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チームのルールを確立する

この記事の内容

Asanaでチームのルールを設定することで、全員がより効果的にコラボレーションを行うことができます。 チームが一貫した慣行に従えば、混乱を減らし、コラボレーションを改善し、仕事を見つけやすく、理解しやすくなります。

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タスクのルール

タスク名の付け方

  • タスク名には、「予算案」ではなく「予算案を確認する」などの動詞を使用します。
  • 誰もが何をすべきかを理解できるように、名前を明確かつ実用的にしておく
  • 「フォローアップ」や「ミーティング」などの曖昧なタイトルを避ける

タスクの説明を作成する

タスクの説明では、タスクを完了させるために必要な情報を担当者に提供する必要があります。 ここで、そのためのヒントをご紹介します。

  • タスクの説明の中に、関連するメンバー、タスク、プロジェクト、メッセージを@メンションし、必要な作業をリンクします。
  • 外部の仕事を含めるためにリンクや添付を追加し、情報を一元化します。
  • あるタスクに別のタスクに対する依存関係を持たせることで、チームメイトは前のタスクが完了したらそのタスクを開始できます。
  • タスクの説明にリッチテキストを使用すると、書式設定されたテキストやリストでメッセージを明確にすることができます。

期日を設定する

期限がわかり次第、 現実的な期日を設定するか、大まかなガイドとして期日の見積もりを追加します。 期日を設定すれば、仕事の優先順位がつき、締め切りが守られます。

タスクを無事期限までに完了できるよう、仕事に着手すべきタイミングが明確になるように開始日を追加します。

コメントと最新情報

  • チームメイトや関係者を コラボレーターに追加することで、タスクの進捗に関する最新情報を周知します。
  • タスクのコメント内でコミュニケーションをとり、会話を仕事につなげましょう
  • プロジェクトのメッセージを使用して、プロジェクトのすべてのメンバーに影響を与える重要な更新を行います。
  • 追跡を改善するには、「メールを受け取る」を「タスクを割り当てる」に置き換えてください

自分に割り当てられているタスクの更新

タスクが割り当てられたら、その仕事を進めるのは自分です。

  • タスクをいいねして、そのタスクを見たことをリクエストしたユーザーに知らせる。
  • 質問や更新がある場合は、タスク内に直接コメントする。
  • 期日を変更した場合は、コメントを追加してその理由を説明する。
  • 最も関連性の高いコメントを一番上にピン留めします。これにより、すべてのコメントを読むことなく、見つけやすくなります。
  • その仕事を担当する余力がない場合は、タスクを割り当て直すか、@メンションしてチームメイトに担当できるかどうかを尋ねる。
  • タスクにカスタムフィールドがある場合は、必要に応じて入力し、作業の進捗に合わせてフィールドを更新します。

テンプレートタスクの命名

テンプレートを作成したら、それがテンプレートであることがはっきりわかるように、そのタスクまたはプロジェクトに適切な名前を付けます(「テンプレート」や「複製用」など)。 これにより、タスクやプロジェクトを検索して見つけやすくなります。

プロジェクトのルール

プロジェクトでは、特定のイニシアチブ、目標、重要な仕事に関連するすべてのタスクを1か所で整理できます。 タスク同様、誰でもプロジェクトを作成できます。

プロジェクト名を付ける

  • 仕事を明確に識別する記述的な名前を使用する
  • 期限のあるプロジェクトの期間を含める（例：「製品リリース」ではなく「2025年第1四半期の製品リリース」）
  • 部門またはチームの接頭辞を検討して、より適切な整理を行う

プロジェクトのセットアップ

  • ほとんどの仕事が発生するチームでプロジェクトを作成する
  • 機密情報を含む場合を除き、プロジェクトは基本的に公開にします。
  • チーム全員がいつでもプロジェクトの要旨とプロジェクトの役割分担を確認できる ように、プロジェクトの概要を設定する
  • メンバーをプロジェクトに追加できるメンバーを決定し、ガイドラインを確立する

プロジェクト構成

  • 作業タイプに基づいて適切なプロジェクトビュー(リスト、ボード、タイムライン、カレンダー)を選択する
  • セクションを使ってプロジェクト内のタスクを整理する
  • マイルストーンを活用して重要な進捗ポイントに印を付ける
  • ポートフォリオを使って関連するプロジェクトを連携する
  • カスタムテンプレートを作成するか、Asanaで作成したテンプレートを使って、共通するワークフローやプロジェクトを統一しましょう。 テンプレートを使用すると、プロジェクトをすばやく開始し、重要なステップを見落とすことがないようにすることができます。

