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電子郵件通知

在本文中

在本文中，您將瞭解如何存取和修改電子郵件通知偏好設定，確保您隨時掌握任務和專案的相關資訊，而不會被電子郵件淹沒。

若要在Asana中持續掌握活動資訊，您可以接收電子郵件通知或使用收件匣。

您可以在不同的情境中選擇接收來自Asana的電子郵件通知，每個情境都有各自的細微設定。

  • 您的工作更新
  • 溝通
  • 針對您參與協作的工作的更新
  • 摘要
  • 其他情況，例如有關您已邀請使用者的草擬留言和更新的提醒

如何存取電子郵件通知設定

How to access your email notification settings

若要存取您的電子郵件通知設定：

  1. 點選頂端列中的個人資料照片，然後選擇設定
  2. 前往「通知」標籤頁
  3. 按一下「電子郵件通知」下拉式選單，然後勾選/取消勾選任何方塊，即可開啟/關閉電子郵件通知

您也可以在收件匣中存取電子郵件通知設定：

  1. 點選側邊欄的「收件匣」
  2. 點擊「管理通知」

關閉通知

如果您不想要電子郵件通知，可以使用上方區段中的指示將其關閉，並僅使用您的收件匣，以便在Asana中瞭解最新資訊。

若要減少收到通知的次數，並將收件匣噪音降至最低：

  • 關閉電子郵件通知
  • 從任務、訊息或專案中移除自己的協作者身分
  • 在「我的設定」中調整每個專案的通知設定
注意 icon注意

無法關閉已刪除團隊和專案的通知，因為它們包含允許您恢復它們的連結。

如何篩選通知：

前往收件匣，您可以透過以下方式篩選通知：

  • 指派給我
  • @提及
  • 由我指派
  • 僅未讀
注意 icon注意

瞭解其他人如何在論壇中管理Asana電子郵件通知。

細緻的電子郵件通知設定

細緻的電子郵件通知設定允許Asana使用者根據個人偏好和工作流程需求自訂接收的電子郵件通知類型。

使用通知說明旁的核取方塊，開啟或關閉相關的電子郵件通知。

Granular email notification settings

每日摘要

針對您當天在Asana中需要專注的事項，我們會傳送明確的每日更新(週一至週五，週末除外)。 此電子郵件將包含以下三個適用部分中的任一或全部：

即將截止的任務：這些是指派給您的任務，在接下來的5天內截止。

最近指派的任務：此區段會顯示最近指派給您的任務，無論該任務是否有截止日期。

您指派給其他人的任務：無論任務是否有截止日期，此區段都會顯示您最近指派給其他人的任務。

注意 icon注意

逾期的任務不會顯示於每日摘要電子郵件中。

注意 icon注意

如果您沒有這些類別中的任務，此區段將不會顯示於電子郵件中。

Daily Summary

活動更新

您將收到以下活動的電子郵件通知：

  • 有一項任務已指派給您
  • 您有一個任務已取消指派
  • 指派給您的任務的截止日期已變更
  • 有新檔案新增給您參與協作的任務
  • 有您參與協作的任務有新評論
  • 有您參與協作的任務標記為 完成
  • 有您參與協作的任務獲得點 讚
  • 已按讚您的評論
  • 有人對您的附件按讚
  • 有人對您完成任務點讚
  • 有人在您所在的團隊或專案中開始了一則訊息
  • 有留言發佈到您正在關注的訊息
  • 您為成員的專案有新任務
  • 您所在的專案有新的狀態更新
  • 您一直在等待的任務狀態已變更
  • 任務在看板檢視專案中從一欄移動到另一欄
  • 您已獲指派要核準的任務
activity tasks 1
activity tasks 2
approval requested
注意 icon注意

活動通知僅發送給其他人執行的操作和變更；您將不會收到自己執行的操作的通知。

在任務和訊息中以協作者身分進行協作或移除自己，以便開始或停止接收收件匣通知。

收件匣通知會在您完成任務以及對任務採取行動時自動產生。

回覆通知

回覆電子郵件通知至：

  • 將任務標記為完成：回覆電子郵件，並在訊息中輸入「完成」或「Done」作為第一個字
  • 評論任務-回覆電子郵件
  • 指派任務給隊友：回覆電子郵件，並在「收件者：」欄位中新增隊友的電子郵件地址
  • 新增隊友為任務協作者：回覆電子郵件，並在抄送：欄位新增隊友的電子郵件地址

您可以在電子郵件通知的底部找到這些建議。

注意 icon注意

不要將回覆地址儲存在您的聯絡人清單中。它會改變。

每週報告

每週報告電子郵件可在Asana Advanced、Enterprise版和Enterprise +版等級，以及舊版Business版和舊版Enterprise版等級使用。

 

我們將每週發送一封電子郵件，內含您專案集中的專案狀態更新。

注意 icon注意

您每週最多可以收到20封每週報告電子郵件。

逾期任務摘要

當您有超過截止日期的任務時，您會在收件匣中收到每週的逾期任務提醒。 這些提醒會每週傳送一次。

批次更新

若您在一小時內收到多個通知， Asana將批次處理至一封電子郵件。 會隨時個別傳送任務指派等關鍵通知，但會對關於已建立或已完成新任務的更新進行批次處理。

batch emails

我們會等候30秒，然後再傳送電子郵件通知（即有關不可批次處理的限時動態的電子郵件通知）。

注意 icon注意

接收電子郵件通知的30秒閾值僅適用於關鍵通知。 例如，指派給您的任務是關鍵通知。 對於不太重要的通知，等待時間為60分鐘。

如果您碰巧在30秒內存檔這些通知，我們將抑制這些電子郵件。

批次模式

不同類型的通知會有不同的批次處理行為。

注意 icon注意

「批次處理」是指將通知整理在一封電子郵件中，以避免雜亂無章；「未批次處理」是指每次更新都會分別發送通知。

何謂批次處理：

  • 為前一位指派對象批次處理的指派通知（但不是獲得關鍵通知的當前指派對象）
  • 批次處理任務完成通知(除非正在完成的任務是裏程碑)

未批次處理的內容：

  • 未批次處理已變更的自訂欄位（如果啟用）
  • 未批次處理評論
  • 「X已完成您等待的最後一個任務」通知未批次處理
  • 未批次處理檔案通知

專案的電子郵件通知

有對他們協作的任務發表評論或@提及時， Asana使用者會收到電子郵件通知。

提出評論或@提及時，該專案的所有成員都應收到電子郵件通知。

若要讓所有專案成員接收電子郵件通知，請確保他們正在處理的專案已在成員設定中勾選所有成員的通知方塊。

若專案中有專案所有者變更或成員請求，則專案成員只有在進行任務協作或追蹤已變更欄位值的任務時，才會收到自訂欄位通知。

注意 icon注意

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Note icon注意

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