direcciones de email.

Agregar dominios con usuarios invitados activos

Si agregas un dominio que están utilizando los invitados, en Dominios de email pendientes verás un mensaje que dice “Se agregarán X usuarios de este dominio” y te pedirá que lo confirmes. Si lo confirmas, el invitado se convertirá en un usuario con licencia completa.

Error en la verificación

Si la verificación falla, verás un mensaje de error con un enlace para comunicarte con el equipo de Asistencia. Puedes volver a intentar el proceso de verificación o comunicarte con el equipo de Asistencia para obtener ayuda.

Casos de uso comunes

Reemplazar un dominio de email

Mi empresa Acme.com está cambiando su marca a Acme-international.com, y el personal recibirá nuevas direcciones de email de acme-international.com.

  • Realiza la verificación de DNS para agregar el nuevo dominio a tu organización.
  • Una vez que el dominio se haya agregado correctamente, pide a los miembros de tu organización que agreguen su nueva dirección de email “@acme-international.com” a su cuenta. Los pasos sobre cómo hacerlo se describen aquí.
  • Elimina el dominio @acme.com.

Agregar dominios de email adicionales

Mi empresa Acme.com está adquiriendo nuevos dominios de email: Acme.net y Acme.io

Fusionar dos o más organizaciones de Asana

Nuestras empresas se están fusionando y ambas tienen organizaciones de Asana. Nos gustaría fusionar nuestros datos de Asana:

  • Nuestro equipo de migración te guiará a través de los pasos para migrar los datos de una organización a la otra. Puedes obtener más información sobre la migración de datos en este artículo.
  • Recuerda que aún debes pasar por el proceso de verificación.

Note iconNota

Este artículo se tradujo con IA.

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