カスタムフィールドを追加する

プロジェクト内で作成されるすべてのタスクで必要な情報をすべて追跡できるよう、カスタムフィールドをセットアップする。

  • 組織全体のカスタムフィールドを使用して一貫性を保つ
  • 一般的な便利なフィールドには、優先度、部門、進捗状況が含まれます
  • 頻繁に使用するフィールドをカスタムフィールドライブラリに保存する

ステータス更新の送信方法

ステータス更新により、プロジェクトの進捗が明確になります。 プロジェクトオーナーまたは専任のチームメイトは、定期的にプロジェクトのステータス更新を送信する必要があります。

  • 定期的なプロジェクトステータス更新に対する期待値を設定する
  • 誰が最新情報を提供すべきか、どのくらいの頻度で提供すべきかを決める
  • ステータス更新を使ってステークホルダーに情報を提供し、進捗に関する質問を減らす

    プロジェクトの完了とアーカイブ

完了したプロジェクトは、ステータス更新で完了にします。 アーカイブする前にプロジェクトを完了させることをおすすめします。 アーカイブは、プロジェクト管理者にのみ可能です。

プロジェクトの管理

デフォルトでは 、プロジェクトを作成した人がプロジェクトオーナーになります。 プロジェクトオーナーは進捗ビューで変更できます

  • 新しいタスクが作成されたら、タスクに担当者と期日が設定されていることを確認したうえで、適切なセクションに移動し、カスタムフィールドを更新します。
  • プロジェクトルールを追加してワークフローを自動化し、時間を節約しましょう。
  • マイルストーンを設定して、進捗の重要な目印を常に把握しておきましょう。
  • 複数のプロジェクトを管理する場合は、ポートフォリオに追加して 整理およびモニタリングします。

メールのルール

Messagesを使用する

メッセージを使ってAsanaの中で同僚とコミュニケーションをとり、社内のすべてのコミュニケーションをメールではなく、関連する仕事に簡単につなげることをおすすめします。 必要に応じて、メールの代わりにAsanaを使うようチームメイトにリマインドしましょう。

メール通知の使用

新しいアクティビティがあるとAsanaからメール通知が送信される ため、チームメイトがいつもAsanaを使っているわけでなくても、最新情報を把握できます。

チームメンバー全員がAsanaを頻繁にチェックすることに慣れるまではメール通知を有効にしておくことをお勧めいたします。 設定で オンとオフを 切り替えることができます。

チームでのメールの削減

メールは外部の人に連絡を取る場合には便利ですが、仕事の計画や管理、優先度設定には向いていません。

Asana for GmailアドオンやAsana for Outlookアプリを使うと、メールの受信トレイから直接メールをすばやくアクションに変換できます。 こうしたメールの連携を利用すれば、チームは仕事のやり方を変えずに仕事をメールからAsanaに移行する習慣を身につけることができます。

Slack + Asana

Slackと Asanaの連携を使用すると、ツールを頻繁に切り替えることなく、Slackからタスクを簡単に実行できます。

ルールをセットアップする

ステップ1:意見を集める

  • 現在の問題点について話し合うためにチームとミーティングを行う
  • 不整合が問題を引き起こす領域を特定する
  • これらのルールを使用するチームメンバーの賛同を得る

ステップ2:意思決定を文書化する

  • チームのルールを保存するプロジェクトを作成する
  • チームメンバー全員が簡単にアクセスできるようにする
  • よい慣行と悪い慣行の例を含める
  • オンボーディング中に新しいチームメンバーをこのプロジェクトに追加する

ステップ3:コミュニケーションを取り、トレーニングを行う

  • チーム全員でルールを共有
  • 新しいプラクティスのトレーニングを提供する
  • 一般的なシナリオのクイックリファレンスガイドを作成する
  • 質問や懸念が発生したときに対処する

ステップ4:実行と反復

  • 規則がどの程度うまく機能しているかを定期的に確認する
  • チームのフィードバックに基づいて調整する
  • チームメンバーがルールを順守しているときに祝う
  • ルールが守られていないときにやさしくリダイレクトする

追加のリソース

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この記事は AI によって翻訳されています。

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