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Konventionen für Ihr Team aufstellen

In diesem Artikel

Durch die Einrichtung von Teamkonventionen in Asana können alle effektiver zusammenarbeiten. Wenn Ihr Team konsistente Praktiken befolgt, reduzieren Sie Verwirrung, verbessern die Zusammenarbeit und machen Ihre Arbeit leichter zu finden und zu verstehen.

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Aufgabenkonventionen

Aufgaben benennen

  • Starten Sie Aufgabennamen mit Aktionsverben (z. B. „Budgetvorschlag überprüfen“ anstelle von „Budgetvorschlag“)
  • Halten Sie Namen klar und umsetzbar, damit jeder verstehen kann, was getan werden muss
  • Vermeiden Sie vage Titel wie "Follow-up" oder "Meeting"

Schreiben von Aufgabenbeschreibungen

Eine Aufgabenbeschreibung sollte dem Verantwortlichen alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen, um die Aufgabe abzuschließen. Hier einige Tipps:

  • In der Aufgabenbeschreibung können Sie eine Verknüpfung zu relevanten Arbeiten herstellen, indem Sie verwandte Personen, Aufgaben, Projekte oder Nachrichten @erwähnen.
  • Fügen Sie Links und Anhänge hinzu, um externe Arbeiten einzubeziehen und Informationen zu zentralisieren.
  • Markieren Sie eine Aufgabe als abhängig von einer anderen, damit Teamkollegen mit der Aufgabe beginnen, wenn die vorherige Aufgabe abgeschlossen ist.
  • Verwenden Sie Rich-Text in Aufgabenbeschreibungen, um Ihre Nachricht mit formatiertem Text und Listen zu verdeutlichen.

Festlegen eines Fälligkeitsdatums

Legen Sie realistische Fälligkeitstermine für Ihre Teamkollegen fest, sobald diese bekannt sind, oder fügen Sie als groben Leitfaden ein geschätztes Fälligkeitsdatum hinzu. Fälligkeitsdaten stellen sicher, dass die Arbeit priorisiert wird und die Fristen eingehalten werden.

Fügen Sie Startdaten hinzu , damit klar ist, wann die Arbeit begonnen werden sollte, damit sie bis zur Frist erfolgreich abgeschlossen ist.

Kommentare und Updates

  • Fügen Sie Teamkollegen und relevante Beteiligte als Beteiligte hinzu, damit diese den Aufgabenfortschritt immer im Blick haben.
  • Kommunizieren Sie innerhalb von Aufgabenkommentaren, um Unterhaltungen mit der Arbeit zu verknüpfen
  • Verwenden Sie Projektnachrichten für wichtige Updates, die alle Projektmitglieder betreffen
  • Ersetzen Sie "E-Mail an mich senden" durch "Aufgabe zuweisen", um die Nachverfolgung zu verbessern

Ihnen zugeteilte Aufgaben aktualisieren

Wenn Ihnen jemand eine Aufgabe zuweist, sind Sie verantwortlich, die Arbeit voranzubringen.

  • Markieren Sie die Aufgabe mit „Gefällt mir”, damit der Antragsteller weiß, dass Sie sie gesehen haben.
  • Bei Fragen oder Aktualisierungen können Sie die Aufgabe direkt kommentieren.
  • Wenn Sie das Fälligkeitsdatum ändern, fügen Sie einen Kommentar hinzu, in dem Sie erklären, warum.
  • Heften Sie den relevantesten Kommentar oben an. Dadurch ist er leichter zu finden, ohne jeden Kommentar durchlesen zu müssen.
  • Wenn Sie nicht über die Bandbreite verfügen, um die Arbeit zu übernehmen, weisen Sie die Aufgabe wieder dem Ersteller zu oder verwenden Sie mit @ taggen, um Teamkollegen zu bitten, sie zu übernehmen.
  • Wenn die Aufgabe benutzerdefinierte Felder enthält, füllen Sie sie entsprechend aus und aktualisieren Sie sie, wenn die Arbeit vorangeht.

Aufgabenvorlagen benennen

Wenn Sie Vorlagen erstellen, benennen Sie die Aufgabe oder das Projekt entsprechend, damit den Teamkollegen klar ist, dass es sich um eine Vorlage handelt (z. B. „Vorlage“ oder „Dupliziere mich“). Dies erleichtert auch die Suche nach der Aufgabe oder dem Projekt.

Projektregeln

Projekte ermöglichen es Ihnen, alle Aufgaben, die mit einem bestimmten Vorhaben, einem bestimmten Ziel oder einer wichtigen Arbeit zusammenhängen, an einem Ort zu organisieren. Ähnlich wie bei Aufgaben kann jeder ein Projekt erstellen.

Projekte benennen

  • Verwenden Sie beschreibende Namen, die das Werk eindeutig identifizieren
  • Zeitrahmen für zeitgebundene Projekte einschließen (z. B. "Q1 2025 Produkteinführung" anstelle von "Produkteinführung")
  • Berücksichtigen Sie Abteilungs- oder Teampräfixe für eine bessere Organisation

Projekteinrichtung

  • Erstellen Sie Projekte in dem Team, in dem die meiste Arbeit geleistet wird
  • Machen Sie Projekte sichtbar, es sei denn, sie enthalten sensible Informationen
  • Richten Sie die Projektübersicht ein , damit Ihre Teamkollegen immer das Projekt-Briefing und die Projektrollen sehen können
  • Entscheiden Sie, wer Personen zu Projekten hinzufügen kann, und legen Sie Richtlinien fest

Projektstruktur

  • Wählen Sie geeignete Projektansichten (Liste, Board, Zeitleiste, Kalender) basierend auf dem Arbeitstyp
  • Abschnitte verwenden, um Aufgaben innerhalb von Projekten zu organisieren
  • Nutzen Sie Meilensteine, um wichtige Fortschrittspunkte zu markieren
  • Verknüpfen Sie verwandte Projekte mithilfe von Portfolios
  • Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Vorlage oder verwenden Sie eine von Asana erstellte Vorlage, um gängige Workflows und Projekte zu standardisieren. Vorlagen helfen Ihnen, Projekte schnell zu starten und sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Schritte verpasst haben.

Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern

Richten Sie benutzerdefinierte Felder ein, damit Sie alle notwendigen Informationen über jede Aufgabe verfolgen können, die im Projekt erstellt wird.

  • Nutzen Sie unternehmensweite benutzerdefinierte Felder zur Konsistenz
  • Zu den allgemeinen nützlichen Feldern gehören Priorität, Abteilung und Status des Fortschritts
  • Speichern Sie häufig verwendete Felder in Ihrer benutzerdefinierten Feldbibliothek

Status-Updates senden

Status-Updates verdeutlichen den Projektfortschritt. Der Projektverantwortliche oder der zuständige Teamkollege sollte regelmäßige Updates zum Projektstatus senden.

  • Legen Sie Erwartungen für regelmäßige Projektstatus-Updates fest
  • Entscheiden Sie, wer Updates bereitstellen soll und wie oft
  • Verwenden Sie Statusaktualisierungen, um Beteiligte auf dem Laufenden zu halten und Fortschrittsfragen zu

    Projekte abschließen und archivieren

Erledigte Projekte sollten in der Statusaktualisierung alsErledigt markiert werden. Wir empfehlen, Projekte vor der Archivierung als erledigt zu markieren. Die Archivierung ist nur für Projekt-Admins möglich.

Ein Projekt verwalten

Wenn Sie ein Projekt erstellen, werden Sie standardmäßig der Projektinhaber. Sie können die projektverantwortliche Person in der Fortschrittsansicht ändern.

  • Wenn neue Aufgaben erstellt werden, sollten Sie sicherstellen, dass für Aufgaben ein Verantwortlicher und ein Fälligkeitsdatum festgelegt sind. Verschieben Sie Aufgaben in die entsprechenden Abschnitte und aktualisieren Sie die benutzerdefinierten Felder.
  • Fügen Sie Projektregeln hinzu, um Workflows zu automatisieren und Zeit zu sparen.
  • Legen Sie Meilensteine fest, um die wichtigsten Fortschrittsmarker im Auge zu behalten.
  • Wenn Sie mehrere Projekte verwalten, fügen Sie diese zu einem Portfolio hinzu, um sie zu organisieren und zu überwachen.

E-Mail-Regeln

Nachrichten verwenden

Wir empfehlen, Nachrichten zu verwenden, um innerhalb von Asana mit Ihren Kollegen zu kommunizieren und relevante Aufgaben anstelle von E-Mails für die gesamte interne Kommunikation einfach zu verlinken. Erinnern Sie Ihre Teamkollegen freundlich daran, bei Bedarf Asana anstelle von E-Mails zu verwenden.

E-Mail-Benachrichtigungen verwenden

Asana versendet E-Mail-Benachrichtigungen für neue Aktivitäten, damit Teamkollegen, die Asana nicht die ganze Zeit verwenden, auf dem Laufenden bleiben können.

Wir empfehlen, E-Mail-Benachrichtigungen so lange beizubehalten, bis Sie und Ihre Teamkollegen sich daran gewöhnt haben, regelmäßig Ihre Inbox zu überprüfen. Sie können sie über Meine Einstellungen ein- und ausschalten.

Weniger E-Mails in Ihrem Team

E-Mails sind ideal, um jemanden außerhalb Ihres Unternehmens zu erreichen, aber sie sind nicht in der Lage, Arbeit zu planen, zu verwalten und zu priorisieren.

Mit unserem Add-on „Asana für Gmail“ und der App „Asana für Outlook“ können Sie E-Mails direkt in Ihrem E-Mail-Posteingang schnell in Aktionen verwandeln. Durch die Verwendung dieser E-Mail-Integrationen erleichtern Sie Ihrem Team die Umstellung der Arbeit von E-Mails auf Asana, ohne die Arbeitsweise ändern zu müssen.

Slack + Asana

Sie können mit der Slack-Asana-Integration ganz einfach Aufgaben in Slack bearbeiten, ohne ständig zwischen den Tools wechseln zu müssen.

Ihre Konventionen werden eingerichtet

Schritt 1: Input sammeln

  • Treffen Sie sich mit Ihrem Team, um die aktuellen Probleme zu besprechen
  • Identifizieren Sie Bereiche, in denen Inkonsistenzen Probleme verursachen
  • Holen Sie sich die Zustimmung von Teammitgliedern, die diese Konventionen verwenden werden

Schritt 2: Entscheidungen dokumentieren

  • Erstellen Sie ein Projekt, um Ihre Teamkonventionen zu speichern
  • Machen Sie es für alle Teammitglieder leicht zugänglich
  • Fügen Sie Beispiele für gute und schlechte Praktiken hinzu
  • Neue Teammitglieder während des Onboardings zu diesem Projekt hinzufügen

Schritt 3: Kommunikation und Schulung

  • Konventionen mit Ihrem gesamten Team teilen
  • Schulungen zu neuen Praktiken anbieten
  • Erstellen Sie Kurzanleitungen für gängige Szenarien
  • Beantworten Sie Fragen und Bedenken, wenn sie auftreten

Schritt 4: Durchsetzen und iterieren

  • Überprüfen Sie regelmäßig, wie gut Konventionen funktionieren
  • Nehmen Sie Anpassungen basierend auf dem Feedback des Teams vor
  • Feiern Sie, wenn Teammitglieder Konventionen gut befolgen
  • Leiten Sie sanft um, wenn Konventionen nicht befolgt werden

Zusätzliche Materialien

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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